《文書工作》第六章 檔案的收集與整理

第六章檔案的收集與整理第一節(jié)檔案收集工作第二節(jié)檔案整理工作第一節(jié)檔案收集工作檔案收集工作是一個(gè)單位檔案室工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，是檔案室積累和豐富本單位信息資源的主要手段，因而是一項(xiàng)極其重要的檔案業(yè)務(wù)工作。一、檔案收集工作概述檔案收集工作是按照黨和國(guó)家的規(guī)定，通過(guò)一定的接收制度和征集措施，將分散在各單位和個(gè)人手中的檔案以及散失在社會(huì)上的零散檔案，有計(jì)劃地集中到各檔案室和各級(jí)各類檔案館，實(shí)行集中管理的工作。返回下一頁(yè)第一節(jié)檔案收集工作1.檔案收集工作的內(nèi)容檔案收集工作主要分為檔案室的收集工作、檔案館的收集工作。(1)機(jī)關(guān)檔案的收集工作收集現(xiàn)行機(jī)關(guān)的文件及檔案是檔案收集工作的重中之重。因?yàn)檫@部分檔案量最大，同時(shí)也是現(xiàn)行社會(huì)活動(dòng)的主要領(lǐng)域，因此，對(duì)機(jī)關(guān)內(nèi)各部門已辦理完畢而在今后的工作中需要查考的文件，應(yīng)及時(shí)收集。機(jī)關(guān)檔案收集的內(nèi)容主要包括:●檔案室對(duì)本單位文書部門和業(yè)務(wù)部門形成的具有保存價(jià)值的檔案的接收;●檔案室對(duì)與本單位業(yè)務(wù)工作有關(guān)資料的收集。返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第一節(jié)檔案收集工作(2)檔案館的檔案收集工作檔案館的檔案收集工作主要包括:●檔案館對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保持價(jià)值檔案的接收;●檔案館對(duì)分散在各地的歷史檔案和保存在個(gè)人手中的有重要保存價(jià)值的歷史檔案的征集與接收;●檔案館對(duì)撤銷機(jī)關(guān)檔案的接收;●檔案館之間檔案的交換。2.檔案收集工作的要求在進(jìn)行檔案收集的過(guò)程中，我們要遵循以下要求:返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第一節(jié)檔案收集工作(1)推進(jìn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)所謂檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，就是統(tǒng)一規(guī)范檔案工作中的一些管理原則、館藏技術(shù)和檢索方法，提高檔案從入館到歸檔編目，到上架保存，再到開(kāi)發(fā)利用和整個(gè)現(xiàn)代化的管理程度。要做到檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，就要做到:●應(yīng)當(dāng)從檔案材料的形成開(kāi)始，包括規(guī)范公文的格式、簽署、印信、書寫材料等;●要規(guī)范文件的整理方法，包括組件或組卷，檔案盒、文件(案卷)目錄的制作與編目等，確保所接收檔案的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化?？傊?，檔案部門應(yīng)在收集工作開(kāi)始之前就主動(dòng)介入文書、業(yè)務(wù)部門文件材料形成與管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第一節(jié)檔案收集工作(2)確保檔案收集的完整與齊全檔案的完整，是指歸檔的每一份材料都完好無(wú)缺。檔案的齊全，是指各種門類和載體的、具有查考價(jià)值的原始記錄全部歸檔。檔案部門要通過(guò)貫徹執(zhí)行接收征集制度，將應(yīng)該由檔案部門集中管理的檔案及時(shí)、系統(tǒng)地接收入庫(kù)，建立起數(shù)量充分、質(zhì)量?jī)?yōu)化、門類齊全、結(jié)構(gòu)合理的館藏體系。(3)提高檔案的進(jìn)館質(zhì)量檔案館的檔案都是先由各機(jī)關(guān)單位平時(shí)收集整理立好卷，然后再移交到檔案部門，在移交的過(guò)程中要注意檔案的質(zhì)量。為了提高質(zhì)量，檔案館的工作人員應(yīng)做到:返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第一節(jié)檔案收集工作●要走出檔案館或檔案室，深入調(diào)查研究，隨時(shí)了解各單位檔案的形成情況，掌握檔案的保管、使用情況，統(tǒng)籌安排檔案進(jìn)館，避免遺漏;●對(duì)散失在社會(huì)上的歷史文件，要廣泛調(diào)查，一旦發(fā)現(xiàn)線索，及時(shí)采取相應(yīng)的收集方式進(jìn)行收集；●還要加強(qiáng)政策觀念，妥善處理與各方面的關(guān)系。(4)掌握檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性檔案收集工作既要注意及時(shí)收集，避免散失，又要防止過(guò)早將尚在使用的、未辦理完畢的文件接收入庫(kù)，影響形成部門的日常工作。因此，要根據(jù)檔案在不同階段的不同作用，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候啟動(dòng)對(duì)歸檔文件材料的收集工作。返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第一節(jié)檔案收集工作(5)大力豐富館藏，堅(jiān)持優(yōu)化原則檔案館是保存檔案的基地，館藏資源是檔案館地位、聲望和實(shí)力的重要標(biāo)志。但是，豐富館藏并不是指檔案越多越好，而是指有用的、珍貴的、高質(zhì)量的檔案越多越好。因此，豐富館藏要與堅(jiān)持優(yōu)化原則相結(jié)合，優(yōu)化館藏應(yīng)該成為檔案收集工作的主導(dǎo)思想。(6)加強(qiáng)對(duì)檔案館(室)外文件形成與管理狀況的調(diào)查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)檔案部門在開(kāi)展收集工作時(shí)，應(yīng)注意做好文件材料形成和管理狀況的調(diào)研，全面掌握各部門文件材料的形成、流動(dòng)和保管情況，及時(shí)加以監(jiān)督和指導(dǎo)，增強(qiáng)檔案收集工作的針對(duì)性。具體要做到:返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第一節(jié)檔案收集工作●對(duì)于反映重大活動(dòng)和重要事件的檔案應(yīng)派專人進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)、及時(shí)接收進(jìn)館;●對(duì)重大基建項(xiàng)目檔案應(yīng)實(shí)施登記制度，從工程立項(xiàng)開(kāi)始進(jìn)行監(jiān)督管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保檔案進(jìn)庫(kù)前的完整與安全。3.檔案收集工作的意義檔案收集工作具有重要的意義，具體體現(xiàn)在:(1)檔案收集工作是檔案工作的起點(diǎn)從檔案工作的業(yè)務(wù)流程來(lái)說(shuō)，收集工作是檔案業(yè)務(wù)工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，為檔案整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用提供了物質(zhì)保證。因此，檔案收集工作是檔案工作最終目的得以實(shí)現(xiàn)的起點(diǎn)。返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第一節(jié)檔案收集工作(2)檔案收集是集中統(tǒng)一管理的需要檔案工作基本原則的重要內(nèi)容之一是對(duì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。根據(jù)這一思想，檔案的收集工作是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的需要，也是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的具體措施。(3)檔案收集是其他檔案工作的基礎(chǔ)和條件檔案收集工作的質(zhì)量決定和影響著其他各環(huán)節(jié)的質(zhì)量，收集得齊全，才能整理得合理，整理得合理才好保管，也才能更好地得到科學(xué)的利用。可見(jiàn)，檔案收集工作的質(zhì)量直接關(guān)系到整個(gè)檔案工作的質(zhì)量。(4)檔案收集是積累歷史文化財(cái)富的重要渠道檔案作為一個(gè)國(guó)家、組織或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的各種真憑實(shí)據(jù)，是構(gòu)成社會(huì)信息資源的重要組成部分。返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第一節(jié)檔案收集工作通過(guò)收集工作，將記錄實(shí)踐活動(dòng)的各種事實(shí)、數(shù)據(jù)、方法、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)完整地保存下來(lái)，傳遞下去，使之成為國(guó)家、組織或家族的文化遺產(chǎn)，正是檔案收集工作的意義和價(jià)值所在。二、檔案館的收集工作根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，各機(jī)關(guān)、單位有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案必須移交給各級(jí)各類檔案館集中保存，由此形成了館藏檔案的主要來(lái)源，主要包括以下幾個(gè)方面:1.現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第一節(jié)檔案收集工作政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及其他社會(huì)組織的現(xiàn)行文件是館藏檔案的重要來(lái)源，接收政府各有關(guān)部門抄送的屬于政府信息公開(kāi)的法律規(guī)章性文件和現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案室移交的檔案，是各級(jí)檔案館收集工作的主要任務(wù)。對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的收集主要涉及以下幾個(gè)方面:(1)檔案館接收檔案的范圍檔案館接受現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案主要包括:政府機(jī)關(guān)的現(xiàn)行文件和進(jìn)館檔案。政府機(jī)關(guān)的現(xiàn)行文件主要指應(yīng)主動(dòng)公開(kāi)的政府信息，具體包括管理規(guī)范和發(fā)展計(jì)劃、與公眾密切相關(guān)的重大事項(xiàng)、公共資金使用與監(jiān)督、政府機(jī)構(gòu)設(shè)置和人事工作以及法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定應(yīng)當(dāng)公開(kāi)的其他政府信息。一般在各級(jí)政府機(jī)關(guān)向社會(huì)公開(kāi)的同時(shí)，向同級(jí)檔案館送交。返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第一節(jié)檔案收集工作《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》關(guān)于進(jìn)館檔案的規(guī)定:●機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家檔案局關(guān)于檔案移交的規(guī)定，定期向有關(guān)的國(guó)家檔案館移交檔案;●屬于中央級(jí)和省級(jí)、設(shè)區(qū)的市級(jí)國(guó)家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國(guó)家檔案館移交;●屬于縣級(jí)國(guó)家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級(jí)國(guó)家檔案館移交;●經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門檢查和同意，專業(yè)性較強(qiáng)或者需要保密的檔案，可以延長(zhǎng)向有關(guān)檔案館移交的期限;●已撤銷單位的檔案或者由于保管條件惡劣可能導(dǎo)致不安全或者嚴(yán)重?fù)p毀的檔案，可以提前向有關(guān)檔案館移交。返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第一節(jié)檔案收集工作(2)對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的接收要求在對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行接收的過(guò)程中，要遵循以下要求:●各級(jí)機(jī)關(guān)、單位應(yīng)根據(jù)全宗原則和國(guó)家有關(guān)規(guī)定，保證本機(jī)關(guān)、單位檔案的完整與安全;●現(xiàn)行機(jī)關(guān)移交檔案時(shí)，必須根據(jù)移交目錄，同接收檔案的有關(guān)檔案館一起清點(diǎn)核對(duì)，并在交接文書上簽字蓋章，以明確交接雙方的責(zé)任，保證進(jìn)館檔案的完整、齊全;●各級(jí)機(jī)關(guān)、單位應(yīng)按照鑒定檔案的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)劃分檔案的保管期限，并將其中具有長(zhǎng)期或永久保存價(jià)值的檔案，在本機(jī)關(guān)保存若干年后，向檔案館移交;●各單位在向檔案館移交檔案的同時(shí)，要將和全宗有關(guān)的資料和檢索工具，隨同檔案一起移交。返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第一節(jié)檔案收集工作(3)檔案館接收檔案的辦法接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的辦法，主要有實(shí)時(shí)接收、定期接收和逐年接收只種?！駥?shí)時(shí)接收。實(shí)時(shí)接收是指各級(jí)政府機(jī)關(guān)應(yīng)在頒布政府公開(kāi)信息的同時(shí)將有關(guān)的文件及時(shí)抄送各級(jí)各類國(guó)家檔案館;●定期接收。定期接收，就是現(xiàn)行機(jī)關(guān)每隔一段時(shí)期將所有已到進(jìn)館時(shí)間的檔案向檔案館移交一次;●逐年接收。逐年接收，就是現(xiàn)行機(jī)關(guān)每年將已到進(jìn)館時(shí)間的檔案向檔案館移交一次。返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第一節(jié)檔案收集工作2.對(duì)歷史檔案的接收與征集對(duì)歷史檔案的接收與征集主要是指對(duì)中華人民共和國(guó)成立以前的歷史檔案資料的接收與征集。收集歷史檔案，對(duì)于搶救重要的歷史文化遺產(chǎn)、保護(hù)祖國(guó)優(yōu)秀文化、豐富優(yōu)化檔案館館藏、滿足黨和國(guó)家當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)利用的需要具有特殊的意義。(1)收集歷史檔案的內(nèi)容1)收集散存于一些國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織中的歷史檔案。在這個(gè)過(guò)程中，檔案館要做到：返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第一節(jié)檔案收集工作●檔案館應(yīng)按照國(guó)家規(guī)定，監(jiān)督、指導(dǎo)有關(guān)單位盡快將這些檔案移交各級(jí)各類國(guó)家檔案館進(jìn)行統(tǒng)一管理；●要加強(qiáng)與各級(jí)黨史征集部門、人民政協(xié)文史組織及其他學(xué)術(shù)研究部門的聯(lián)系，及時(shí)將這些部門在工作中收集到的歷史檔案接收進(jìn)館。2)收集散失在國(guó)外的歷史檔案。鴉片戰(zhàn)爭(zhēng)以來(lái)，我國(guó)的許多珍貴歷史檔案散失國(guó)外。近年來(lái)，隨著我國(guó)同世界各國(guó)人民交往的增加，一些流失國(guó)外的檔案原件或復(fù)制件已經(jīng)重新同到了祖國(guó)的懷抱。但是，仍有不少還散存在世界各國(guó)，因此，各級(jí)檔案館應(yīng)在認(rèn)真調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，繼續(xù)采用多種方式進(jìn)行收集與征集。返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第一節(jié)檔案收集工作3)征集收藏于個(gè)人手中的歷史檔案。由于歷史原因，我國(guó)的歷史檔案，有不少仍然散落在個(gè)人手中。我們要采用捐贈(zèng)、購(gòu)買、寄存、復(fù)制等多種征集方式，將散存于個(gè)人手中的歷史檔案收集進(jìn)館，已成為檔案館收集工作的當(dāng)務(wù)之急。實(shí)踐證明，只要按黨和國(guó)家政策辦事，措施得力，方法得當(dāng)，堅(jiān)持不懈，就可以將散失在民間個(gè)人手中的歷史檔案的原件或復(fù)制品，收集入館。返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第一節(jié)檔案收集工作4)征集少數(shù)民族地區(qū)歷史檔案。我國(guó)的少數(shù)民族有著悠久的歷史，保存著許多具有民族特色的歷史檔案。其中不少檔案產(chǎn)生年代久遠(yuǎn)，具有較高的史學(xué)文物價(jià)值。這些檔案，通常是保存在寺廟、土司、頭人及其他們后裔的手中。檔案館要按照黨的民族政策把這些反映少數(shù)民族地區(qū)特色的檔案收集進(jìn)館，為研究少數(shù)民族地區(qū)的歷史發(fā)展和民族文化積累豐富的館藏。(2)接收與征集歷史檔案的方法1)廣泛宣傳國(guó)家的征集政策。要充分利用各種現(xiàn)代傳媒工具(如電臺(tái)、電視臺(tái)、報(bào)紙雜志等)，播送或刊載征集檔案的廣告及文件，其宣傳內(nèi)容包括:返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第一節(jié)檔案收集工作●歷史檔案的價(jià)值、收集范圍及方法;●收集歷史檔案的意義;●還應(yīng)廣泛宣傳國(guó)家的征集政策，鼓勵(lì)個(gè)人捐贈(zèng)和實(shí)行有酬征集。2)發(fā)布通告。發(fā)布通告可以讓整個(gè)社會(huì)了解收集歷史檔案的重要意義，收集檔案的內(nèi)容范圍，取得廣大群眾的支持，從而掌握線索，接收和征集歷史檔案。3)調(diào)查研究。通過(guò)深入細(xì)致的工作，了解本地區(qū)范圍內(nèi)，歷史上曾經(jīng)設(shè)置過(guò)什么樣的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、組織，曾出現(xiàn)過(guò)什么著名人物，以及這些組織及個(gè)人的詳細(xì)情況。在摸清情況的基礎(chǔ)上，主動(dòng)走訪當(dāng)事人及有關(guān)部門，有針對(duì)性地開(kāi)展收集工作。返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第一節(jié)檔案收集工作3.檔案館之間交換的檔案檔案館之間的檔案交換主要是基于以下原因進(jìn)行的:●各地的檔案館或一些專門的檔案館對(duì)于出生于本地或在本地工作的歷史名人的檔案具有收藏的特殊意義，當(dāng)這些檔案資料由于某種原因被其他檔案館收藏時(shí)，為了突出檔案館的地方特色，可以相互進(jìn)行檔案交換;●由于行政區(qū)劃變更和檔案館布局變化等因素的影響，使有關(guān)檔案館的檔案收藏范圍發(fā)生變化，因而產(chǎn)生某檔案館接收其他檔案館檔案的情況;●由于各國(guó)文化交流活動(dòng)的開(kāi)展，通過(guò)交換或購(gòu)買等方式，還會(huì)將一些收藏在外國(guó)檔案館中我國(guó)的歷史檔案(包括復(fù)制品)收集起來(lái)，豐富有關(guān)檔案館的館藏。返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第一節(jié)檔案收集工作4.撤銷機(jī)關(guān)的檔案中華人民共和國(guó)成立前后，出于政權(quán)變更、體制改革、行政區(qū)劃調(diào)整等原因而被撤銷、合并的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他社會(huì)組織的檔案，在改革開(kāi)放中被關(guān)、停、并、轉(zhuǎn)的企事業(yè)單位的檔案，以及在體制改革中被解散、撤銷、并轉(zhuǎn)的單位的檔案，在大裁軍中被裁減的建制部隊(duì)機(jī)關(guān)的檔案，均為撤銷機(jī)關(guān)的檔案。在收集這部分檔案的時(shí)候，常常存在收集不完整、整理不系統(tǒng)的情況，為了做好這方面的工作，檔案館應(yīng)注意以下事項(xiàng)：返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第一節(jié)檔案收集工作●移交前，檔案館應(yīng)督促撤銷機(jī)關(guān)或接替并入機(jī)關(guān)組織人力按進(jìn)館要求整理檔案，并向有關(guān)檔案館移交;●機(jī)關(guān)撤梢后，其業(yè)務(wù)分別劃歸若干機(jī)關(guān)時(shí)，全部檔案仍屬于原機(jī)關(guān)，并應(yīng)按全宗移交檔案館，或由一個(gè)機(jī)關(guān)集中代管，不得分散;●一個(gè)機(jī)關(guān)并入另一個(gè)機(jī)關(guān)，或若干機(jī)關(guān)合并為一個(gè)新機(jī)關(guān)，其檔案應(yīng)以原全宗為單位向檔案館移交，或由新機(jī)關(guān)暫為代管;●一個(gè)機(jī)關(guān)的部分業(yè)務(wù)或機(jī)構(gòu)劃歸另一機(jī)關(guān)時(shí)，不得將其檔案帶入另一機(jī)關(guān)。如需查考，可以借閱或復(fù)制;返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第一節(jié)檔案收集工作●接管撤銷機(jī)關(guān)職能的機(jī)關(guān)，如果需要利用撤銷機(jī)關(guān)的檔案，經(jīng)檔案行政管理機(jī)構(gòu)同意，可暫時(shí)代管，等期滿后再向檔案館移交;●對(duì)破產(chǎn)國(guó)有企業(yè)的檔案，應(yīng)按《檔案法》和《企業(yè)破產(chǎn)法》的規(guī)定辦理，將文書檔案、財(cái)會(huì)檔案、聲像檔案和不涉及企業(yè)技術(shù)秘密和權(quán)益的技術(shù)檔案、資料等移交給同級(jí)國(guó)家檔案館;●機(jī)關(guān)撤梢或合并時(shí)，如有尚未處理完畢的文件，應(yīng)移交給有關(guān)機(jī)關(guān)繼續(xù)處理，并作為受理機(jī)關(guān)的檔案加以保存。返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第一節(jié)檔案收集工作三、檔案室的收集工作立卷、歸檔是文書工作和檔案工作相互銜接的一個(gè)環(huán)節(jié)，它既是文書工作的終止，又是檔案工作的開(kāi)始，一經(jīng)立卷、歸檔，文件便轉(zhuǎn)化為檔案。檔案室的檔案收集工作一般是通過(guò)文件歸檔工作完成的，各級(jí)檔案室在形成文件與歸檔組織活動(dòng)中起著十分重要的作用。檔案室的收集工作主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面:1.做好檔案室的文件立卷歸檔工作檔案室的歸檔工作主要是通過(guò)歸檔制度實(shí)現(xiàn)的。歸檔制度既是文件處理部門文件歸檔的重要依據(jù)，也是檔案部門監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查本單位文件材料歸檔工作的必要手段。歸檔制度具體包括:歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔文件(案卷)質(zhì)量要求和歸檔手續(xù)等內(nèi)容，下面分別介紹。返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第一節(jié)檔案收集工作(1)歸檔時(shí)間歸檔時(shí)間是指文件形成部門將需要?dú)w檔的文件向檔案室或負(fù)責(zé)管理檔案的有關(guān)人員移交的時(shí)間。一般規(guī)定，文書檔案應(yīng)在文件形成后第二年的上半年向本單位檔案部門移交。(2)歸檔范圍歸檔范圍，即應(yīng)由檔案部門集中管理的檔案的范圍。國(guó)家檔案局制定頒發(fā)的《文書檔案保管期限表》規(guī)定，凡屬記錄、反映本單位工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值、各種形式和載體的文件材料都應(yīng)歸檔。通常，根據(jù)文件材料的不同來(lái)源，將歸檔范圍可分成以下四個(gè)部分:返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第一節(jié)檔案收集工作1)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件●上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議文件材料;●上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本單位主要業(yè)務(wù)活動(dòng)并需貫徹執(zhí)行的文件;●上級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于本單位請(qǐng)示的批復(fù);●黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、人民代表、上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、社會(huì)名人、國(guó)際友人視察、訪問(wèn)本單位時(shí)的重要講話、題詞、照片、錄音、錄像、禮品等材料等。返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第一節(jié)檔案收集工作2)下級(jí)機(jī)關(guān)的文件●下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)決算等;●直屬單位報(bào)送的重要科技文件材料;下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的法規(guī)性備案文件等。3)同級(jí)機(jī)關(guān)的文件●同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;●有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)檢查本單位工作時(shí)形成的重要文件;●同級(jí)機(jī)關(guān)與本單位聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來(lái)拄文件等。返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第一節(jié)檔案收集工作4)本單位文件●本單位的各類重要會(huì)議文件;●本單位頒發(fā)的各種具有保存價(jià)值的正式文件;●本單位黨政工團(tuán)和內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、典型材料、簡(jiǎn)報(bào)、統(tǒng)計(jì)資料等重要內(nèi)部文件;●反映本單位歷史沿革、組織機(jī)構(gòu)、人員編制、財(cái)務(wù)收支、設(shè)備資產(chǎn)等基本情況及歷史面貌的文件等。返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第一節(jié)檔案收集工作小錦囊不歸檔的文件材料●上級(jí)機(jī)關(guān)的普發(fā)性文件、任免非本單位人員的文件、供參考的抄送件以及用于征求意見(jiàn)的未定稿文件等;●下級(jí)機(jī)關(guān)不需要備案的文件以及僅供參閱的文件等;●同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的不需要辦理且無(wú)參考價(jià)值的文件等;●本單位的重份文件、無(wú)參考利用價(jià)值的事務(wù)性文件或臨時(shí)性文件、未正式生效的文件、一般性文件的歷次修改稿、鉛印文件的歷次校對(duì)稿和從正式文件上摘錄的供參閱的非證明性文件、內(nèi)容一般的人民來(lái)信等。返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第一節(jié)檔案收集工作(3)接收歸檔文件(案卷)的要求歸檔文件的質(zhì)量主要有以下要求:●文件(案卷)必須齊全、完整;●經(jīng)過(guò)科學(xué)組件(卷)，能保持文件之間的歷史聯(lián)系;●不同保管期限的文件分別排列或組卷;●同一保管期限下的文件(案卷)按重要程度和歷史聯(lián)系系統(tǒng)排列;●規(guī)范擬寫案卷題名，做到結(jié)構(gòu)完整，簡(jiǎn)明確切;●以件為保管單位的文件應(yīng)加蓋件號(hào)章，并準(zhǔn)確填寫各欄目?jī)?nèi)容;●編制完整的文件(案卷)移交目錄等。返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第一節(jié)檔案收集工作(4)歸檔手續(xù)歸檔過(guò)程中，要嚴(yán)格履行歸檔手續(xù)，具體體現(xiàn)在:●文書部門或業(yè)務(wù)部門向本單位檔案室或檔案管理人員移交檔案時(shí)，應(yīng)按要求編制移交目錄一式三份；●交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后，履行簽字手續(xù)；●經(jīng)簽字的移交目錄雙方各執(zhí)一份。作為文件材料歸檔的交接憑證。2.加強(qiáng)對(duì)歸檔案卷質(zhì)量的檢查對(duì)文書處理部門已立好的案卷，機(jī)關(guān)檔案室要進(jìn)行必要的質(zhì)量檢查。檢查工作的內(nèi)容主要有：返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第一節(jié)檔案收集工作●應(yīng)當(dāng)立卷、歸檔的文件是否收集齊全，是否收集了本機(jī)關(guān)形成的所有文件;●是否都有保存價(jià)值;●還有沒(méi)有遺漏的文件類型或文件載體;●歸檔案卷的內(nèi)容能否反映機(jī)關(guān)的主要工作;●保管期限的劃分是否準(zhǔn)確;●案卷題名的擬制及其他管理性項(xiàng)目的填寫是否科學(xué);●案卷目錄的編制是否符合標(biāo)準(zhǔn)等。檢查完成后，應(yīng)針對(duì)存在的問(wèn)題，提出加工、調(diào)整、修正的意見(jiàn)，切實(shí)保證歸檔案卷達(dá)到國(guó)家有關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的要求。返回上一頁(yè)返回第二節(jié)檔案整理工作一、檔案整理工作概述檔案整理，就是對(duì)處于零亂狀態(tài)和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化，是檔案館(室)的主要業(yè)務(wù)工作之一。檔案管理的目的是要建立科學(xué)的檔案實(shí)體管理秩序，使檔案材料變無(wú)序?yàn)橛行?，化零亂為系統(tǒng)，方便檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用。1.檔案整理工作的內(nèi)容檔案整理工作的內(nèi)容主要包括以下幾個(gè)方面:返回下一頁(yè)返回下一頁(yè)第二節(jié)檔案整理工作(1)進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目通常情況下，檔案館(室)內(nèi)接收的是由單位辦公文秘部門按照人館(室)要求整理好而移交過(guò)來(lái)的案卷。因此，一般情況下，不需要再對(duì)其進(jìn)行整理，只是對(duì)案卷和全宗進(jìn)行系統(tǒng)排列、案卷目錄的編目等。(2)進(jìn)行局部調(diào)整進(jìn)行局部調(diào)整的情況一般為:檔案館經(jīng)常會(huì)遇到一些整理不合要求的檔案。這時(shí)，對(duì)已經(jīng)整理進(jìn)館(室)的檔案中顯然不符合整理要求，不便于保管、利用的部分，必須進(jìn)行一定的局部調(diào)整和加工以提高質(zhì)量;另外，隨著時(shí)間的推移，在某些特殊情況下，檔案整理體系可能發(fā)生一些變化，也需要進(jìn)行局部的調(diào)整和整理。返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第二節(jié)檔案整理工作(3)進(jìn)行全過(guò)程整理由于一些特殊的原因，檔案館有時(shí)會(huì)接收或收集到一些具有保存價(jià)值，但又很零散的文件，這就需要對(duì)這些零散文件進(jìn)行全過(guò)程的整理。2.檔案整理工作的原則檔案整理工作的原則，具體表現(xiàn)在以下方面:(1)保持檔案之間的歷史聯(lián)系檔案之間的歷史聯(lián)系是指檔案在產(chǎn)生和處理過(guò)程所形成的固有聯(lián)系。具體特征為:●這種聯(lián)系不僅是真實(shí)存在的客觀事實(shí)，而且對(duì)于檔案的產(chǎn)生、處理以及其作用價(jià)值的實(shí)現(xiàn)具有決定性意義；返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第二節(jié)檔案整理工作●在整理工作中最大限度地保持檔案之間的歷史聯(lián)系，使這種聯(lián)系在檔案的實(shí)體秩序狀態(tài)中反映出來(lái)，可以充分體現(xiàn)檔案的本質(zhì)特性，使檔案更好地實(shí)現(xiàn)其原始記錄的價(jià)值與作用。檔案之間的歷史聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間和形式等幾個(gè)方面，具體體現(xiàn)在:●檔案在來(lái)源上的聯(lián)系足檔案之間的首要聯(lián)系。檔案是由特定的機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人在工作活動(dòng)中形成的。同一單位或個(gè)人形成的檔案，往往涉及同一領(lǐng)域的業(yè)務(wù)工作和相關(guān)的問(wèn)題，構(gòu)成了檔案之間不可分割的歷史聯(lián)系;返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第二節(jié)檔案整理工作●檔案在時(shí)間上的聯(lián)系是檔案之間最廣泛的聯(lián)系。任何社會(huì)活動(dòng)都是在特定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行的。保持檔案在時(shí)間上的聯(lián)系，可以完整反映社會(huì)活動(dòng)的全過(guò)程，了解問(wèn)題的來(lái)龍去脈;●檔案在內(nèi)容方面的聯(lián)系是檔案之間最緊密的聯(lián)系。檔案的形成都是為了完成某些特定的任務(wù)，解決某些特定的問(wèn)題。圍繞一項(xiàng)工作、一起案件、一次運(yùn)動(dòng)、一個(gè)會(huì)議形成的文件，在內(nèi)容上必然有著密切聯(lián)系;●檔案在形式上的聯(lián)系是指檔案的存在與表達(dá)方式，如文種、載體和記錄方式等。返回上一頁(yè)下一頁(yè)返回下一頁(yè)第二節(jié)檔案整理工作(2)充分尊重和利用原有的整理結(jié)果遇到檔案管理工作更換管理者的情況時(shí)，后來(lái)的管理者也應(yīng)充分尊重和利用所接手管理檔案的原有整理結(jié)果，不要隨便推倒重來(lái)。對(duì)已經(jīng)過(guò)整理的檔案，不論是歷史檔案，還是新中國(guó)成立后形成的檔案，只要有目可查、有規(guī)可循，就不要徹底打亂重整。遇有確實(shí)不便于保管和利用的，可在研究原整理原則的基礎(chǔ)上進(jìn)行適