白蓮河電站工程建設(shè)檔案歸檔管理研究,檔案管理論文

白蓮河電站工程建設(shè)檔案歸檔管理研究,檔案管理論文內(nèi)容摘要：工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是水電建設(shè)工程的重要組成部分,也是達(dá)標(biāo)投產(chǎn)、創(chuàng)優(yōu)質(zhì)工程的重要考核內(nèi)容。由于水電建設(shè)工期較長,參建單位多,涵蓋面廣,給工程建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔造成一定的難度,建設(shè)單位需通過采用合同控制、第三方監(jiān)督、檔案制度建設(shè)、目的賞罰等管理手段和措施,保障工程建設(shè)檔案的系統(tǒng)、完好和準(zhǔn)確。本文關(guān)鍵詞語：檔案;合同;管理;措施;工程建設(shè)檔案能為工程完工驗(yàn)收、項(xiàng)目稽察和審查提供重要根據(jù),是維護(hù)企業(yè)資產(chǎn)和權(quán)益的憑證,也是生產(chǎn)單位運(yùn)行管理、維修改造的保障。項(xiàng)目檔案歸檔工作是指從項(xiàng)目文件的構(gòu)成、積累、收集、整理、分類到檔案立卷、編目等,華而不實(shí)各個(gè)環(huán)節(jié)自成系統(tǒng),環(huán)環(huán)相扣,缺一不可。抽水蓄能項(xiàng)目與常規(guī)水電項(xiàng)目相比,工藝工序更復(fù)雜,技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)更高層次,隱蔽工程更多,工程面更大,檔案管理要求相應(yīng)也有所提高。檔案工作不僅僅局限于檔案的基本整編內(nèi)務(wù),而要重在工程建設(shè)經(jīng)過中管理和控制。1抽水蓄能項(xiàng)目檔案管理湖北白蓮河抽水蓄能電站主體工程自2005年8月正式開工,2018年底4臺(tái)機(jī)組全部投產(chǎn),電站工程主要包括前期準(zhǔn)備工程,主體土建工程、安全監(jiān)測、機(jī)電設(shè)備制造、金屬構(gòu)造制造與安裝、機(jī)電設(shè)備安裝、其他輔助工程等。湖北白蓮河抽水蓄能有限公司作為電站建設(shè)單位,從2005年開場,陸續(xù)制訂了檔案管理辦法及相關(guān)制度,建立和完善了檔案管理工作體系及相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn),從事檔案工作人員在工程建設(shè)期間,指導(dǎo)公司內(nèi)部文件資料的構(gòu)成積累、收集歸檔工作;并監(jiān)督指導(dǎo)各參建單位的檔案管理工作,組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)監(jiān)理、主體施工單位完工檔案的編制,組織對完工項(xiàng)目檔案的審查驗(yàn)收和移交歸檔[1]。電站整個(gè)建設(shè)期項(xiàng)目檔案從范圍上講,包括可行性研究、選址、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)、項(xiàng)目管理、監(jiān)理、涉外管理、財(cái)務(wù)資金管理、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、完工驗(yàn)收、水工及輔助建筑、輔助生產(chǎn)生活建筑、機(jī)電及附屬設(shè)備安裝、金屬構(gòu)造安裝、公用系統(tǒng)油水氣等安裝、電氣自動(dòng)化安裝、設(shè)備儀器等,這些類目中,可行性研究、項(xiàng)目管理、涉外管理等,是由公司內(nèi)部自行收集整理,即內(nèi)控部分,由職能部門協(xié)助檔案室進(jìn)行歸檔,水工及輔助建筑、機(jī)電設(shè)備安裝、金屬構(gòu)造安裝、公用系統(tǒng)油水氣安裝、設(shè)備儀器都屬于外部單位向公司檔案室移交的內(nèi)容,屬外控部分[2]。蓮蓄公司對內(nèi)控部分采取各部門對本部門資料負(fù)責(zé),由公司檔案員指導(dǎo),部門兼職檔案員整理,經(jīng)辦專責(zé)或部門負(fù)責(zé)人審查資料的完好性和準(zhǔn)確性,審查確認(rèn)后移交檔案室進(jìn)行歸檔,進(jìn)而保證內(nèi)部檔案歸檔質(zhì)量。通常外控部分檔案占檔案總數(shù)的1/2以上,牽涉的主體對象繁多,因而外控檔案的歸檔管理尤其重要。蓮蓄公司采取了由檔案員參加重要單位工程驗(yàn)收、參加設(shè)備開箱等措施,及時(shí)收集和審查檔案,并在外部的設(shè)備初終驗(yàn)、合同結(jié)算單上均有檔案人員審查欄,由檔案人員簽字后才能進(jìn)行后步工作[3]。對主要標(biāo)段承建單位的檔案工作,由監(jiān)理公司協(xié)同建設(shè)單位共同管理、監(jiān)督并指導(dǎo)參建單位日常檔案工作的開展和完工檔案的編制,蓮蓄公司建立有檔案初驗(yàn)體系,由檔案初驗(yàn)工作小組針對主體完工檔案開展詳細(xì)審查工作。2項(xiàng)目檔案控制環(huán)節(jié)從檔案管理角度看,以上各種控制手法比擬全面,且有執(zhí)行效果。但由于各參建單位的檔案管理水平參差不齊,人員流動(dòng)頻繁,編制進(jìn)度不一,檔案歸口工作稍有不慎則出現(xiàn)問題,需緊抓不可懈怠。參建方最易突出的問題是完工檔案移交滯后,完工檔案的管理沒有納入日常施工管理經(jīng)過中,并且對歸檔工作不予積極配合,進(jìn)而拖延了檔案專項(xiàng)驗(yàn)收進(jìn)程,并同時(shí)影響到其他專項(xiàng)檢查的檔案調(diào)閱,更嚴(yán)峻的是影響到最終合同工程完工驗(yàn)收工作。華而不實(shí)拖延嚴(yán)重的部分為經(jīng)濟(jì)問題未處理完畢,存在有合同結(jié)算分岐的施工單位[4]。由此可見,僅依靠監(jiān)理日常監(jiān)督,檔案口管理制度的條條框框,并不能實(shí)現(xiàn)對歸檔的全控制。這并不是檔案管理機(jī)制出現(xiàn)了問題,也不是人員工作不到位,而是合同結(jié)算矛盾表如今檔案上。究其歸檔工作關(guān)鍵環(huán)節(jié),能有效實(shí)現(xiàn)可控,約束歸檔對象的,關(guān)鍵在于合同管理與控制。外部單位與建設(shè)單位的唯一關(guān)系是合同關(guān)系,所有一系列業(yè)務(wù)都由合同簽訂開場,到合同執(zhí)行完畢結(jié)束。這一管理環(huán)節(jié)中所存在問題則可能是合同中對檔案的要求沒有特別明確,沒有對檔案移交要求的管控條款,因而,控制環(huán)節(jié)應(yīng)是在合同上[5]。3合同檔案控制3.1合同檔案構(gòu)成合同本身就是檔案歸檔的重要資料,應(yīng)包括下面內(nèi)容:1)合同項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告;2)編標(biāo)原則(包括向上級(jí)單位的請示以及上級(jí)單位的批復(fù));3)資格預(yù)審資料;4)招標(biāo)文件審查;包括審查會(huì)議紀(jì)要、補(bǔ)遺材料;5)招標(biāo)公告;6)招投定標(biāo)經(jīng)過文件,包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、開標(biāo)記錄、評(píng)標(biāo)辦法、商務(wù)、技術(shù)、綜合評(píng)標(biāo)報(bào)告、澄清材料、專家簽字表、打分表、評(píng)分統(tǒng)計(jì)表、定標(biāo)資料及領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議紀(jì)要等;7)中標(biāo)通知書;8)合同洽淡紀(jì)要;9)合同審批資料及合同正式文本,包括背景材料、證明文件、審查意見、審查會(huì)簽單等;10)其他需要?dú)w檔的文件,包括合同執(zhí)行經(jīng)過中發(fā)生合同變更、產(chǎn)生補(bǔ)充協(xié)議、洽商文件、會(huì)議紀(jì)要、合同爭議解決情況、合同解決的相關(guān)文件等。無需招投標(biāo)經(jīng)過簽訂的合同,則應(yīng)歸檔經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示的立項(xiàng)經(jīng)過、會(huì)簽與正式合同文本,經(jīng)過中有比選和洽商的應(yīng)附比選報(bào)告和會(huì)議紀(jì)要一并歸檔。以上僅僅僅是一般合同文本的檔案構(gòu)成內(nèi)容,不包括合同內(nèi)約定的完工檔案及應(yīng)提交的合同成果等詳細(xì)文字內(nèi)容。通過公司合同檔案,能反映出合同構(gòu)成的全經(jīng)過,所必經(jīng)的關(guān)鍵步驟,管理環(huán)節(jié)在這里得到充分具體表現(xiàn)出,合同簽訂的全經(jīng)過嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范,合同內(nèi)容科學(xué)全面,是合同順暢執(zhí)行的有力保證。有合同作為合作前提,才能談到合同成果也就是項(xiàng)目完工檔案的移交。合同執(zhí)行后期,項(xiàng)目完工檔案會(huì)不會(huì)按時(shí)移交,直接移交和接收能不能保證檀卷質(zhì)量?這就需要另一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié):經(jīng)過控制。3.2合同檔案控制措施項(xiàng)目檔案歸檔從合同關(guān)口重點(diǎn)控制,其他制度等環(huán)節(jié)穿插經(jīng)過管理輔助相成,是能夠最大程度避免項(xiàng)目檔案十分是參建單位檔案的流失和不規(guī)范等現(xiàn)象的重要手段,扼要分析合同關(guān)口控制,可從下面幾個(gè)方面來討論。1)合同內(nèi)容制約。合同在制訂立項(xiàng)的經(jīng)過中,已由立項(xiàng)人明確了主體對象的施工內(nèi)容與要求,延伸到合同條款中,應(yīng)進(jìn)一步明確相應(yīng)需提交的關(guān)鍵資料,如原材料合格證、質(zhì)量評(píng)定、完工驗(yàn)收證書、工程量清單等,必須將應(yīng)納入檔案內(nèi)容的資料羅列清楚,缺一不可。如湖北蓮蓄公司的設(shè)備類合同中,明確了原材料合格證、出廠檢驗(yàn)報(bào)告等詳細(xì)條款,為合同完工移交設(shè)備資料列明了歸檔要求。2)檔案格式制約。在合同中應(yīng)附加檔案基本格式要求,包括完工圖樣式,歸檔工作應(yīng)遵循的相關(guān)規(guī)范、制度等,有格式可利用,有制度可查詢。3)合同付款制約。在合同執(zhí)行經(jīng)過中,應(yīng)盡量將檔案歸檔時(shí)間提早,并與付款掛鉤,盡最大可能讓主體單位在執(zhí)行經(jīng)過中邊施工邊整理檔案,及時(shí)準(zhǔn)確歸檔,定期接受考核,一般合同中常約定檔案移交時(shí)間在完工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi),延期扣除費(fèi)用,實(shí)際往往并不能到達(dá)最佳控制效果,極易造成滯后。少數(shù)合同一旦產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)糾紛,則完全影響到檔案移交,如有可能應(yīng)分階段設(shè)置相關(guān)費(fèi)用,經(jīng)檔案業(yè)務(wù)部門審查,如沒有同時(shí)完成階段性歸檔工作,應(yīng)停止階段性付款,采用強(qiáng)硬措施來實(shí)現(xiàn)檔案的歸集工作,保障其及時(shí)、完好、有效、規(guī)范。4結(jié)束語合同上必須約定檔案歸檔事宜,并把守住合同結(jié)算的經(jīng)濟(jì)脈搏,保證了歸檔的及時(shí)性。在實(shí)際操作上,從工程開工伊始,各參建單位檔案管理工作就應(yīng)納入工程建設(shè)管理范圍,建設(shè)單位應(yīng)建立檔案工作體系,盡早健全檔案管理制度,檔案工作盡量掛靠工程管理部門,從工程建設(shè)管理、檔案專項(xiàng)管理、以及監(jiān)理第三方監(jiān)督等方面嚴(yán)加控制,構(gòu)成有合同資金考核,有規(guī)章制度遵循,有檔案指導(dǎo)貫穿,有工程管理把關(guān),有監(jiān)理監(jiān)催促管的局面,才能織就較為完好的網(wǎng),把住工程建設(shè)檔案歸檔難關(guān)。以下為參考文獻(xiàn)[1]王顯靜.水電建設(shè)工程項(xiàng)目檔案實(shí)用手冊[M].北京:中國電力出版社,2018[2]陳秀菊.電力科技檔案管理手冊[