淺析企業(yè)CIS在對(duì)外接待工作中的可行性研究

淺析企業(yè)CIS在對(duì)外接待工作中的可行性研究淺析企業(yè)CIS在對(duì)外接待工作中的可行性研究

一、緒論

隨著企業(yè)的飛速開(kāi)展，企業(yè)對(duì)外接待工作任務(wù)也日益增多。這不僅是企業(yè)信息交流與對(duì)外聯(lián)絡(luò)的重要途徑，是效勞公司開(kāi)展大局的根底性工作，也是展示企業(yè)形象的窗口項(xiàng)目，更是打造企業(yè)軟環(huán)境建設(shè)的重要組成局部。在“十三五〞開(kāi)局之年，提升企業(yè)對(duì)外接待工作，也已成為企業(yè)接待部門(mén)研究的一項(xiàng)重要課題。近年來(lái)，企業(yè)辨認(rèn)系統(tǒng)已經(jīng)被引入一些成熟企業(yè)的文化建設(shè)中，并取得了顯著的效果。比方，海爾集團(tuán)多年形成的“真誠(chéng)到永遠(yuǎn)〞、“客戶(hù)稱(chēng)心〞等文化，儼然成為海爾核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要組成局部。強(qiáng)化企業(yè)的對(duì)外接待設(shè)計(jì)和推廣，可強(qiáng)化企業(yè)形象，突出企業(yè)個(gè)性，更有利于企業(yè)在劇烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中搶得先機(jī)。

Z企業(yè)是國(guó)有控股上市公司，從事多領(lǐng)域產(chǎn)品的研制開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售和效勞，有明確的經(jīng)營(yíng)理念和企業(yè)使命。本文通過(guò)研究Z企業(yè)接待工作現(xiàn)狀，調(diào)研發(fā)現(xiàn)該企業(yè)曾投入重金用于對(duì)外接待工作中展廳、咖啡廳等硬件設(shè)施打造，不足系統(tǒng)完善的對(duì)外接待工作理念和流程，適合通過(guò)導(dǎo)入企業(yè)辨認(rèn)系統(tǒng)，提升Z企業(yè)整體接待工作水平。

二、基于企業(yè)CIS的對(duì)外接待概念

企業(yè)辨認(rèn)系統(tǒng)CorporateIdentitySystem，簡(jiǎn)稱(chēng)CIS，主要由MI〔MindIdentity〕理念辨認(rèn)、BI〔BehaviorIdentity〕行為辨認(rèn)和VI〔VisualIdentity〕視覺(jué)辨認(rèn)三方面組成，是為塑造企業(yè)醒目統(tǒng)一的組織形象而策動(dòng)的辨認(rèn)系統(tǒng)。而企業(yè)對(duì)外接待工作那么是指對(duì)來(lái)訪(fǎng)企業(yè)從事視察調(diào)研、檢查指導(dǎo)、洽談工程、參觀(guān)交流等公務(wù)事由的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)家、同行或高校學(xué)生的接待與效勞性工作。因此，對(duì)外接待工作必須融入企業(yè)CIS，才能使企業(yè)獲得更加廣大的開(kāi)展空間、延續(xù)更強(qiáng)的生命力與產(chǎn)品行銷(xiāo)力。

首先接待效勞工作理念MI的建立應(yīng)是對(duì)外接待工作的主導(dǎo)內(nèi)容，決定著對(duì)外接待的定位和格調(diào)，可準(zhǔn)確指導(dǎo)企業(yè)對(duì)外接待工作的開(kāi)展方向。其次是強(qiáng)化接待效勞過(guò)程中的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性準(zhǔn)那么，形成企業(yè)高低一致的日常行為BI，企業(yè)對(duì)外接待理念才能落實(shí)到實(shí)處，推動(dòng)接待工作良性開(kāi)展。再次是接待活動(dòng)中所使用的向外界傳達(dá)全部視覺(jué)形象的符號(hào)VI，能及時(shí)地、鮮明地向來(lái)賓傳達(dá)企業(yè)的信息，以此塑造企業(yè)良好形象，體現(xiàn)企業(yè)個(gè)性格調(diào)，令來(lái)賓印象深刻。

三、企業(yè)CIS在對(duì)外接待工作中的可行性研究

將企業(yè)CIS理論引入到對(duì)外接待工作中，有利于主動(dòng)適應(yīng)企業(yè)的開(kāi)展進(jìn)步，在劇烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，從內(nèi)到外、從思想到行動(dòng)等多因素促進(jìn)企業(yè)的良性開(kāi)展。

1.MI可行性分析

接待工作中的理念打造主要是指在充沛理解企業(yè)使命、愿景和戰(zhàn)略目標(biāo)的前提下，結(jié)合企業(yè)自身的文化特色，將接待MI作為接待工作的內(nèi)在紐帶，聯(lián)系著接待全過(guò)程，為接待工作注入思想，提升檔次，打造品牌。據(jù)研究分析，Z企業(yè)絕大局部創(chuàng)新源自于用戶(hù)，一直秉承“用戶(hù)第一〞原那么，因此對(duì)接待MI打造應(yīng)合乎公司的核心價(jià)值觀(guān)，可從樹(shù)立企業(yè)文化理念、精益管理理念、全局統(tǒng)籌理念、以人為本理念、敬業(yè)貢獻(xiàn)理念等入手，如樹(shù)立“為來(lái)賓提供高附加值的接待效勞〞為出發(fā)點(diǎn)，提倡信息化管理、特色化定位、精益化流程、有序化運(yùn)作、個(gè)性化效勞、精心化完成，將企業(yè)精神潛移默化的融入企業(yè)對(duì)外接待中，從而使來(lái)賓接受并認(rèn)同企業(yè)的經(jīng)營(yíng)宗旨、經(jīng)營(yíng)思想和經(jīng)營(yíng)策略。

2.BI可行性分析

將企業(yè)接待MI物化在相應(yīng)的BI方式上，通過(guò)接待規(guī)章制度、行為標(biāo)準(zhǔn)、管理方式等體現(xiàn)出來(lái)，從而獲得來(lái)賓的辨認(rèn)和認(rèn)同。

首先，接待工作需要擁有系統(tǒng)的申請(qǐng)、批準(zhǔn)、落實(shí)以及反應(yīng)流程。一項(xiàng)接待工作的順利完成需要有大量的輔助性工作，需要不斷提升和鼓勵(lì)業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)。企業(yè)可依托信息化平臺(tái)，建立來(lái)賓接待管理流程。Z企業(yè)早在2022年時(shí)引入了辦公自動(dòng)化軟件〔OA〕，最初希望能節(jié)省行政審批時(shí)間，提升員工公務(wù)辦公效率。借助該已成熟的信息化平臺(tái)，增加設(shè)計(jì)接待流程流轉(zhuǎn)單，順利完成接待工作信息化打造。一個(gè)表單的流轉(zhuǎn)，便可完成數(shù)項(xiàng)根底性工作，大大減輕了申請(qǐng)報(bào)批、填單統(tǒng)計(jì)、記錄歸檔等工作，更是方便了各部門(mén)溝通順暢，極大地提高了工作效率。信息化平臺(tái)的構(gòu)建，對(duì)優(yōu)化資源配置起到了有力的推動(dòng)作用，可為接待部門(mén)和申請(qǐng)部門(mén)帶來(lái)了雙贏的結(jié)果。

其次，接待工作中，來(lái)訪(fǎng)人員首先接觸的是接待人員，接觸最多的也是接待人員，往往來(lái)賓會(huì)通過(guò)接待部門(mén)這個(gè)“窗口〞來(lái)了解企業(yè)、認(rèn)識(shí)企業(yè)，因此接待部門(mén)的建設(shè)和培養(yǎng)非常關(guān)鍵。Z企業(yè)在打造“學(xué)習(xí)型團(tuán)隊(duì)〞建設(shè)方面有著多年培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)，借助已有的培訓(xùn)模式，有針對(duì)性的發(fā)揮管理部門(mén)和基層單位的行政職能，推選出一批具有一定接待業(yè)務(wù)能力的兼職工作人員參與企業(yè)接待工作，定期發(fā)展專(zhuān)業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)、禮儀標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)、參觀(guān)路線(xiàn)訓(xùn)練、外出學(xué)習(xí)考察、接待行為考核等方式，建立接待工作檔案，納入企業(yè)接待工作的統(tǒng)一管理中。

3.VI可行性分析

VI是具體化、視覺(jué)化的傳達(dá)形式，在企業(yè)對(duì)外接待中，將接待理念、效勞制度、接待標(biāo)準(zhǔn)等抽象語(yǔ)意，轉(zhuǎn)換為具體符號(hào)概念，通過(guò)個(gè)性化的企業(yè)辨認(rèn)符號(hào)來(lái)展示企業(yè)對(duì)外接待工作的獨(dú)特與精致。

如在對(duì)外接待用禮品設(shè)計(jì)方面可體現(xiàn)企業(yè)文化特色。禮品贈(zèng)送在一定程度上拉近人與人之間的關(guān)系，是企業(yè)形象的代言人。但各企業(yè)應(yīng)遵循一個(gè)共同的特點(diǎn)，即對(duì)外接待用禮品應(yīng)突出企業(yè)特色。優(yōu)秀的視覺(jué)設(shè)計(jì)禮品，可使來(lái)賓產(chǎn)生正向暈輪效應(yīng)，憑借良好視覺(jué)形象使得來(lái)賓對(duì)企業(yè)產(chǎn)生良好的印象，聯(lián)想企業(yè)的各項(xiàng)實(shí)際突出優(yōu)勢(shì)，從而對(duì)企業(yè)全面肯定。Z企業(yè)是制造型企業(yè)，精致的縮小版產(chǎn)品模型或擁有企業(yè)LOGO標(biāo)示的實(shí)用小物件就可作為其企業(yè)亮麗的名片，為雙方的后續(xù)交往打下良好根底。因此公務(wù)接待禮品更多體現(xiàn)交際、展現(xiàn)禮儀、傳達(dá)企業(yè)厚重的文化底蘊(yùn)。

再次，在參觀(guān)、餐飲、住宿等方面精心設(shè)計(jì)，更多項(xiàng)選擇擇應(yīng)體現(xiàn)企業(yè)文化特色。如Z企業(yè)在設(shè)計(jì)來(lái)賓參觀(guān)路線(xiàn)時(shí)，可立足企業(yè)特點(diǎn)，充沛展現(xiàn)企業(yè)快速開(kāi)展的最新成果，盡可能多的安頓突出企業(yè)特色的參觀(guān)線(xiàn)路；在宣傳資料等方面，Z企業(yè)可借助新媒體和傳統(tǒng)媒體平臺(tái)，從企業(yè)歷史、企業(yè)產(chǎn)業(yè)布局、企業(yè)文化等角度入手，圖文并茂的展示企業(yè)最有特色的亮點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)；在餐飲方面，Z企業(yè)應(yīng)更多地利用企業(yè)食堂，挖掘地方菜肴，以適度原那么為宜；在住宿方面，Z企業(yè)可選擇交通便利、整潔舒適的住地，為來(lái)賓營(yíng)造看的用心、吃的放心、住的溫馨