總經(jīng)辦工作流轉(zhuǎn)程序及工作標(biāo)準(zhǔn)

總經(jīng)辦工作流轉(zhuǎn)程序及工作標(biāo)準(zhǔn)（一）部門內(nèi)部工作流轉(zhuǎn)程序及工作標(biāo)準(zhǔn)1、日常工作流轉(zhuǎn)程序1） 秘書負(fù)責(zé)審核各部門、各公司及各副總報(bào)送的文件和請款單，對于不符合報(bào)件規(guī)定的一律返回給報(bào)件人，對于可以正常報(bào)批的文件和請款單在每天早晨9：00前報(bào)給總裁審批后，轉(zhuǎn)到相關(guān)部門。2） 對于在報(bào)件時(shí)間以外送到的急件可以隨時(shí)報(bào)批。3） 秘書室每天集中收取各部門報(bào)件的時(shí)間為當(dāng)天17：00，各部門也可以按《XX文化》的相關(guān)規(guī)定自行送件。4） 秘書室報(bào)總裁的文件和請款單必須符合公司的報(bào)件標(biāo)準(zhǔn)，對于不符合標(biāo)準(zhǔn)的，秘書室有權(quán)退還報(bào)件人。5） 各部門的文件和請款的呈報(bào)時(shí)限：當(dāng)日早8：30以前的文件，秘書當(dāng)日呈報(bào)總裁；當(dāng)日早9：00以后報(bào)的文件，秘書第二日呈報(bào)總裁；每周六不請款只批示文件，特殊情況除外。6） 所有的報(bào)件和轉(zhuǎn)件必須登記簽字備查，對有工作完成時(shí)間批示的文件按時(shí)限要求督促各部門報(bào)件。7） 集團(tuán)公司文件的存檔歸檔參照文件存檔目錄，按各公司、各部門的類別進(jìn)行歸檔。2、接待工作1） 接聽尋找總裁的電話，要有禮貌問清對方的身份、理由，并留下對方的姓名和電話后通知總裁。2） 接聽尋找副總的電話，要禮貌問清對方的身份及理由后轉(zhuǎn)入副總辦公室。3） 接聽關(guān)于投訴的電話要問清事由，但不可以直接給對方任何決定，事后應(yīng)以書面形式通知有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)解決。4） 來訪的總裁客人，如果是事先預(yù)約的，安排客人在會(huì)議室等待，待通知總裁后引見。對于事先未預(yù)約的客人，要禮貌詢問具體事由后安排具體的引見工作，接待副總的客人參照以上要求執(zhí)行。5） 所有安排客人的等待及引見時(shí)間不可超過5分鐘，對于總裁因有事而未及時(shí)接見客人的情況，要及時(shí)向客人說明理由，解釋清楚。3、文件批轉(zhuǎn)流轉(zhuǎn)程序1） 對于總裁批示的文件，秘書必須當(dāng)日向各部門指定的文件接收人簽字發(fā)放；總裁特殊批準(zhǔn)的，特殊簽字發(fā)放；總裁不批的文件當(dāng)日向文件接收人講明理由后，簽字發(fā)放。2） 總裁批示后的請款，秘書當(dāng)日要把請款單轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)中心副總秘書處，簽字發(fā)放；總裁不批的請款，請款單放至秘書處存檔，同時(shí)秘書要把不批的理由以書面的形式當(dāng)日向申請人或其所在部門的領(lǐng)導(dǎo)簽字發(fā)放。3） 對于副總簽完字的文件可以直接向報(bào)件部門簽字發(fā)放。（二）部門間工作流轉(zhuǎn)程序及工作標(biāo)準(zhǔn)1、與財(cái)務(wù)部門1） 對于批轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)部門的文件，當(dāng)日要向主管財(cái)務(wù)副總秘書簽字發(fā)放。2） 對于批轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)部門的請款單，當(dāng)日要和文件接收人核對后簽字發(fā)放。2、物業(yè)公司、新天地因物業(yè)公司、新天地屬于外圍單位，故批轉(zhuǎn)的文件和請款單需轉(zhuǎn)件人轉(zhuǎn)送。1） 對于要報(bào)批的文件和請款單，秘書必須審核是否達(dá)到報(bào)件標(biāo)準(zhǔn)后方可報(bào)批。2） 對于總裁已批轉(zhuǎn)的文件和請款單，秘書要當(dāng)日返還給文件轉(zhuǎn)件人，不批的文件說明理由。3、公司其他部門1） 對于總裁已批示的文件，秘書須當(dāng)日向報(bào)件部門簽字后發(fā)放。2） 對于總裁未批示的文件，秘書須當(dāng)日把文件返還給報(bào)件部門，并說明未批示的理由。3） 對于總裁未批示的請款單，秘書須當(dāng)日以文字形式向報(bào)件部門說明理由。集團(tuán)公司有關(guān)對外業(yè)務(wù)的溝通協(xié)調(diào)以實(shí)際工作情況為準(zhǔn)。針對報(bào)件、轉(zhuǎn)件流程的具體說明1)收取報(bào)件的時(shí)間：每日早8：30以前和17：00為集中收取各部門（公司）及各副總報(bào)送文件和請款單的時(shí)間，各部門（公司）也可以按照《XX文化》的相關(guān)規(guī)定自行送件。具體說明（針對有時(shí)限要求的文件）：例如：按照時(shí)限截止××××年8月5日必須上報(bào)的文件最遲必須在××××8月4日17：00報(bào)到秘書室，最晚不允許超過8月5日早8：30，如果超時(shí)將視為晚報(bào)件，秘書有權(quán)不接收此件，必須由報(bào)件責(zé)任人寫明晚報(bào)的合理原因方可將此件上報(bào)，否則將不予以接收，責(zé)任由報(bào)件責(zé)任人承擔(dān)。2)固定上報(bào)文件時(shí)間：每日對可以正常報(bào)批的文件和請款單在早9：00報(bào)送總裁審批。當(dāng)日早8：30以前的文件秘書當(dāng)日呈報(bào)總裁；當(dāng)日早9：00以后報(bào)的文件，秘書第二日呈報(bào)總裁，對于在報(bào)件時(shí)間以外送到的急件可以隨時(shí)報(bào)批。每周六不請款只批示文件，特殊情況除外。3)文件流轉(zhuǎn)的程序：a、由總裁批示的一般類文件按照流轉(zhuǎn)程序轉(zhuǎn)入下一個(gè)部門。b、由總裁批示的有時(shí)限的文件根據(jù)批示要求流轉(zhuǎn)到相關(guān)部門及人員,并根據(jù)時(shí)限要求和批示意見核實(shí)各部門（公司）的報(bào)