檔案管理基本知識培訓(xùn)課件

企業(yè)檔案管理的基本知識與方法E-mail:目錄企業(yè)檔案管理的基本概念企業(yè)檔案管理的基本要求企業(yè)檔案管理的工作體系企業(yè)檔案管理的主要工作方法企業(yè)檔案意識的提升企業(yè)檔案管理的基本概念

企業(yè)檔案工作：企業(yè)履行檔案管理職責(zé)的行為和活動。企業(yè)檔案：企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)（建設(shè)）、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的記錄。（各種檔案釋義）

文件：是人類以文字符號的形式記錄和傳達(dá)某種意圖或活動情況的具有特定體式的信息材料。保管單元：檔案留存的最小管理單元（件、卷、盒、張、盤等）檔案分類：按照檔案所反映的內(nèi)容特性，將檔案劃分成具有一定平行關(guān)系和從屬管理的不同等級的系統(tǒng)，以便于管理和檢索。檔案號：檔案保管單元唯一的身份標(biāo)識，一般由分類號、特征號和順序號組合而成。企業(yè)檔案管理的基本要求企業(yè)檔案工作原則：集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理；維護(hù)檔案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)和安全；實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用?！叭{入”的要求：企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動的有機(jī)組成,應(yīng)納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制?！八膮⒓印钡囊螅浩髽I(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收等活動，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)?！八耐瑫r”的要求：企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計劃任務(wù)應(yīng)同時提出項(xiàng)目文件的歸檔要求；檢查項(xiàng)目計劃進(jìn)度應(yīng)同時檢查項(xiàng)目文件積累情況；驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果應(yīng)同時驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件歸檔情況，項(xiàng)目總結(jié)應(yīng)同時作好項(xiàng)目文件歸檔交接。制度與規(guī)范文件形成管理管理體制設(shè)計價值鑒定歸檔管理利用與安全管理實(shí)體分類信息分類企業(yè)文檔管理體系自動化管理系統(tǒng)企業(yè)檔案管理的工作體系企業(yè)文件檔案工作體制結(jié)構(gòu)文件檔案管理委員會主管部門或企業(yè)檔案中心檔案部門或崗位信息管理部門職能部門及下屬機(jī)構(gòu)房地產(chǎn)企業(yè)檔案規(guī)章制度組合示意房地產(chǎn)檔案工作管理辦法房地產(chǎn)檔案工作五年規(guī)劃檔案機(jī)構(gòu)及崗位設(shè)置細(xì)則房地產(chǎn)檔案工作考核細(xì)則房地產(chǎn)檔案分類方案及分類表檔案管理系統(tǒng)管理及操作細(xì)則文件歸檔范圍及保管期限表各類文件材料歸檔整理細(xì)則聲像及實(shí)物材料歸檔整理細(xì)則會計、人事檔案管理細(xì)則文件登記、積累細(xì)則檔案鑒定銷毀細(xì)則檔案庫房管理細(xì)則檔案利用與保密工作細(xì)則檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析工作細(xì)則企業(yè)檔案管理的主要工作方法一、企業(yè)文件清理（一）含義

清理企業(yè)文件數(shù)據(jù)，就是將企業(yè)各項(xiàng)工作、各個部門、各個崗位產(chǎn)生、處理、發(fā)出的所有信息（包括文件、圖紙、程序、報表、單據(jù)），以及其他載體或數(shù)字格式的文檔等，進(jìn)行系統(tǒng)化，從而使企業(yè)各類信息類有所依，運(yùn)行線路清晰，相關(guān)責(zé)任明確。

清理企業(yè)文件數(shù)據(jù)，必須要對企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置、崗位設(shè)置、主要工作流程進(jìn)行了解，并在此基礎(chǔ)上對數(shù)據(jù)狀況進(jìn)行分類和分析，目的是尋找出主體數(shù)據(jù)和主要信息流動線路，為精化企業(yè)檔案管理提供依據(jù)。計劃調(diào)研關(guān)聯(lián)整合責(zé)任（二）企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)清理的工作程序及數(shù)據(jù)匯總表開始（針對具體崗位）文件類型及屬性認(rèn)定符合5匯總上報符合1、2、3、4并完成6部門確認(rèn)分類匯總，列入歸檔預(yù)備范圍檔案部門整體協(xié)調(diào)確認(rèn)，明確歸檔責(zé)任正式列入歸檔范圍不予確認(rèn)確認(rèn)1、是否崗位發(fā)文2、是否崗位辦理3、是否崗位接收4、是否不可或缺5、是否完全不需要6、是否部門核心數(shù)據(jù)（三）數(shù)據(jù)互動規(guī)律描述當(dāng)一種必要的數(shù)據(jù)產(chǎn)生并發(fā)出后,它必然會對接收者產(chǎn)生作用或意義。所有接收該數(shù)據(jù)信息的部門或崗位,會由于其既定的職責(zé)對該數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理,并在處理過程中產(chǎn)生其他相關(guān)的數(shù)據(jù)。由此可見，企業(yè)的各項(xiàng)工作，其實(shí)就是圍繞著各種類型的數(shù)據(jù)所開展的一系列活動。我們跟蹤某一具體數(shù)據(jù)的形成、傳遞、處理、歸檔等運(yùn)動過程，就可以發(fā)現(xiàn)該數(shù)據(jù)的運(yùn)動特征，以及由這種運(yùn)動所產(chǎn)生的影響的規(guī)律性。這就是所謂的數(shù)據(jù)互動規(guī)律。（四）數(shù)據(jù)清理工具的設(shè)計與使用目前手工進(jìn)行數(shù)據(jù)清理的工具主要有以下四種:1、數(shù)據(jù)狀況問卷；2、數(shù)據(jù)運(yùn)動狀況示意圖；3、數(shù)據(jù)匯總表。XX有限公司文件清理工作問卷時間：部門：答卷人：項(xiàng)目組成員：（說明：非常感謝您在百忙之余接受我們的問卷調(diào)查！該問卷是針對企業(yè)各崗位形成和處理各類文件、數(shù)據(jù)、報表、圖紙等信息材料的實(shí)際狀況進(jìn)行填寫的。請您根據(jù)實(shí)際工作的真實(shí)情況認(rèn)真填寫，填寫時應(yīng)寫出具體文件名稱。）1、您的崗位是：2、您在日常工作中，主要收到的文件（單據(jù)）是：（請注明文件來源部門或崗位）3、您在日常工作中，主要辦理的文件（單據(jù)）是：4、您在日常工作中，主要發(fā)出的文件（單據(jù)）是：（請注明文件接收部門或崗位）5、您在日常工作中，內(nèi)部產(chǎn)生使用的文件（資料）有哪些？6、您在日常工作中，接觸最密切的部門（崗位）是哪些？7、在您的崗位職責(zé)中，最不能缺少的文件是：8、在您的崗位職責(zé)中，最不需要的文件是：9、您對目前企業(yè)文件管理有什么意見？總經(jīng)辦文件清理表崗位/答卷人收到的文件辦理的文件發(fā)出的文件來源去向總經(jīng)理/陳總部門報告

各部門

書刊資料

公司外部

獎狀、證書

工藝配方、圖紙等

重要工作通知

董事會、總經(jīng)理辦公會、生產(chǎn)會議紀(jì)錄

人事任命

工作計劃

外來文件

重要會議通知

二、檔案管理業(yè)務(wù)要點(diǎn)

（一）文件的形成、積累與歸檔

文件的形成、積累與歸檔屬于各單位、各部門、各崗位的基本職責(zé),也是檔案科學(xué)管理與有效利用的前提條件.檔案部門有權(quán)對這項(xiàng)工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查.主要建立和落實(shí)三項(xiàng)制度:

1、收發(fā)文登記制度

Aab123下行文上行文平行文間接上下行文序號文件名稱來源時間簽收人辦理注釋收文登記表序號文件名稱去向時間發(fā)送者備注發(fā)文登記表員工文件積累袋檔案文件積累:人人有責(zé),時時有活兒,件件登記,年年整理.2、文件積累制度(針對自身所產(chǎn)生的文件)3、歸檔份數(shù)管理類文件原則上歸檔份數(shù)為一份。工程、生產(chǎn)技術(shù)類文件的歸檔份數(shù)按照國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和現(xiàn)場約定決定歸檔份數(shù)。4、歸檔要求歸檔實(shí)行承辦人負(fù)責(zé)制。歸檔文件應(yīng)為原件，因故無原件者應(yīng)進(jìn)行簽章說明。文件材料歸檔后不得進(jìn)行修改。歸檔文件的載體和字跡材料應(yīng)符合耐久性要求。5、歸檔手續(xù)歸檔手續(xù)以合法性和合規(guī)性為原則。文件承辦人和檔案人員在歸檔材料移交審核后填寫《文件移交登記表》一式兩份，簽字確認(rèn)。移交登記表一份由檔案人員歸檔，一份由文件移交人員保存?！段募平坏怯洷怼窇?yīng)同時提交電子版。（三）企業(yè)檔案的分類與編號企業(yè)檔案的分類

企業(yè)檔案分類是指根據(jù)企業(yè)檔案的內(nèi)容性質(zhì)、形成規(guī)律及相互聯(lián)系，遵循統(tǒng)一的原則和要求，采用科學(xué)、適用的方法，對企業(yè)檔案進(jìn)行分門別類，從而使全部檔案成為一個條理化的具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的資源系統(tǒng)。分類的程序:設(shè)計分類方案劃分全宗劃分大類劃分屬類給定編號

企業(yè)檔案分類方案(示意圖)

一類二類三類四類五類ABCD1234類列類系常用的分類方法:職能分類時間分類作者分類專題分類項(xiàng)目分類型號分類區(qū)域分類外形分類專業(yè)分類職能分類方法適用于一級類目的區(qū)分;其他分類方法則適用于二級以下類目的劃分.企業(yè)檔案的編號1、以“件”為保管單元的：檔號=機(jī)構(gòu)代碼+年度+分類號+保管期限代號+載體類型代碼+件號2、以“卷”為保管單元的：

檔號=機(jī)構(gòu)代碼+年度+分類號+保管期限代號+載體類型代碼+案卷號3、保管期限、特殊載體代碼對照表編碼保管期限00永久3030年1010年033年055年1515年2525年（四）歸檔文件材料的整理編目一般文件材料的歸檔整理

歸檔整理：根據(jù)文件材料有關(guān)特征及保存價值對歸檔文件材料進(jìn)行分類、排列、編號、編目、裝訂、裝盒等使之有序化的過程和方法。根據(jù)國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)一般采用“文件承辦人立卷”的制度，由文件承辦人進(jìn)行歸檔整理，檔案人員協(xié)助。

1、整理的要求a.歸檔整理應(yīng)遵循文件形成的順序，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。b.歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確。以破損的文件應(yīng)予以修復(fù)；字跡模糊或易褪變的文件，應(yīng)予以復(fù)制，并將復(fù)制件附于原件后一并歸檔。c.歸檔文件缺失應(yīng)在備考表中說明。

d.歸檔文件材料所使用的載體字跡材料、裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，不得采用鉛筆，圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水書寫；不得采用PH值小于7的辦公用紙；不得采用易生銹的金屬裝訂材料。e.文件材料幅面尺寸以國際標(biāo)準(zhǔn)A4型為準(zhǔn)，超過A4幅面紙張，應(yīng)按A4折疊。2、文件整理單元一般文件材料以“件”為整理單元，一件是指內(nèi)容上具有整體性，實(shí)體上裝訂在一起，編目時體現(xiàn)為一個條目的材料組合。具體表現(xiàn)形式為：單份文件正本與定稿合為一件。正文與附件合為一件。文件處理件與正文合為一件。原件與復(fù)制件合為一件。轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文合為一件。各種報表、名冊、圖冊、書刊等一冊（本）為一件。會議紀(jì)錄以每次會議為一件（用記錄本的，一本為一件）。編輯成冊的會議材料為一件。3、文件裝訂歸檔文件應(yīng)按件裝訂，裝訂順序?yàn)椋赫驹谇?，定稿在后正文在前，附件在后原件在前，?fù)制件在后轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后中文版本在前，其它文字版本在后文件處理單在前，正文在后較薄的文件采用檔案專用不銹鋼訂裝訂；較厚的文件采用不銹鋼夾裝訂；已裝訂成冊的文件可保持原貌不變。文件裝訂時，以左、下對齊為準(zhǔn)。4、分類排列歸檔文件按照《檔案分類表》中最低級別類目進(jìn)行分類。在同一類別內(nèi)，以保管期限進(jìn)行區(qū)分；在同一類別，同一保管期限下，按文件形成時間先后順序排列。每件文件需逐頁編頁號，單份文件可沿用原有頁號；組合文件按照文件排列順序，在每頁右下角（反面左下角）以自然數(shù)順序重新編寫頁號。5、技術(shù)文件材料整理技術(shù)類文件材料一般采用組卷的方式進(jìn)行整理。組卷的方法有：技術(shù)結(jié)構(gòu)組卷法工作階段（程序）組卷法專業(yè)組卷法技術(shù)編號組卷法圖幅組卷法文種組卷法6、會計文件整理會計文件一般按照國家規(guī)定，將會計文件劃分為以下種類：會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。會計賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。然后根據(jù)財務(wù)年度，按照不同會計文件種類進(jìn)行立卷。7、加蓋歸檔章（竣工圖章）和編目整理好的歸檔文件，每份文件需加蓋歸檔章，工程竣工圖每張需加蓋竣工圖章。編目的主要工作包括:-填寫卷盒封面-編制卷內(nèi)目錄-編訂頁號-填寫備考表等竣工圖15編制單位7編制人審核人7技術(shù)負(fù)責(zé)人編制日期7監(jiān)理單位7總監(jiān)現(xiàn)場監(jiān)理720202020歸檔部門年度保管期限件號類別歸檔章樣式特殊載體歸檔材料的整理1、聲像檔案的歸檔范圍：重要人物來公司開展考察或參加有關(guān)公務(wù)活動的聲像材料；公司主要領(lǐng)導(dǎo)參加重要公務(wù)活動的聲像材料；公司召開重要會議的聲像材料；公司組織或參加具有重要紀(jì)念意義的宣傳、展覽、表彰活動、文藝演出及其他重大事件、重大活動形成的聲像材料；記錄公司重要合同和協(xié)議簽字儀式等聲像材料；公司榮獲政府、行業(yè)組織所頒發(fā)的獎狀、獎旗和榮譽(yù)證書及獲獎場面的聲像材料；本單位重大基建項(xiàng)目建設(shè)以及不同歷史時期本單位典型建筑物的聲像材料；記錄公司重大事故現(xiàn)場的聲像材料；本單位涉外活動形成的聲像材料；其它具有重要保存價值的聲像材料。2、聲像檔案的歸檔份數(shù)各單位應(yīng)對所形成的聲像材料進(jìn)行篩選，具體數(shù)量一般控制在：一次會議照片10張單位工程現(xiàn)場照片20張大型活動照片10張事故現(xiàn)場照片10張合影1張出訪照片10張錄音錄像材料按照自然時長，單項(xiàng)工程錄像時長不低于一小時，以光盤或磁帶方式提交，原則上一次活動提交一套。其他內(nèi)容的聲像材料，由拍攝者根據(jù)實(shí)際需要決定提交數(shù)量。3、聲像歸檔材料的整理編目4、聲像檔案、實(shí)物檔案一般歸檔時間與紙質(zhì)材料保持一致，歸檔數(shù)量一般為一份（套）（五）企業(yè)檔案的鑒定與庫房管理

企業(yè)檔案的鑒定授權(quán)標(biāo)準(zhǔn)體系流程指引鑒定工作機(jī)構(gòu)組織機(jī)構(gòu)人員檔案人員及專家鑒定工具機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)組期限鑒定銷毀鑒定進(jìn)館鑒定歸檔鑒定開放鑒定真?zhèn)舞b辨企業(yè)所保存的文檔資料,由于其作用的范圍和作用的程度不同,所以對其價值確定也不能相同.針對公司的具體情況,建議從以下幾個方面入手開展這項(xiàng)工作:1.不贊同采用三級保管期限制,改為:是檔案的,一律長期保存;是一般資料的,一律在保存兩年后銷毀.(有長期參考價值的圖書期刊標(biāo)準(zhǔn)等文獻(xiàn)例外)2.是否成為公司的檔案,應(yīng)堅持以下幾個標(biāo)準(zhǔn):A.是否具有法律依據(jù)性;B.是否屬于公司大事;C.是否具有通用性或示范性;D.是否屬于專利.3.應(yīng)當(dāng)將上述標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)在歸檔范圍上,凡是列入歸檔范圍的文件,均作為公司檔案處理.4.公司檔案應(yīng)堅持少而精的原則.5.不屬于歸檔范圍的文件或資料,可以僅保存電子文本,不必保存紙本.檔案的排架與庫房管理

收集入庫的文檔資料,應(yīng)該按照一定的排列規(guī)律統(tǒng)一進(jìn)行排放.具體方法有以下幾種:1.大流水排放.即按照入庫的時間先后順序依次排放,先來先放,后來后放.優(yōu)點(diǎn)是簡單易行,避免了空架,倒架的麻煩.缺點(diǎn)是檢索時只能按照時間線索進(jìn)行查找,不便于精確查找.(在實(shí)現(xiàn)計算機(jī)輔助管理的前提下,這種排放值得提倡)2.分類排放.即嚴(yán)格按照文檔的分類體系進(jìn)行排放,優(yōu)點(diǎn)是可以將同一類乃至同一個項(xiàng)目的文件排放到一起,在排列上能夠體現(xiàn)出文件的相互關(guān)系,便于精確查找.缺點(diǎn)是需要留出部分空余的裝具,或到一定程度后進(jìn)行倒架.3.分類流水排放.結(jié)合上述兩種排放的優(yōu)點(diǎn),先將入庫的文檔資料劃分出大類,然后再在每類中按照時間順序排放.（六）企業(yè)檔案的日常利用與保密文檔的利用是文檔管理的最終目的.主要內(nèi)容是:1.編制出必要的檢索工具,確保文檔信息有存有取.2.制定必要的利用制度,確保被利用文檔的安全和有效利用.3.積極開展文檔資料信息的整編工作,實(shí)現(xiàn)信息的增值.4.根據(jù)管理信息化程度的提升,適時開