高效時間管理

關(guān)于高效時間管理第1頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日認(rèn)識時間障礙分析如何運用時間掌握各種有效控制時間的工具訂出行動方案課程目標(biāo)第2頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日時間管理的錯誤觀念時間管理只是常識只要我把工作做好，我的時間管理應(yīng)該還不錯我在壓力下表現(xiàn)較好，時間管理會令我失去我的優(yōu)勢我有使用計事本和行事歷，這還不夠嗎？第3頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日這個課程帶給大家最

重要的訊息是………...不是教給你把事情做得快的技巧,也不是教你怎樣可以不眠不休明白自己問題所在,你們需要作出怎樣的決定,及你可以做些什么和要做些什麼第4頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日認(rèn)識時間障礙第5頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日什么是時間殺手?第6頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日時間殺手的分類第7頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日時間殺手的分類第8頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日人最容易掉進的時間陷阱工作欠目標(biāo)，優(yōu)先次序不明確危機管理能力薄弱多項工作須同時進行自我組織問題外界騷擾無力拒絕要求不能有效授權(quán)拖延工作會議第9頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日要懂得管理自己，

首先要認(rèn)識自己第10頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日要管理好自己嗎?拋棄惡習(xí),引進新的工作方式和生活習(xí)慣 訂立目標(biāo)妥善計劃分配時間權(quán)衡輕重權(quán)力下放自我約束持之以恒第11頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日訂立計劃第12頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日訂立計劃以掌握時間運用企劃的概念-擬定計劃訂好長期目標(biāo),以及的短期目標(biāo)根據(jù)目標(biāo)的輕重,安排優(yōu)先次序搞清楚個人活力周期表,再根據(jù)最有效的工作時間,勾勒出“理想工作時間表”以目標(biāo),優(yōu)先次序,理想工作時間表表示這三塊積木為基礎(chǔ),想好一天的計劃第13頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日

目標(biāo)是行動的導(dǎo)航燈!為什么需要目標(biāo)？第14頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日成功就等于目標(biāo)，其他的一切都是這句話的注解。－－美國潛能大師伯恩·崔西語為什么需要目標(biāo)？第15頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日哈佛大學(xué)有一個非常著名的25年跟蹤調(diào)查：對象是一群智力、學(xué)歷、環(huán)境都差不多的年輕人，調(diào)查發(fā)現(xiàn)：27%的人沒有目標(biāo)60％目標(biāo)模糊10％有清晰但較短期的目標(biāo)3％有清晰且長期的目標(biāo)為什么需要目標(biāo)？第16頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日25年后調(diào)查發(fā)現(xiàn)：27%的人沒有目標(biāo)60％目標(biāo)模糊10％有清晰但較短期的目標(biāo)3％有清晰且長期的目標(biāo)

為什么需要目標(biāo)？社會的最底層，抱怨整個世界社社會的中下層面安穩(wěn)地生活與工作成為各行業(yè)的專業(yè)人士成為社會各界的頂尖人士第17頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日長期目標(biāo):個人目標(biāo)-是否有關(guān)于健康,休閑和營養(yǎng)等的目標(biāo)?事業(yè)目標(biāo)長期的目標(biāo)應(yīng)該是可以鼓勵自己和推動自己!!!第18頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日短期目標(biāo)項目計劃(例如推行–新系統(tǒng))日常運作計劃(編寫每月生產(chǎn)報告)每周的行事安排每日的需要完成的工作短期的目標(biāo)應(yīng)該是現(xiàn)實的!第19頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日“剝洋蔥法”“多叉樹法”分解目標(biāo)第20頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日Specific-

明確的Measurable-可以量度的Achievable-可以達成的Realistic-實際可行的TimeBound-有時間性的計劃目標(biāo)第21頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日命中是偶然的，打不中是必然的！如果沒有目標(biāo)第22頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日浩君的故事一、明確的目標(biāo)

二、工作排列優(yōu)先次序第23頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日你是怎樣編排時間計劃？一、年度計劃－甘特圖

二、周計劃－執(zhí)行事項清單

史蒂芬·柯維博士－“與時間有約”第24頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日TODOLIST-執(zhí)行事項清單第25頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日TODOLIST-執(zhí)行事項清單每天做每天同一時間做將優(yōu)先次序?qū)懴掠勺钪匾氖虑閷懴碌?6頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日區(qū)分優(yōu)先工作第27頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日最重要的是我們必須常常把最重要的事列為最重要

Themainthingistokeepthemainthingthemainthingatalltimes-哲學(xué)家施格蘭第28頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日理想的工作時間表1/要有正面的工作態(tài)度2/留意自己的表現(xiàn)曲線3/預(yù)留自己安靜的時間4./利用工作日志第29頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日請記著:巴雷德“80/20”定理第30頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日看看你的工作日志,然后問自己:幾點開始目標(biāo)?能不能早點開始?有沒有任何讓你分心,以致無法完成目標(biāo)的事情?,能不能早點開始?你完全不受干擾的最長時段有多久?(不要把午飯也放進去)你最有效率和最沒有效率是什么時候?你將當(dāng)天的主要目標(biāo)完成到什么程度?你會照著優(yōu)先次序的書面計劃做事嗎?你在適當(dāng)?shù)臅r間做適當(dāng)?shù)氖聠?你在怎么處理不應(yīng)該做的事?可不可以授權(quán)?手邊的工作要如何做得更有成效,更為簡化,并減少細(xì)節(jié)?你花的時間與你的優(yōu)先次序是否相稱?第31頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日以行動配合計劃將目標(biāo)寫下來 -是什么目標(biāo)?要達致什么的成果?

行動

–

要做些什么?

次序 -哪些應(yīng)該先做/哪些為后?訂下完成 日期及排列優(yōu)先次序時間估計

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每項的行動需要多長時間?

靈活性

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有沒有預(yù)留時間給不可估計的突發(fā)事情時間表

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甚么時候處理甚么事項？第32頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日立即行動!

1/改變你的習(xí)慣

－行為科學(xué)研究表明：一個人一天的行為只有5％是屬于非習(xí)慣性的，而95％的行為都是習(xí)慣性的。江山易改，本性難移!羅曼·羅蘭名言：性情即命運!

第33頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日立即行動!

2/修正你的態(tài)度－時光對有些人像張滿的風(fēng)帆，而對另一些人卻像爬行的蝸牛。第34頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日怎樣可以增加

你的生產(chǎn)力?

第35頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日1.你的辦公桌你的工作環(huán)境是怎么樣?有什么方法令你的辦公環(huán)境可以令你感到愉快和增加效率?第36頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日改善工作環(huán)境將所有可以吸引你視線的東西全挪開將你每天必須用的文具放在上面(電話,時間表,筆記本,日歷,筆座…..)將你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓勵自己的金石良言放在你抬頭可以看到的地方第37頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日將一些你知道不會作出反應(yīng)的信件拋棄利用文件夾來將不同的文件歸檔改善工作環(huán)境第38頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日2.歸檔所有的文件和書信應(yīng)只分成三類:馬上處理只作參考?xì)w檔第39頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日歸檔系統(tǒng)一些你需要今天馬上完成的事情-DONOW

一些你需要這個星期完成的工作-FILE

一些你需要歸檔的文件-FILE

有空才閱讀的書本-READ

需要傳閱的文件-PASSON

一些文件需要等待資料完成-PROGRESS第40頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日3.如何處理電話/電郵如果找不道要通話的對方-切記要留言,并說明事情的嚴(yán)重性,以確保對方回電打電話之前,要把事情重點寫下來

要談比較復(fù)雜的事情,可以先將文件傳真給對方先看,減少詳細(xì)解釋的時間備有有關(guān)文件自設(shè)時限第41頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日4.處理會議每次召開任何會議前,必須要緊記以下幾點:

我是否一定要出席這個會議會議之前應(yīng)派發(fā)議程說明開會的目的如果你是主席,你應(yīng)鼓勵發(fā)言和要求言之有物,要避免發(fā)言同事偏離主題最好設(shè)定一個時限,以方便各人安排工作第42頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日5.授權(quán)授權(quán)的定義和原因委派授權(quán)是一個向下級分配工作的過程,它通常與一個經(jīng)理的責(zé)任以及決策權(quán)利有關(guān)

委派授權(quán)可以幫助你節(jié)約時間的有力武器委派授權(quán)可以增強一個經(jīng)理的聰明才智

第43頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日授權(quán)應(yīng)有的心態(tài)?

把工作授權(quán)給下級,應(yīng)該存在一個給下屬發(fā)展的機會它不是用來懲罰下級不是讓經(jīng)理擺脫自己不喜歡做的事情第44頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日授權(quán)的形態(tài)主要可以分成兩種形態(tài)：下達指令充分信任第45頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日委派授權(quán)技巧預(yù)期的成果解釋所分配工作的重要性訂出需要的結(jié)果詢問下屬的意見及疑問應(yīng)守的規(guī)則訂出下屬的權(quán)利范圍及規(guī)定達到完成工作限期的共識訂出跟進時間表肯定成就,提高士氣第46頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日如何介定哪些工作委派?你必須自己做你應(yīng)該做,但有些人可以幫助你你可以做,但如果其他人有機會也可以做其他人應(yīng)該做,但情況緊急時你可以幫他其他人必須做第47頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日委派授權(quán)技巧解釋所分配工作的重要性訂出需要的結(jié)果訂出下屬的權(quán)利范圍及規(guī)定達到完成工作限期的共識詢問下屬的意見及疑問訂出跟進時間表肯定成就,提高士氣第48頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日6.要懂得說不說不應(yīng)該是有禮貌要給對方的清晰的解釋給對方另外的選擇和建議

第49頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日7.處理拖延心態(tài)為什么我們會拖延?不知道如何或從何入手不知道為什么要做?不喜歡去處理個人情緒及健康問題缺乏獎勵沒有迫切性找借口過分憂慮忙碌過后

第50頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日改善拖延方法問題文件洗牌 著手工作時間行動每次只處理一項工作-即時去做-交付下屬去做-把工作分成若干部分-訂出工作時間第51頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日改善拖延方法建立自信-跟自己說“我一定可以做到”設(shè)立目標(biāo)找出與自己相關(guān)的地方-對自己的好處儲蓄時間全力再戰(zhàn)自我獎勵設(shè)立完工期限時刻提醒自己事情的重要性有充分的準(zhǔn)備,才會把事情做好時間就是金錢第52頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日我們可以怎樣贏得每一分秒?利用交通時間與運動同行避開繁忙時間車上觀察構(gòu)思車上看書出差外游收集情報計劃構(gòu)想寓工作于娛樂第53頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日總結(jié)希望你能夠:

看到自己的問題在那里要改變生活的習(xí)慣和工作方式訂立目標(biāo),策略,行動去應(yīng)付每一個挑戰(zhàn)在自己所能控制的情況下,把握每分鐘在不能完全自己控制的情況下,把負(fù)面的影響減到最低第54頁，共58頁，2023年，2月20日，星期日在新的天地里,你會...有清晰的目標(biāo),知道自己在做什么和要做什么分辨事情的先后次序知道自己是否朝著目標(biāo)前