任務(wù)5 編排圖文

信息技術(shù)（基礎(chǔ)模塊）主編│傅連仲等圖文編輯任務(wù)5編排圖文第3章第3章圖文編輯目錄Contents3.5.1基本設(shè)置3.5.2設(shè)置頁面3.5.3自動(dòng)生成目錄3.5.4批量制作“錄取通知書”第3章圖文編輯任務(wù)情景

今天小華接到了編排“生活技能培養(yǎng)—翻糖蛋糕制作方法”宣傳文檔和為招生處批量制作“錄取通知書”的任務(wù)，這兩個(gè)任務(wù)需要用到圖文版式編排、自動(dòng)生成目錄和郵件合并功能，采用文字編輯軟件Word來完成這項(xiàng)任務(wù)，并練習(xí)鞏固文字編輯軟件的版式編輯、自動(dòng)生成目錄和批量制作文檔等技能。（1）制作圖書排版樣圖。紙張大小為A4，頁邊距上下為2.53厘米，左右為3.17厘米，要求每章首頁無頁眉，奇偶頁的頁眉不同，奇數(shù)頁的頁眉為“翻糖蛋糕制作方法”，偶數(shù)頁的頁眉為“生活技能培養(yǎng)”，頁碼位于頁面頂端，自動(dòng)生成目錄，其余設(shè)置詳見操作流程。（2）通過郵件合并功能批量制作錄取通知書樣圖。第3章圖文編輯第3章圖文編輯任務(wù)分析本任務(wù)分以下四個(gè)階段完成。要運(yùn)用的基本設(shè)置有：包括字體格式設(shè)置、段落格式設(shè)置、新建樣式、樣式使用；其他設(shè)置：包括頁面設(shè)置、插入頁碼、插入頁眉頁腳；自動(dòng)生成目錄：設(shè)置標(biāo)題（樣式）、修改標(biāo)題（樣式）格式、選擇目錄樣式；批量制作錄取通知書：制作信息表和Word模板、選擇收件人、編輯收件人列表完成郵件合并的知識(shí)。第3章圖文編輯3.5.1

基本設(shè)置小華開始了“生活技能培養(yǎng)—翻糖蛋糕制作方法”宣傳文檔的編輯工作，首先完成文檔的基本設(shè)置，包括設(shè)置章標(biāo)題、節(jié)標(biāo)題、正文、項(xiàng)目符號(hào)、樣式等，并練習(xí)鞏固文字編輯軟件的版式編輯技能。在圖書排版中，標(biāo)題、文本格式的設(shè)置是最基本的，也是經(jīng)常需要使用的。圖書排版樣例的制作步驟如下。第3章圖文編輯操作步驟①章標(biāo)題設(shè)置。選中章標(biāo)題文本，使用格式工具欄的按鈕將字體格式設(shè)置為“黑體”，將字號(hào)設(shè)置為“小一”，將字形設(shè)置為“加粗”，將對(duì)齊方式設(shè)置為“居中”。選擇“頁面布局”選項(xiàng)卡，在“段落”組中單擊按鈕，彈出“段落”對(duì)話框，設(shè)置“段前”“段后”的間距為“24磅”，將“行距”設(shè)置為“單倍行距”。②節(jié)標(biāo)題設(shè)置。選中節(jié)標(biāo)題文本，將字體設(shè)置為“黑體”，將字號(hào)設(shè)置為“三號(hào)”，將對(duì)齊方式設(shè)置為“居中”，將“段前”“段后”間距設(shè)置為“6”磅，將“行距”設(shè)置為“單倍行距”。③小節(jié)標(biāo)題設(shè)置。選中小節(jié)標(biāo)題文本，將字體設(shè)置為“黑體”，將字號(hào)設(shè)置為“五號(hào)”，將字形設(shè)置為“加粗”，將“段前”“段后”間距為“6”磅，將特殊格式設(shè)置為“首行縮進(jìn)”，將縮進(jìn)磅值設(shè)置為“2字符”，將“行距”設(shè)置為“單倍行距”。④章首頁正文文本格式的“字體”“字號(hào)”設(shè)置為“黑體”“五號(hào)”，將特殊格式設(shè)置為“首行縮進(jìn)”，并將縮進(jìn)磅值設(shè)置為“2字符”。⑤正文“字體”“字號(hào)”設(shè)置為“宋體”“五號(hào)”，將特殊格式設(shè)置為“首行縮進(jìn)”，并將縮進(jìn)磅值設(shè)置為“2字符”，將正文的對(duì)齊方式設(shè)置為“兩端對(duì)齊”。第3章圖文編輯操作步驟⑥添加項(xiàng)目符號(hào)。選中要添加項(xiàng)目符號(hào)的文本，選擇“開始”選項(xiàng)卡的“段落”組，單擊“項(xiàng)目符號(hào)”下拉三角形按鈕，在下拉列表中選擇合適的“項(xiàng)目符號(hào)”即可，“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對(duì)話框。⑦創(chuàng)建新樣式。瀏覽上述設(shè)置的效果，滿意后，可以為上述設(shè)置建立一個(gè)新樣式，用于后面的文本格式設(shè)置。操作方法是：選擇“開始”選項(xiàng)卡的“樣式”組，單擊顯示樣式窗口，在彈出的“樣式”窗口中單擊“新樣式”按鈕，彈出“根據(jù)格式設(shè)置創(chuàng)建新樣式”對(duì)話框。第3章圖文編輯操作步驟⑧在“新建樣式”對(duì)話框中，分別填寫樣式名及類型等內(nèi)容，并選擇“添加到樣式庫”和“自動(dòng)更新”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕。⑨節(jié)標(biāo)題、小節(jié)標(biāo)題、章首頁正文及正文樣式的建立與章標(biāo)題樣式的建立相同，這里不再重復(fù)。⑩將新建樣式應(yīng)用于后面的文本格式設(shè)置，方法是選中要應(yīng)用字符樣式的文本，選擇“開始”選項(xiàng)卡的“樣式”組，單擊顯示樣式窗口，在彈出的“樣式”中，選擇要應(yīng)用的樣式名即可。k設(shè)置表題文字的字體、字號(hào)為“黑體”“小五”；對(duì)齊方式為“居中”；段前、段后設(shè)置為“6磅”“3磅”；行距設(shè)置為“15磅”。l設(shè)置表的寬度為“14.5厘米”，表頭文字的字體、字號(hào)為“黑體”“六號(hào)”；在“文字”對(duì)話框中選擇“高級(jí)”選項(xiàng)卡，在位置的下拉選項(xiàng)中選擇“提升”、磅值一欄輸入“3磅”；對(duì)齊方式為“居中”；段前、段后設(shè)置為“0磅”“0磅”；行距設(shè)置為“13磅”。m設(shè)置表格文字的字體、字號(hào)為“宋體”“六號(hào)”；在“文字”對(duì)話框中選擇“高級(jí)”選項(xiàng)卡，在位置的下拉選項(xiàng)中選擇“提升”、磅值一欄輸入“3磅”；對(duì)齊方式為“居中”；段前、段后設(shè)置為“0磅”“0磅”；行距設(shè)置為“13磅”。第3章圖文編輯第3章圖文編輯說一說快速設(shè)置標(biāo)題樣式對(duì)提高編輯效率的影響。第3章圖文編輯3.5.2設(shè)置頁面小華完成了標(biāo)題、文本格式等基本設(shè)置后，開始“生活技能培養(yǎng)—翻糖蛋糕制作方法”宣傳文檔的頁面編輯工作，需要用到圖文編輯軟件的頁面設(shè)置功能，包括設(shè)置紙張大小、頁邊距、頁碼、頁眉等，并練習(xí)鞏固文字編輯軟件的頁面編輯技能。具體操作步驟如下。①頁面設(shè)置。選擇“頁面布局”選項(xiàng)卡，單擊“頁邊距”選項(xiàng)，單擊“自定義邊距”菜單，彈出“頁面設(shè)置”對(duì)話框，設(shè)置上、下頁邊距為2.53厘米，設(shè)置左、右邊距為3.17厘米，紙張大小為A4。②插入頁眉。把鼠標(biāo)指針放在偶數(shù)頁，選擇“插入”選項(xiàng)卡，單擊“頁眉”選項(xiàng)，進(jìn)入頁眉編輯模式，頁眉編輯窗口，按要求輸入頁眉內(nèi)容。第3章圖文編輯操作步驟③插入頁碼。選擇“插入”選項(xiàng)卡，單擊“頁碼”選項(xiàng)，選擇“設(shè)置頁碼格式”菜單，彈出“頁碼格式”對(duì)話框。在“頁碼”下拉列表框中選擇“頁面頂端”或“頁面底端”等。④在“頁眉和頁腳工具”選項(xiàng)卡中選擇“奇偶頁不同”復(fù)選框。⑤奇數(shù)頁的頁眉設(shè)置方法同上。WPS文字編輯軟件的設(shè)置方法與之相似。第3章圖文編輯說一說頁眉設(shè)置在強(qiáng)化版面效果的作用。第3章圖文編輯3.5.3自動(dòng)生成目錄簡單來說目錄就是直達(dá)正文內(nèi)容的鏈接，長文檔中必不可少的一部分就是目錄，特別是圖書、論文、書籍、報(bào)告等，由于文檔中的內(nèi)容較多，通常會(huì)將其分成很多章節(jié)，而每章節(jié)下又分有小節(jié)。這些章節(jié)標(biāo)題和小節(jié)標(biāo)題就是目錄的重要組成部分。小華現(xiàn)在開始編輯“生活技能培養(yǎng)—翻糖蛋糕制作方法”宣傳文檔的目錄，需要用到圖文編輯軟件的自動(dòng)生成目錄功能，包括插入頁碼、設(shè)置標(biāo)題（樣式）級(jí)別和插入目錄3個(gè)步驟，并練習(xí)鞏固文字編輯軟件的目錄編輯技能。具體操作步驟如下。第3章圖文編輯操作步驟①選擇“插入”選項(xiàng)卡，單擊“頁碼”按鈕，按需求為文檔插入頁碼。②選中需要設(shè)置為目錄的標(biāo)題，然后單擊“開始”→“樣式”→“標(biāo)題1”，為其設(shè)置樣式，設(shè)置完成后，將光標(biāo)插入正文中其他一級(jí)標(biāo)題前，單擊“樣式”下的“標(biāo)題1”，一級(jí)標(biāo)題格式就修改成功了。然后用同樣的方式，對(duì)文中的二級(jí)、三級(jí)……標(biāo)題進(jìn)行設(shè)置，分別設(shè)為“標(biāo)題2”“標(biāo)題3”，以此類推。第3章圖文編輯操作步驟③在文中將所有標(biāo)題設(shè)置完畢后，在正文前插入一個(gè)空白頁，然后單擊“引用”→“目錄”命令，在列表中選擇一種目錄樣式，即可自動(dòng)生成目錄。生成的目錄。第3章圖文編輯說一說什么問題會(huì)影響自動(dòng)生成目錄？第3章圖文編輯3.5.4

批量制作“錄取通知書”在日常工作中，我們經(jīng)常會(huì)遇見這種情況，處理的文件主要內(nèi)容基本都是相同的，只是具體數(shù)據(jù)有變化而已，如準(zhǔn)考證、請(qǐng)柬、通知書、畢業(yè)證、信件等。在填寫大量格式相同、只修改少數(shù)相關(guān)內(nèi)容、其他文檔內(nèi)容不變時(shí)，我們可以靈活運(yùn)用Word郵件合并功能，不僅操作簡單，而且還可以設(shè)置各種格式、打印效果很好，提高了工作效率。小華完成了“生活技能培養(yǎng)—翻糖蛋糕制作方法”宣傳文檔的編輯工作，現(xiàn)在開始完成批量制作“錄取通知書”的任務(wù)。這個(gè)任務(wù)需要用郵件合并功能，包括準(zhǔn)備錄取新生信息表文件、制作錄取通知書模板、郵件合并、信函、選取數(shù)據(jù)源、插入郵件合并域、打印文檔等技能。具體操作步驟如下。第3章圖文編輯操作步驟①準(zhǔn)備好需要制作錄取通知書的考生信息，保存到Excel文件中。②制作錄取通知書Word模板。在Word中插入背景圖片，接著在圖片上插入文本框，并輸入必要的文字。除個(gè)人信息外的其他內(nèi)容填寫完整并排版好。第3章圖文編輯操作步驟③切換至“郵件”功能區(qū)，單擊“開始郵件合并”選項(xiàng)，在下拉列表中選擇“信函”選項(xiàng)。④單擊“選擇收件人”選項(xiàng)，在下拉列表中選擇“使用現(xiàn)有列表”選項(xiàng)。⑤在彈出的“選取數(shù)據(jù)源”窗口中，選擇“2019年錄取新生信息表”文件，單擊“打開”按鈕。第3章圖文編輯操作步驟⑥在彈出的“選擇表格”對(duì)話框中選擇數(shù)據(jù)所在工作表，并單擊“確定”按鈕。⑦單擊“編輯收件人列表”選項(xiàng)，彈出“郵件合并收件人”對(duì)話框。第3章圖文編輯操作步驟⑧單擊姓名所在的位置，然后單擊“插入合并域”選項(xiàng)，選擇“姓名”，單擊“插入”按鈕；單擊學(xué)院名所在的位置，接著單擊“插入合并域”，選擇“學(xué)院”，單擊“插入”按鈕；單