檔案信息化建設(shè)的績效評價研究

檔案信息化建設(shè)的績效評價研究檔案信息化建設(shè)的績效評價研究

[DOI]1013939/jcnkizgsc202237218

當前，我國高校對檔案管理工作高度重視，根本形成了較為完善的管理體系。但也存在檔案管理標準化缺乏和效率不高等諸多問題，亟須進行檔案管理的標準和提高。由于高校檔案數(shù)量多、信息量大、使用頻繁等諸多因素，使得檔案信息化管理的重要性更為彰顯?；诖?，本文從績效管理的角度對檔案信息化建設(shè)進行了如何建立評價體系的思考，以期提高高校檔案管理水平，推動高校檔案管理向標準化和效率化方向開展。

1檔案信息化建設(shè)績效評價主體確實立

11內(nèi)部主體

內(nèi)部主體是指高校檔案館的管理人員，主要是對各類檔案進行建設(shè)、管理和監(jiān)督的主體以及相關(guān)信息化管理的專門人員。由于內(nèi)部管理和工作人員直接參與檔案管理，對高校檔案管理工作更為了解，更適合進行評估主體的工作。但如果對檔案信息化建設(shè)的評估工作全部由他們完成，則很難對相關(guān)評價工作進行說服，或者確保評價工作能夠客觀公道的進行，且單一主體的評價結(jié)果的信服力很有限。

12外部主體

檔案信息化建設(shè)效勞績效評價的外部主體主要包括了各類使用高校檔案的人員和相關(guān)學者專家，他們可以通過較為專業(yè)的眼光進行高校檔案信息化建設(shè)工作的評價，對其效果的評價更具有公道性和客觀性。由于外部主體主要是檔案信息效勞的主體，無論是在館內(nèi)還是遠程提供利用，利用者的觀點對檔案信息化建設(shè)后提供檔案信息效勞質(zhì)量好壞均有參考價值。

2檔案信息化建設(shè)績效評價指標體系的構(gòu)建

21績效評價指標的遴選原那么

科學性原那么。高校檔案信息化建設(shè)績效評價指標體系構(gòu)建需要建立在科學性的根底上，并能積極引導檔案信息化工作向前開展。因此，它要求指標設(shè)置全面而有代表性，權(quán)重分配能準確反映檔案信息化建設(shè)中各局部相互關(guān)系。

系統(tǒng)性原那么。系統(tǒng)性原那么要求在進行檔案信息化建設(shè)績效評價指標的設(shè)計過程中，要綜合考慮到各種指標的相互關(guān)聯(lián)性以及完整性，進而可以確保評價信息的綜合反映。系統(tǒng)性原那么要求在進行指標設(shè)計中要進行層次設(shè)計，在層次設(shè)計的根底上進行各分項的指標明細設(shè)計。

可操作性原那么?？冃гu價指標體系建立的目的是為了能在檔案信息化建設(shè)中應(yīng)用，指標易于收集、計算公式簡單、評價過程簡單。利于掌握和操作。

22構(gòu)建檔案信息化建設(shè)績效評價指標的依據(jù)

要進行高校檔案信息化建設(shè)績效的評價，就必須有一個規(guī)那么和內(nèi)容，此規(guī)那么和內(nèi)容就組成了系統(tǒng)評價的指標體系。一般來說，高校檔案信息化建設(shè)績效系統(tǒng)評價是針對系統(tǒng)的功能、本錢、可靠性、實用性、適應(yīng)性、技術(shù)水平等因素，構(gòu)成了描述系統(tǒng)的有序匯合，可以根據(jù)系統(tǒng)所處的實際環(huán)境來安頓他們的評價順序，并根據(jù)各自的重要性賦予一定的權(quán)重，經(jīng)過合成就形成一種評價的指標體系。評價指標體系確實定是一個復雜的過程，既不能忽略某一方面又不可能面面俱到，因此，這是一個具體―抽象―具體的過程。這個過程大致分為下列環(huán)節(jié)：首先，進行必要的理論準備，全面了解評價對象的根底知識，并在該領(lǐng)域內(nèi)有廣度和深度，如此才能建立起完善、合理的指標體系。其次，在具備了一定的理論知識和素養(yǎng)后，可以采用系統(tǒng)分析法來構(gòu)造系統(tǒng)評價指標體系的框架。為了評價的充沛，一般都包括定性分析和定量確定兩個過程。定性分析一般由系統(tǒng)分析人員和決策層根據(jù)評價的需要主觀確定哪些指標構(gòu)成評價指標體系；定量確定，一般指將一個眾多變量的高維系統(tǒng)通過降維處理成最具代表性的假設(shè)干指標以構(gòu)成指標體系的一局部。建立起高校檔案信息化建設(shè)績效指標體系，就可以根據(jù)評價的目的和建立起的指標體系選取適宜的評價辦法。針對不同特性的系統(tǒng)，有不同的評價辦法；根據(jù)評價因素的多少也有單因素和多因素評價等辦法之分；這些不同的分類辦法就決定了不同的數(shù)學模型，即構(gòu)成了不同的評價辦法。從評價的因素多少來分，可分為單因素評價和多因素評價。前者是只考慮一個因素的單變量數(shù)學模型，后者那么是考慮兩個及以上變量的多變量數(shù)學模型。

23指標的建立

高校檔案信息化建設(shè)績效評價可以評價系統(tǒng)的指標體系管理子系統(tǒng)中建立起各個一級指標，然后根據(jù)每個一級指標所評價的內(nèi)容，建立起二級指標，在建立指標的過程中，決策層和高校檔案信息化建設(shè)績效評價領(lǐng)域?qū)＜揖筛鶕?jù)自己的理解通過指標體系管理子系統(tǒng)對指標體系進行修改，對二級指標的表明。二級指標的表明在確定指標權(quán)重和各指標的評價等級時提供應(yīng)參與用戶，以便對各指標的評價范圍和意義界定分明，做到評價的準確、客觀，這一功能由決策層或領(lǐng)域?qū)＜腋鶕?jù)經(jīng)驗，通過指標體系管理子系統(tǒng)的添加二級指標表明和標準倡議庫實現(xiàn)。

3加強檔案信息化建設(shè)績效評價的對策思考

31提高檔案信息化建設(shè)績效評價重要性的認識

當前，績效評價在高校檔案信息化建設(shè)中的運用較少，沒有受到必要的重視，而且在具體實踐過程中面臨諸多困難。為了確保檔案信息化建設(shè)的績效評價的順利發(fā)展，需要加強對其重要性的認識，在人力物力上給予相應(yīng)的保障。其次，要依托高校信息化建設(shè)的成果，來加強檔案信息化建設(shè)。同時，要標準檔案信息化建設(shè)的評價程序和過程，將績效評價公開化，構(gòu)建績效評價結(jié)果問責制。否那么對檔案工作實施績效評價將寸步難行，難以受到必要的重視，進而導致評價失敗。所以，如何鼓勵參與人的積極性，提高評價效果是推動高校檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。

32檔案管理部門加強效勞能力和水平

高校檔案管理部門，需要在加強檔案信息資源科學管理的根底上，不斷提高檔案管理的效勞能力。首先，要加強和外部檔案管理和使用部門以及單位的及時溝通協(xié)調(diào)，提升高校檔案使用部門對其的認同度。其次，要加大檔案信息資源開發(fā)力度，采用多種形式來拓展檔案效勞的形式和內(nèi)容，采用遠程查詢系統(tǒng)以及協(xié)同案例系統(tǒng)，來提高高校檔案信息化的使用效果，提供檔案使用的共享程度。要逐步打破各個高校之間檔案信息化管理相互分割的局面，建立起共同管理的平臺，提高館際之間的相互利用程度，拓展檔案效勞途徑與范圍。最后，要對檔案用戶進行具體的分析，并對不同大檔案用戶的需求進行了解，進而可以為評價機制的建立提供翔實的信息來源，同時要建立起相應(yīng)的利用程序，提高檔案利用的效果和效率。

33建立合理的動態(tài)協(xié)調(diào)機制

首先，檔案信息化建設(shè)需要建立起和諧動態(tài)的協(xié)調(diào)機制，確保各項投入的科學性和有效性。在進行高校檔案信息化建設(shè)中，需要進行必要的資源投入，因此檔案部門“重投入〞本無可厚非，但在進行投入的過程中，不僅僅需要考慮到量的問題，更需