中小制造企業(yè)采購管理問題分析與改進(jìn)

中小制造企業(yè)采購管理問題分析與改進(jìn)在市場競爭日益激烈的環(huán)境下，中小企臨著難以適應(yīng)的問題。采購方式落后是其管理上的諸多問題之一。采購是企業(yè)的成本核心，又是企業(yè)發(fā)展伙伴關(guān)系的重要途徑，當(dāng)今采購不再是簡單的物資購買活動，而應(yīng)當(dāng)上升為經(jīng)t的認(rèn)識誤區(qū)，完善企業(yè)的采購管理體制、優(yōu)化采購模式，提高采購質(zhì)量，降低采購成本，然趨勢。一、中小企業(yè)采購現(xiàn)狀激烈的市場競爭使得中小企業(yè)面臨的壓力也越來越大，采購過程中存在的問題并找出相應(yīng)對策,提高采購管理水平,降低企業(yè)成本,是中小企業(yè)迫切需。在日趨完善的現(xiàn)代經(jīng)營管理模式中，公司管理當(dāng)局越來越注重財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)運(yùn)作的有效性，中小企業(yè)不像大型企業(yè)和連鎖企業(yè)那樣擁有雄厚的資中小企業(yè)采購帶來了諸多風(fēng)險(xiǎn)。但中小企業(yè)依然可以采取有效措施來控制和 (一)中小企業(yè)采購特點(diǎn)現(xiàn)階段，就我國中小企業(yè)而言，在采購中通常表現(xiàn)出以下特點(diǎn)：1、采購規(guī)模有限中小企業(yè)規(guī)模小，資金有限，采購規(guī)模普遍不大。據(jù)統(tǒng)計(jì)，多數(shù)中小企業(yè)，2、價(jià)格敏感性強(qiáng)中小型企業(yè)因其資金匱乏、企業(yè)生存也不太穩(wěn)定，管理者對采購成本的控制3、采購決定權(quán)力較為集中，流程簡捷中小企業(yè)大多為民營及私營企業(yè)，管理層次較少，在物資采購問題上多數(shù)采取集權(quán)控制，即通常由企業(yè)主要負(fù)責(zé)人操控采購決定權(quán)，且采購計(jì)劃時(shí)間多集中在年末歲首。中小企業(yè)采購流程隨機(jī)而簡捷，通常是由業(yè)務(wù)部門先提出申請，采購人員填報(bào)年度或臨時(shí)采購預(yù)算計(jì)劃，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。4、采購中體現(xiàn)出較強(qiáng)的個(gè)性化需求的企業(yè)在不同發(fā)展階段，對采購物資的需求情況是不一樣的。每個(gè)單位都有不同的采購管理模式和不同的采購流程，在采購中一般都要求實(shí)用性和靈活性。5、采購信息渠道多樣中小企業(yè)獲取采購信息的渠道隨著信息化時(shí)代的到來，已經(jīng)變得越來越多，不僅通過上門推銷及媒體廣告等傳統(tǒng)方式了解采購產(chǎn)品信息，還通過網(wǎng)絡(luò)、展會等渠道獲取信息。目前，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)越來越成為中小企業(yè)獲取采購信息 (二)中小制造企業(yè)采購存在的問題1.單次采購數(shù)量少、批次多中小制造企業(yè)根據(jù)顧單進(jìn)行產(chǎn)品設(shè)計(jì)，組織原材料采購和生產(chǎn)，受企業(yè)規(guī)銷售額、資金的限制，企業(yè)采購較為謹(jǐn)慎，采購方式比較零散，無法獲得規(guī)模2.采購流程模式僵化，采購審批手續(xù)繁瑣，采購監(jiān)控難以到位目前中小制造企業(yè)普遍采用的采購流程特點(diǎn)是:(1)采購流程從訂單開始，涉及供應(yīng)、倉儲、財(cái)務(wù)、質(zhì)量檢驗(yàn)和生產(chǎn)、銷售、運(yùn)輸?shù)雀鞑块T，將采購職能分各部門本位主義嚴(yán)重、站在各自的立場考慮問題，信息互不溝通，從而影響扯皮、責(zé)任不清、沖突頻繁發(fā)生，影響企業(yè)工作效率。3.采購缺乏計(jì)劃性，采購工作比較被動料質(zhì)量、采購材料交貨日期等方面在與供應(yīng)商的談判中缺乏優(yōu)勢，常常因?yàn)樵S多客觀原因?qū)е缕髽I(yè)沒有選擇到合適的供應(yīng)商。4.采購成本較高定、采購品種多樣化，使企業(yè)難以享受到規(guī)模采購的優(yōu)惠政策，提高了采購從而增加了企業(yè)的采購成本，提高了產(chǎn)品成本和產(chǎn)品價(jià)格，削弱了產(chǎn)品在市場理理成本增加。5.沒有明確的采購策略，不注重供應(yīng)商關(guān)系管理這方面的具體問題表現(xiàn)為:(1)采購人員缺乏對采購的深層次理解，把采購僅僅(3)企業(yè)在供應(yīng)商的選擇上缺乏科學(xué)、合理的依據(jù)，缺乏對供應(yīng)商質(zhì)量的考核產(chǎn)品數(shù)量和質(zhì)量與采購合同不一致等問題。6.采購人員素質(zhì)低，采購手段落后由于從業(yè)人員每天與金錢、物資打交道，企業(yè)管理者往往選擇自己信得過的人從事采購工作，在用人問題上任人唯親的現(xiàn)象較為普遍。7.采購組織結(jié)構(gòu)不合理,分工不明確,缺乏采購控制產(chǎn)生混亂現(xiàn)象中小企業(yè)采購組織內(nèi)部缺少詳細(xì)的職務(wù)分工和職務(wù)分析體系,具體工作落實(shí)勵(lì)機(jī)制,缺少績效考核,凡事采取高壓政策,導(dǎo)致采購人員沒有積極性,人心渙散,8.缺乏信息技術(shù)支撐，導(dǎo)致采購效率偏低中小企業(yè)由于資金實(shí)力有限，雖然很多企業(yè)利用了電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行企業(yè)管理，但大多沒有引進(jìn)ERP管理系統(tǒng)進(jìn)行高效的流程管理，采購信息管理基本處于影響了采購效率。中小制造企業(yè)采購管理策略(一)優(yōu)化采購流程，實(shí)現(xiàn)信息共享，加強(qiáng)對采購各環(huán)節(jié)的監(jiān)控。實(shí)現(xiàn)采購流程再造，利用現(xiàn)代技術(shù)達(dá)到信息共享，改變依靠家族成員來解決中小制造企業(yè)可以采用以下策略:1.運(yùn)用ERP技術(shù)，整合企業(yè)資源ERP系統(tǒng)是對企業(yè)資源的整合，面對的是企業(yè)整個(gè)的業(yè)務(wù)流程。采購管理是及時(shí)進(jìn)行信息傳遞，實(shí)現(xiàn)物資流、資金流和信息流的集成和共享，從而提高工作效率，減少工作失誤，增強(qiáng)采購信息的透明度。2.加強(qiáng)企業(yè)管理基礎(chǔ)工作，建立健全規(guī)章制度，做到管理規(guī)范化、制度化目前，中小制造企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)還有一定的困難，主要是:(1)多數(shù)中小制業(yè)務(wù)流程不清晰，部門間的職責(zé)不夠明確，造成ERP系統(tǒng)無法完成指令，影3.努力創(chuàng)建零庫存?zhèn)}庫，實(shí)行零庫存采購零庫存采購是指企業(yè)實(shí)現(xiàn)零庫存，將庫存功能轉(zhuǎn)移到供應(yīng)商那里，達(dá)到企業(yè)降低庫存成本的目的。零庫存采購還能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)物資供應(yīng)中的廢品，從而購模式，它對企業(yè)管理水平和信息技術(shù)的使用提出了很高的要求，也對企業(yè)與供應(yīng)商的關(guān)系提出了更高的要求。4.實(shí)行采購與倉儲分離管理，強(qiáng)化物資管理供應(yīng)部，這種組織形式可以簡化工作程序，減少用工數(shù)量，但其弊端是采購與倉儲保管員之間缺乏監(jiān)控和制約。通過采購與倉儲部門的分離，倉儲部監(jiān)控采購合同中規(guī)定量、生產(chǎn)消耗數(shù)量等數(shù)據(jù)，計(jì)算出產(chǎn)品庫存數(shù)量，掌握第一手資料，增強(qiáng)采購信息(二)優(yōu)化采購技術(shù)手段，降低采購成本。1.開展電子商務(wù)采購建立信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，利用互聯(lián)網(wǎng)搜集采購信息、了解市場行情，并將企業(yè)需要采購的原材料等信息發(fā)布到網(wǎng)上，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)采購，降低采購費(fèi)用和采購成短采購周期，提高采購效率。2.實(shí)行聯(lián)合、集中采購?fù)ㄟ^聯(lián)合眾多廠家結(jié)成采購聯(lián)盟，增強(qiáng)與供應(yīng)商討價(jià)還價(jià)的能力，實(shí)現(xiàn)規(guī)模采購，爭取最優(yōu)的采購價(jià)格。按貨比三家或就近采購原則，與具備集中供貨能力的供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過大量、集中采購，獲得供應(yīng)廠(三)改變用人觀念，提高采購人員素質(zhì)。人力資源管理的核心思想是要把合適的人員用到合適的崗位上，即要做到人崗匹配。中小制造企業(yè)采購人員的選配同樣需要遵循這樣的原則，即要選拔培養(yǎng)和管理密切相關(guān)，可以通過產(chǎn)品知識、相關(guān)法規(guī)和電子商務(wù)及信息化管理培訓(xùn)，提高員工的從業(yè)能力和商務(wù)談判技巧;同時(shí)通過采購流程的規(guī)范化、采購信息的透明化、員工的績效考核等管理手段加強(qiáng)對采購人員的管理和監(jiān) (四)認(rèn)真選擇適合企業(yè)的供應(yīng)商中小企業(yè)應(yīng)對需用物資按照物資自然屬性、使用用途等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)分類，然后根據(jù)不同類別物資和對企業(yè)的重要程度、采購的難易程度和可靠程度，將其劃分為重點(diǎn)、次重點(diǎn)、一般等管理類別，并根據(jù)實(shí)際情況，注重對商品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等方面進(jìn)行事前審核和監(jiān)控。對于重點(diǎn)采購的物資，應(yīng)嚴(yán)格供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，對供應(yīng)商的生產(chǎn)條件、設(shè)備狀況、質(zhì)量保證體系、財(cái)務(wù)綜合評估供應(yīng)商的實(shí)力，選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、服務(wù)優(yōu)良、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確立其名錄，以降低采購風(fēng)險(xiǎn)。全面掌握公司所有供應(yīng)商的情況，并對供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的資質(zhì)考評，應(yīng)對所有供應(yīng)商按重要性和一般性分別建力、結(jié)算條件等方面均能達(dá)到公司接受標(biāo)準(zhǔn)，并與公司有持常性業(yè)務(wù)往來的般性的供應(yīng)商因業(yè)務(wù)需要而進(jìn)行持常性往來，且經(jīng)考核符合公司重要性供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)后，應(yīng)轉(zhuǎn)為重要供應(yīng)商進(jìn)行檔案管理。供應(yīng)商的考核須由品質(zhì)部、物控部、采購部及財(cái)務(wù)部聯(lián)合進(jìn)行。供應(yīng)商檔案應(yīng)有編號、詳細(xì)地址和聯(lián)系方由專人負(fù)責(zé)管理，同時(shí)由財(cái)務(wù)部留存副本。原則上公司采購只選擇重要供應(yīng)題，公司可考慮對其酌情處理，嚴(yán)重者終止其業(yè)務(wù)往來，并保留追究法律責(zé) (五)推行科學(xué)采購模式1、推行準(zhǔn)時(shí)制采購(JIT采購)管理模式推廣和實(shí)施準(zhǔn)時(shí)制采購，可有效利用社會庫存，降低本企業(yè)庫存，甚至可實(shí)現(xiàn)本企業(yè)部分物資零庫存的目標(biāo)。這不僅可以極大提高采購工作效率，降低庫存資金風(fēng)險(xiǎn)，而且可保證物資供應(yīng)和企業(yè)需求同步化運(yùn)作。2、實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化采購采購產(chǎn)品和物料規(guī)格的標(biāo)準(zhǔn)化，為不同的產(chǎn)品項(xiàng)目或零件使用共同的設(shè)計(jì)、規(guī)格，或降低訂制項(xiàng)目的數(shù)目，以規(guī)模經(jīng)濟(jì)量，達(dá)到降低制造成本的目的。3、實(shí)施杠桿采購中小企業(yè)應(yīng)避免各自采購，造成組織內(nèi)不同單位向同一個(gè)供應(yīng)商采購相同零件卻價(jià)格不同，但彼此并不知的情形，無故喪失節(jié)省采購成本的機(jī)會。應(yīng)集價(jià)空間。4、加強(qiáng)內(nèi)部管理 履行、質(zhì)量驗(yàn)收等四個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)的控制，強(qiáng)化監(jiān)督，以保證不弄虛作假。通過低企業(yè)的物資采購價(jià)格，提高物資采購質(zhì)量，還可以保護(hù)采購人員和避免外 充分發(fā)揮聯(lián)合優(yōu)勢，提高抗風(fēng)險(xiǎn)能力，最大限度降低成本，達(dá)到效益最大化 (3)加強(qiáng)對采購人員的管理和培訓(xùn)工作。隨著中小企業(yè)采購模式的不斷進(jìn)步，物資供應(yīng)部門需要大量的