企業(yè)常用公文寫作格式

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企業(yè)常用公文寫作格式

常用公文寫作格式與技巧

（一）上行文種的寫法

1、請示

請示是向準(zhǔn)許上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)時使用的一種上行文種。

請示要堅(jiān)持一文一事。即一份請示請示只能向上級請示接受一具咨詢題，以便上級及時、專一地舉行處理；請示報(bào)請的主送機(jī)關(guān)也只能是一具，別能多頭請示。請示的內(nèi)容由三部分構(gòu)成：

（1）開頭部分寫請示的緣由或背景，要求寫得充分而又簡明；

（2）主體部分寫請求的事項(xiàng)，要求寫得實(shí)際、合理、明確、簡要；

（3）結(jié)尾部分寫希翼、要求，能夠使用以下慣用語，如：“妥否，請批示”或“當(dāng)否，請批示”或“以上請示，望予審批”或“以上意見，如無別妥，請批轉(zhuǎn)XXX執(zhí)行”等。

2、報(bào)告

報(bào)告是向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映事情、提出建議、回復(fù)上級機(jī)

關(guān)的詢咨詢或要求這時使用的一種文種。

報(bào)告與請示雖同屬于行文流暢上行文，但兩者有著嚴(yán)格的區(qū)不：

（1）對上級要求別同?！皥?bào)告”別要求上級批復(fù)；“請示”則要

求上級批復(fù)。

（2）行文時刻別同?！皥?bào)告”是事中才或事后行文；“請示”是

事前行文。

（3）文種性質(zhì)別同?！皥?bào)告”是陳述性的回降公文；“請示”是

請求性的向下調(diào)整公文。

（4）結(jié)尾用語別同?！皥?bào)告”的結(jié)尾普通用“專此報(bào)告”、“特

此報(bào)告”等詞語，有的干脆別用，報(bào)告事項(xiàng)完了，全文就結(jié)束；“請示”則普通用“可否（或妥否），請批示”，對上級要求相當(dāng)確信。

報(bào)告的內(nèi)涵決定了它在寫作上的通用規(guī)則，算是人們通常所說到

的“三段式”?！叭问健眲e是一成別變的模式，它必定由于別同的

內(nèi)容表現(xiàn)為多變狀態(tài)：

（1）事情——做法——咨詢題（意見）；

（2）事情（做法）——咨詢題——今后意見；

（3）事情——緣故（責(zé)任）——下步做法；

（4）事情——緣故——責(zé)任及處理意見；

（5）事情——咨詢題——建議等。

（二）下行文種的寫法

１、通知

通知是黨政公文下行這段話習(xí)慣性最廣、使用頻率最高的一具文種。通知適用于轉(zhuǎn)批下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和別相的隸屬機(jī)

關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。

通知的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)由標(biāo)題、正文、降款和附件四部分構(gòu)成。

通知的書名有三種形式：（1）發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+事由+文種，如蘇州

大學(xué)對于召開XXX會議的通知。（2）事由+文種，如，對于放暑假的

通知。（3）特別事情下形成的緊急通知，標(biāo)題要注明性質(zhì)，在文種前

加上“緊急”、“補(bǔ)充”、“聯(lián)合”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“批轉(zhuǎn)”、“印發(fā)”等字樣。

緊急通知的正文由開頭、主體和結(jié)尾十部分構(gòu)成：（1）開頭用一

自然段簡明交待通

知差不多形成的緣由和依照。（2）主體簡要敘述通知的其他事項(xiàng)。（3）結(jié)尾另起段寫明通知執(zhí)行要求，常用“以上通知，望仔細(xì)執(zhí)行”、“特此通知。”“本通知自釋出之日起實(shí)行”等適應(yīng)用語表示。

制發(fā)各類通知是為了解決實(shí)際咨詢題，意象這就要求在通知的寫作

上要主題搞清晰顯露、文字簡明扼要、結(jié)構(gòu)先總后分，使人一目了然。

2、通報(bào)

通報(bào)是“表彰先進(jìn)、批判錯誤、傳達(dá)重要精神或事情”時使用的

文種。舉行調(diào)查的類型有四種：

（1）用于描述表揚(yáng)好人好事的，稱“表彰性通報(bào)”；

（2）用于批判錯誤的，稱“批判性通報(bào)”；

（3）用于傳達(dá)事情的，稱“事情性通報(bào)”；

（4）用于傳達(dá)上級指示精神的，稱“指導(dǎo)性通報(bào)”。

通報(bào)是用典型顧名思義事實(shí)教育干部群眾的，所以通報(bào)的情況想

法應(yīng)當(dāng)是具有先進(jìn)的代表性或具有鞭葉代表性的人和事以及能給人以

啟迪和警省作用的典型人文主義事件。惟獨(dú)選如此的膠粘劑舉行通報(bào)

通報(bào)，才干起到教育大伙兒、鼓勵一片、警戒八方的作用。

通報(bào)中的議講，必須是通報(bào)中會典型必需事實(shí)的延伸，褒貶的尺度、結(jié)論的分寸、今后的工作意見基本上典型事實(shí)的引發(fā)，別能勉強(qiáng)附會。

3、會議紀(jì)要

會議紀(jì)要是用于描述記載、表露會議事情和議定事項(xiàng)。會議紀(jì)要

按內(nèi)容可分為三類：第一類是日常辦公會議紀(jì)要；第二類是指示性會

議紀(jì)要，即對某一重要方面的工作綜合整理的會議紀(jì)要；第三類是討

論型會議紀(jì)要，多半是對某一重大理論、實(shí)踐課題舉行研討的會議所

使用的一種紀(jì)要，它具有參考性，別具有指揮性。一次工作會議，涉

及咨詢題非常多，在寫會議紀(jì)要時，必須緊緊抓住會議所集中討論的幾個

要緊咨詢題，形成紀(jì)要的中心，切別可面面俱到。

一次工作會議在具體討論中必定會產(chǎn)生幾種別接受見，別能把這

些意見也納入會議紀(jì)要，而應(yīng)該依照大會的宗旨，分析綜合各種意見，集中反映符合會議中心要求的人一致意見，并且，也要注意汲取少數(shù)

人正確的意見。對反映會議中心議題的正確意見，可采納“會議聽取了”、“會議討論了”、“會議研究了”“會議以為”、“會議決定”等提法，加以集中概括，簡明扼要地講明出來。

（三）發(fā)布性文種的寫法

1、公告和通告

公告是黨和國家機(jī)關(guān)向國內(nèi)外先部重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)時使用

的文種。通告是在一定范圍內(nèi)、發(fā)布應(yīng)當(dāng)遵守或周知事項(xiàng)時使用的文種。

兩者的別同點(diǎn)要緊有三條：

一是從所宣布告知的事項(xiàng)看，公告重于通告；

二是從宣布告知事項(xiàng)的范圍看，公告大于通告。公告是面向國內(nèi)

外的，通告是面向國內(nèi)或國內(nèi)局部范圍的；

三要緊是從公布兩告的機(jī)關(guān)看，澄清公告公布的機(jī)關(guān)級不高，是

黨和國家的高級機(jī)關(guān)；通告，上至中央，下至基層機(jī)關(guān)及國有企事業(yè)

單位均可取用；

四是從所公布的方式看，公告是采納電視新聞手段，經(jīng)過電臺、

電視臺以及報(bào)紙等形式予以推出；通告既可采納公告的手段公開辟布，也可在內(nèi)部行文。

兩告基本上長篇公文，撰寫時候必須文字簡要、層次清楚。一是要

直陳其事，別繞彎、

別兜圈；二是可講可別講的別講，可少講的別多講。文字簡要，

才便于人們牢記、遵守。

（四）信函性文種的寫法

1、函

函是別相隸屬的機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢咨詢和答復(fù)咨詢題或向有

關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)函件時使用的平行公文。函的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、受文

機(jī)關(guān)、原文和降款四部分構(gòu)成：

（1）標(biāo)題

函的標(biāo)題有兩種媒介：發(fā)文機(jī)關(guān)名稱＋事由＋文種，如，蘇州大

學(xué)對于ＸＸＸ的復(fù)函；事由＋文種，如“對于懇求ＸＸＸ的函”或

“對于申請ＸＸＸ的函”；“對于請求批準(zhǔn)ＸＸＸ的函”。

（2）受文機(jī)關(guān)：頂格加冒號寫黨政機(jī)關(guān)受文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范性簡稱。

（3）正文：

開頭概括交代發(fā)函的緣故和目的，常用“現(xiàn)將有關(guān)咨詢題講明如下：”、“現(xiàn)將有關(guān)環(huán)境咨詢題復(fù)函如下：”等適應(yīng)用語過渡轉(zhuǎn)入主體。

主體絕大部分要簡潔得體，咨詢題、意見要寫得明確。

結(jié)語。依照別同型式的函件事項(xiàng)，挑選“特此函告”、“特此復(fù)函”等適應(yīng)用語結(jié)束正文。便函也可使用“此致．敬禮”等敬語。

降款。在右下方署明發(fā)文單位名稱，加蓋公章并在下面寫明年、月、日期。

（五）其他所用應(yīng)用文的寫法

1、介紹信

介紹信是用以介紹被介紹人員的姓名、身份、人數(shù)、接洽事項(xiàng)等

異常事情事情的專用家書。介紹信具有介紹和證明的作用。

介紹信通常有兩種形式：

一般介紹信。用公文紙書寫：

（1）在公文紙正中的地點(diǎn)寫“介紹信”三個字，字要比正文大些。

（2）聯(lián)系單位或個人的叫法。

（3）被介紹人的姓名、身份、人數(shù)（派出人數(shù)較多，可寫成

“×××等×人”）。

（4）接洽事項(xiàng)和向接洽單位或個人提出的希翼。最終可寫上“請

接洽”、“請予協(xié)助”、“此致敬禮”等語。

（5）本單位名稱和寫信日期，加蓋公章。

帶存根的印刷介紹信有規(guī)定格式，使用只須填上有關(guān)內(nèi)容。

（1）存根部分簡填，以便日后查考。

（2）本文絕大部分要填寫詳細(xì)些。

（3）派人聯(lián)系辦理重要或保密情況，要注明被派人員的帶兵政治

面貌、職務(wù)。

（4）重要的介紹信要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)過目或在存根上簽字，有的還要限制

有效期。

（5）除本文部分需有加蓋公章外，存根與本文的虛線正中亦要蓋

章公章。

2、申請書

申請書是個人或集體向組織表達(dá)愿望，向機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位領(lǐng)導(dǎo)提出請求時的一種書信。申請材料應(yīng)把該寫的申請書咨詢題寫清晰，但也要注意精煉。申請書普通是一事一書。

（1）在申請書的第一行正中換行寫申請書的名稱。如：“入黨（團(tuán)）申請書”、“開業(yè)申請書”等，字體較正文稍大。

（2）寫同意申請書的單位或處室有關(guān)負(fù)責(zé)同志的名稱。

（3）寫申請書的具體內(nèi)容：

申請的情況或理由最好提出申請分段寫，兩方以便同意申請的一方把握要領(lǐng)。

申請的理由比較多，能夠從幾個方面、幾個時期談?wù)J識。

（4）結(jié)尾寫到表示敬意的話，如“此致敬禮”、“請領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)”等語，也能夠別寫。

（5）最終寫申請注冊姓名或申請單位名稱（加蓋公章）和寫申請書的日期。

3、工作打算

工作打算是一具單位或團(tuán)體在一定階段內(nèi)的工作計(jì)劃。寫此項(xiàng)工作打算要求簡明扼要、具體明確，用詞造句必須準(zhǔn)確，別能模糊。

工作打算的格式：

（1）打算的名稱。包括訂立打算單位或團(tuán)體的名稱和打算期限兩個要素，如“××團(tuán)委2006年工作打算”。

（2）打算的具體要求。普通包括其他工作的目的涵蓋和要求，工作的項(xiàng)目和要緊指標(biāo)，施行的步驟和措施等，也算是為啥做、做啥、如何做、做到啥程度。

（3）最終寫訂立打算的日期。

工作打算的內(nèi)容。普通地說，包括：

（1）事情分析（制定打算的依照）。制定打算前，要分析研究工

作現(xiàn)狀，充分了解下一步工作是在啥狠手基礎(chǔ)上舉行的，是依據(jù)什

么來制定那個打算的。

（2）工作任務(wù)和要求（做啥）。依照需要與也許，規(guī)定出一定

階段內(nèi)所應(yīng)完成的任務(wù)和應(yīng)達(dá)到的工作指標(biāo)。

（3）工作的辦法、步驟和措施（怎么樣做）。在明確了教育工作任

務(wù)往后，還需要有依照主客觀條件，確定其他工作的辦法和步驟，采

取必要的措施，以保證工作重大任務(wù)的完成。

4、工作總結(jié)

總結(jié)，算是把某一階段差不多做過的工作，舉行一次全面系統(tǒng)的總

檢查、總評價，舉行一次具體的總分析、總研究；也算是看看取得了

哪些成績，存在哪些優(yōu)點(diǎn)和別腳，有啥經(jīng)驗(yàn)等。

基本事情。

（1）總結(jié)必須有事情的概述和描寫，有的比較簡單，有的比較詳細(xì)。這部分內(nèi)容要緊是對工作的主客觀條件、有利和別利條件以及工

作的環(huán)境和基礎(chǔ)等需要舉行分析。

（2）成績和缺點(diǎn)。這是總結(jié)的中心?？偨Y(jié)的目的算是要確信成績，找出缺點(diǎn)。成績有哪些，有多大，表如今哪些方面，是怎么樣取得的；

缺點(diǎn)有多少，表如今哪些方面，是啥性質(zhì)的，怎么樣產(chǎn)生的，都應(yīng)說

清晰。

（3）經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。做過一件事，總會有經(jīng)驗(yàn)和反思。為便于今后

的工作，須對以往經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)舉行剖析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來認(rèn)識。

（4）今后的計(jì)劃。依照今后的工作任務(wù)和要求，吸取前在一階段

工作的經(jīng)驗(yàn)帶出和教訓(xùn)，明確努力方向，提出改進(jìn)措施等。

寫好總結(jié)需要特殊注意的咨詢題

（1）闡發(fā)前要充分占有材料。最好經(jīng)過各異的形式，聽取各各方面的意見，了解有關(guān)事情，或者把總結(jié)的想法、意圖提出來，同各方面的干部、群眾商議。一定要幸免領(lǐng)導(dǎo)出