IT項(xiàng)目管理的核心-范圍管理

------------- 精選文檔-----------------IT項(xiàng)目管理的核心——范圍管理電商081 1號(hào) 孫潔前言范圍管理是項(xiàng)目管理中的一個(gè)專用詞匯， 它的主要任務(wù)是界定項(xiàng)目包含且只包含所有需要完成的工作，并對(duì)項(xiàng)目其他管理工作起到指導(dǎo)作用， 以保證順利完成項(xiàng)目的所有過程。 確定了項(xiàng)目范圍，也就確定了項(xiàng)目的工作邊界， 明確了項(xiàng)目目標(biāo)和項(xiàng)目主要可交付成果。 對(duì)于信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目，如果不能明確地定義和有效地控制項(xiàng)目范圍， 將會(huì)產(chǎn)生非常嚴(yán)重的后果。原因分析項(xiàng)目經(jīng)理作為項(xiàng)目的承擔(dān)者， 在規(guī)定時(shí)間內(nèi)利用有限資源保質(zhì)保量地完成項(xiàng)目， 讓客戶和公司都滿意是最終目標(biāo)。 但是，讓客戶滿意不等于不斷滿足客戶無窮無盡的需求， 我們應(yīng)該分析范圍變更出現(xiàn)問題的根源。項(xiàng)目管理者聯(lián)盟簽訂合同時(shí)缺少對(duì)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目熟悉的人員參加，導(dǎo)致項(xiàng)目目標(biāo)描述不清，為后期的實(shí)施工作帶來困惑。客戶對(duì)信息系統(tǒng)項(xiàng)目缺乏全面了解，項(xiàng)目組對(duì)客戶需求細(xì)節(jié)的了解也不充分，并且雙方對(duì)實(shí)現(xiàn)需求的方式的理解也存在差異。而雙方在項(xiàng)目初期又均未意識(shí)到這種溝通上的不暢，會(huì)導(dǎo)致移交系統(tǒng)時(shí)才使問題暴露出來。項(xiàng)目組人員不能區(qū)分客戶真正需求和鍍金需求，全盤接受客戶的變更請(qǐng)求。范圍的概念包含兩方面，一個(gè)是產(chǎn)品范圍，即產(chǎn)品或服務(wù)所包含的特征或功能，另一個(gè)是項(xiàng)目范圍，可編輯------------- 精選文檔-----------------即為交付具有規(guī)定特征和功能的產(chǎn)品或服務(wù)所必須完成的工作。 在確定范圍時(shí)首先要確定最終產(chǎn)生的是什么，清晰界定其特性，以認(rèn)可的形式表達(dá)出來，比如文字、圖表或某種標(biāo)準(zhǔn)，能被項(xiàng)目參與人理解 ;在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步明確需要做什么工作才能產(chǎn)生所需要的產(chǎn)品 ;即產(chǎn)品范圍決定項(xiàng)目范圍。3范圍管理的過程 范圍管理保證項(xiàng)目包含了所有要做的工作而且只包含要求的工作， 它主要涉及定義并控制哪些是項(xiàng)目范疇內(nèi)的，哪些不是。范圍管理的基本內(nèi)容包括：項(xiàng)目啟動(dòng)、范圍計(jì)劃編制、范圍核實(shí)、范圍變更控制等。以下所討論的是其中比較重要的部分。3.1編制范圍計(jì)劃“公欲善其事，必先利其器”。一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理要想真正管理好項(xiàng)目范圍， 沒有必要的技術(shù)和方法是肯定不行的。國外曾經(jīng)有人對(duì)項(xiàng)目失敗原因進(jìn)行調(diào)查，其中計(jì)劃被放到了首位，可見它在項(xiàng)目管理中的重要性。范圍計(jì)劃編制是將產(chǎn)生項(xiàng)目產(chǎn)品所需進(jìn)行的項(xiàng)目工作 (項(xiàng)目范圍)漸進(jìn)明細(xì)和歸檔的過程。不同的計(jì)劃詳盡程度不一樣， 其中范圍說明和范圍管理計(jì)劃必須包含在內(nèi)。 轉(zhuǎn)自項(xiàng)目管理者聯(lián)盟范圍說明在項(xiàng)目參與人之間確認(rèn)或建立了一個(gè)項(xiàng)目范圍的共識(shí)， 作為未來項(xiàng)目決策的文檔基準(zhǔn)。范圍說明中至少要說明項(xiàng)目論證、項(xiàng)目產(chǎn)品、項(xiàng)目可交付成果和項(xiàng)目目標(biāo)。范圍管理計(jì)劃描述項(xiàng)目范圍如何進(jìn)行管理， 項(xiàng)目范圍怎樣變化才能與項(xiàng)目要求相一致等問題。它應(yīng)該包括一個(gè)對(duì)項(xiàng)目范圍預(yù)期的穩(wěn)定而進(jìn)行的評(píng)估 (比如：怎樣變化、變化頻率如可編輯------------- 精選文檔-----------------何及變化了多少 )，以及對(duì)變化范圍怎樣確定，變化應(yīng)歸為哪一類 (當(dāng)產(chǎn)品特征仍在被詳細(xì)描述的時(shí)候，做到這點(diǎn)特別困難，但絕對(duì)必要 )等問題的清楚描述。項(xiàng)目管理培訓(xùn)3.2項(xiàng)目分完成項(xiàng)目本身是一個(gè)復(fù)雜的過程， 必須采取分解的手段把主要的可交付成果分成更容易管理的單元，最終得出項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu) (WBS)。比較常用的方式是以項(xiàng)目進(jìn)度為依據(jù)劃分 WBS，第一層是大的項(xiàng)目成果框架，每層下面再把工作分解， 這種方式的優(yōu)點(diǎn)是結(jié)合進(jìn)度劃分直觀， 時(shí)間感強(qiáng)，評(píng)審中容易發(fā)現(xiàn)遺漏或多出的部分，也更容易被大多數(shù)人理解。 Microsoft 的項(xiàng)目管理工具 Project 就可以自動(dòng)為各個(gè)層次的任務(wù)編碼。 3.3范圍變更一個(gè)項(xiàng)目的范圍計(jì)劃可能制訂的非常好， 但是想不出現(xiàn)任何改變幾乎是不可能的， 因此，對(duì)計(jì)劃變更的管理是項(xiàng)目經(jīng)理必備的素質(zhì)之一。 范圍變更并不糟糕， 糟糕的是缺乏規(guī)范的變更管理過程。范圍變更的原因是多方面的， 比如用戶要求增加產(chǎn)品功能、 環(huán)保問題導(dǎo)致設(shè)計(jì)方案修改而增加施工內(nèi)容。 項(xiàng)目經(jīng)理在管理過程中必須通過監(jiān)督績效報(bào)告、 當(dāng)前進(jìn)展情況等來分析和預(yù)測(cè)可能出現(xiàn)的范圍變更， 在發(fā)生范圍變更時(shí)遵循規(guī)范的變更程序來管理變更。 項(xiàng)目管理培訓(xùn)建議企業(yè)的項(xiàng)目管理體系中包含一套嚴(yán)格、 高效、實(shí)用的變更程序， 它對(duì)管好項(xiàng)目至關(guān)重要。項(xiàng)目管理者聯(lián)盟項(xiàng)目變更控制可編輯------------- 精選文檔-----------------項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目小組必須意識(shí)到范圍變更本身并沒有什么不對(duì)， 事實(shí)上很多時(shí)候這會(huì)讓你的系統(tǒng)更健壯、更實(shí)用?？蛻敉ǔ２荒芤婚_始就確定所有需求， 而且情況會(huì)隨時(shí)間而變化，如果不能包容變更，那么最終解決方案可能就達(dá)不到應(yīng)有的價(jià)值。 如果變更失控， 后果也非常嚴(yán)重，甚至導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目的失敗。 根據(jù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)， 最可能引起信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目失敗的前三個(gè)因素分別為： 缺乏用戶參與、不完整的要求和說明、 易變的要求和說明，這幾個(gè)因素都直接或間接與范圍變更管理有關(guān)。因此，必須進(jìn)行范圍變更控制。 變更控制的目的不是控制變更的發(fā)生， 而是對(duì)變更進(jìn)行管理，確保變更有序進(jìn)行。為執(zhí)行變更控制， 必須建立有效的范圍變更流程。 這個(gè)流程應(yīng)該包括確認(rèn)變更、 評(píng)估變更的商業(yè)價(jià)值、分析變更對(duì)項(xiàng)目的影響， 以及提交給項(xiàng)目發(fā)起人進(jìn)行評(píng)價(jià)以確定是否執(zhí)行變更。但是僅有范圍變更流程尚不足以真正控制變更， 這是因?yàn)轫?xiàng)目組的外部有許多壓力， 同時(shí)與缺乏行之有效的變更控制手段密切相關(guān)。目前，流行的變更管理思想認(rèn)為在范圍變更流程中有四個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)必須嚴(yán)格控制， 即：誰有權(quán)確認(rèn)變更、什么樣的變更需要執(zhí)行、變更的影響多大、客戶是否接受變更的代價(jià)。4.1誰有權(quán)確認(rèn)變更事先明確客戶方有權(quán)提出變更請(qǐng)求的人員和項(xiàng)目組有權(quán)受理變更的人員， 并且變更請(qǐng)求必須有書面材料。用戶需要向客戶方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提出書面申請(qǐng)， 由客戶方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批后移交實(shí)施方項(xiàng)目經(jīng)理?？删庉?------------ 精選文檔-----------------這樣，對(duì)所有的變更雙方的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人都能做到心里有數(shù)。 而且用戶在遞交書面變更申請(qǐng)時(shí)比較慎重，一般都在自己公司內(nèi)部經(jīng)過討論后進(jìn)行， 減少了因用戶內(nèi)部看法不同導(dǎo)致的反復(fù)變更。4.2什么樣的變更需要執(zhí)行不是所有的變更都需要修改， 更不是所有的變更都需要立刻修改。 必須對(duì)客戶提出的范圍變更進(jìn)行審核，決定哪些變更需要修改和何時(shí)修改。 客戶一般對(duì)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目不甚了解，他們認(rèn)為很簡(jiǎn)單的事情可能解決起來會(huì)很復(fù)雜。因此項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目小組要冷靜地分析： 用戶到底想要實(shí)現(xiàn)什么目的， 抓住本質(zhì)的需求。如果用戶建議很難實(shí)現(xiàn)， 可以和用戶進(jìn)行溝通，詢問用戶是否可以用其他方式來實(shí)現(xiàn)其目的。項(xiàng)目管理者聯(lián)盟一般來說，用戶的鍍金需求可以延期解決甚至不考慮， 用戶的新增需求如果不是影響到核心業(yè)務(wù)的實(shí)現(xiàn)，也可以安排在現(xiàn)有功能的完善之后。4.3變更的影響多大項(xiàng)目經(jīng)理圈子項(xiàng)目組成員都要認(rèn)識(shí)到變更是有代價(jià)的。 必須評(píng)估變更的代價(jià)和對(duì)項(xiàng)目的影響， 并且要讓客戶了解到變更可能會(huì)發(fā)生的問題，一起判斷變更是否依然要進(jìn)行。4.4客戶是否接受變更的代價(jià)在與客戶討論過程中， 需要和客戶一起判斷： “修改是沒有問題的， 但是你能接受由此引起的進(jìn)度延遲、費(fèi)用增加、性能下降等嗎 ?”一般來說，如果客戶認(rèn)為該變更是(變必須的可編輯------------- 精選文檔-----------------更非常有可能是其上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提出的 )，就會(huì)接受這些后果，通過與客戶的協(xié)商，項(xiàng)目組可能會(huì)得到回報(bào)或者即使沒有回報(bào)也不會(huì)招致公司和客戶雙方的埋怨。 如果客戶認(rèn)為該變更雖然有必要但是可以暫緩， 雙方簽署備忘錄后留待以后解決。 如果客戶認(rèn)為該變更可有可無， 多數(shù)情況下會(huì)取消變更。項(xiàng)目經(jīng)理博客這時(shí)，比較穩(wěn)妥的做法是讓客戶對(duì)于明顯的變更做出確認(rèn)， 一般是簽字確認(rèn)。 這樣既可防止頻繁變更，也讓客戶認(rèn)識(shí)到變更帶來的工作量加大是項(xiàng)目延期的原因。 項(xiàng)目管理者聯(lián)盟文章最后，變更進(jìn)行時(shí)必須保證最終方案的唯一性和完整性。 同時(shí)，要對(duì)所有變更進(jìn)行跟蹤和驗(yàn)證，確保變更按要求完成。北京地鐵某號(hào)線通信集成系統(tǒng)的范圍管理簡(jiǎn)介業(yè)主在招標(biāo)文件中詳述了項(xiàng)目范圍，并在合同談判澄清文件中明確了項(xiàng)目主要涵蓋的范圍，我方在與業(yè)主談判中，確認(rèn)了項(xiàng)目的目標(biāo)、范圍、主要責(zé)任和義務(wù)及設(shè)計(jì) /施工等相關(guān)單位的分工界面。合同簽訂后的設(shè)計(jì)階段，我方根據(jù)業(yè)主的要求，編制了圖紙文件提交計(jì)劃，以書面形式明確了本工程各階段的主要工作以及作為成果提交的文件，使整個(gè)工程內(nèi)容得以明確 ;其效果相當(dāng)于 WBS文件，更加具體化。本項(xiàng)目嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)書和合同關(guān)于技術(shù)條款的要求，對(duì)所有提交的文件附有用戶需求跟蹤表，以對(duì)比說明文件符合招標(biāo)文件的要求， 從而在深度上達(dá)到業(yè)主的要求， 避免項(xiàng)目范圍的深度變化?？删庉?------------ 精選文檔-----------------在項(xiàng)目變更范圍上明確了流程，即根據(jù)例會(huì)(設(shè)計(jì)例會(huì)等)討論結(jié)果，集成商提交變更申請(qǐng),業(yè)主代表將