辦公室工作學(xué)習(xí)

如何當(dāng)好辦公室主任（轉(zhuǎn)載1）

一、辦公室主任扮演的十種角色

1、智多星角色

2、耳目嘴角色

3、胳膊腿角色

4、代首腦角色

5、聯(lián)絡(luò)員角色

6、監(jiān)察員角色

7、外交官角色

8、紅管家角色

9、萬(wàn)金油角色

10、老黃牛角色

二、辦公室主任應(yīng)具備的幾種素質(zhì)

1、講方向、善思考

一是方向上、思想上同領(lǐng)導(dǎo)保持一致，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、對(duì)職工負(fù)責(zé)，保持辦公室的工作方向。

二是圍繞公司領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)營(yíng)班子的中心工作部置辦公室工作

三是講黨性，按照黨性的原則辦事，切忌只憑個(gè)人恩怨、個(gè)人興趣。

四是無(wú)私奉獻(xiàn)，清正廉潔。

要帶頭維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的指示和決策帶頭執(zhí)行，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事不折不扣地落實(shí)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)虛心接受，有則改之，無(wú)則加勉，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作決策失誤在適當(dāng)時(shí)機(jī)正面提出，不能不分場(chǎng)合，發(fā)表些有損領(lǐng)導(dǎo)意圖言論，更不能明頂暗抗，做一些不尊重領(lǐng)導(dǎo)的事情。

2、講嚴(yán)細(xì)，求高效

膽大包天，心細(xì)如發(fā)，守口如瓶，有“一葉落而知天下秋”的敏感。善于從行為變化發(fā)現(xiàn)隱伏其中的大問(wèn)題，小中見(jiàn)大。

3、講技能，多面手

適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)同志的多種需求，做到“三熟兩強(qiáng)”：

上情熟，下情熟，政策熟；

辦事能力強(qiáng)，文字水平綜合能力強(qiáng)。

拿起筆能寫，開(kāi)口能講，有事能辦

4、講奉獻(xiàn)，肯吃苦

甘于吃苦，甘于寂寞，甘于清貧

學(xué)會(huì)克制自己，既任勞又任怨；

受到批評(píng)時(shí)，著重檢查自身，不能有委屈感；

一切從工作出發(fā)，一切從大局出發(fā)；

做到“不可能左右天氣，但可以改變心情?！?/p>

5、講紀(jì)律，守規(guī)矩

自重、自醒、自警、自勵(lì)；切忌影響機(jī)關(guān)形象和領(lǐng)導(dǎo)聲譽(yù)。

要加強(qiáng)個(gè)人品德修養(yǎng)，潔身自好，慎獨(dú)慎微。

不仁之人不交，不義之才不取，不禮之言不說(shuō)，不規(guī)之事不做。做一個(gè)品德高尚、遵紀(jì)守法、清正廉潔的人。

心細(xì)如發(fā)，守口如瓶是辦公室主任的職業(yè)品質(zhì)；粗枝大葉，口無(wú)遮攔的人是不能當(dāng)辦公室主任的。

保守機(jī)密。要有強(qiáng)烈的保密意識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)嗜好、性格、特點(diǎn)不能對(duì)不相關(guān)人提起。

泄密原因：腦子缺少保密這根弦，言談中不注意；喜歡吹牛，好炫耀；推不開(kāi)人情。

要過(guò)好人情關(guān)，朋友關(guān)。做到不該看的不看、不該聽(tīng)的不聽(tīng)、不該問(wèn)的不問(wèn)、不該傳的不傳。

6、講團(tuán)結(jié)，顧大局

內(nèi)講團(tuán)結(jié)，顧全大局；外講協(xié)作，維護(hù)整體

注意幾個(gè)方面：

（1）以忠誠(chéng)之心維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)班子團(tuán)結(jié)

把握四點(diǎn)：處理好主與次的關(guān)系；處理好趨與避的關(guān)系，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)班子成員關(guān)系謹(jǐn)慎從事，既不失職又不失?。惶幚砗眠h(yuǎn)與近的關(guān)系，不可突破紅線，不搞人事依附，多匯報(bào)，多溝通；處理好傳與瞞的關(guān)系，有利于團(tuán)結(jié)的活傳，可能不利于團(tuán)結(jié)的活瞞。

（2）以熱情之心增進(jìn)與其他科室領(lǐng)導(dǎo)的團(tuán)結(jié)，當(dāng)好科室之間的紐帶。

把握三點(diǎn)：滿腔熱情的搞好人際關(guān)系協(xié)調(diào)；積極主動(dòng)的搞好科室之間溝通；熱情周到地搞好機(jī)關(guān)后勤服務(wù)。

（3）以真誠(chéng)之心促進(jìn)與下屬之間團(tuán)結(jié)

把握三點(diǎn)：學(xué)會(huì)關(guān)心下屬，對(duì)優(yōu)點(diǎn)鼓勵(lì)，對(duì)缺點(diǎn)進(jìn)行善意的批評(píng)；學(xué)會(huì)理解下屬，設(shè)身處地為下屬著想，分析原由，冷靜處置；學(xué)會(huì)尊重下屬，愛(ài)人者，人恒愛(ài)之，敬人者，人恒敬之。

三、辦公室主任應(yīng)樹(shù)立的意識(shí)

1、服務(wù)意識(shí)

服務(wù)是辦公室主任的天職。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為各部門服務(wù)，為下級(jí)和各基層服務(wù)，當(dāng)好助手。

2、全局意識(shí)

站在全局高度去考慮、研究、處理問(wèn)題。有領(lǐng)導(dǎo)的眼光。（二人定律，領(lǐng)導(dǎo)把80%精力放在工作的要?jiǎng)?wù)上。）

一要吃透上情，掌握下情；二要愛(ài)學(xué)習(xí)，勤思考，有真知灼見(jiàn)；三要熟知特定環(huán)境、人物、事件的構(gòu)成要素和一定時(shí)期的工作重心；四要有良好的心理素質(zhì)和適應(yīng)能力，審時(shí)度勢(shì)，恰到好處。

3、參謀意識(shí)

4、換位意識(shí)

站在理事長(zhǎng)位置上思考問(wèn)題。換位不是越位，參謀不是參與，助手不是阻手。

5、協(xié)調(diào)意識(shí)

及時(shí)匯報(bào)，不等，不拖，不靠、更不推諉。

協(xié)調(diào)不是指令也不是決策，而是協(xié)商，是以平等態(tài)度商量需要解決的問(wèn)題。

6、應(yīng)變意識(shí)

從容應(yīng)對(duì)。?？囈桓?，隨時(shí)準(zhǔn)備應(yīng)付突發(fā)事件。沉著應(yīng)付、忙而不亂。有冷靜的作風(fēng)，鎮(zhèn)定自若，忙中求快，快而不亂。有應(yīng)變的措施。

7、效率意識(shí)

四、辦公室主任應(yīng)有的修養(yǎng)

1、豁達(dá)大度

有容人的雅量和風(fēng)度。對(duì)上受寵不驚，受辱不怒；對(duì)下有平和寬厚的胸懷，一視同仁，與人為善。對(duì)下屬的缺點(diǎn)和失誤，不以點(diǎn)蓋面，耐心幫助。表里如一，言行一致。

2、夾緊尾巴

低調(diào)做人。任何情況都不能忘乎所以，飛揚(yáng)跋扈，不能趾高氣揚(yáng)。

謹(jǐn)慎是一種美德。說(shuō)話辦事不張揚(yáng)，不張狂，不說(shuō)過(guò)頭話，不意氣用事。

在律已方面高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求，不做越軌出格的事。識(shí)結(jié)構(gòu)，提高分析、解決問(wèn)題的能力。在理論提高的過(guò)程中，既要注意知識(shí)的全面性，又要講求學(xué)習(xí)的系統(tǒng)性，還要注重學(xué)用的針對(duì)性，做到在學(xué)習(xí)理論上"學(xué)精管用"、務(wù)求實(shí)效。

（三）是辯證的思維頭腦。隨著地方機(jī)構(gòu)改革的深入和社會(huì)生活的變化，人們的思維方式和價(jià)值取向正在經(jīng)歷一場(chǎng)變革，辦公室干部應(yīng)在這場(chǎng)變革中走在前面。這就要求我們觀察問(wèn)題要多視角、研究問(wèn)題要多方位、解決問(wèn)題要多方法。要注意思維的超前性。比如，當(dāng)問(wèn)題還處于苗頭的時(shí)候，就能捕捉它；當(dāng)認(rèn)識(shí)還處在感性階段的時(shí)候，就開(kāi)始作理性的思考和回答；對(duì)前人和別人沒(méi)有研究的問(wèn)題，著手研究它，從而找出規(guī)律性的東西，對(duì)面上的工作給予及時(shí)指導(dǎo)，這是爭(zhēng)取工作主動(dòng)所必須的。

（四）是求實(shí)的科學(xué)頭腦。實(shí)事求是是我們的一大工作作風(fēng)，是職業(yè)道德，也是工作紀(jì)律。每個(gè)職員想問(wèn)題、提建議、當(dāng)參謀、寫文章、辦事情，都要符合客觀實(shí)際。切實(shí)做到一是一、二是二，不夸大、不縮小，真實(shí)地反映客觀事物的本來(lái)面目，包括向領(lǐng)導(dǎo)反映情況，決不能"想當(dāng)然"、亂揣摩。

（五）是精明的效益頭腦。要樹(shù)立說(shuō)錯(cuò)話、辦錯(cuò)事、出歪招是一種浪費(fèi)、一種過(guò)失的觀念。在工作措施上，要以最少的投入爭(zhēng)取最好的效果，用最短的時(shí)間做更多的事情。在工作運(yùn)作中，要講效率、科學(xué)有序、操作規(guī)范、線條清楚。在工作效果上，要多出精品、減少次品、防止廢品、禁止"毒"品。

三、要有一套過(guò)硬的功夫

（一）是勤奮好學(xué)的功夫。在任何時(shí)候都應(yīng)該有一種緊迫感和饑餓感，對(duì)知識(shí)永遠(yuǎn)保持一種旺盛的好奇心、新鮮感和求知欲。要養(yǎng)成一種坐得下來(lái)、靜得下心、鉆得進(jìn)去的學(xué)習(xí)習(xí)慣，在辦公室里，要看一看放在辦公桌上的書(shū)翻過(guò)沒(méi)有；回到家里，想一想書(shū)柜里書(shū)讀了多少本；在外出的路上，查一查你的旅行包里帶上書(shū)沒(méi)有，做到終生與書(shū)為伴。

（二）是深入實(shí)踐的功夫。辦公室主任的工作思路、工作點(diǎn)子、工作實(shí)績(jī)從哪里來(lái)？從根本上說(shuō)，來(lái)源于生活、來(lái)源于時(shí)代、來(lái)源于實(shí)踐。離開(kāi)基層，脫離群眾，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)就會(huì)成為空中樓閣；離開(kāi)實(shí)際，領(lǐng)導(dǎo)干部就會(huì)成為"睜眼瞎"；離開(kāi)實(shí)踐，辦公室工作就會(huì)成為無(wú)源之水、無(wú)本之木。因此，辦公室的所有干部要深入到生產(chǎn)銷售和市場(chǎng)研發(fā)的最前沿，腳踏實(shí)地的深入到最基層的中去，與方方面面的同志交朋友，建立工作友情，不放過(guò)每一個(gè)調(diào)查對(duì)象、線索、數(shù)據(jù)、情節(jié)，做到"打破沙鍋問(wèn)到底"，"不到黃河不死心"，真正從實(shí)踐中獲取新知，收到實(shí)效。

（三）是善于領(lǐng)悟的功夫。辦公室的工作是與人打交道的，是部門、機(jī)關(guān)的窗口和紐帶，如果對(duì)來(lái)自基層的反映呼聲缺乏領(lǐng)悟，是絕對(duì)做不好工作的。當(dāng)然，好的悟性是一個(gè)日積月累的過(guò)程，可在與領(lǐng)導(dǎo)和同事的接觸中把握他們的工作習(xí)慣、思維方式和活動(dòng)規(guī)律；在接受任務(wù)時(shí)，充分聽(tīng)取要求和主張，盡可能地準(zhǔn)確理解和把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖和基層的反映，做到準(zhǔn)確，有原則性；嚴(yán)謹(jǐn)，有邏輯性；獨(dú)到，有精辟性。

（四）是精于表達(dá)的功夫?？陬^表達(dá)和書(shū)面表達(dá)能力，是機(jī)關(guān)干部的基本功。特別是文字水平，是一個(gè)工作人員素質(zhì)的綜合反映，是辦公室工作人員的最基本要求。那種視寫文章的干部不值錢，或害怕寫文章的現(xiàn)象，是不行的。辦公室干部首先要會(huì)寫會(huì)議材料和領(lǐng)導(dǎo)講話。一篇好材料要經(jīng)過(guò)調(diào)研、加工、提煉、歸納、總結(jié)、演繹等復(fù)雜過(guò)程，使文章具有"真、實(shí)、準(zhǔn)、啟"的特點(diǎn)，讓大家聽(tīng)后或看后能受到教育和啟迪。"說(shuō)"和"寫"同樣重要，辦公室的干部都要加強(qiáng)鍛煉，力求做到精雕細(xì)刻、千錘百煉，工作上人人都能"打通關(guān)"，個(gè)個(gè)都是"多面手"。

四、要有一種高尚的人格魅力

我們要求的人格，就是扎扎實(shí)實(shí)做事、堂堂正正做人的人格，有了這樣一種人格力量，我們就能擋住誘惑、守住節(jié)操、戰(zhàn)勝邪惡、超越自我。

（一）是對(duì)事業(yè)有春天般的熱情。辦公室是一個(gè)單位的重要辦事部門，也是一個(gè)出成果、出人才的崗位。既然有幸走上這個(gè)崗位，就要義無(wú)反顧地投入春天般的熱情，愛(ài)崗敬業(yè)，任勞任怨，執(zhí)著地追尋它，盡力地干好它。只要我們每一位干部把每一件工作當(dāng)成一種事業(yè)去追求，把領(lǐng)導(dǎo)和群眾交辦的每一件小事作為一項(xiàng)任務(wù)去完成，就會(huì)在工作實(shí)績(jī)中獲得無(wú)限的樂(lè)趣和豐厚的精神回報(bào)，我們的精神境界就會(huì)得到升華，人生價(jià)值就會(huì)得到實(shí)現(xiàn)。

（二）是對(duì)他人有大海一樣的胸懷。做好辦公室工作離不開(kāi)方方面面的配合與支持。對(duì)人虛懷若谷、寬厚容人，就會(huì)走出世俗，接近崇高。這是辦公室干部的美德。俗話說(shuō)："有容乃大，無(wú)欲則剛"，我們要容人勝己，不嫉賢妒能，甘為他人做嫁衣、作鋪墊。要容人直言，不忌恨在心；要助人為樂(lè)，不袖手旁觀；要把別人的工作當(dāng)作自己的工作，以主人翁姿態(tài)提建議，當(dāng)參謀；把別人的困難當(dāng)作自己的困難，以"甘為人梯"的風(fēng)格送溫暖、獻(xiàn)愛(ài)心。只有這樣，才能贏得更多同志對(duì)我們工作的支持與合作，別人和社會(huì)就會(huì)抬舉你，你工作的環(huán)境也才會(huì)更加寬松、和諧。

（三）是對(duì)名利象湖水那樣平靜。在辦公室工作的干部，要努力做到不為名所累、不為利所縛、不為欲所惑，不同別人計(jì)較享受的條件和優(yōu)勢(shì)，要經(jīng)得住誘惑，守得住清貧，不把以權(quán)謀私看作本事，不把追求低級(jí)趣味視為瀟灑，在任何情況下，對(duì)待名利始終保持一顆平常心。因?yàn)榘衙吹锰?，就?huì)形成一種包袱和壓力，永無(wú)滿足，對(duì)名利的欲望過(guò)多，必然欲壑難填，不能自己，最終失去同志，有損尊嚴(yán)，甚至貽誤事業(yè)，斷送前程。只有把名利看得淡一些，把事業(yè)看得重一些，才能擺脫因個(gè)人私欲難以滿足所帶來(lái)的苦惱，從中使我們的情操得到陶冶，心靈得到凈化。

（四）是對(duì)自己像旁觀者一樣清醒。能不能知己所長(zhǎng)、知己所短，是衡量辦公室干部是否成熟的重要標(biāo)志。知己所長(zhǎng)，是要保持一種樂(lè)觀向上的自信心，而不是感到高人一等。知己所短，是要不斷反省自我，揚(yáng)長(zhǎng)避短，取長(zhǎng)補(bǔ)短。取得成績(jī)時(shí)，既感到自慰，又肯定大家的作用；受到批評(píng)時(shí)，既要有自責(zé)的勇氣，又要及時(shí)改正缺點(diǎn)。在這一點(diǎn)上，不妨學(xué)一學(xué)古人：唐太宗以人為鏡，"民能載舟亦能覆舟"善于納諫，成為一代明君。在現(xiàn)實(shí)生活中，知"長(zhǎng)"易而知"短"難，學(xué)他人之長(zhǎng)易，改自己之短難。要做到知已所短，就要跳出自我，以高標(biāo)準(zhǔn)的要求、以他人的視角、以歷史的觀點(diǎn)，嚴(yán)格甚至苛刻的透視自己，發(fā)現(xiàn)不足，戰(zhàn)勝自我。

具備以上條件，如果你想做不穩(wěn)辦公室主任的位置都難。當(dāng)然，或許有的時(shí)候你也會(huì)牢騷滿腹，但你要適時(shí)調(diào)整好自己的心態(tài)，不要把情緒帶到工作中去，那你所承受的一切都是暫時(shí)的，一個(gè)聰明的老板終究會(huì)了解你所做的一切.

如何當(dāng)好辦公室主任（轉(zhuǎn)載3）

辦公室作為機(jī)關(guān)運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞和核心機(jī)構(gòu)，其工作水平和質(zhì)量直接影響整個(gè)機(jī)關(guān)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和工作開(kāi)展。而辦公室主任作為辦公室的班長(zhǎng)，主要負(fù)責(zé)人，其素質(zhì)的高低又決定了辦公室工作的好壞。辦公室主任主動(dòng)適應(yīng)新的形勢(shì)，加強(qiáng)自我修養(yǎng)，提高自身素質(zhì)，就成了做好辦公室工作的必然要求。做好辦公室工作，辦公室主任應(yīng)從八個(gè)方面加強(qiáng)自身修養(yǎng)。

一、圍繞“靈”字練頭腦，做到善于思辨勤總結(jié)

辦公室是機(jī)關(guān)的主控中心，承擔(dān)者參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)的重要職能。擁有一個(gè)靈活的頭腦，必須從三個(gè)方面加強(qiáng)鍛煉。

一是培養(yǎng)強(qiáng)大的信息儲(chǔ)存能力。辦公室主任必須養(yǎng)成事事關(guān)心、處處留意的好習(xí)慣，目之所見(jiàn)、耳之所聞、鼻之所嗅、舌之所感、膚之所觸，都要將其及時(shí)收集整理并儲(chǔ)存在大腦中，以為日后給領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、當(dāng)好參謀、提供決策提供信息支持和依據(jù)。

二是培養(yǎng)較強(qiáng)的分析思辨能力。善于對(duì)各類信息的分類與分析應(yīng)是辦公室主任的基本功。當(dāng)一個(gè)信息反饋到大腦時(shí)，作為辦公室主任應(yīng)立即作出幾個(gè)最基本的反應(yīng)：該信息屬什么類型？其重要程度如何？為什么會(huì)出現(xiàn)這個(gè)信息？與當(dāng)前工作有什么必然聯(lián)系？會(huì)對(duì)工作或?qū)⒁獙?duì)工作產(chǎn)生什么影響？等等，經(jīng)過(guò)一番分析思考，歸納整理，以備使用。

三是培養(yǎng)快速的應(yīng)變處理能力。信息的儲(chǔ)存與分析，最終是為方便調(diào)度、及時(shí)指導(dǎo)和處理問(wèn)題服務(wù)的，領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)計(jì)于辦公室，要及時(shí)拿得出初步的設(shè)想及充分的依據(jù)；問(wèn)題出現(xiàn)在辦公室，要及時(shí)拿得出化解的措施。所謂上下通曉、左右逢源、沉著冷靜、游刃有余，就是辦公室主任大腦敏捷的具體體現(xiàn)。

二、圍繞“明”字練眼睛，做到勤于觀察善發(fā)現(xiàn)

辦公室主任既要高屋建瓴，總攬全局，又要見(jiàn)微知著，看葉知秋。必須把眼光從紛繁的日常事務(wù)中拔出來(lái)，根據(jù)自身所處的位置、場(chǎng)景和工作階段的不同而不斷地調(diào)整視角。

一是視野必須開(kāi)闊。在工作中，辦公室主任只有把自身的業(yè)務(wù)工作同本單位的整體工作聯(lián)系起來(lái)，才能找準(zhǔn)辦公室近段的工作重點(diǎn)，并對(duì)下一階段的工作作出準(zhǔn)確定位，才能使辦公室的工作更貼近領(lǐng)導(dǎo)的工作思路。因此，開(kāi)闊的視野是辦公室主任產(chǎn)生超前思維的前提，也是辦公室工作更具創(chuàng)新的必要條件。否則辦公室的工作必然陷于被動(dòng)和滯后，辦公室作為機(jī)關(guān)龍頭的作用就無(wú)法發(fā)揮。

二是觀察必須仔細(xì)。在對(duì)全局大事具有敏銳洞察力的同時(shí)，辦公室主任更要有善于觀察小事的功夫。一個(gè)眼神，一個(gè)看似不經(jīng)意的動(dòng)作，一個(gè)稍縱即逝的表情，辦公室主任都應(yīng)該盡收眼底，并能從這些“小事”中分析斷定它表達(dá)的意義和隱含的潛臺(tái)詞，才能始終在整個(gè)工作過(guò)程中占盡先機(jī)，贏得主動(dòng)。

三是發(fā)現(xiàn)必須及時(shí)。有人往往從別人已經(jīng)總結(jié)出的經(jīng)驗(yàn)中、已經(jīng)發(fā)掘的典型中看到了或多或少似曾相識(shí)的東西，其實(shí)這些典型、這些經(jīng)驗(yàn)也許就發(fā)生和成長(zhǎng)在自己的身邊，自己只是沒(méi)有發(fā)現(xiàn)或沒(méi)有及時(shí)發(fā)現(xiàn)而已。因此，承擔(dān)著總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、推廣典型、開(kāi)展宣傳重任的辦公室主任就必須學(xué)會(huì)有以小見(jiàn)大、見(jiàn)微知著的本領(lǐng)，發(fā)現(xiàn)比別人早一點(diǎn)，發(fā)掘比別人深一點(diǎn)。

三、圍繞“穩(wěn)”字練嘴巴，做到巧于言辭能保密

一是要能言善辯。作為辦公室主任必須是“筆桿子”，具有較強(qiáng)的文字表達(dá)能力，同時(shí)應(yīng)該是一個(gè)“演說(shuō)家”，具有較強(qiáng)的口頭表達(dá)能力，能言善辯是辦公室主任必備的業(yè)務(wù)素質(zhì)。作為辦公室主任，要有意識(shí)地加強(qiáng)口頭表達(dá)訓(xùn)練，做到說(shuō)話口齒清楚，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔，觀點(diǎn)明確，條理清楚，態(tài)度從容，不亢不卑，分場(chǎng)合，講分寸，能吸引人、打動(dòng)人、說(shuō)服人。

二要保守秘密。如果說(shuō)能言善辯是辦公室主任必備的業(yè)務(wù)素質(zhì)，那么守口如瓶同樣是他必備的政治素質(zhì)。由于工作性質(zhì)所決定，辦公室主任享有比別的中層干部更多的知情權(quán)，他有更多的機(jī)會(huì)獲得更多的在一定的時(shí)間、范圍內(nèi)被稱之為秘密的信息和資料，而這些信息和資料往往也是單位的工作重點(diǎn)，群眾關(guān)注的熱點(diǎn)和議論的焦點(diǎn)。這就要求辦公室主任必須時(shí)刻牢記自己的身份，增強(qiáng)政治意識(shí)，嚴(yán)格做到參政不議政，涉密不泄密，不該自己說(shuō)的堅(jiān)決不說(shuō)。

四、圍繞“平”字練肩膀，做到勇?lián)?zé)任樂(lè)舉賢

做好辦公室工作離不開(kāi)方方面面的配合與支持，辦公室主任必須做到勇于攬過(guò)，樂(lè)于舉賢。

一要勇于攬過(guò)。攬過(guò)是一種氣質(zhì)，更是一種工作藝術(shù)。辦公室工作點(diǎn)多面廣，在工作中顧此失彼、出現(xiàn)失誤在所難免。但出了問(wèn)題之后，是大發(fā)雷霆，當(dāng)場(chǎng)斥責(zé)，還是冷靜對(duì)待，善意指出，卻很有講究。一個(gè)成熟的辦公室主任，在工作一旦失誤后，必定是在第一時(shí)間將出現(xiàn)過(guò)錯(cuò)的責(zé)任“攬”到自己肩上，來(lái)接受領(lǐng)導(dǎo)或同事的批評(píng)，而不是對(duì)失誤者吹胡子瞪眼。因?yàn)樗脨?ài)護(hù)了下屬的臉面，也就調(diào)動(dòng)了他們工作的積極性，更加增強(qiáng)了其認(rèn)真工作的責(zé)任感。在以后的工作中，他們肯定會(huì)自加壓力，更加努力工作，減少失誤，從而推動(dòng)辦公室工作邁上新的臺(tái)階。

二要樂(lè)于舉賢。“有容乃大”，辦公室主任應(yīng)虛懷若谷、寬厚容人。能容人勝己，不嫉賢妒能；能容人直言，不忌恨在心；能助人為樂(lè)，不袖手旁觀。只有這樣，才能贏得更多同志對(duì)我們工作的支持與合作，別人和社會(huì)就會(huì)抬舉你，你工作的環(huán)境也才會(huì)更加寬松和諧?！盁o(wú)欲則剛”，辦公室主任必須淡泊名利，保持一顆平常心，努力做到不為名所累、不為利所縛、不為欲所惑，經(jīng)得住誘惑，守得住清貧，不把以權(quán)謀私看作本事，不把追求低級(jí)趣味視為瀟灑，才能擺脫因個(gè)人私欲難以滿足所帶來(lái)的苦惱，使自己的情操得到陶冶，心靈得到凈化。

五、圍繞“闊”字練心胸，做到善解矛盾多包容

辦公室是機(jī)關(guān)事務(wù)與矛盾的集中地，辦公室主任也經(jīng)常站在機(jī)關(guān)事務(wù)與矛盾的風(fēng)口浪尖上。必須虛懷若谷，胸襟博大，善于化解一切矛盾，包容一切是非面，才能保證機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。

一要及時(shí)化解矛盾。有人的地方有矛盾存在，遇上矛盾怎么辦？一方面要有化解矛盾的信心。辦公室主任必須相信自己有能力化干戈為玉帛、化尖銳為平和，不是特別棘手的難題，一般不要讓矛盾走出辦公室。那種碰到問(wèn)題繞道走，遇上矛盾就上交的做法是辦公室主任無(wú)能的表現(xiàn)。一方面要認(rèn)真分析矛盾的性質(zhì)。矛盾擺在面前，要分得清哪個(gè)是主要矛盾，哪個(gè)矛盾在現(xiàn)實(shí)的工作中帶有普遍性等，從眾多矛盾中分清輕重緩急，找出矛盾產(chǎn)生的根源，尋求解決的最佳辦法。另一方面要用熱心腸去化解矛盾的堅(jiān)冰。在解決矛盾的過(guò)程中，辦公室主任要學(xué)會(huì)換位思考，切中要害，把握根本，在心與心的溝通、情與理的交融中化矛盾于無(wú)形。

二要學(xué)會(huì)理解包容。擁有一顆包容之心對(duì)辦公室主任來(lái)說(shuō)十分重要。發(fā)生在辦公室的是非曲直可謂是司空見(jiàn)慣，誤解者有之，批評(píng)者有之，冷嘲熱諷者有之，凡此種種，辦公室主任都得無(wú)一例外地包容下來(lái)，切不可小肚雞腸、斤斤計(jì)較，但也不可視而不見(jiàn)、充耳不聞。是誤解的，交給時(shí)間去澄清；是批評(píng)的，其正確就認(rèn)真地加以改進(jìn)；對(duì)冷嘲熱諷者，一個(gè)寬容的微笑遠(yuǎn)比針?shù)h相對(duì)、反唇相譏更具威力。唯有這樣，辦公室主任才不至于被這些擾亂自己的陣腳，才能夠保持一種平和的心態(tài)來(lái)從事本職工作。

六、圍繞“硬”字練腰板，做到敢于管理強(qiáng)督辦

搞好日常事務(wù)管理和搞好工作督辦，是辦公室的重要職能。這兩項(xiàng)工作都關(guān)系到整個(gè)機(jī)關(guān)的正常運(yùn)行和工作落實(shí)到位，來(lái)不得半點(diǎn)馬虎，不允許有一絲敷衍。然而在事務(wù)管理和工作督辦中，往往會(huì)遇到很多矛盾和阻力，這就要求辦公室主任要練就一副“硬腰桿”，敢于堅(jiān)持原則，搞好協(xié)調(diào)配合，加強(qiáng)機(jī)關(guān)管理，強(qiáng)化工作督辦。

一要堅(jiān)持原則，狠抓管理。管理工作的原則性很強(qiáng)，堅(jiān)持原則是搞好管理的前提。辦公室主任必須敢于堅(jiān)持真理，嚴(yán)格按照機(jī)關(guān)各項(xiàng)制度進(jìn)行管理，一項(xiàng)一項(xiàng)抓落實(shí)，必要時(shí)還要拉得下臉面，頂?shù)米毫?，?duì)不服從管理、不按制度辦事的人和事進(jìn)行必要的行政和經(jīng)濟(jì)處理，增強(qiáng)管理的剛性。

二要令行禁止，加強(qiáng)督辦。實(shí)際工作中，我們經(jīng)常遇到工作雷聲大，雨點(diǎn)小的尷尬局面。這其實(shí)是工作缺乏督辦的后果。沒(méi)有督辦，領(lǐng)導(dǎo)集體就無(wú)權(quán)威，上下級(jí)就政令不暢，工作就會(huì)流于形式。因此，辦公室主任要敢于出面，以大局為重，以工作為重，不當(dāng)老好人，不怕得罪人，創(chuàng)新工作機(jī)制，搞好關(guān)系協(xié)調(diào)，狠抓跟蹤督查，敢于借助領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威和“上方寶劍”，大膽揭露不落實(shí)的問(wèn)題，大膽揭露妨礙決策的問(wèn)題，確保決策和工作的全面貫徹落實(shí)。對(duì)落實(shí)中遇到的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出建議，以消除矛盾，解決問(wèn)題，完善決策。

七、圍繞“勤”字練手腳，做到廣泛調(diào)研多反饋

信息是領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展決策推進(jìn)工作的重要依據(jù)和手段，調(diào)查研究則是辦公室發(fā)揮參謀助手作用的重要手段。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要的“信息庫(kù)”，采集高密度信息，撰寫高質(zhì)量文章，開(kāi)發(fā)高質(zhì)量調(diào)研，理應(yīng)放在辦公室工作的突出位置。作為辦公室主任，更應(yīng)做到手勤腿快，切實(shí)當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。

一是手要勤，廣泛收集和精心整理。辦公室是機(jī)關(guān)信息傳遞交流中心。面對(duì)紛繁復(fù)雜的信息，作為辦公室主任必要掌握兩點(diǎn)：一是領(lǐng)導(dǎo)想知道什么？二是領(lǐng)導(dǎo)該知道什么？搞清楚了這兩點(diǎn)，就能從眾多紛繁復(fù)雜的信息中篩選出最有參考價(jià)值的領(lǐng)導(dǎo)最感興趣的信息，然后進(jìn)行編輯整理，簡(jiǎn)明扼要地及時(shí)傳遞給領(lǐng)導(dǎo)。

二是腿要快，廣泛調(diào)研及時(shí)反饋。辦公室主任必須帶頭要求全體同志，深入基層，開(kāi)展調(diào)研，捕捉信息，認(rèn)真研究，仔細(xì)分析，及時(shí)反饋，讓領(lǐng)導(dǎo)在最短的時(shí)間內(nèi)取得更為詳實(shí)的一手資料，減少?zèng)Q策的盲目性，增強(qiáng)針對(duì)性，提高準(zhǔn)確性。

八、要圍繞“正”字練身板，做到甘于奉獻(xiàn)和愛(ài)崗敬業(yè)

辦公室工作是一個(gè)付出多、回報(bào)少的工作；是一個(gè)埋頭苦干、為人作嫁衣的工作；是一個(gè)需過(guò)十磨九難、默默耕耘才能贏得大家理解和信賴的工作，工作責(zé)任大，難度大，搞好辦公室工作必須有一支精干的隊(duì)伍。因此，作為辦公室主任，必須樹(shù)立起良好的自身形象，來(lái)帶動(dòng)和影響他人。

一要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。辦公室的職能決定了辦公室主任既要通曉本單位的業(yè)務(wù)又要具備專長(zhǎng)的寫作能力，行政管理能力，綜合協(xié)調(diào)能力。作為新時(shí)期的辦公室主任，必須十分注重綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，養(yǎng)成一種坐得下來(lái)、靜得下心、鉆得進(jìn)去的良好學(xué)習(xí)習(xí)慣加強(qiáng)學(xué)習(xí)，多向書(shū)本學(xué)，向?qū)嵺`學(xué)，向領(lǐng)導(dǎo)和同事們學(xué)，不斷豐充實(shí)和提高自己。

二要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。辦公室的工作就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為機(jī)關(guān)服務(wù)，為基層服務(wù)。辦公室主任應(yīng)該成為辦公室一名最為出色的服務(wù)員，無(wú)論是對(duì)內(nèi)對(duì)外，對(duì)上對(duì)下，辦公室主任都要做到言語(yǔ)熱情，態(tài)度和藹，在服務(wù)中盡力解決工作生活中的困難，在全局上下?tīng)I(yíng)造一種和諧、有序、文明的工作生活環(huán)境,辦公室才能真正成為內(nèi)外連結(jié)的紐帶,上下溝通的橋梁。淺談如何當(dāng)好辦公室主任辦公室處于承上啟下的地位，是聯(lián)結(jié)領(lǐng)導(dǎo)和基層的橋梁，協(xié)調(diào)各部門的紐帶，保持單位工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞，責(zé)任重大。本文試就基層單位辦公室主任職能、素質(zhì)與修養(yǎng)問(wèn)題，談一點(diǎn)粗淺的看法。一、辦公室主任的基本職能辦公室主任的主要職能就是服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策和決策的正確執(zhí)行服務(wù)。具體講，其基本職能大體有四項(xiàng)，即參謀職能、承辦職能、管理職能和協(xié)調(diào)職能。1、參謀職能。辦公室主任的參謀職能大多圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策進(jìn)行的。主要表現(xiàn)在：第一，在決策形成過(guò)程中，在幫助領(lǐng)導(dǎo)全面了解基層情況、確定工作方向和重點(diǎn)、范圍上發(fā)揮參謀作用。第二，在決策實(shí)施過(guò)程中，在幫助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解工作進(jìn)展情況、強(qiáng)化控制上發(fā)揮參謀作用。第三，在決策實(shí)施過(guò)程結(jié)束后，在幫助領(lǐng)導(dǎo)正確總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、進(jìn)行新的決策活動(dòng)上發(fā)揮參謀作用。2、承辦職能。辦公室主任的承辦職能大致來(lái)自三個(gè)方面。一是來(lái)自上級(jí)部門的。主要是指上級(jí)部門交付的事項(xiàng)，如工作調(diào)研、信息反饋、工作總結(jié)等，需要認(rèn)真對(duì)待，按期完成。二是來(lái)自本單位領(lǐng)導(dǎo)的。辦公室主任要帶領(lǐng)工作人員不折不扣地去落實(shí)。三是來(lái)自單位內(nèi)各科室的。總之，辦公室主任對(duì)所負(fù)責(zé)的事項(xiàng)要高度負(fù)責(zé)，一絲不茍，一辦到底，落到實(shí)處。3、管理職能。管理職能主要是針對(duì)辦公室內(nèi)部而言，拿我們基層站來(lái)說(shuō)，集中體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。一是文書(shū)管理。盡管站內(nèi)文件并不太多，但圍繞著公文的處理進(jìn)行的撰稿、校對(duì)、印制、收發(fā)登記、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)是必不可少的。辦公室主任負(fù)責(zé)對(duì)文書(shū)工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一組織安排，負(fù)責(zé)督促、檢查，把好質(zhì)量關(guān)。二是事務(wù)管理。辦公室作為站內(nèi)事務(wù)性辦事機(jī)構(gòu)，辦公室主任作為這個(gè)機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人，應(yīng)該說(shuō)是事無(wú)巨細(xì)，都要認(rèn)真操辦。如會(huì)議安排、領(lǐng)導(dǎo)用車、對(duì)外接待、辦公用品以及為站內(nèi)職工提供生活服務(wù)的有關(guān)事項(xiàng)。4、協(xié)調(diào)職能。辦公室主任履行協(xié)調(diào)職能，主要是抓好縱向協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)。所謂縱向協(xié)調(diào)，即指上下級(jí)之間關(guān)系協(xié)調(diào)，上令下行，下情上曉，上下緊密配合、步調(diào)一致。所謂橫向協(xié)調(diào)，指與票證、監(jiān)控、財(cái)務(wù)等各科室的協(xié)調(diào)工作。二、辦公室主任應(yīng)具備的素質(zhì)與修養(yǎng)大致包括政治素質(zhì)、品德素質(zhì)、心理素質(zhì)、知識(shí)素質(zhì)四個(gè)方面。政治素質(zhì)是辦公室主任的首要素質(zhì)。就是政治上絕對(duì)可靠，具有堅(jiān)定的共產(chǎn)主義理想信念，忠實(shí)實(shí)踐"本文來(lái)自文秘114，轉(zhuǎn)載請(qǐng)保留此標(biāo)記。三個(gè)代表"重要思想。在品德素質(zhì)上要求做到光明磊落，忠誠(chéng)老實(shí)；服從組織，顧全大局；關(guān)心他人，助人為樂(lè)；公道正派，謙虛謹(jǐn)慎；嚴(yán)以律己，廉潔奉公。心理素質(zhì)主要包括穩(wěn)定的情緒、良好的性格、廣泛的興趣和堅(jiān)強(qiáng)的意志。要求做到：急而不躁，怒而不形，喜而不亢；隨和而不盲從，自信而不固執(zhí)，忍讓而不獻(xiàn)媚，直率而不粗暴，多思而不多疑，謹(jǐn)慎而不圓滑。同時(shí)，還要從本職工作出發(fā)，不以個(gè)人愛(ài)好為取舍，培養(yǎng)廣泛的興趣，以適應(yīng)工作需要。此外，在工作中不僅要有雷厲風(fēng)行的作風(fēng)，還要有善始善終的毅力；不僅在取得成績(jī)的時(shí)候保持清醒的頭腦，也要為顧全大局而忍辱負(fù)重。知識(shí)素質(zhì)主要包括三方面。一是深厚的理論功底。要求熟知馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論的基本理論和基本知識(shí)，掌握其思想體系，特別是“三個(gè)代表”重要思想的基本內(nèi)涵。二是專業(yè)知識(shí)。不僅要具有人事辦公室工作的基本知識(shí)，還要熟知交通管理的各項(xiàng)法律法規(guī)等專業(yè)知識(shí)，努力成為一個(gè)“多面手”。三是廣博的基礎(chǔ)知識(shí)，如歷史知識(shí)、自然科學(xué)知識(shí)等輔助知識(shí)，力爭(zhēng)使自己成為一個(gè)知識(shí)淵博的人。辦公室主任除了需要具備以上四種素質(zhì)和不斷加強(qiáng)自身修養(yǎng)外，在工作中還要樹(shù)立三種意識(shí)。一是樹(shù)立敬業(yè)意識(shí)。敬業(yè)意識(shí)，也就是人們平常所說(shuō)的干一行、愛(ài)一行、專一行，這是做好工作的前提。首先是要愛(ài)這一行，喜歡這一行，要有濃厚的興趣，帶著感情去做這項(xiàng)工作。辦公室主任的工作，既辛苦又枯燥，沒(méi)有一定的愛(ài)心，沒(méi)有濃厚的興趣，沒(méi)有誠(chéng)摯的感情，是做不好的。要懷著強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，全身心投入進(jìn)去，努力把工作干好。其次要鉆這一行，專這一行。沒(méi)有一定的專業(yè)知識(shí)，盡管有良好的愿望，工作也是干不好的。例如，交通管理的各項(xiàng)法規(guī)，公文寫作的各項(xiàng)知識(shí)，后勤設(shè)施的使用保養(yǎng)知識(shí)，這些都是一個(gè)辦公室主任應(yīng)該了解、熟悉和掌握的。而要做到這一點(diǎn)，就必須認(rèn)真學(xué)習(xí)，刻苦鉆研，不斷提高工作能力。二是要樹(shù)立公仆意識(shí)。當(dāng)好“公仆”要做到“三心”、“四勤”。“三心”是熱心、誠(chéng)心、耐心，“四勤”是腦勤、嘴勤、手勤、腿勤。熱心，就是要有一付熱心腸，滿腔熱情地服務(wù)，自覺(jué)自愿地服務(wù)，盡心盡力地服務(wù)。當(dāng)辦公室主任，不是為了應(yīng)付差事，不能敷衍了事，得過(guò)且過(guò)，當(dāng)一天和尚撞一天鐘，而是要認(rèn)真負(fù)責(zé)、積極努力、克己奉公、埋頭苦干，以濃厚的興趣、高度的熱情、負(fù)責(zé)的精神，去干好每一項(xiàng)工作。誠(chéng)心，就是要有一顆真誠(chéng)的心，真心實(shí)意、實(shí)實(shí)在在地干事情，不弄虛作假，不懈怠，不自滿。耐心，就是不怕麻煩，不辭辛苦。辦公室工作單調(diào)而瑣碎，要對(duì)全站職工服務(wù)，難免有眾口難調(diào)的現(xiàn)象，所以當(dāng)好辦公室主任要有較高的涵養(yǎng)，要有毅力，有韌性，有忍辱負(fù)重的精神。接受任務(wù)、聽(tīng)取意見(jiàn)、匯報(bào)情況、開(kāi)展工作-，都必須有耐心，不可急躁冒進(jìn)，不可粗枝大葉，更不可三天打魚(yú)兩天曬網(wǎng)。腦勤，就是要勤于動(dòng)腦，善于思考。如何使我們的工作適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展，體現(xiàn)時(shí)代特征，更有針對(duì)性和實(shí)效性；怎樣才能為領(lǐng)導(dǎo)、為職工服好務(wù)，這些問(wèn)題都是我們應(yīng)該經(jīng)常思考的。嘴勤，就是要多請(qǐng)示匯報(bào)，及時(shí)得到領(lǐng)導(dǎo)的指示、支持和幫助。手勤，就是要勤于動(dòng)手動(dòng)筆寫文章，這是辦公室主任的一項(xiàng)基本功。工作總結(jié)、情況匯報(bào)、調(diào)研文本文來(lái)自文秘114，轉(zhuǎn)載請(qǐng)保留此標(biāo)記。章、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型經(jīng)驗(yàn)等等，都要勤于動(dòng)手撰寫，不能懶惰。腿勤，就是要邁開(kāi)雙腿，不辭辛苦在上跑下跑。上跑就是往領(lǐng)導(dǎo)那里跑，及時(shí)請(qǐng)示工作、匯報(bào)情況、征求意見(jiàn)；下跑就是深入職工中搞好調(diào)查研究，了解情況、發(fā)現(xiàn)典型、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，掌握第一手材料；左跑右跑就是和兄弟單位勤聯(lián)系、多溝通，學(xué)習(xí)優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，不斷改進(jìn)自身工作。三是要樹(shù)立奉獻(xiàn)意識(shí)。當(dāng)好一名辦公室主任不是一件容易的事情。上傳下達(dá)、聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)、調(diào)查研究、撰寫文稿、謀劃工作、制訂計(jì)劃、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、請(qǐng)示匯報(bào)、后勤服務(wù)，工作平凡而枯燥。為趕寫一篇文稿往往要加班熬夜甚至通宵達(dá)旦，為了組織好一次會(huì)議或開(kāi)展好一項(xiàng)活動(dòng)不知要說(shuō)多少話、跑多少腿。所以，我們必須樹(shù)立無(wú)私奉獻(xiàn)的意識(shí)，不計(jì)名利，不講報(bào)酬，任勞任怨，甘于奉獻(xiàn)，在辦公室主任這個(gè)平凡的崗位上做出不平凡的成績(jī)。辦公室是秘書(shū)和其他工作人員的工作室，一切信息在這里匯總、整理，一切指令在這里發(fā)出；工作業(yè)務(wù)聯(lián)系在此進(jìn)行，日常各種事務(wù)在此處理。辦公室管理質(zhì)量直接影響到整個(gè)公司工作質(zhì)量，關(guān)系企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效率；辦公室又是企業(yè)與相關(guān)工作單位業(yè)務(wù)聯(lián)系、與社會(huì)公眾聯(lián)系、與新聞媒介聯(lián)系的中心場(chǎng)所，是一個(gè)“窗口”。辦公室的設(shè)施、裝飾、環(huán)境；辦公人員的工作態(tài)度和工作作風(fēng)，都有代表著企業(yè)的形象。樹(shù)立良好形象，是企業(yè)生存、發(fā)展的必備條件

列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來(lái)。

根據(jù)工作需要，決定所需的家具、桌椅等，列表分別詳細(xì)記載。

a.美化辦公室的原則

美化和布置辦公室可以參考下列原則：

使用同一大小的辦公桌，既可增加美觀，又促進(jìn)職員相互平等。

使用同一式樣檔案柜、架、袋。

將常有來(lái)客訪問(wèn)的部門，置于門口處。

將飲水機(jī)、公告板置于不易引起員工注意及不擁擠地方。

主管座位位于部屬之后，便于主管觀察工作時(shí)發(fā)生的事情。

使全體員工座位面對(duì)一個(gè)方向，不可面對(duì)面。

光線應(yīng)來(lái)自桌子左上方或斜下方。

勿使員工面對(duì)窗戶靠近熱源或坐在通風(fēng)線上。

采用屏風(fēng)擋墻，易于架設(shè)，隨意重排。

常用設(shè)備，置于使用者附近。

資料柜、架背對(duì)背放置。

各種器材及用品，放在合適位置，以方便使用。

特別提醒:

必須加強(qiáng)通風(fēng)、謹(jǐn)用空調(diào)、并在室內(nèi)放置月季、吊蘭、天蘭葵等能吸收有毒氣體的植物，既凈化空氣又美化環(huán)境.

整齊清潔，有條不紊是美化辦公室的總原則。

辦公室美化不僅包括環(huán)境與物業(yè)美化，還包括人員行為美化。

二、辦公用品的選購(gòu)和擺放

按照企業(yè)界CI設(shè)計(jì)品味，選擇配套的，便宜的，耐用的，造型美觀的辦公用品，這也是秘書(shū)的工作之一。一個(gè)規(guī)范的辦公室，基本應(yīng)配備和擁有以下兩類辦公用品：

1、辦公用紙

信紙。商業(yè)通信一般使用70克到90克的高級(jí)書(shū)寫紙，規(guī)格以A4型為宜。大多數(shù)企業(yè)都喜歡采用帶信頭的公文紙與客戶通信。印制信頭的風(fēng)格、字體、標(biāo)志、顏色經(jīng)過(guò)精心選擇與設(shè)計(jì)，力求與企業(yè)形象相吻合。信頭通常由下列部分組成：企業(yè)名稱、地址、企業(yè)董事長(zhǎng)或總經(jīng)理姓名、企業(yè)性質(zhì)、電話號(hào)碼等。

問(wèn)候便條。是小張的64開(kāi)紙規(guī)格，可做備忘錄與簡(jiǎn)單附言。

2、信封

3、筆記本和便箋根據(jù)用途需要種類繁多，現(xiàn)介紹主要幾種：*硬皮備忘錄。適用于長(zhǎng)期保存的記錄。*螺旅型裝訂本。適用于臨時(shí)記事，口述速記。*活頁(yè)便箋簿。適用于調(diào)整頁(yè)數(shù)的記錄。*口信便箋。適用于記錄電話記事，訪客留言等。*格式表本。適用于記錄編號(hào)的憑證及內(nèi)容。4、其他文具*鉛筆、彩色鉛筆、圓珠筆、墨水筆、簽字筆、彩色記號(hào)筆、彩色顯影筆、油印鋼板專用鐵筆；*橡皮、涂改修改液、修正液稀釋液、蠟紙修正液；*墨水、膠水、紅藍(lán)印臺(tái)、紅印泥盒；*打孔機(jī)、裝訂機(jī)、訂書(shū)機(jī)、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)；*訂書(shū)針、圖釘、曲別針、大頭針、紙夾、削鉛筆刀、剪刀、裁紙刀；*日歷、臺(tái)歷、橡皮印章、名片盒、文件夾、文件袋、歸檔夾、索引卡片盒、檔案柜（文件柜）；計(jì)算器、拆信器、碎紙機(jī)；*蠟紙、標(biāo)簽紙、手紙、透明膠帶、膠粘帶、繩、橡皮筋、各種尺、報(bào)告封面紙。辦公文具庫(kù)存量大小，應(yīng)視企業(yè)規(guī)模及工作使用量而定，太多則積壓資金顯得浪費(fèi)，太少則影響工作顯得寒酸，總之通過(guò)一段時(shí)間熟悉，便會(huì)掌握適度購(gòu)買的標(biāo)準(zhǔn)。辦公用品的擺放都有其大概的位置，但亦應(yīng)根據(jù)辦公室大小，人員多少，辦公桌面積是否順手，及工作流程綜合考慮而定，一般原則是：一切以方便工作，提高效率，同時(shí)又令辦公環(huán)境美觀清潔整齊為宜。再加上你個(gè)人的順手習(xí)慣與品味，便可以創(chuàng)造出一種辦公室氛圍來(lái)。特別提醒***一般來(lái)講，選購(gòu)辦公用品一是滿足工作要求，二是提高工作效率，三是節(jié)約人工費(fèi)用，四是樹(shù)立公眾企業(yè)形象，因?yàn)橹挥懈哔|(zhì)量，配套的辦公用品才容易使客戶對(duì)你的企業(yè)產(chǎn)生完美的印象。二、郵件的收發(fā)、傳閱秘書(shū)每天可能收到大堆郵件、報(bào)紙、雜志、印刷品、包裹等什么都有，也可能每天要寄出大堆信函或包裹。這些事看來(lái)容易，但要做得干凈利落，不出差錯(cuò)，除細(xì)心與熟練外，還需掌握一定程序和方法。1、郵件收進(jìn)的程序和要求當(dāng)你從信箱里，取出了當(dāng)天的郵件，你要做的：a\分類。郵件收進(jìn)后第一步工作是根據(jù)其性質(zhì)大體分為以下幾類。然后按其輕重緩急分別處理。*電報(bào)、特殊性傳遞、航空信等急件。*業(yè)務(wù)往來(lái)公函*寫明上司親啟的信函*匯票、匯款單*包裹、印刷品*報(bào)紙、雜志*同事的私人信件。b\拆封*寫明上司親啟和同事的私人信件，秘書(shū)不可拆開(kāi)，應(yīng)原封送交。萬(wàn)一無(wú)意拆開(kāi)，應(yīng)立即封口并注明：“誤拆”，還需簽字，一般會(huì)取得諒解。*其他郵件均需拆去封皮，就注意原件的完好、整潔，不受破損。拆信時(shí)不可隨手就撕，以免撕壞信箋、郵戳，而應(yīng)沿邊剪開(kāi)或用裁紙小刀從封口裁開(kāi)。*抽出信箋后再看看信封內(nèi)有無(wú)小附件，如單據(jù)、名片等，勿使遺漏。*信封不可丟棄。因上有郵戳、地址、電話號(hào)碼等。c\登記*除私人信件外，其他公文、公函、匯票、包裹、雜志等均需分別登記，以便管理。*登記時(shí)應(yīng)寫明：編號(hào)、收到日期、發(fā)出日期、發(fā)出單位、收閱人或部門、郵件種類、處理辦法、辦理號(hào)碼等。d\分送*上司親收件應(yīng)立即呈送。應(yīng)歸部門辦理的文件信函要及時(shí)送交各部門，需由多人閱辦的文件可按常規(guī)程序傳閱或分送復(fù)印件。*同事的私人信件可放入指定信袋或順便送交。報(bào)刊雜志則分別上夾或上架。一般郵件按常規(guī)處理或授權(quán)由秘書(shū)自己處理。e\閱辦*秘書(shū)閱看文件、信函應(yīng)仔細(xì)、認(rèn)真。重點(diǎn)部分可用紅筆劃出，以提醒上司注意；還應(yīng)為上司處理事情提供有關(guān)依據(jù)。*如注意參閱某日來(lái)信、某某文件等；內(nèi)容復(fù)雜的長(zhǎng)信應(yīng)做摘要，甚至提出擬辦意見(jiàn)置于信前。*每份信箋、信封及附件等應(yīng)平整裝訂在一起，然后分送上司或有關(guān)部門處理，以便于辦畢保管備查。2、郵件的發(fā)出郵件發(fā)出，規(guī)模較大的單位往往有專門的信郵寄送部門或人員，小型公司則由秘書(shū)負(fù)責(zé)。但無(wú)論是秘書(shū)將郵件交專人寄或自己直接寄送、秘書(shū)都需在發(fā)出前完成下列工作程序。a\內(nèi)容校核由秘書(shū)擬寫的信函，在發(fā)出前必須仔細(xì)校核，務(wù)必格式正確，文句無(wú)錯(cuò)意，無(wú)錯(cuò)、別、漏字；簽名、蓋章清晰無(wú)誤。如有附件，必須收齊勿遺漏。b\信封、封皮查對(duì)*凡寄出的信件和郵件，信封與封皮必須查對(duì)。如地址、收件人姓名或單位、郵政編號(hào)、寄方單位地址、郵政編碼，以及附加符號(hào)如“急件”、“秘密”、“掛號(hào)”、“親啟”等。*紙箋及附件折疊時(shí)應(yīng)小于信封周邊各一公分左右，不可撐滿，以免對(duì)方拆封時(shí)損壞。信封封口及印刷品應(yīng)包扎牢固，以免寄送途中松口、破損。c\郵件寄發(fā)*秘書(shū)去郵局寄發(fā)郵件時(shí)應(yīng)將郵件分類，如先將信件、印刷品、包裹等區(qū)分開(kāi)；信件則進(jìn)一步分為境內(nèi)平信、境內(nèi)航空、港澳臺(tái)航空、國(guó)際航空、特快專遞等。*同等郵資的信件一起寄。這樣計(jì)算郵資和粘貼郵票都要方便些。要點(diǎn)羅列：##收進(jìn)程序分類——拆封——登記——分送——閱讀##發(fā)出程序內(nèi)容校核——封皮查對(duì)——寄發(fā)郵件C、辦公室電話的轉(zhuǎn)接a、接聽(tīng)電話的原則電話作為人們往來(lái)聯(lián)系、縮短聯(lián)絡(luò)時(shí)間的工具，已在各單位普遍使用。在使用電話處理公務(wù)時(shí)，重要電話通話、發(fā)、接都要有完備的電話記錄并清理歸檔。*電話響兩遍須馬上接聽(tīng)。如果長(zhǎng)時(shí)間響，不僅有失禮貌，而且影響同事工作。*如暫時(shí)離開(kāi)辦公室，委請(qǐng)別人代接電話。*若對(duì)方撥錯(cuò)號(hào)，不要說(shuō)：“找錯(cuò)了”馬上掛斷，而應(yīng)禮貌地說(shuō)道：“我想你撥錯(cuò)號(hào)碼了?！?培養(yǎng)較強(qiáng)的聽(tīng)辨能力，一拿起電話就能聽(tīng)出對(duì)方聲音并直接稱呼，這樣會(huì)給對(duì)方留下特別熱情的印象。*電話交談中嘴里切忌咬鉛筆、口香糖或香糖等，聲音不宜太長(zhǎng)、太快，嘴和話筒應(yīng)保持1英寸到1英寸半距離。聲音也不亦太小，嘈雜或?qū)Ψ娇谝舨磺?，?yīng)客氣請(qǐng)對(duì)方再講一遍。*傳呼電話先告訴對(duì)方，以免對(duì)方認(rèn)為你掛斷了電話。如去取資料超過(guò)30秒則要詢問(wèn)對(duì)方是否愿意等、擬或等隨后打去，因?yàn)榘敕昼妼?duì)一個(gè)等電話的人來(lái)說(shuō)是很長(zhǎng)的。*對(duì)方要找的人不在，切勿立即掛斷，應(yīng)問(wèn)對(duì)方是否愿意留話、以便轉(zhuǎn)達(dá)。*拿起話筒說(shuō)：“您好，請(qǐng)問(wèn)您找誰(shuí)？”結(jié)束電話應(yīng)說(shuō)：“再見(jiàn)“。*結(jié)束電話等對(duì)方掛斷電話后，再輕放。如對(duì)方也在等你掛斷電話，但可輕放大不要用力過(guò)大，使對(duì)方耳朵受震。附表：電話記錄表來(lái)電單位：空格來(lái)電人：空格來(lái)電時(shí)間：空格年空格月空格日空格時(shí)空格分電話號(hào)碼：空格內(nèi)容摘要領(lǐng)導(dǎo)批示處理意見(jiàn)特別提醒：**電話禮貌是十分重要。當(dāng)外界人士打電話與某單位聯(lián)絡(luò)時(shí)，也許首先聽(tīng)到的是秘書(shū)的聲音。他們?cè)陔娫捓矬w察到的形象，不僅僅是秘書(shū)個(gè)人的形象，而且是一個(gè)企業(yè)的形象，如果你的應(yīng)答能給對(duì)方好感，那么他對(duì)你及這個(gè)企業(yè)必會(huì)產(chǎn)生良好印象。如果你氣勢(shì)洶洶或愛(ài)理不理，對(duì)方會(huì)對(duì)你乃至你所在的單位產(chǎn)生不好的看法。b、領(lǐng)導(dǎo)電話的接轉(zhuǎn)秘書(shū)在處理電話過(guò)程中，一項(xiàng)特殊任務(wù)是甄別電話。面對(duì)目的各不相同的電話，或是業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)，或是推銷產(chǎn)品或是拉贊助募捐，秘書(shū)先要弄清來(lái)意，甄別是否轉(zhuǎn)給上司。*摸清對(duì)方身份，若對(duì)方是你認(rèn)識(shí)的，或主動(dòng)表明身份，這好辦。若對(duì)方不馬上說(shuō)出身份，你就要巧妙地探聽(tīng)，可以說(shuō)：“**先生（秘書(shū)的上司）正在開(kāi)會(huì)，我可以轉(zhuǎn)告說(shuō)有他的電話。你能否讓我告訴他您是哪一位先生（女士）打電話找他？”切不可唐突地問(wèn)對(duì)方：“你是誰(shuí)？”*了解來(lái)電用意，確定對(duì)方身份后，接著要了解來(lái)電話的用意。即為了什么事打電話來(lái)。一般會(huì)問(wèn)：“請(qǐng)問(wèn)有什么指示？”或“有什么要求嗎？”這樣說(shuō)雖直截了當(dāng)，但失之粗俗，可以說(shuō)：“**先生（上司）還在會(huì)客，您有什么事可轉(zhuǎn)告嗎？“如果對(duì)方仍不肯說(shuō)出來(lái)意，那你只好借口上司真的無(wú)法接電話，請(qǐng)留對(duì)方電話，以便上司回電。*決定由誰(shuí)來(lái)接，經(jīng)考慮后，迅速確定是自己直接回答，還是由其他同事接聽(tīng)，或請(qǐng)上司答復(fù)。一個(gè)原則，盡量不使上司受到外界干擾。*應(yīng)由上司接聽(tīng)的電話，而上司不在，應(yīng)表示抱歉，并請(qǐng)對(duì)方留話。*應(yīng)由上司接聽(tīng)的電話，上司在而又實(shí)在忙，則輕擱電話，遞張紙條，寫明是誰(shuí)來(lái)的電話是否接聽(tīng)。如實(shí)在無(wú)法答復(fù)，則告之：“很抱歉，**先生（秘書(shū)上司）正在開(kāi)會(huì)，他說(shuō)會(huì)后給您電話?！辈⒂浵聦?duì)方電話號(hào)碼。*有些電話上司拒絕接聽(tīng)，這時(shí)你最為難，因?yàn)槟銦o(wú)權(quán)規(guī)勸上司，又不可讓對(duì)方覺(jué)察你的上司拒絕接聽(tīng)，就要根據(jù)對(duì)方身份和要求，靈活處理，充分發(fā)揮你的特長(zhǎng)。***特別提醒：甄別電話以不使上司受到無(wú)所謂電話干擾為原則。D、接待來(lái)訪賓客企業(yè)間常有工作聯(lián)系、業(yè)務(wù)往來(lái)、友好訪問(wèn)這些就了接待任務(wù)。來(lái)客目的、任務(wù)、地域、人數(shù)、是否預(yù)約各不相同，秘書(shū)須配合好上司做好接待，或全面負(fù)責(zé)接待工作。秘書(shū)人員對(duì)來(lái)賓接待工作的好壞，直接反映出一個(gè)企業(yè)的工作作風(fēng)和外在形象，也直接體現(xiàn)了秘書(shū)本身的素質(zhì)、能力、水平和形象。一、接待的原則秘書(shū)人員必須十分重視和切實(shí)做好接待工作。具體來(lái)說(shuō)，秘書(shū)人員做好接待工作應(yīng)遵守以下原則：1）誠(chéng)摯熱情，以禮相待。*秘書(shū)人員往往是來(lái)賓第一個(gè)會(huì)見(jiàn)的人，接待態(tài)度和效果會(huì)影響來(lái)賓對(duì)本單位的看法，甚至工作的進(jìn)展。*無(wú)論是同貴賓，還是一般業(yè)務(wù)工作聯(lián)系，秘書(shū)人員都應(yīng)態(tài)度誠(chéng)懇，熱情歡迎。以禮相待是秘書(shū)接待工作的基本要求。*在接待中應(yīng)習(xí)慣地運(yùn)用禮貌用語(yǔ)，既不低聲下氣，又不傲慢自大。2）樂(lè)于服務(wù)，堅(jiān)持原則。*無(wú)論何方來(lái)賓，找上門來(lái)，總有其意圖目的。尤其是上門尋求業(yè)務(wù)的，往往渴求得到業(yè)務(wù)項(xiàng)目。秘書(shū)人員要盡可能提供條件，給予方便，而決不能給人以“門難進(jìn)，臉難看”的印象。*樂(lè)于助人也必須同“實(shí)事求是”的原則統(tǒng)一起來(lái)，要按公司原則辦事，在條件許可的前提下，對(duì)難以解決的問(wèn)題，要講清原因，求得來(lái)賓的諒解。3）厲行節(jié)約，注重實(shí)效。*在接待過(guò)程中，“不鋪張浪費(fèi)、少花錢、多辦事”。*“儉省”的含義，除財(cái)物外，理應(yīng)包括時(shí)間的節(jié)省。為領(lǐng)導(dǎo)安排接待，對(duì)約談時(shí)限、先后次序要有總體考慮，甚至事先告知對(duì)方。這樣做既為領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)賓，也為自己節(jié)省時(shí)間，從而提高辦事效率。b、接待的技巧因工作或業(yè)務(wù)聯(lián)系，來(lái)訪的客人，秘書(shū)人員應(yīng)當(dāng)掌握來(lái)訪接待的具體做法，學(xué)會(huì)隨機(jī)應(yīng)變的接待技巧，恰當(dāng)?shù)貞?yīng)付各種來(lái)訪情況。1）迎送式。根據(jù)客人的重要程度和不同情況而有不同的形式。*對(duì)于來(lái)訪的客人，秘書(shū)應(yīng)從座椅上起身迎接，招呼致意。*客人離開(kāi)時(shí)，秘書(shū)應(yīng)離座相送。稍重要一些的應(yīng)送至辦公室門口或者電梯門口；對(duì)老人或帶兒童者則應(yīng)送至大門口。*對(duì)隨車接送的貴賓，秘書(shū)應(yīng)坐在前排司機(jī)旁的助手席，而讓客人坐在后排座位；秘書(shū)還應(yīng)主動(dòng)敏捷地開(kāi)關(guān)車門。照顧貴賓上下車。*對(duì)遠(yuǎn)道而來(lái)的客人，秘書(shū)應(yīng)隨車提前到車站、碼頭或機(jī)場(chǎng)迎送。2）引見(jiàn)式。上司愿意會(huì)見(jiàn)的客人，秘書(shū)應(yīng)加以引見(jiàn)。*秘書(shū)領(lǐng)客人去上司辦公室時(shí)應(yīng)走在右前側(cè)。穿越走廊，拐彎，上下樓梯時(shí)均應(yīng)回頭招呼客人。到達(dá)上司辦公室時(shí)，秘書(shū)先敲門通報(bào)，然后側(cè)身示意請(qǐng)客人進(jìn)入。*秘書(shū)為賓主作介紹，請(qǐng)客人就坐，敬上茶水，便可告退。*會(huì)見(jiàn)結(jié)束，秘書(shū)仍應(yīng)代上司將客人送至辦公室門口道別。3）參與式。有些主賓會(huì)見(jiàn)或會(huì)談，應(yīng)上司要求，秘書(shū)也要參與。*秘書(shū)除了盡招待禮儀之外，主要任務(wù)是在上司身旁陪同，準(zhǔn)備會(huì)談資料，做好會(huì)談?dòng)涗?，以及現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)等等。*除非上司授意，秘書(shū)通常不發(fā)表意見(jiàn)，切不可喧賓奪主。4）陪同式。有些外地來(lái)的貴賓，主方安排參觀、游覽，需要秘書(shū)陪同，此時(shí)之秘書(shū)又充當(dāng)“導(dǎo)游”的角色。*秘書(shū)應(yīng)提前到賓館等候，陪同過(guò)程中要處處照顧，還要對(duì)參觀的交通路線、用餐、休息點(diǎn)等做好事先聯(lián)絡(luò)安排，并對(duì)參觀內(nèi)容和瀏覽景點(diǎn)作適當(dāng)介紹。*這就要求秘書(shū)熟悉本地的建設(shè)概貌、發(fā)展特色、歷史演變、人文和自然景觀乃至風(fēng)土人情等。既有豐富的知識(shí)，又有生動(dòng)、幽默的口才。5）完全式。有些重要的賓客，上司會(huì)要求秘書(shū)承擔(dān)完全式接待。這就是事先聯(lián)系、制定計(jì)劃、做好準(zhǔn)備、迎接、參與會(huì)見(jiàn)、送別客人。事后小結(jié)、報(bào)告，全過(guò)程都由秘書(shū)負(fù)責(zé)進(jìn)行。這要求秘書(shū)應(yīng)有豐富的經(jīng)驗(yàn)和周到細(xì)致的安排。c、靈活處理意外情況并不是每次來(lái)訪，都事先有約，可以安排得井然有序，當(dāng)意外情況出現(xiàn)時(shí)，你要學(xué)會(huì)靈活處理。1）上司因某件急事必須辦理下突然外出了，而他事先約好的客人則按約前來(lái)，在這種意外情況下：*秘書(shū)人員應(yīng)向來(lái)訪者說(shuō)明情況，請(qǐng)求諒解，自己先陪客人談?wù)?，等上司回?lái)；而決不能讓客人獨(dú)自坐在會(huì)客室，或者掃興而來(lái)。*如果等了一段時(shí)間后，上司還沒(méi)有回來(lái)，那么秘書(shū)人員就應(yīng)征求來(lái)訪者的意見(jiàn)，看他是否愿意再等一會(huì)，或者是否愿意先回去，等上司回來(lái)后再與他聯(lián)系約定。*如果上司在因事臨時(shí)外出時(shí)，對(duì)如何接待有約在先的客人，曾留下指示，那么就要照上司的指示辦理。2）當(dāng)客人貿(mào)然來(lái)訪時(shí)。*對(duì)于這些貿(mào)然來(lái)訪的客人，秘書(shū)人員決不能因?yàn)闆](méi)有事先預(yù)約，打擾了自己的工作安排而怠慢他們。*秘書(shū)人員首先要問(wèn)清來(lái)訪者姓名、工作單位和有何事情。*如果來(lái)訪者要求會(huì)見(jiàn)有關(guān)上司，而經(jīng)過(guò)聯(lián)系之后，上司沒(méi)有時(shí)間或不愿意會(huì)見(jiàn)他。這時(shí)秘書(shū)人員就要靈活機(jī)敏而又委婉地拒絕來(lái)訪者。2）當(dāng)客人貿(mào)然來(lái)訪時(shí)。*對(duì)于這些貿(mào)然來(lái)訪的客人，秘書(shū)人員決不能因?yàn)闆](méi)有事先預(yù)約，打擾了自己的工作安排而怠慢他們。*秘書(shū)人員首先要問(wèn)清來(lái)訪者姓名、工作單位和有何事情。*如果來(lái)訪者要求會(huì)見(jiàn)有關(guān)上司，而經(jīng)過(guò)聯(lián)系之后，上司沒(méi)有時(shí)間或不愿意會(huì)見(jiàn)他。這時(shí)秘書(shū)人員就要靈活機(jī)敏而又委婉地拒絕來(lái)訪者。3）當(dāng)接待來(lái)訪時(shí)突然來(lái)了電話。*當(dāng)秘書(shū)人員正在接待來(lái)訪者的時(shí)候，突然來(lái)了電話，這時(shí)，如果丟下正在交談的來(lái)訪者而與來(lái)電者談話，顯然是不合適的，會(huì)使來(lái)訪者陷入進(jìn)退兩難的尷尬境地。秘書(shū)人員應(yīng)當(dāng)請(qǐng)來(lái)電者原諒，讓其等一會(huì)再打來(lái)。*如果是上司在與客人會(huì)談時(shí)，突然電話來(lái)找，那么秘書(shū)人員應(yīng)當(dāng)問(wèn)明事由，然后寫字條進(jìn)去遞給上司。***特別提醒：紙條上不要寫太多，以便于上司作簡(jiǎn)單回答。4）當(dāng)來(lái)了不受歡迎的人。每個(gè)單位的來(lái)訪者中，總會(huì)有一些不受歡迎的人。如為一事糾纏不休的人，提出一些無(wú)理要求的人等等。對(duì)于這些不請(qǐng)自來(lái)的不受歡迎的來(lái)訪者，秘書(shū)應(yīng)做到：*以禮相待，顯示出自己的涵養(yǎng)和禮貌。*在了解來(lái)訪者的意圖之后，迅速請(qǐng)有關(guān)部門出面接待，并及時(shí)向上司請(qǐng)示、匯報(bào)。接待來(lái)訪中的意外情況是多種多樣的，這要求秘書(shū)人員摸索和積累接待經(jīng)驗(yàn)，本著不違背原則、不怠慢來(lái)訪者的宗旨，機(jī)智靈活地加以妥善處理。E、信息收集、管理隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)，信息呈爆炸或滲透到我們每個(gè)人的生活中。秘書(shū)應(yīng)該為上司決策，公司發(fā)展有選擇地收集諸如政策法規(guī)、宏觀指導(dǎo)擬文、辦事等各方面信息。a、信息收集信息收集可分為正式途徑與非正式途徑收集兩種方法，又可分為公開(kāi)與秘書(shū)搜集方法，但在具體實(shí)施過(guò)程中，通常采用以下七種基本方法：1）觀察法：通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)搜集信息，大多是在被觀察者沒(méi)有察覺(jué)的狀態(tài)下進(jìn)行主要了解被觀察者的行為活動(dòng)。2）詢?cè)L法：通過(guò)提問(wèn)請(qǐng)對(duì)方回答的方式獲取信息，譬如：面談、電話、書(shū)面提問(wèn)。面談適合于搜集涉及面廣，深度要求較高的信息；電話適用于搜集簡(jiǎn)單的、時(shí)間性強(qiáng)的信息；書(shū)面適合于搜集不便當(dāng)面交談的信息。詢?cè)L法是信息搜集中最常用方法。3）問(wèn)卷法：這是很重要的信息搜集工具操作方法，問(wèn)卷是一份精心設(shè)計(jì)的問(wèn)題表格，被搜集者針對(duì)卷中問(wèn)題作答。問(wèn)卷為自填和訪問(wèn)兩種，企業(yè)在進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查時(shí)大多采用這種方法。4）量表法：運(yùn)用測(cè)量量表搜集信息，它由一組精心設(shè)計(jì)的題構(gòu)成，可用于間接測(cè)量人們對(duì)某些問(wèn)題的看法，以此依據(jù)來(lái)加收測(cè)定。量表分為態(tài)度量表、能力量表、智力量表、價(jià)格量表等。5）購(gòu)買法：通過(guò)購(gòu)買有關(guān)信息載體搜集信息，它分為文獻(xiàn)載體如報(bào)刊雜志和實(shí)物信息載體譬如樣品或產(chǎn)品。6）檢索法：利用信息資料檢索工具從現(xiàn)代資料庫(kù)中查找有關(guān)信息，有手工和計(jì)算機(jī)檢索兩種方法。7）交換法：與他人交換信息獲得其他信息。對(duì)秘書(shū)來(lái)講，什么才是你必須關(guān)心的信息呢？一般而言，信息分為文字的，聲像的，記憶的三種表現(xiàn)形態(tài)，它是通過(guò)秘書(shū)從企業(yè)外部和內(nèi)部?jī)蓚€(gè)渠道獲取的。但這并不意味著所有的信息都是有用的，因此，你要對(duì)信息進(jìn)行整理，而這種整理也有個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程。*首先，信息要進(jìn)行篩選，哪些有用、哪些沒(méi)用，要確定標(biāo)準(zhǔn)。信息篩選對(duì)保證信息的準(zhǔn)確性和提高信息的利用率至關(guān)重要，信息篩選的方法通常用時(shí)序法、類比法、專家評(píng)估法、老化規(guī)律法，通過(guò)這些具體做法來(lái)確定取舍。*其次，信息要分類，分類一要辨，二要?dú)w。辯類是分辨母及子類，形成有秩序有層次的分類體系；歸類是相關(guān)信息各就各位。分類可以按對(duì)象分類、按主題分類、按形式分類、按來(lái)源分類、按內(nèi)容分類、按通用分類表分類。*最后，信息要整理，即鑒別、選擇、核實(shí)、分析、編寫，把原始的信息通過(guò)這些程序的動(dòng)作轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)企業(yè)運(yùn)作直接有效的信息。信息的整理是秘書(shū)對(duì)原始信息再認(rèn)識(shí)后的提煉。b、信息整理和利用確定信息利用的目的后，將所有相關(guān)的信息資料擺放在一起，進(jìn)行目的性很明確的完善性整合，為目的提供準(zhǔn)確的信息服務(wù)。這種整合，是有效利用的基礎(chǔ)，是客觀的反映，不是秘書(shū)拍腦門想出來(lái)的。它需要一系列有說(shuō)服力的文字和數(shù)據(jù)來(lái)證明。它更需要建立和完善相應(yīng)的制度來(lái)保障，譬如信息傳遞、信息專版、信息專題分析、信息儲(chǔ)存、信息編輯、信息審批和督察制度等。秘書(shū)工作的有效性，就在于你整合和利用信息的能力發(fā)揮。c、信息處理程序信息處理程序是：信息儲(chǔ)存——信息編輯——信息傳遞——信息反饋。信息的儲(chǔ)存是將文件、圖表、數(shù)據(jù)、資料等信息有序儲(chǔ)存，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立一個(gè)信息庫(kù)，并進(jìn)行嚴(yán)格的登記、科學(xué)的編碼、有序的排列，以便在需要時(shí)可以提供自動(dòng)檢索。信息編輯是對(duì)信息資料進(jìn)行取舍、充實(shí)、完善、提高或其他技術(shù)處理的再加工，從中挖掘信息的深層價(jià)值，開(kāi)發(fā)出更有益的內(nèi)容與含義。信息傳遞分為口頭傳遞、書(shū)面?zhèn)鬟f、影像傳遞、網(wǎng)絡(luò)傳遞、專人傳遞。通過(guò)這些途徑，信息本身具有的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)移成了實(shí)用價(jià)值，但這些傳遞，必須確保迅速、準(zhǔn)確、安全否則差之毫厘，失之千里。信息反饋是秘書(shū)輔佐上司正確決策的重要職責(zé)，信息傳遞后的結(jié)果如何，你都應(yīng)該及時(shí)搜集整理反饋給上司，以便繼續(xù)或調(diào)整或補(bǔ)充原來(lái)的決策及做法，達(dá)到最佳效果。反饋不僅僅局限在一次重要的信息往往都會(huì)有幾次由上而上，由上而下的交流，通過(guò)口頭、書(shū)面、通信、網(wǎng)絡(luò)等反饋方式，準(zhǔn)確及時(shí)迅速有效的完成整個(gè)程序。***特別提醒：真實(shí)、準(zhǔn)確是信息的生命。秘書(shū)辦事必須抱著對(duì)公司、對(duì)上司負(fù)責(zé)的態(tài)度，堅(jiān)持實(shí)事求是，不縮小，以免人為造成損失。*及時(shí)反饋，過(guò)時(shí)的信息一文不值。要求秘書(shū)收集快、整理快、傳遞快，盡量減少中間環(huán)節(jié)受阻。*目的鮮明，時(shí)時(shí)處處以是否適合公司、上司需要為出發(fā)點(diǎn)。F受命督查工作公司作出決定、下達(dá)的指示，最終都需要在承辦部門落到實(shí)處?？墒牵械膯T工不聽(tīng)三令五申，我行我素，有令不申，有禁不令，影響公司決策的實(shí)施；有的員工不關(guān)心公司，多一事不如少一事，致使一些問(wèn)題長(zhǎng)時(shí)間得不到解決，通過(guò)督查，就是按照上司的指示，深入實(shí)際，了解情況，把公司的各項(xiàng)決議、指示付諸實(shí)施，變?yōu)閷?shí)際行動(dòng)，一個(gè)問(wèn)題一個(gè)問(wèn)題地去解決，一個(gè)問(wèn)題一個(gè)問(wèn)題地去取得成功。督查對(duì)秘書(shū)來(lái)說(shuō)也是收集信息，分析信息，發(fā)揮參謀助手作用一個(gè)重要手段。有效地督查，能及時(shí)掌握決策方案在實(shí)踐中暴露的缺陷和漏洞，發(fā)現(xiàn)決策與客觀實(shí)際之間的差距和矛盾。同時(shí)，還可以傾聽(tīng)和收集員工及消費(fèi)者的意見(jiàn)和建議，及時(shí)向公司上司反饋信息，及早采取有效措施，對(duì)有關(guān)決策作調(diào)整。a、秘書(shū)督查的特點(diǎn)督察工作是秘書(shū)工作由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變的有效手段。與其他職能部門的督查工作相比，秘書(shū)的督查有著自己的特點(diǎn)：1）權(quán)威性。秘書(shū)的督查工作，總的講是根據(jù)上司的批示或交辦的問(wèn)題，代表公司上司自上而下進(jìn)行的，因而具有一定權(quán)威性，易于推動(dòng)部下落實(shí)，解決問(wèn)題。2）間接性。秘書(shū)開(kāi)展督查工作，應(yīng)依靠部下有關(guān)部門，一般不要參加具體具體辦案，更不能繞開(kāi)部下員工包辦代替。但可以發(fā)表自己的意見(jiàn)，對(duì)于上司指示“一抓到底”的特殊問(wèn)題，也可深入了解后，再與上司研究解決。3）廣泛性。秘書(shū)督查工作，通常是圍繞公司中心工作、重點(diǎn)要點(diǎn)去查辦的，查辦問(wèn)題的范圍較廣，其他部門，如市場(chǎng)部主要處理業(yè)務(wù)，行政部主要處理行政。秘書(shū)的工作則并不限于某方面，只要是上司認(rèn)為需要查辦的重大問(wèn)題，均可查辦。4）具體性和典型性。督查工作不是普遍指導(dǎo)和指示。而是對(duì)具體事項(xiàng)的檢查辦理。但是查辦又往往能夠起到舉一反三、普遍指導(dǎo)的作用。這是由于查辦的事件往往具有典型的特點(diǎn)，因而能夠起到突破一點(diǎn)指導(dǎo)全盤的作用。b、秘書(shū)督察的實(shí)施步驟1）督查的主要方式督查工作依其輕重緩急不同，可采取不同的方式，具體來(lái)說(shuō)主要有：*電話詢問(wèn)。在督查過(guò)程中，對(duì)一些比較急迫而又簡(jiǎn)單的問(wèn)題，函件往返不便，可用電話直接詢問(wèn)，或核實(shí)有關(guān)問(wèn)題，或通知抓緊查處，以免延誤時(shí)間。這是督查工作中常用的一種簡(jiǎn)便方式。*發(fā)函詢問(wèn)。對(duì)要督查的問(wèn)題，根據(jù)上司的指示，印發(fā)簡(jiǎn)要通知，或?qū)⒐旧纤镜挠嘘P(guān)批示轉(zhuǎn)給被督查的有關(guān)部門或主管同志，請(qǐng)他們核實(shí)情況，予以處理，并將處理情況及時(shí)報(bào)送上級(jí)主管。*召開(kāi)會(huì)議。在督查的過(guò)程中，涉及到幾個(gè)部門的問(wèn)題，眾說(shuō)不一，出現(xiàn)分歧、或進(jìn)展不大、遇到疑難時(shí)，由主管同志出面召集會(huì)議，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，打通思想，核實(shí)情況，集體會(huì)診，解決疑難，有助于掃除督查工作中的各種障礙。這往往適用于一些復(fù)雜問(wèn)題。*新臨查處。這一般是指遇到特殊情況，或事關(guān)重大的問(wèn)題，采用上述方法不能完全解決，則親自調(diào)查，掌握第一手材料，弄清事情真相和問(wèn)題實(shí)質(zhì)，找有關(guān)部門的主管商量，協(xié)助部門主管正確查處，直到解決問(wèn)題。這種督辦方式一般都能收到較好效果。2）督查基本方法秘書(shū)的受命督查是輔助上司工作的重要組成部分。秘書(shū)，為完成督查任務(wù)，必須從自己的實(shí)際和特點(diǎn)出發(fā)，不斷研究督查工作規(guī)律，創(chuàng)造性地開(kāi)展督查工作。督查工作的主要步驟：*查閱有關(guān)資料。在查處那些事情比較重大、性質(zhì)比較嚴(yán)重、久拖不決的問(wèn)題時(shí)，由于這類問(wèn)題一般都有一些原始材料，可查閱這些材料，仔細(xì)分析研究，從中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，抓住主要矛盾，探討解決方法，確定工作思路。*努力吃透上情、摸清下情。秘書(shū)必須了解上司指示精神和把握本部門的實(shí)際情況，把兩者有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，才能使上司決策得到執(zhí)行。只有既吃透上情，又了解下情，才能得心應(yīng)手地為上司提供及時(shí)有效的服務(wù)。*科學(xué)選擇督查項(xiàng)目。開(kāi)展督查工作的首要環(huán)節(jié)是科學(xué)地選擇督查項(xiàng)目、確定督察內(nèi)容、對(duì)上司交辦的、文件指示的以及上司口頭交辦的，要普遍進(jìn)行督查，保證件件有著落，事事有結(jié)果。*主動(dòng)積極地搞好督查。秘書(shū)要發(fā)揮主動(dòng)性，不能推一推，才動(dòng)一動(dòng)，甚至坐等督查結(jié)果。而應(yīng)該從工作實(shí)際出發(fā)，緊緊圍繞公司的中心工作，主動(dòng)深入實(shí)際，調(diào)查研究，抓住熱點(diǎn)、難點(diǎn)、重點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行督查。在督促檢查中了解情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)匯報(bào)。對(duì)重大問(wèn)題還要跟蹤督查，系列反饋，直到解決問(wèn)題。*認(rèn)真做好結(jié)案反饋。對(duì)各有關(guān)部門督查結(jié)果的反饋材料，要進(jìn)行綜合加工處理。本著“準(zhǔn)確、及時(shí)、適用、濃縮”的要求，提高精確度，使之言簡(jiǎn)意賅、觀點(diǎn)明確、論據(jù)充分、表達(dá)通俗，及時(shí)整理上報(bào)。一時(shí)難以查清的問(wèn)題，也應(yīng)如實(shí)報(bào)告。督查內(nèi)容不能面面俱到，要排好主次，分別輕重緩急，使督查工作忙而不亂、井然有序地進(jìn)行。*抓重點(diǎn)。圍繞公司的中心工作的開(kāi)展，保證公司決策的落實(shí)執(zhí)行。*抓難點(diǎn)。把工作中往往不易落實(shí)或難以落實(shí)的問(wèn)題，抓住不放。一抓到底，抓出成效。*抓熱點(diǎn)。把上司最關(guān)心，最擔(dān)心的問(wèn)題和客戶反映強(qiáng)烈的問(wèn)題，一定要抓緊處理，落到實(shí)處，見(jiàn)諸成效。***特別提醒：做好督查要搞好四個(gè)必查：對(duì)公司舉行重要會(huì)議所決定部署的事項(xiàng)必查。對(duì)公司在每個(gè)階級(jí)的中心工作必查。對(duì)主要上司在重要活動(dòng)中部署的工作任務(wù)必查。對(duì)公司決定有關(guān)部門需要落實(shí)的事項(xiàng)必查。c、秘書(shū)督查必須遵守的原則督查工作要想取得理想的效果，應(yīng)嚴(yán)格遵循以下四項(xiàng)基本原則：1）實(shí)事求是。督查工作作為輔助上司實(shí)施決策的一種工作任務(wù)，根本目的在于促進(jìn)決策的有效執(zhí)行。*在整個(gè)督查過(guò)程中，要實(shí)事求是，深入實(shí)際了解情況，注重實(shí)施，不搞花架子。從實(shí)際出發(fā)，該立的案就立，不該立的案不立；*注重調(diào)查研究，全面了解情況。*查處問(wèn)題要重事實(shí)、重證據(jù)，反饋情況要真實(shí)可靠。*要全面理解和執(zhí)行督查任務(wù)。2）分級(jí)負(fù)責(zé)。督查可以說(shuō)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。它的對(duì)象和內(nèi)容十分廣泛，覆蓋各職能部門，既有為上司和全體員工普遍關(guān)注的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，又有帶有一定全局性、觀念性的問(wèn)題。督查工作的這種特性以及秘書(shū)工作的從屬性，決定了它不可能代替部門的工作，只有依靠各職能部門，充分調(diào)動(dòng)各級(jí)部門的積極性，實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)，才能真正使各項(xiàng)決策和重要工作落到實(shí)處。*從實(shí)際出發(fā)，該立的案就立，不該立的案不立；*注重調(diào)查研究，全面了解情況。*查處問(wèn)題要重事實(shí)、重證據(jù)，反饋情況要真實(shí)可靠。*要全面理解和執(zhí)行督查任務(wù)。2）分級(jí)負(fù)責(zé)。督查可以說(shuō)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。它的對(duì)象和內(nèi)容十分廣泛，覆蓋各職能部門，既有為上司和全體員工普遍關(guān)注的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，又有帶有一定全局性、觀念性的問(wèn)題。督查工作的這種特性以及秘書(shū)工作的從屬性，決定了它不可能代替部門的工作，只有依靠各職能部門，充分調(diào)動(dòng)各級(jí)部門的積極性，實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)，才能真正使各項(xiàng)決策和重要工作落到實(shí)處。3）全面與重點(diǎn)相結(jié)合。*凡須督查的問(wèn)題，都要認(rèn)真負(fù)責(zé)，一查到底，有始有終，達(dá)到督查的目的。*凡需各部門報(bào)送查處結(jié)果的，都要催辦，逐項(xiàng)登記，按時(shí)查處完畢。*在督查問(wèn)題很多的情況下，必須抓住重點(diǎn)，即根據(jù)上司的決策，圍繞中心工作，抓住典型案例，重點(diǎn)查處，以指導(dǎo)和促進(jìn)全局工作。尤其要注重查處那些影響比較大、性質(zhì)比較嚴(yán)重卻又久拖不決或無(wú)人過(guò)問(wèn)的問(wèn)題。決策要掌握時(shí)機(jī)，決策的實(shí)施同樣要掌握時(shí)機(jī)，講究時(shí)效。督察工作要爭(zhēng)時(shí)間、爭(zhēng)效率，使決策盡快落實(shí)。*秘書(shū)人員要把時(shí)間觀念滲透到查察工作的各個(gè)步驟中去。*具體事項(xiàng)的催辦，強(qiáng)調(diào)要按時(shí)按質(zhì)辦結(jié)；重大決策重要工作的查辦，雖然時(shí)間長(zhǎng)些，但也要按實(shí)際情況把它劃分為若干小的階段。*分段規(guī)定時(shí)限，并及時(shí)跟蹤檢查，分段匯總反映情況，使上司及時(shí)得到?jīng)Q策實(shí)施的反饋信息，有效進(jìn)行調(diào)整控制。要點(diǎn)羅列：1、無(wú)論上司交辦的，下屬部門請(qǐng)示的，客戶反映的或是秘書(shū)本身發(fā)現(xiàn)的，都需事前請(qǐng)求上司批準(zhǔn)，事中請(qǐng)示指導(dǎo)，事后匯報(bào)并請(qǐng)求檢查，不可獨(dú)斷專行。2、幫助下屬部門完成因各種原因未做好的工作，不能挫傷員工的積極性。3、督查工作時(shí)首先要深入實(shí)際，調(diào)查研究、分析事實(shí)、找出癥結(jié)，才有資格提出工作建議。4、秘書(shū)在尊重下級(jí)基礎(chǔ)上督促、檢查、幫助下屬員工工作，不能隔手包辦以免又產(chǎn)生新矛盾。5、秘書(shū)督查工作講求時(shí)效，按時(shí)按質(zhì)辦好，切不可拖延或半途而廢，實(shí)在解決不了的問(wèn)題，及時(shí)匯報(bào)上司，另出主意。6、上司臨時(shí)交代的任務(wù)，可以隨機(jī)進(jìn)行，及時(shí)匯報(bào)。7、重大的事項(xiàng)先填寫事項(xiàng)、內(nèi)容、目的，操作步驟、負(fù)責(zé)部門及人員，然后通知原部門，再催辦查問(wèn)或直接調(diào)查。有重大疑難及時(shí)向上司匯報(bào)，匯同領(lǐng)導(dǎo)分析研究出意見(jiàn)，再返回原部門結(jié)案處理，最后匯報(bào)上司及立卷。行為禁忌：1、以“欽差大臣”自居，下車伊始就呱啦呱啦亂說(shuō)。2、越俎代皰，隔手包辦。3、不尊重下屬員工，不維護(hù)下屬員工威信。4、伙同下屬員工虛報(bào)、假報(bào)。G、安排好值班工作一般的企事業(yè)單位都是實(shí)行8小時(shí)工作制，白天工作，夜間休息，周末雙休，但業(yè)務(wù)聯(lián)系、信息傳遞、突發(fā)變化都不可能限制在工作時(shí)日之內(nèi)，這就要求秘書(shū)值班工作或安排值班工作。值班工作是組成一個(gè)公司工作網(wǎng)絡(luò)的重要細(xì)胞，是一個(gè)單位的樞紐工作，起著溝通上下，聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，能及時(shí)傳達(dá)和本單位發(fā)生的重大緊急事情；能及時(shí)反映，及時(shí)處理，保證工作順利進(jìn)行的作用。非工作時(shí)間和節(jié)假日，值班工作的這種作用表現(xiàn)得尤為明顯。由于值班工作要經(jīng)常應(yīng)急處理一些重要工作，在一定意義或一定程度上來(lái)說(shuō)，值班工作代表了本公司的工作，值班工作的好壞直接反映本公司的精神風(fēng)貌。a、值班工作的特性值班工作的特性：1）連續(xù)性。值班工作的職責(zé)范圍可寬可窄，值班人員可以輪流，但值班工作從不能間斷。2）應(yīng)急性。完成公司臨時(shí)交辦的事項(xiàng)，這些工作的具體內(nèi)容，一般都是事先不知道的。b、值班制度和組成形式值班制度是要求值班人員共同遵守的規(guī)程或行為準(zhǔn)則，才能保證做好值班工作。值班工作具有明顯的崗位責(zé)任性質(zhì)，必須建立嚴(yán)格的制度。值班制度應(yīng)根據(jù)本公司的工作性質(zhì)和具體情況制訂，一般有這些方面的內(nèi)容：值班人員的職責(zé)和權(quán)限，各項(xiàng)值班工作的程序，值班人員應(yīng)遵守的規(guī)定，交接班時(shí)間和方法等。值班的組織形式根據(jù)工作需要和人員情況而定。大體上有三種形式：1）設(shè)有專門的值班室，或配備專職值班人員，負(fù)責(zé)本公司的全部值班工作。大型企業(yè)一般采用這種。2）工作人員輪流值班，主要做好節(jié)、假日的值班工作。普通企業(yè)一般采用這種形式。3）專兼職值班結(jié)合的形式，即白天有專人值班、晚上由工作人員輪流值班；平時(shí)有專人值班，節(jié)、假日由工作人員輪流值班。c、值班資料值班資料是做好值班工作之必需，值班人員應(yīng)具備以下幾方面的資料；1）電話表（本），包括經(jīng)常業(yè)務(wù)單位、本單位的常用電話，以及秘書(shū)電話，有關(guān)車站、機(jī)場(chǎng)、碼頭、接待所、新聞單位等單位的電話。登記的電話表（本）應(yīng)經(jīng)常核對(duì)、整理，有更改的要立即改過(guò)來(lái)，以免誤事。2）了解值班工作涉及的單位，特別是經(jīng)常業(yè)務(wù)聯(lián)系的單位部門設(shè)置、員工職責(zé)分工、辦公地址等情況。3）常用的工具書(shū)、列車時(shí)刻表、航班表、船期表等。4）本單位當(dāng)前中心工作的計(jì)劃安排、上司指示、開(kāi)展程度、存在問(wèn)題等有關(guān)資料。5）有關(guān)的文件資料。d、值班工作記錄值班工作記錄也稱值班記錄，主要由以下兩部分組成：1）值班日志*值班日志是將值班過(guò)程中接受的任務(wù)完成情況、收到的各方面的信息及處理情況、備忘事項(xiàng)等，在有固定格式的本冊(cè)上記載下來(lái)，以便與其他值班人員交流和事后查考。*值班日志應(yīng)包括：值班時(shí)間、值班人員、事項(xiàng)內(nèi)容、處理情況。2）值班電話記錄。*向上司準(zhǔn)備報(bào)告、匯報(bào)情況。*便于上司批示。*留存?zhèn)滗洝?）電話記錄應(yīng)用專用手冊(cè)，固有格式，內(nèi)容如下：*來(lái)電時(shí)間*來(lái)電人姓名、單位、職務(wù)*接電話人姓名*來(lái)電內(nèi)容*上司批示及處理情況4）電話記錄一定要簡(jiǎn)明、清楚，對(duì)人名、地名、數(shù)字要認(rèn)真核對(duì)，必要時(shí)應(yīng)用錄音電話錄音。e、值班工作要求值班工作有時(shí)很瑣碎，但很重要，因此，對(duì)值班人員應(yīng)有一些基本的要求。1）確立服務(wù)思想。即為公司服務(wù)，為上司服務(wù)，為內(nèi)部、各部門和客戶服務(wù)。2）有較高的理論水平和一定的業(yè)務(wù)能力，值班工作涉及本單位的方方面面，有時(shí)要代表本單位處理緊急事情，回答上級(jí)的問(wèn)題，所以一定要熟悉本公司各項(xiàng)決策，熟悉制定決策的依據(jù)，熟悉本公司的業(yè)務(wù)工作，了解業(yè)務(wù)工作開(kāi)展情況和目前存在的問(wèn)題以及解決這些問(wèn)題的意見(jiàn)和主張，并能熟練掌握現(xiàn)代化通信手段和辦公手段，具有較寬的知識(shí)面。3）要有高度的責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)及較高的工作效率，值班工作在一定意義上代表著本單位，因此對(duì)每項(xiàng)工作一定要嚴(yán)肅認(rèn)真，頭腦清醒，不能輕率處理一件事，不能放過(guò)收到的信息中的每一個(gè)疑點(diǎn)。要有較高的警惕性和較強(qiáng)的保密觀念，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度。4）要有健康的身體和良好的精神狀態(tài)及較強(qiáng)的應(yīng)急反應(yīng)能力。f、交班交接班是值班人員溝通情況、匯報(bào)工作、保持值班工作連續(xù)性的活動(dòng)，凡有值班的地方必有交接班工作。交接班通常有兩種方式：1）集體交接班，即值班公司全體人員在一起交接班。交班人員匯報(bào)值班時(shí)間內(nèi)發(fā)生了的大事、上司的指示、辦理情況、需要接班人員做些什么工