工程技術(shù)檔案管理制度

/工程技術(shù)檔案管理制度1.目的：規(guī)范工程資料的編寫、收集、整理、組卷、傳遞、借閱管理，確保滿意工程施工和移交、歸檔要求。2.名詞說明各專業(yè)指：鍋爐專業(yè)、汽機專業(yè)、電氣專業(yè)、熱控專業(yè)、焊接專業(yè)。3.歸口管理和劃分3.1工程部為項目部工程資料歸口管理部門。項目部各部門為各自職能范圍內(nèi)的資料管理對口責(zé)任部門，負責(zé)職能范圍內(nèi)的工程資料分階段或竣工時向資料管理人員提交歸檔，由資料管理人員統(tǒng)一向業(yè)主移交和向公司檔案室歸檔。3.2工程資料的存檔劃分：工程管理文件資料：1）工程合同、協(xié)議、招投標文件、租賃協(xié)議、工程概算結(jié)算、工程定額、索賠資料，歸工程部合同專業(yè)；2）圖象、照片、錄象，歸綜合管理部（工程結(jié)束時歸檔資料管理人員）；3）行政文件，歸綜合管理部；4）工程施工技術(shù)及管理資料（音像資料等除外），歸工程部；3.3工程資料管理網(wǎng)絡(luò)和人員網(wǎng)絡(luò)工程項目中標后一個月內(nèi)由項目總工組織，建立項目工程資料管理網(wǎng)絡(luò)（應(yīng)包括各部、室、專業(yè)組、專業(yè)公司等），明確負責(zé)人（負責(zé)人應(yīng)為本現(xiàn)場技術(shù)負責(zé)人）、管理人員和各單位資料管理員。4.文件的編寫文件資料的編寫按以下規(guī)定執(zhí)行（業(yè)主無特殊要求時） 4.1文件的編寫一律采納A4紙張，用激光打印機或噴墨打印機（黑色墨水書寫亦可）的打印件。規(guī)格要求參考作業(yè)指導(dǎo)書標準樣式（尺寸及頁邊距）。4.2文件必需采納雙釘裝釘（橫向、豎向均可）裝釘尺寸要求如下：①橫向裝釘?shù)?，左?cè)留裝訂線2.5cm，上邊距25cm，右邊距、下邊距1.5cm；②縱向裝釘?shù)模舷铝舫?5cm的距離；③釘和紙張的邊緣留出1cm的距離。對復(fù)印件A4紙豎向左側(cè)裝訂線留2.5cm4.3正文文字一律采納四號宋體、1.5倍行距，標題為小三號宋體。凡是正文應(yīng)有頁眉和頁腳，頁眉頁腳均運用五號，頁腳居中設(shè)置。頁腳運用三位阿拉伯數(shù)字，從“第001號”起先，卷內(nèi)書目、卷內(nèi)備考表及某一文件的附圖無正文的部分，不編寫頁號，但應(yīng)在文件書目中標明總頁數(shù)。4.4文件中附圖的幅面、構(gòu)件代號均應(yīng)符合我國國家或行業(yè)標準，圖紙的尺寸一律以毫米為單位。4.5案卷封面宜采納外封面形式，內(nèi)外封面的式樣同作業(yè)指導(dǎo)書封面。4.6檔號：項目代號+分類號+案卷號項目代號：是公司指定的，項目中標后由公司檔案室給出。分類號：科技文件材料參考《火電施工企業(yè)檔案分類表》中6--9大類的有關(guān)規(guī)定，其它部門采納0--5大類的有關(guān)分類規(guī)則。案卷號：即為案卷依次號。移交資料的檔號按業(yè)主要求編制填寫。4.7案卷題名應(yīng)簡明、精確揭示卷內(nèi)項目的名稱、代字、代號及其組件、部件、階段的代號和名稱等。4.8編制單位欄填寫卷內(nèi)科技文件材料形成的單位或主要責(zé)任者。4.9編制日期填寫案卷內(nèi)科技文件材料的起止日期。4.10保管期限填寫其劃定的保管期限，將來移交時在資料管理人員管理人員的統(tǒng)一指導(dǎo)下填寫。4.11密級依據(jù)保密規(guī)定填寫(移交時業(yè)主給出，統(tǒng)一填寫)。4.12縮微號和檔案館號由竣工檔案接收單位或部門填寫。4.13卷內(nèi)書目及卷內(nèi)備考表（各種表格）的格式由資料料室統(tǒng)一供應(yīng)。4.14竣工移交所運用的卷盒由綜合管理部依據(jù)公司檔案室要求統(tǒng)一購置。4.15編寫受控文件時均應(yīng)標明文件編碼。(文件編碼按《質(zhì)量部工程質(zhì)量體系文件編碼和受控編號方法》進編寫)。5.工程中運用的表格工程中運用的各種表格包括：質(zhì)保、過程限制、試驗和檢驗、工程管理和技術(shù)管理、有條件發(fā)生的記錄表格。各種表格的運用按以下規(guī)定執(zhí)行：5.1國家、部或局已經(jīng)下發(fā)覺成表格（或有要求）的，運用其統(tǒng)一表格。5.2《項目部管理制度匯編》已給出工程項目管理工作中的表格，這些表格按類別存在特地的數(shù)據(jù)庫中,如需運用可干脆提取運用，簽名為手寫。5.3如上述表格不能滿意施工要求，可依據(jù)須要自制表格，經(jīng)專業(yè)部室領(lǐng)導(dǎo)批準(按審批權(quán)限)，方可運用。6.工程資料的收集工程項目的檔案資料，是整個工程項目從醞釀、決策到建設(shè)投產(chǎn)（運用）全過程中形成的文字、圖紙、圖表、計算書、聲像資料等不同形式、不同載體的資料，包括項目的提出、調(diào)查、可行性探討、評估、決策、安排、勘測、設(shè)計、施工、調(diào)試、生產(chǎn)打算、竣工、試生產(chǎn)等，項目部有責(zé)任盡量將資料收集齊全。6.1工程項目開工后由總工組織編制《XX項目部歸檔文件資料書目》。其中應(yīng)至少明確第一批開工項目應(yīng)歸檔的文件資料書目。（1）技術(shù)文件內(nèi)容依據(jù)公司規(guī)定執(zhí)行。各類文件資料的收集策劃應(yīng)以分項或分段工程為單位。（2）隨工程進展對歸檔文件資料進行補充，待工程圖紙80%或?qū)I(yè)系統(tǒng)圖100%到達項目部后15日內(nèi)，對書目進行修改，分別報業(yè)主和公司各職能處室，作為正式文件執(zhí)行。（3）各項資料在單位工程未完時，由劃分的文件收集、整理部門保存，待階段性檢查之后，或單位工程施工結(jié)束，按資料管理人員要求的時間，將資料移交給資料管理人員，正式歸檔。6.2任何單位、部門和人員不管以何種渠道獲得技術(shù)資料，均應(yīng)交資料管理人員登記、備案，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核準后方可運用。6.3各部門收集的資料除歸檔資料外，還應(yīng)依據(jù)上級單位監(jiān)檢大綱的有關(guān)條款，對其它工程資料進行收集整理。7.工程資料按以下要求進行整理和組卷7.1項目文件資料一般按其專業(yè)、單位工程項目和形成時間先后進行整理組卷。7.2有關(guān)設(shè)備的文件按依據(jù)性材料、設(shè)備開箱驗收、設(shè)備安裝調(diào)試、設(shè)備運行修理、隨機圖樣等排列，隨機圖樣也可單獨組卷。7.3管理性文件按問題、時間或重要程序排列。7.4案卷內(nèi)技術(shù)性文件材料排列要求文字材料在前、圖樣在后。7.5每一單位工程項目的卷內(nèi)文件按管理、依據(jù)、施工安裝記錄、檢測試(實)驗評定、證明等排列。7.6文件材料組卷時，應(yīng)將每份文件的正件和附件、印件和定稿、請示和批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件和原件一起立卷，不得分開。文件材料的排列：批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文件在后；立卷人填寫卷內(nèi)書目，立卷人和有關(guān)負責(zé)人應(yīng)在卷內(nèi)備考表的簽署欄簽署姓名；卷內(nèi)書目和卷內(nèi)備考表格式由資料管理人員統(tǒng)一供應(yīng)。7.7卷內(nèi)備考表(各種表格)、卷內(nèi)書目、卷內(nèi)文件的裝釘尺寸及頁邊距應(yīng)一樣。7.8存檔文件材料應(yīng)盡量運用原件，如沒有應(yīng)標明原件的存放地點。7.9資料管理人員編制《工程管理案卷總書目及卷內(nèi)書目》，工程部長審核、總工批準。8.文件資料的傳遞文件資料的傳遞包括發(fā)放和往來。8.1文件發(fā)放：文件資料在發(fā)放前，發(fā)放部門應(yīng)填寫《文件發(fā)放審批表》，依據(jù)審批權(quán)限審批文件確定資料發(fā)放的范圍，并建立《文件發(fā)放登記表》臺帳。從業(yè)主、監(jiān)理方接收領(lǐng)取的文件資料兩小時內(nèi)在網(wǎng)上公布，24小時內(nèi)發(fā)放到運用單位、部門8.2文件往來往來文件指和項目部以外單位的文件往來，一般包括和業(yè)主、監(jiān)理、當?shù)卣嘘P(guān)部門、設(shè)計院、設(shè)備廠家、調(diào)試部門、公司等的文件。（1）接收：資料管理人員建立《文件接收登記表》對接收的文件資料進行登記。任何人無論從何途徑得到的和工程有關(guān)的文件資料，都應(yīng)交到資料管理人員，由資料管理人員組織識別并登記。對接收的文件資料，資料管理人員依據(jù)審批權(quán)限送交領(lǐng)導(dǎo)審批。（2）項目部任何部門、任何人向項目部以外單位發(fā)出和項目有關(guān)的文件資料，都應(yīng)依據(jù)審批權(quán)限進行審批，在發(fā)出前在存檔部門進行備案，對反饋信息剛好歸檔。（3）項目部各部門、各專業(yè)公司也應(yīng)建立《文件接收登記表》。9.文件、資料審批權(quán)限9.1接受項目經(jīng)理托付，由生產(chǎn)經(jīng)理、商務(wù)經(jīng)理、總工（副總工）發(fā)放（傳閱）審批的范圍：國家、行業(yè)有關(guān)本工程的文件、要求，業(yè)主、監(jiān)理公司文件、會議紀要、工程聯(lián)絡(luò)單（確認有效性和發(fā)放范圍后下發(fā)）、通知等，設(shè)計院文件，設(shè)備圖紙、涉外技術(shù)文件資料，外單位溝通信息，業(yè)主托付、工程變更（依據(jù)確定的范圍），公司有關(guān)本工程的文件和要求，項目部有關(guān)工程管理的文件、要求、通知，工程簡報，上報業(yè)主、監(jiān)理、公司的文件和材料，施工組織設(shè)計等。9.2各部門負責(zé)人的審批范圍：本部門分管專業(yè)范圍體系內(nèi)的文件、資料、規(guī)程規(guī)范、標準、制度、規(guī)定，本部門編制的管理制度、規(guī)定、方法、安排、通知等，本部門所組織的專業(yè)會議紀要、總結(jié)、工作聯(lián)系單，懲罰通知等。9.3資料管理人員發(fā)放審批：施工圖紙、圖集，作業(yè)指導(dǎo)書、施工措施（包括監(jiān)理批復(fù)看法），圖紙會審記錄，設(shè)計變更，技術(shù)例會紀要、專業(yè)會議紀要、工程總結(jié)等。10.文件資料的更改和作廢文件處理10.1文件更改由更改提出人或提出部門的負責(zé)人填寫《文件更改審批單》，重要更改要附上文字依據(jù)，由該文件、資料的原審批人或部門進行審批。文件更改申請獲批準后，由原文件發(fā)放部門（單位）按《文件發(fā)放登記表》的名單發(fā)放《文件更改一覽表》，文件領(lǐng)用人按《文件更改一覽表》對所持文件進行更改，如換頁更改則進行換頁。10.2文件的失效和作廢文件經(jīng)多次更改或文件需進行大幅度修改時應(yīng)進行換版，原版本作廢，換發(fā)新版本。文件發(fā)放部門(資料管理人員)應(yīng)依據(jù)《文件發(fā)放登記表》把失效和作廢的文件剛好通知給各部門（單位）。作廢文件應(yīng)依據(jù)發(fā)文登記剛好更換或撤回；收回的失效或作廢文件由發(fā)放部門填寫《作廢文件資料銷毀申請及銷毀記錄》，經(jīng)總工批準后執(zhí)行。須要作為資料保存的作廢文件應(yīng)加蓋“作廢參考”標識。10.3文件中有關(guān)問題處理結(jié)果的反饋文件的接收部門（單位或人員），接到工程文件后要比照文件中有關(guān)要求及領(lǐng)導(dǎo)的批示看法，剛好處理有關(guān)問題，并將辦理結(jié)果以文字形式反饋（也可在網(wǎng)上反饋）。11.工程資料管理方法11.1工程圖紙管理方法工程圖紙的收發(fā)統(tǒng)一由資料管理人員管理。各個專業(yè)的圖紙在工程開工前，由各專業(yè)工程師按施工進度安排編制專業(yè)《圖紙需求安排》，遞交資料管理人員，由資料管理人員編制項目工程《圖紙需求安排》，工程部長審核，總工批準，提交建設(shè)單位和設(shè)計單位，并在資料管理人員存檔。資料員擬訂工程圖紙發(fā)放范圍和《文件發(fā)放審批表》，正式施工圖紙的發(fā)放范圍由資料管理人員審批，設(shè)備圖紙和非正式圖紙由總工或副總工審批，資料員發(fā)放。圖紙發(fā)放時要特殊留意留出用于移交和歸檔的圖紙。資料員統(tǒng)計圖紙到位狀況，按圖紙交付安排向建設(shè)單位催交，接收的圖紙進行登記（《文件接收登記表》），接到圖紙兩小時內(nèi)在網(wǎng)上公布，未按安排到的圖紙剛好向資料管理人員和專業(yè)工程師匯報。任何人員不論從何種渠道得到施工圖紙，都要首先交資料管理人員，由資料管理組織確認。施工過程中，各單位要留意愛護圖紙，施工結(jié)束馬上交回資料管理人員。11.2工程變更資料管理工程變更由專業(yè)工程師及以上領(lǐng)導(dǎo)簽字認可后生效<見《設(shè)計變更、變更設(shè)計和工程托付管理制度》）。資料員接收到生效的工程變更后按工程圖紙發(fā)放的范圍進行發(fā)放。工程變更必需加蓋設(shè)計變更章并在圖紙中反映出。（1）資料管理人員在工程開工后確定工程變更蓋章分工，依據(jù)分工，資料管理人員供應(yīng)印章。（2）資料管理人員下發(fā)設(shè)計變更的同時下發(fā)《設(shè)計變更標注通知單》，圖紙運用部門或單位接到設(shè)計變更及標注通知單后在通知欄簽字，圖紙運用部門或?qū)I(yè)人員在被變更的圖紙上用紅筆標注（相關(guān)方無特殊要求時）變更內(nèi)容，標注后在標注通知單確認欄簽字，資料管理人員資料員核實變更確已標注后，收回設(shè)計變更標注通知單；存檔圖紙的設(shè)計變更由資料管理人員管理人員標注。（3）同一項目有兩次及以上變更，以最新版變更為準，原變更收回，蓋“作廢參考”章存檔備查。（4）設(shè)計變更章加蓋在相應(yīng)圖紙標題欄上方10mm處，當變更不是針對詳細圖紙時，在本套圖紙的書目頁及總圖上蓋設(shè)計變更章。11.3施工過程形成資料的管理方法每個單位工程按施工技術(shù)管理《過程限制記錄》做詳盡的記錄。每項記錄由單位工程技術(shù)員、質(zhì)檢員、施工員（依據(jù)各自職責(zé)）分別做出記錄，分類建檔，逐級審核后存于資料管理人員。全部記錄按要求填寫標準表格，內(nèi)容要真實。11.4關(guān)于安裝設(shè)備開箱資料的管理規(guī)定工程施工安裝設(shè)備的開箱資料，在設(shè)備到場后由物資辦事處綜合管理員向資料管理人員移交（移交的內(nèi)容包括：《設(shè)備開箱檢驗記錄》、設(shè)備清單（含專用工具）、安裝說明書等）。由資料員登記存檔，物資管理人員工作必需留用的資料，從資料管理人員復(fù)印。全部開箱資料必需堅持先歸檔后復(fù)印運用的原則，各部門、專業(yè)公司如須要，到資料管理人員借閱或辦理復(fù)印手續(xù)（由資料員負責(zé)復(fù)?。?，運用復(fù)印件。資料管理人員按和業(yè)主洽商的移交規(guī)定辦理移交手續(xù)（一般狀況下，《設(shè)備開箱檢驗記錄單》在工程進行中移交，其余資料竣工時移交）。11.5受控法規(guī)性文件管理規(guī)定資料管理人員編制《XX項目部受控法規(guī)性文件書目》，經(jīng)工程部部長、質(zhì)量部部長、安監(jiān)部部長審核、總工批準后，發(fā)至各部門、專業(yè)公司執(zhí)行。資料管理人員依據(jù)公司規(guī)定，擬訂發(fā)放范圍，依據(jù)規(guī)定發(fā)放。法規(guī)性文件均應(yīng)加蓋持有單位的受控印章，并應(yīng)有登記（本單位及資料管理人員），無受控印章的視為無效文件，不得運用。已經(jīng)下發(fā)的文件，如不能滿意工程須要，再次領(lǐng)用受控法規(guī)性文件，仍須填寫《文件領(lǐng)用申請單》，經(jīng)總工批準后，方可領(lǐng)取。從資料管理人員領(lǐng)出的受控法規(guī)性文件，在工程結(jié)束時，按要求進行整理，剛好交還資料管理人員。11.6文件的借閱和工具書的管理文件的借閱資料管理人員存檔的文件資料原則上只能查閱，不能借出。確需借出的，填寫《文件（記錄）借閱申請表》，借閱時間在15日以內(nèi)的由資料管理人員審批，一個月內(nèi)的由工程部長審批。資料管理員建立工程資料借出狀況清單，在網(wǎng)上公布，并設(shè)定借出期限自動提示。資料員對逾期不還者下發(fā)催還通知單。工具書的管理施工手冊及技術(shù)規(guī)范由資料管理人員錄入計算機，建立數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上共享，并制成光盤。技術(shù)人員一般狀況不特地配工具書，運用時也可到資料管理人員處查閱，但原則上不能借出，如需借閱執(zhí)行（一）審批規(guī)定。11.7作業(yè)指導(dǎo)書編審項目中標后依據(jù)中標范圍，參照質(zhì)量部編制的《XX工程項目質(zhì)量安排》，由資料管理人員編制《XX項目部施工作業(yè)指導(dǎo)書總書目》和《XX項目部防護作業(yè)指導(dǎo)書總書目》，工程部長審核，總工批準。作業(yè)指導(dǎo)書全部采納頂部、雙釘裝釘。12.表格12.1《文件（記錄）借閱申請表》12.2《文件資料發(fā)放登記表》12.3《文件資料發(fā)放審批表》12.4《文件資料更改審批表》12.5《文件資料領(lǐng)用申請表》12.6《作廢文件資料銷毀申請及銷毀記錄表》12.7《設(shè)備開箱檢驗記錄》12.8《設(shè)計變更標注通知單》12.9《XX項目部施工作業(yè)指導(dǎo)書總書目》12.10《XX項目部防護作業(yè)指導(dǎo)書總書目》13.附件13.1《作業(yè)指導(dǎo)書》表樣文件（記錄）借閱申請單序號文件名稱安排借閱時間借閱時間借閱用途借閱申請部門/人歸還日期審批人檢驗人備注

文件發(fā)放登記表編號：序號文件名稱文件編號受控號領(lǐng)用部門/人領(lǐng)用日期發(fā)放人備注文件發(fā)放審批表編號：文件名稱文件編號發(fā)放范圍填報人年月日審批看法審批人年月日

文件更改審批表編號更改文件名稱文件編號申請更改部門申請更改緣由：申請人：日期更改前內(nèi)容更改后內(nèi)容（可另附頁）更改人日期更改審查看法