高效會(huì)議管理技巧課件

高效會(huì)議管理技巧2第一講當(dāng)今會(huì)議面面觀會(huì)議的意議1.會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道2.會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在3.會(huì)議是一種群體溝通的方式會(huì)議的目的1.開(kāi)展有效的溝通2.傳達(dá)信息3.監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾3第1講當(dāng)今會(huì)議面面觀4.達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題5.資源共享6.開(kāi)發(fā)創(chuàng)意7.激勵(lì)士氣8.鞏固主管地位會(huì)議的種類1.按人數(shù)分類:團(tuán)體會(huì)議一對(duì)一會(huì)議5會(huì)議的頻率1.固定的部門會(huì)議:至少每月一次2.全體會(huì)議:至少每?jī)稍乱淮?.處理突發(fā)事件的會(huì)議:隨時(shí)4.一對(duì)一會(huì)議:按需要會(huì)議成本的計(jì)算1.會(huì)議的時(shí)間成本2.直接的會(huì)議成本3.效率損失成本第1講當(dāng)今會(huì)議面面觀6第二講會(huì)議效率不高的原因及解決方案會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理1.會(huì)議的通病---效率不高公司的主管都不知道何時(shí)是開(kāi)會(huì)的最好時(shí)機(jī)許多主管對(duì)于何時(shí)開(kāi)會(huì)幾乎都不征詢員工的意見(jiàn)有些“必須到會(huì)”的員工,因?yàn)橐呀?jīng)與重要客戶或政府官員有約在先,根本不能出席,這使得會(huì)議討論很難進(jìn)行.72.會(huì)議效率不高的原因及具體表現(xiàn)第2講會(huì)議效率不高的原因及解決方案項(xiàng)次原因具體表現(xiàn)(1)時(shí)間會(huì)議按排在即將午餐的時(shí)間,每個(gè)人都饑腸轆轆,無(wú)心開(kāi)會(huì)(2)地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室,致使會(huì)議被頻繁打斷,無(wú)法正常進(jìn)行.(3)開(kāi)會(huì)對(duì)象的選擇必須出席會(huì)議的人未到,通知來(lái)的是一些可有可無(wú)的參加者.(4)主持人的技能會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服力,被參會(huì)者牽著鼻子跑,無(wú)法達(dá)到會(huì)議意圖.(5)參會(huì)者的技能參會(huì)者發(fā)言混亂,既不知如何表意,又不知如何引退,致使會(huì)議失敗.(6)會(huì)議的準(zhǔn)備工作開(kāi)會(huì)前沒(méi)有通知與會(huì)者相關(guān)事宜,致使會(huì)議拖沓而無(wú)成效.(7)開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確,致使會(huì)議毫無(wú)意義、宣告失敗.9第2講會(huì)議效率不高的原因及解決方案高效會(huì)議的八大特征會(huì)議規(guī)范1.會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范上午8-9點(diǎn)之間,正是員工從家到公司,準(zhǔn)備開(kāi)始一天工作的時(shí)候.上午9-10點(diǎn)之間,員工已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)入工作狀態(tài).上午10-12點(diǎn)或下午1-3點(diǎn)之間,最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益.下午3-5點(diǎn)之間,最好不要安排會(huì)議.10第2講會(huì)議效率不高的原因及解決方案2.會(huì)議規(guī)范本身所有與會(huì)者將每周工作安排時(shí)間表交給會(huì)議安排人,以找出最適宜所有參會(huì)人的開(kāi)會(huì)時(shí)間.超過(guò)1小時(shí)的會(huì)議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料.所有與會(huì)者都要準(zhǔn)備在會(huì)上發(fā)言.準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì),準(zhǔn)時(shí)結(jié)束.各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)責(zé)接責(zé)任.所有與會(huì)者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán),不在會(huì)中羞辱別人,這條規(guī)則最重要,需特別注意.11第2講會(huì)議效率不高的原因及解決方案意見(jiàn)不同是好事,議論才能面面俱到,甚至有人扮“黑臉”.會(huì)議結(jié)束2-3天后,所有與會(huì)者應(yīng)拿到會(huì)議記錄.所有與會(huì)者應(yīng)承擔(dān)起對(duì)會(huì)議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé).必要時(shí)請(qǐng)第三方監(jiān)控,以保證會(huì)議質(zhì)量.3.固定的會(huì)議流程規(guī)范一個(gè)中心兩個(gè)基本點(diǎn)13第3講開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作2.必須開(kāi)會(huì)的“五個(gè)如果”準(zhǔn)備工作的作用1.1H5WWhy:會(huì)議的目的必須把信息同時(shí)傳達(dá)給很多人有些事情需要當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)要讓別人參與決策以集思廣益聽(tīng)取部門匯報(bào)工作如果給小組委派任務(wù)14What:討論的話題Who:參會(huì)者(確認(rèn)與否、事先準(zhǔn)備)When:日期及開(kāi)始、結(jié)束時(shí)間Where:地點(diǎn)及設(shè)備How:規(guī)章制度2.特殊提醒會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單1.了解會(huì)議的目的;2.是否一定要開(kāi)會(huì);第3講開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作153.確定會(huì)議的形式;4.安排會(huì)議的議程;5.決定會(huì)議的時(shí)間;6.確定會(huì)議的主持人;7.決定會(huì)議的地點(diǎn);8.研究會(huì)場(chǎng)如何布置;9.確定出席人數(shù);10.安排出席者座位;11.是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽;第3講開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作17主持人的準(zhǔn)備工作1.主持人的4個(gè)準(zhǔn)備工作設(shè)定溝通目標(biāo)制定行動(dòng)計(jì)劃預(yù)備可能的爭(zhēng)執(zhí)進(jìn)行SWOT分析2.SWOT分析Strength優(yōu)勢(shì)Weakness劣勢(shì)Opportunity機(jī)會(huì)Threat威脅自身環(huán)境第3講開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作18第四講成功會(huì)議的五種策略如何做開(kāi)場(chǎng)白1.定義:3~5分鐘的談話,系統(tǒng)、簡(jiǎn)潔及有明確宗旨.2.內(nèi)容:開(kāi)會(huì)目的,時(shí)間安排,議事方式,紀(jì)律規(guī)則等.3.程序:概觀會(huì)議進(jìn)行程序;提供與討論有關(guān)的信息;規(guī)范議程;指定會(huì)議記錄者;征求對(duì)議程設(shè)計(jì)的意見(jiàn).19第4講成功會(huì)議的五種策略如何分配發(fā)言時(shí)間1.會(huì)議主持人的會(huì)議中所占的發(fā)言時(shí)間較多,主要有以下原因:

原因一,對(duì)議題較熟原因二,地位高,聲音大原因三,負(fù)擔(dān)較多的行政責(zé)任2.主持人的發(fā)言時(shí)間應(yīng)掌握的20/80;要盡量保證每個(gè)人發(fā)言機(jī)會(huì)均等;盡量開(kāi)成一種互動(dòng)的會(huì)議氛圍.21第4講成功會(huì)議的五種策略如何達(dá)成決議---決策方式1.彼德。德魯克決議法用“足夠多”的時(shí)間檢視困難所在,并使參會(huì)者達(dá)成共識(shí).列舉或圖示各提案并開(kāi)始討論之.客觀比較各提案的優(yōu)劣,避免意氣之爭(zhēng).估計(jì)各提案之獲益率.評(píng)估有無(wú)采集更多參考數(shù)據(jù)的需要.征求反對(duì)意見(jiàn).22以中立角度檢視正反意見(jiàn).尋求與會(huì)者對(duì)各提案之認(rèn)同.對(duì)提案做適當(dāng)?shù)男拚c妥協(xié).確認(rèn)議事結(jié)果.組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位.2.四種群體決策權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識(shí)決策無(wú)異議決策第4講成功會(huì)議的五種策略233.四種團(tuán)隊(duì)決策法頭腦風(fēng)暴法德?tīng)柗品?--專家群體決策法特點(diǎn)易地思考法思路轉(zhuǎn)換法如何圓滿結(jié)束會(huì)議1.預(yù)留5~7分鐘做總結(jié)2.確定工作分配妥當(dāng)3.準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議第4講成功會(huì)議的五種策略25第5講會(huì)議中的溝通與反饋技巧溝通金三角溝通的冰山模式自已對(duì)方設(shè)身處地話題環(huán)境5%~20%工作層面80%~95%關(guān)系層面工作層面---說(shuō)出的內(nèi)容事實(shí),信息個(gè)人關(guān)系層面---如何說(shuō)過(guò)程,感覺(jué)26第5講會(huì)議中的溝通與反饋技巧2.有效溝通原則有明確的溝通目標(biāo)有明確的時(shí)間約束重視每一個(gè)細(xì)節(jié)積極傾聽(tīng)努力達(dá)成目標(biāo)3.造成溝通困難的因素缺乏自信,主要因?yàn)橹R(shí)和信息掌握不夠.重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)不足或條理不清.29第5講會(huì)議中的溝通與反饋技巧會(huì)議中的反饋技巧1.反饋的兩種方式.團(tuán)隊(duì)反饋,即一個(gè)人給大家反饋.一對(duì)一反饋,即一個(gè)人給另一人反饋,這種反饋方式比較困難.2.反饋的兩種類型正面指導(dǎo)反饋---積極的反饋是一種正面的強(qiáng)化指導(dǎo),即一般意義上的表?yè)P(yáng).建設(shè)性反饋是一鐘勸告指導(dǎo),即一般意義上的批評(píng).303.反饋時(shí)的特征.要描述,不要判斷.側(cè)重表現(xiàn),而非性格.要有所特指.4.如何接受反饋.仔細(xì)傾聽(tīng),試圖以別人的觀點(diǎn)來(lái)看問(wèn)題.弄清所有的問(wèn)題以確定你的理解.承認(rèn)你聽(tīng)到的和懂得的而不去爭(zhēng)論.整理你聽(tīng)到的,然后決定你同意什么.第5講會(huì)議中的溝通與反饋技巧31要開(kāi)明,不要防衛(wèi)性太強(qiáng).要包容,不要獨(dú)斷專橫.要平等,不要有優(yōu)越感.第5講會(huì)議中的溝通與反饋技巧32第六講主持人的會(huì)議管理技巧傾聽(tīng)的技巧1.傾聽(tīng)的禮節(jié)聽(tīng)聽(tīng)別人的故事.聽(tīng)聽(tīng)別人完整的故事.先聽(tīng)聽(tīng)別人完整的故事.2.傾聽(tīng)的具體方法Nod&smile(點(diǎn)頭且微笑)Eyecontact(眼神接觸)Listeningvoice(傾聽(tīng)的“聲音”)33第6講主持人的會(huì)議管理技巧Leanforward(身體前傾)Repeat/summarize(重復(fù)/總結(jié))Makenotes(做記錄)3.傾聽(tīng)的誤區(qū)別人說(shuō)話時(shí),你在想自己的事.邊聽(tīng)邊與自己的不同觀點(diǎn)對(duì)照.經(jīng)常打斷別人的談話.為演講者結(jié)束他的演講.忽略過(guò)程只要結(jié)果.34第6講主持人的會(huì)議管理技巧僅聽(tīng)自己想聽(tīng)或愿聽(tīng)的東西.精力不集中,易被其它東西干擾.4.“傾聽(tīng)”小總結(jié)我也有相同的經(jīng)歷!如果我是你的話!會(huì)議中的說(shuō)話技巧展示(Presenting)探詢(Probing)評(píng)論(Commenting)35第6講主持人的會(huì)議管理技巧建立(Buiding)測(cè)試?yán)斫馇闆r(Testing)總結(jié)(Summarizing)排除(Shuttingout)引進(jìn)(Briningin)就程序提出建議(Proposing)36第七講如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況與“Cicada蟬”相遇與“Shark鯊魚”相遇

“蟬”癥狀:講故事(和討論的主題無(wú)關(guān))講了很長(zhǎng)才進(jìn)入主題講得太模糊,沒(méi)有具體事例拒絕傾聽(tīng)別人的主要觀點(diǎn)主持人對(duì)策:面對(duì)這樣的發(fā)言者,

要---非語(yǔ)言性暗示探詢、總結(jié)、測(cè)試其理解程度善意提醒關(guān)于程序及時(shí)間限制帶入別人發(fā)言“鯊魚”癥狀：有攻擊別人的傾向總是給予消極的、否定的意見(jiàn)主持人對(duì)策:面對(duì)這樣的發(fā)言者,

要---理解對(duì)方的想法或情緒重申會(huì)議中無(wú)論什么意見(jiàn)都可以提,但正面的建議會(huì)更受歡迎非語(yǔ)言性打斷37第7講如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況與“Donkey驢”相遇與“RabbitTracking兔子般追蹤”“驢”癥狀：過(guò)于敏感防衛(wèi)性很強(qiáng),心中有面“墻”不能站在別人的立場(chǎng)看問(wèn)題主持人對(duì)策:面對(duì)這樣的發(fā)言者,

要---突出他的貢獻(xiàn)重復(fù)問(wèn)題短暫沉默“兔子追蹤”癥狀：質(zhì)疑正在使用的程序總是提議不同的程序或建議“兔子般追蹤”的人,總是挑踐現(xiàn)有程序.因此,主持人對(duì)策:面對(duì)這樣的發(fā)言者,要---肯定他的貢獻(xiàn)重申可以先試用現(xiàn)在的程序,如

不秦效,則馬上按他的方法實(shí)施.38第7講如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況與“Crab螃蟹(跑題者)”相遇

螃蟹癥狀:開(kāi)會(huì)的同時(shí)一并做別的工作私自進(jìn)入小團(tuán)體討論時(shí)常接電話瞌睡其它:以筆敲桌,背對(duì)發(fā)言者,故意看別處等

主持人對(duì)策:

對(duì)開(kāi)小會(huì)者主持人停止說(shuō)話或者示意發(fā)方者暫停,使會(huì)場(chǎng)突然靜下來(lái),

私下談話的人就會(huì)警覺(jué).主持人問(wèn)他們能不能把他們正在討論的事告訴大家.問(wèn)他們是不是覺(jué)得應(yīng)該分組討論,然后集中討論.

對(duì)瞌睡者休息5分鐘把會(huì)議議程加快.短暫沉默.39第八講主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任主持人的守則與責(zé)任1.具體的守則與責(zé)任營(yíng)造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確總結(jié)討論內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋使人因惑的發(fā)言幫助參會(huì)者理清不假思索的想法尊重別人,避免會(huì)中意見(jiàn)一邊倒的情況減少與議題無(wú)關(guān)的爭(zhēng)辨和討論保持中立態(tài)度40第8講主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任2.主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)聽(tīng)完陳述后,就沒(méi)詞了向雙方之一表示贊同阻止對(duì)方宣泄,建議雙方冷靜下來(lái)后再談?wù)J為雙方都有錯(cuò)誤,指出兩者各自存在的問(wèn)題建議舉行一個(gè)你可能不是主持人的求借方法會(huì)議引導(dǎo)雙方攻擊你縮小問(wèn)題的嚴(yán)重性換話題(如要求幫助解決你自已的問(wèn)題)當(dāng)雙方爭(zhēng)執(zhí)時(shí),表達(dá)不愉快的情緒(如暗示這樣會(huì)破壞員工的團(tuán)結(jié))41第8講主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任參會(huì)者的守則與責(zé)任1.參會(huì)者10大守則會(huì)前充分準(zhǔn)備會(huì)中全情投入,貢獻(xiàn)自已的創(chuàng)意與意見(jiàn)以解決問(wèn)題這已任開(kāi)放的心態(tài),摒除部門之見(jiàn)盡可能多地獲取信息耐心聆聽(tīng),尊重他人的意見(jiàn)勇于發(fā)言,言之有物不隱善揚(yáng)惡,不人身攻避免不當(dāng)?shù)闹w語(yǔ)言42第8講主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任會(huì)后總結(jié)2.參會(huì)者的責(zé)任時(shí)間參會(huì)者的責(zé)任開(kāi)會(huì)前根據(jù)個(gè)人的觀點(diǎn)研究問(wèn)題依據(jù)提供的資料準(zhǔn)備論證的材料記下開(kāi)會(huì)的日期、時(shí)間、地點(diǎn)做好在會(huì)議中盡量表達(dá)的心理準(zhǔn)備開(kāi)會(huì)中傾聽(tīng)他人的意見(jiàn)積極發(fā)表自已的見(jiàn)解關(guān)注正在討論的事項(xiàng)與主持人密切配合以達(dá)到會(huì)議目的開(kāi)會(huì)后會(huì)議達(dá)成了什么結(jié)果還有哪些事情未完成分配給自已的任務(wù)如何完成43第8講主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任如何處理會(huì)議中的沖突

1.暴力型

2.遷就型

3.回避型

4.協(xié)作型

5.妥協(xié)型44第九講會(huì)議記錄會(huì)議記錄者的功能1.僅次天主持人2.記錄及維護(hù)議程所設(shè)計(jì)的順序3.協(xié)助主持人總結(jié)與歸納4.觀察預(yù)防誰(shuí)能勝任會(huì)議記錄者1.反應(yīng)快2.寫字快3.知識(shí)面廣45第9講會(huì)議記錄4.記憶力特別強(qiáng)5.組織能力強(qiáng)6.傾聽(tīng)能力強(qiáng)7.總結(jié)能力強(qiáng)對(duì)會(huì)議記錄的10大建議1.重要的會(huì)議錄音,從而使整理會(huì)議記錄時(shí)有依據(jù)2.除非有必要,定期召開(kāi)的會(huì)議通常不用錄音,因?yàn)榛ㄙM(fèi)時(shí)間記下的詳細(xì)發(fā)言內(nèi)容,可能毫無(wú)用武之地46第9講會(huì)議記錄3.大多數(shù)會(huì)議都能指定一名會(huì)議記錄者,主席最好不要兼任此項(xiàng)工作.此外,會(huì)議記錄者最好由參會(huì)者輪流擔(dān)任4.會(huì)議記錄者的筆記流暢,易于理解,同時(shí)不失真,筆記最好用計(jì)算機(jī)打出來(lái),方便參閱5.會(huì)議記錄者的責(zé)任6.會(huì)議記錄內(nèi)容7.會(huì)議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容,盡可能維持在一頁(yè)的長(zhǎng)度47第9講會(huì)議記錄8.會(huì)議記錄應(yīng)有組織地整理9.會(huì)議記錄者應(yīng)與主度共同修正會(huì)議記錄者錯(cuò)誤的部分10.將此份會(huì)議記錄發(fā)送給參會(huì)者48第十講會(huì)后跟進(jìn)作為參會(huì)者的會(huì)后跟進(jìn)1.拿到會(huì)議記錄后要細(xì)讀,尤其是對(duì)與自已工作相關(guān)的信息做出標(biāo)記2.分析會(huì)議的過(guò)程,分析各個(gè)不同參會(huì)者對(duì)同一問(wèn)題的不同態(tài)度和表現(xiàn),分析人際關(guān)系的狀態(tài)3.考慮會(huì)議上分派給自已的任務(wù)的完成方案4.會(huì)議可能是新任務(wù)的開(kāi)始,要考慮是否召開(kāi)自已的部門會(huì)議,進(jìn)行動(dòng)員和安排,并將會(huì)議精神貫徹到下一步的工作中去49第十講會(huì)后跟進(jìn)