ＸＸ家具采購控制程序培訓(xùn)教材

采購控制程序培訓(xùn)一、新供應(yīng)商、新材料開發(fā)培訓(xùn)目錄三、供應(yīng)商的管理二、供應(yīng)商材料單價(jià)的控制六、材料驗(yàn)收七、付款五、零星物料采購

四、主要原材料采購一、新供應(yīng)商、新材料開發(fā)1.根據(jù)公司當(dāng)前供應(yīng)商生產(chǎn)能力、成本、品質(zhì)、交期和配合度的需要以及研發(fā)部開發(fā)新產(chǎn)品的需要，咨詢2至3家供應(yīng)商資質(zhì)基本情況、同類產(chǎn)品價(jià)格、質(zhì)量信息、生產(chǎn)能力和信譽(yù)狀況，進(jìn)行比價(jià)、議價(jià)。對基本符合公司供應(yīng)商要求的企業(yè)，填寫《供應(yīng)商開發(fā)申請單》，經(jīng)采購中心批準(zhǔn)后，予以開展合格供應(yīng)商評(píng)估。2.對于直接影響產(chǎn)品質(zhì)量的重要生產(chǎn)主料供應(yīng)商，供應(yīng)商開發(fā)管理組組織品質(zhì)部、研發(fā)部、生產(chǎn)部成立供應(yīng)商評(píng)估小組對供應(yīng)商的生產(chǎn)工廠進(jìn)行現(xiàn)場評(píng)估?？疾槠淦髽I(yè)資質(zhì)、品質(zhì)保證能力、生產(chǎn)能力、接單能力等，并將結(jié)果記錄于《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》，評(píng)估通過后則填寫《供應(yīng)商基本資料表》，經(jīng)采購中心審核、總裁或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，由采購員登錄于《合格供應(yīng)商名錄》，同時(shí)更新ERP系統(tǒng)資料。3.對于不直接影響產(chǎn)品質(zhì)量的生產(chǎn)主料供應(yīng)商，由供應(yīng)商管理員收集供應(yīng)商相關(guān)資料和證明文件并至供應(yīng)商現(xiàn)場進(jìn)行評(píng)估，并填寫《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》，評(píng)估通過后則填寫《供應(yīng)商基本資料表》，經(jīng)采購中心審核、總裁或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，登錄于《合格供應(yīng)商名錄》，同時(shí)更新ERP系統(tǒng)資料，零星物料、飾品、后勤用品的供應(yīng)商不需進(jìn)行合格評(píng)定，可由采購部根據(jù)市場情況進(jìn)行評(píng)估，實(shí)施采購。4.供應(yīng)商資格得到批準(zhǔn)后，供應(yīng)商管理員通知供應(yīng)商制作樣品，并送樣試用，填寫《新物料試用報(bào)告》交品質(zhì)部進(jìn)行檢驗(yàn)和試用，合格后交研發(fā)部進(jìn)行承認(rèn)，所有生產(chǎn)主料的新供應(yīng)商、新材料的開發(fā)，均需經(jīng)過品質(zhì)部、研發(fā)部進(jìn)行確認(rèn)，合格后方可正式報(bào)價(jià)。不合格則由供應(yīng)商開發(fā)管理組在《新物料試用報(bào)告》的結(jié)論項(xiàng)進(jìn)行說明是否重新打樣或開發(fā)新供應(yīng)商。非生產(chǎn)主料可由供應(yīng)商開發(fā)管理組直接確認(rèn)，必要時(shí)由使用部門試用后進(jìn)行確認(rèn)。5.樣品確認(rèn)合格后，供應(yīng)商管理員通知供應(yīng)商進(jìn)行正式報(bào)價(jià)和議價(jià)，填寫《供應(yīng)商成本分析對照評(píng)估表》，若為生產(chǎn)主料，則需經(jīng)部門審核、采購中心監(jiān)審，總裁辦批準(zhǔn)；若為非生產(chǎn)主料（即零星采購物料、飾品、后勤用品等），則僅需經(jīng)部門審核，采購中心批準(zhǔn)。《供應(yīng)商成本分析對照評(píng)估表》經(jīng)批準(zhǔn)后采購中心統(tǒng)一存檔，并交復(fù)印件給財(cái)務(wù)部備案。比價(jià)和議價(jià)須遵循如下原則：A.對同一種商品應(yīng)至少比價(jià)二家以上。B.通過電話、傳真“詢價(jià)單”、E—mail、實(shí)地考察等方式進(jìn)行尋價(jià)、比價(jià)、議價(jià)。C.要如實(shí)、認(rèn)真、工整、逐項(xiàng)填寫《供應(yīng)商成本分析對照評(píng)估表》，不得虛填，不得空項(xiàng)，無法填寫的應(yīng)在“備注”欄內(nèi)注明。6.經(jīng)與供應(yīng)商價(jià)格談判達(dá)成一致后，雙方簽署采購合同，約定雙方的權(quán)利和義務(wù)，采購合同須經(jīng)采購中心審核、總裁辦批準(zhǔn)。1.當(dāng)有供應(yīng)商提出對物料進(jìn)行調(diào)價(jià)時(shí)，采購人員應(yīng)充分了解物料目前的市場價(jià)格情況，填寫《供應(yīng)商物料調(diào)價(jià)成本分析表》報(bào)采購中心、總裁或其授權(quán)人進(jìn)行審批。

2.當(dāng)采購物料及供應(yīng)商需要進(jìn)行變更時(shí)，應(yīng)對物料更改所造成的成本變化進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估通過后方可進(jìn)行變更，評(píng)估情況應(yīng)記錄于《物料更改成本對照分析評(píng)估表》。二、供應(yīng)商材料單價(jià)的控制三、供應(yīng)商的管理

所有合格供應(yīng)商每半年復(fù)核一次，分別對供應(yīng)商的交貨品質(zhì)、價(jià)格、交期、服務(wù)（配合度）進(jìn)行評(píng)分評(píng)級(jí)考核。評(píng)分原則為：價(jià)格40分，質(zhì)量30分；交期20分；服務(wù)10分，評(píng)級(jí)原則為：95分以上為卓越（A+級(jí)），95～85以上為優(yōu)秀(A級(jí))，85~70分為良好(B級(jí))，69~60分為及格(C級(jí))，60分以下為不合格(D級(jí))。2.供應(yīng)商開發(fā)管理組負(fù)責(zé)供應(yīng)商的價(jià)格、交期、服務(wù)進(jìn)行評(píng)定；品質(zhì)部負(fù)責(zé)對供應(yīng)商的交貨品質(zhì)、服務(wù)進(jìn)行評(píng)定；其中服務(wù)評(píng)分為采購部或外協(xié)部和品質(zhì)部評(píng)分總和的平均分，采購部或外協(xié)部主要針對采購、交貨、服務(wù)過程的配合度進(jìn)行評(píng)分，品質(zhì)主要針對品質(zhì)異常處理配合度進(jìn)行評(píng)分。3.評(píng)分計(jì)算方法：A.價(jià)格得分：與其它供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行對比計(jì)算，假設(shè)被評(píng)供應(yīng)商單價(jià)為A，其它供應(yīng)商最低報(bào)價(jià)為B，其得分計(jì)算公式為：總分?jǐn)?shù)－（A-B）/B×40分=實(shí)際得分。B.質(zhì)量得分：以批合格率x質(zhì)量配合（30分）計(jì)。如：某一供應(yīng)商，共交貨100批其中合格90批則質(zhì)量得分為（90/100）%x30=27分。C.交期得分：準(zhǔn)時(shí)交貨率x交期配分。D.服務(wù)：基準(zhǔn)分10分，供應(yīng)商一次不配合扣2分。直至扣完。E.供應(yīng)商總得分為以上：價(jià)格得分+質(zhì)量得分+交期得分+服務(wù)得分=總分?jǐn)?shù)4.評(píng)級(jí)處置A.由供應(yīng)商開發(fā)管理組負(fù)責(zé)匯總外協(xié)部、品質(zhì)部的評(píng)分，并將評(píng)分結(jié)果記錄于《供應(yīng)商定期考核表》，同時(shí)注明評(píng)估等級(jí)，經(jīng)采購中心審核，管理者代表批準(zhǔn)后予以公告，同時(shí)報(bào)財(cái)務(wù)部和相應(yīng)供應(yīng)商。B.對于連續(xù)二次評(píng)分不及格或單項(xiàng)評(píng)分為0分或發(fā)生重大品質(zhì)問題造成重大損失的供應(yīng)商，供應(yīng)商開發(fā)管理組填寫《取消合格供應(yīng)商資格申請表》，經(jīng)采購中心審核、管理者代表批準(zhǔn)后予以取消，并更新《合格供應(yīng)商名錄》。C.對于一次評(píng)定不及格或一次評(píng)分低于70分或發(fā)生嚴(yán)重品質(zhì)問題或連續(xù)發(fā)生多次相同品質(zhì)問題時(shí)的供應(yīng)商，供應(yīng)商開發(fā)管理組發(fā)出《糾正/預(yù)防措施通知單》，要求供應(yīng)商改善，并根據(jù)情況暫?；驕p少采購量。D.財(cái)務(wù)中心、采購中心依據(jù)《供應(yīng)商定期考核表》安排付款先后順序和重新分配采購訂單量，具體做法如下：a.評(píng)級(jí)Ａ+，依約定付款方式提前十五天付款，增加采購訂單量30%；b.評(píng)級(jí)Ａ，依約定付款方式提前十天付款，增加采購訂單量10%；c.評(píng)級(jí)B，依約定付款方式付款，穩(wěn)定采購訂單量；d.評(píng)級(jí)C，依約定付款方式延后十天付款，減少采購訂單量10%；e.評(píng)級(jí)C，依約定付款方式延后三十天付款，減少采購訂單量30%；5.其它管理措施5.1對重要的供應(yīng)商或訂單量大，質(zhì)量不穩(wěn)定的外協(xié)廠商可派遣駐廠人員，負(fù)責(zé)交貨期和質(zhì)量的跟進(jìn)，針對駐廠人員的管理，依《駐廠人員管理辦法》執(zhí)行。5.2對最高信用的供應(yīng)商，公司可提供物料免檢、優(yōu)先支付貨款的優(yōu)惠待遇。5.3減少對個(gè)別供應(yīng)商大戶的過分依賴，分散采購風(fēng)險(xiǎn)。5.4公司可對供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，但應(yīng)注意公司產(chǎn)品核心技術(shù)不泄密。四、主要材料采購1.采購中心（計(jì)劃組）根據(jù)物控部的《物料需求計(jì)劃》，同時(shí)參考營銷中心發(fā)出的《月度銷售計(jì)劃》和制造中心發(fā)出的《月度生產(chǎn)計(jì)劃》的需求情況，編制《物料采購計(jì)劃》和《外協(xié)加工計(jì)劃》，經(jīng)采購中心批準(zhǔn)后予以實(shí)施。2.采購員根據(jù)批準(zhǔn)后的《物料采購計(jì)劃》和《外協(xié)加工計(jì)劃》制作《采購訂單》，經(jīng)部門審核、采購中心批準(zhǔn)后發(fā)出給供應(yīng)商。3.采購員憑《采購訂單》或有《采購合同》作業(yè)，《采購訂單》包括采購物品規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、送貨時(shí)間、送貨方式等，采購合同至少包括驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法、付款方式、運(yùn)輸方式、開票資料、違約責(zé)任等。如果需提供樣品的，采購部需發(fā)樣品訂單；對于首次合作或是金額較大的訂單，由采購中心與總裁辦商議后再通知采購員辦理；款到發(fā)貨的需填寫《辦款申請單》交由部門、采購中心審核，總裁辦批準(zhǔn)。4.采購員負(fù)責(zé)跟蹤供應(yīng)商交貨情況，及時(shí)協(xié)助物控部跟催供應(yīng)商按期、按需交貨。5.生產(chǎn)部或物控部在管理過程中出現(xiàn)短缺、毀損、報(bào)廢而需補(bǔ)訂或采購申請時(shí)，由提出單位填寫《物料采購申請單》，經(jīng)本部門、制造中心審核，采購中心批準(zhǔn)后交采購員補(bǔ)充采購，同時(shí)責(zé)任部門填寫《產(chǎn)品質(zhì)量事項(xiàng)單》分析原因，并提出改進(jìn)措施，經(jīng)部門經(jīng)理審核、制造中心批準(zhǔn)后，向采購中心、總裁辦報(bào)告。五、零星物料采購用料部門填寫《物料采購申請單》，并寫明申購分公司名稱、線別或部門、用途、物料名稱、單位、數(shù)量，如急需的物料應(yīng)備注物料采購回廠的時(shí)間范圍和申購人的聯(lián)系電話。2.《物料采購申請單》經(jīng)申購部門、部門所在的管理中心審核、采購中心批準(zhǔn)后通知供應(yīng)商送貨，或由外采購員現(xiàn)場采購。3.2000元以內(nèi)的物料由采購中心審批后方可采購，2000元以上的物料必需由總裁辦批準(zhǔn)后方可采購。4.申購零星物料的部門應(yīng)做好相應(yīng)的用料計(jì)劃和安全庫存，并進(jìn)行集中申購、采購，減少公司的采購成本。4.1常用的耗材如口罩、手套、502膠水、掃把、大頭筆、修改液等耗品倉庫應(yīng)做好相應(yīng)的安全庫存，并由倉庫進(jìn)行申購，物控部負(fù)責(zé)與各分公司（分廠）的倉庫溝通集中整理，用料部門直接到倉庫領(lǐng)用，此類的物料申購、采購每周控制在2次（分別為周一與周四）。4.2生產(chǎn)用的輔助類定制物料如定制輔助五金、實(shí)木方、玻璃架板材、有機(jī)片、實(shí)木線條、特殊板材等倉庫應(yīng)做好相應(yīng)的安全庫存并由倉管進(jìn)行申購，物控部負(fù)責(zé)與各分公司（分廠）的倉庫溝通集中整理，此類物料倉管應(yīng)提前10天進(jìn)行申購，并申購、采購每月控制在3次即每旬一次（分別集中在每月1日、10日、20日進(jìn)行申購、采購）。4.3工具類如打磨機(jī)、砂輪機(jī)、小型鑼機(jī)、吸塵機(jī)、手電鉆、風(fēng)批、電批等工具申購時(shí)，以舊換新的需附報(bào)廢單，并需要機(jī)電部確認(rèn)后方可進(jìn)行采購。4.4辦公用品如常表格、表單、筆類、計(jì)算機(jī)、訂書機(jī)、打印紙、復(fù)印紙、訂書機(jī)針、文件夾、文件框、文件袋、筆記本等應(yīng)由文控文員集中申購，其他部門到文控室領(lǐng)用，每月申購、采購控制在2次（分別集中在每月7日、23日申購、采購）。4.5辦公類電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)、色帶、硒鼓、硬盤、內(nèi)存等辦公工具耗品由使用部門向信息部進(jìn)行申請，信息部負(fù)責(zé)與各部門進(jìn)行溝通，由集中信息部申購，在物料采購回倉庫后由信息部通知使用部門領(lǐng)用，此類物料信息部做相應(yīng)的計(jì)劃，此類物料每月申購、采購次數(shù)控制在3次（分別集中在每月3日、13日、27日進(jìn)行申購、采購）。4.6保安部門在申購保安類用品時(shí)行政部應(yīng)和各分公司（分廠）的人事行政部進(jìn)行溝通集中申購，此類物料每月申購、采購次數(shù)控制在2次（分別集中在每月5日、20日進(jìn)行申購、采購）。4.7常用機(jī)電類物料如軸承、氣管接頭、皮帶、焊條、水管接頭、開關(guān)、燈具、燈架等機(jī)電倉庫應(yīng)做相應(yīng)的安全庫存，并由機(jī)電倉管集中申購，領(lǐng)料部門直接到倉庫領(lǐng)用，此類物料每月申購、采購次數(shù)控制在3次（分別集中在每月8日、18日、28日進(jìn)行申購、采購）。4.8特殊類機(jī)修物料如各類機(jī)器特殊部件的維修、機(jī)修機(jī)器等機(jī)電部及時(shí)申購，如需訂購、定制不能及時(shí)采購到位的采購員及時(shí)回復(fù)申購人計(jì)劃交貨日期。5.采購員在收到《物料采購申請單》后應(yīng)在2-3天內(nèi)把相應(yīng)的物料采購到位，并把《物料采購申請單》附一份連同物料一并交倉庫。如特殊物料、外加工、定制類的物料不能及時(shí)采購到位的，采購員應(yīng)及時(shí)回復(fù)申購用料部門計(jì)劃采購回倉庫的時(shí)間表，以讓用料部門做好相應(yīng)的計(jì)劃。6.機(jī)器設(shè)備的采購依《生產(chǎn)設(shè)備控制程序》規(guī)定進(jìn)行申購和采購。7.大宗或貴重的特殊零星物料的申購按申報(bào)審批的實(shí)際情況進(jìn)行申購和采購。8.工程項(xiàng)目所需的物料，相關(guān)部門在申購時(shí)須做好工程預(yù)算，防止同一物料多次采購或多采購，防止浪費(fèi)。9.如申購部門未按實(shí)際使用情況進(jìn)行申購物料，多申購并長時(shí)間未使用造成物料呆料或報(bào)廢的，由申購部門負(fù)責(zé)，并追究責(zé)任人責(zé)任。生產(chǎn)主料供應(yīng)商送貨時(shí)，物控部根據(jù)采購訂單進(jìn)行核對收貨，填寫《入庫單》，并將《送貨單》交品質(zhì)部QC人員檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后，QC人員在產(chǎn)品外包裝上作合格標(biāo)示，并在《送貨單》上簽名，交倉庫管理員辦理收料入庫手續(xù)；若檢驗(yàn)判定不合格，QC人員在產(chǎn)品外包裝上作不合格標(biāo)示，同時(shí)在《送貨單》上簽名，交倉庫管理員辦理退貨手續(xù)，同時(shí)將不合格品放置于不合格品區(qū)，以防止其它人員誤用。2.倉庫管理員將不合格樣品和檢驗(yàn)報(bào)告交采購部或外協(xié)部通知供應(yīng)商處理改善，采購員根據(jù)《不合格品控制程序》規(guī)定進(jìn)