什么是需求建議書RFP

需求建議書（RequestForProposal,RFP）什么是需求建議書什么是需求建議書需求建議書是指從客戶角度出發(fā)，全面、詳細(xì)地向服務(wù)商陳述、表達(dá)為了滿足其已識(shí)別需求所應(yīng)做的準(zhǔn)備工作。也就是說，需求建議書是客戶向服務(wù)商發(fā)出的用來說明如何滿足其已識(shí)別需求的建議書，是客戶與服務(wù)商建立正式聯(lián)系的第一份書面文件，又稱招標(biāo)書。需求建議書一般由客戶起草，主要描述客戶的需求、條件及對(duì)項(xiàng)目任務(wù)的具體要求。一份完整的需求建議書主要包括滿足其需求的項(xiàng)目的工作自述、對(duì)項(xiàng)目的要求、期望的項(xiàng)目目標(biāo)、客戶供應(yīng)條款、付款方式、契約形式、項(xiàng)目時(shí)間、項(xiàng)目申請(qǐng)書的要求等。好的需求建議書能讓服務(wù)商準(zhǔn)確把握客戶所期待的產(chǎn)品或服務(wù)。當(dāng)然，并非在所有情況下都需要準(zhǔn)備一份正式的需求建議書，當(dāng)某一企業(yè)的需求由內(nèi)部開發(fā)項(xiàng)目予以滿足時(shí)，這一過程似乎變得簡單多了，此時(shí)更多需要的是口頭上的交流和信息傳遞，而不是把寶貴的時(shí)間耽擱在僅僅起到信息傳遞作用的需求建議書上。例如，某一軟件開發(fā)公司感到公司原來的財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)日益增加的業(yè)務(wù)需要時(shí)，便可直接要求軟件開發(fā)小組進(jìn)行開發(fā)，這時(shí)只需口頭把相關(guān)的要求傳達(dá)給軟件開發(fā)小組即可。需求建議書的書需求建議書的書寫要求書寫RFP要認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)肅對(duì)待，內(nèi)容要具體，語言要精練。11．在第一行正中寫"建議書"三個(gè)字。22．寫接受建議對(duì)方的名稱。33．正文：（（1）建議的原因或出發(fā)點(diǎn)，便于對(duì)方考慮。（（2）建議的具體事項(xiàng)。44．表達(dá)建議者的愿望。5．結(jié)尾寫表示敬意的話，如"此致敬禮"等語。66．寫上建議者的名稱和寫建議書的日期。需求建議書的結(jié)構(gòu)和格式需求建議書的結(jié)構(gòu)和格式11、標(biāo)題22、稱謂33、正文（開頭部分，主體部分，結(jié)尾部分）44、署名及時(shí)間需求建議書的書寫指導(dǎo)方針需求建議書的書寫指導(dǎo)方針需求建議書必須說明項(xiàng)目目標(biāo)（projectobjective）或目的，包括任何可能對(duì)承約商有用的合理信息或背景信息，以便承約商可以準(zhǔn)備相應(yīng)的建議書。對(duì)外起草一份正式的需求建議書，有如下的指導(dǎo)方針：草一份正式的需求建議書，有如下的指導(dǎo)方針：（1）需求建議書必須提供工作陳述（statementofwork,SOW）（2）需求建議書中必須包含客戶要求（customerrequirements）定義好規(guī)格和屬性。（3）需求建議書中應(yīng)當(dāng)說明客戶期望承約商或者項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供什么樣的交付物。（4）需求建議書中應(yīng)當(dāng)列明任何應(yīng)由客戶提供的物品。（5）需求建議書中可能要說明需要客戶審批的內(nèi)容。（6）某些需求建議書中會(huì)提到顧客想用的合同類型。（7）需求建議書可能會(huì)表明顧客想用的付款方式。（8）需求建議書應(yīng)當(dāng)表明項(xiàng)目完成所要求的進(jìn)度計(jì)劃。（9）需求建議書應(yīng)當(dāng)指導(dǎo)并說明承約商申請(qǐng)書的格式和內(nèi)容。（10）需求建議書應(yīng)當(dāng)指出客戶希望潛在承約商提交申請(qǐng)書的最后期限。（11）需求建議書可能會(huì)包含評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。需求建議書的主要內(nèi)容需求建議書的主要內(nèi)容需求建議書一般包含以下主要內(nèi)容：客戶必須搜集大量相關(guān)資料準(zhǔn)備需求建議書，因?yàn)镮T項(xiàng)目實(shí)施者需要按照RFP來準(zhǔn)備他們的項(xiàng)目技術(shù)方案，并以此參與競標(biāo)。RFP中包括項(xiàng)目的目標(biāo)，也就是用戶的期望，也包括客戶要求項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃；對(duì)實(shí)施商申請(qǐng)書的表格和內(nèi)容的規(guī)定；客戶希望潛在的實(shí)施商提交投標(biāo)申請(qǐng)書的最后期限；評(píng)價(jià)申請(qǐng)書的標(biāo)準(zhǔn)等。一份好的RFP應(yīng)該包括以下一些內(nèi)容。1．工作表述工作表述就是說明項(xiàng)目的工作范圍，概括客戶要求開發(fā)商或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)執(zhí)行的任務(wù)或工作單元，說明項(xiàng)目所涉及的各種事情，哪些必須由開發(fā)商或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)去完成，哪些由客戶自己去做。例如，一個(gè)辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)的具體目標(biāo)。又如建設(shè)一個(gè)網(wǎng)站，所需設(shè)備的采購任務(wù)，是由客戶自己完成，還是由開發(fā)商去完成；企業(yè)網(wǎng)站上的頁面文字，是客戶自己撰寫，還是由開發(fā)商撰寫等。2．任務(wù)要求需求建議書必須要具體規(guī)定開發(fā)商需要完成任務(wù)的規(guī)格和特征，如要求涉及大小、數(shù)量、顏色、重量、速度和其他開發(fā)商提出的解決方案中，所必須滿足的物理參數(shù)和操作參數(shù)。例如，建立一個(gè)企業(yè)網(wǎng)站，可能要求在1000人同時(shí)訪問的情況下不會(huì)產(chǎn)生堵塞的感覺，網(wǎng)站的瀏覽頁面不低于多少；建立一個(gè)自動(dòng)結(jié)賬和收款系統(tǒng)，可能要求每天能辦理12000次交易的功能和其他特定的功能，如在開出了發(fā)票的30天內(nèi)沒有收到賬款，就會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生催款通知。具體的任務(wù)要求，可能會(huì)成為將來的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。3．交付物交付物就是開發(fā)商所提供的實(shí)體內(nèi)容，這在需求建議書中應(yīng)該說明。例如，對(duì)于自動(dòng)結(jié)賬和收款系統(tǒng)來說，客戶可能要求開發(fā)商提供硬件(計(jì)算機(jī))、軟件(磁盤和一些印刷品)、操作手冊(cè)和培訓(xùn)課程。交付物也可能包括客戶要求開發(fā)商提供定期進(jìn)度報(bào)告或終期報(bào)告。4．客戶供應(yīng)條款留留10％等到使用一段時(shí)間以后確認(rèn)無問題時(shí)付清。具體付款方式需要合同雙方協(xié)商，但在需求建議書中，客戶應(yīng)該先提出自己的期望付款方式。8．要求的進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)度計(jì)劃的要求可能很粗，如要求在6個(gè)月內(nèi)完成；也可以詳細(xì)一些，如多長時(shí)間內(nèi)完成方案設(shè)計(jì)和審定，多長時(shí)間內(nèi)完成硬件選購與安裝，多長時(shí)間內(nèi)完成軟件研制、測試與安裝，最后開發(fā)商在系統(tǒng)安裝調(diào)試后，在多長時(shí)間內(nèi)提交所有的系統(tǒng)文件和操作培訓(xùn)。9．申請(qǐng)書的格式和內(nèi)容提示為了便于在幾個(gè)開發(fā)商之間進(jìn)行比較和評(píng)價(jià)，申請(qǐng)書應(yīng)該在形式上采取同一個(gè)格式，內(nèi)容的結(jié)構(gòu)也應(yīng)該一致。這樣對(duì)不同的申請(qǐng)者來說比較公平，也能減輕客戶在評(píng)審時(shí)的工作量?？蛻粼谛枨蠼ㄗh書中可以限定申請(qǐng)書的每一部分采用的文字?jǐn)?shù)量或頁數(shù)。10．提交申請(qǐng)書的最后期限申請(qǐng)書受理的截止日期是必須要交代清楚的。例如，要求開發(fā)商在接到需求建議書后多少個(gè)工作口之內(nèi)(如l周之內(nèi)、1個(gè)月之內(nèi)等)提交申請(qǐng)書，或大家一律在某月某日之前提交申請(qǐng)書。這樣做的目的是便于同時(shí)對(duì)眾多的申請(qǐng)者進(jìn)行比較、評(píng)估，也是為了保持公正，不給某些開發(fā)商以額外的時(shí)間和機(jī)會(huì)。11．對(duì)申請(qǐng)書的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)要告訴開發(fā)商客戶將根據(jù)哪些準(zhǔn)則來評(píng)價(jià)他提交的申請(qǐng)書。這樣做的目的，是指導(dǎo)開發(fā)商寫好申請(qǐng)書。一般評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)包括4個(gè)方面的內(nèi)容：(1)開發(fā)商在類似項(xiàng)目中的經(jīng)驗(yàn)。如他們近期是否在預(yù)算內(nèi)按期完成了類似的項(xiàng)目，客戶對(duì)他們是否滿意?(2)開發(fā)商提出的技術(shù)方案是否合適。如采用哪種類型的計(jì)算機(jī)軟件?數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)、方法是什么?用來建立管理信息系統(tǒng)的是哪種語言?采用哪些供應(yīng)商的設(shè)備?等等。(3)進(jìn)度計(jì)劃。開發(fā)商是否能按照所要求的進(jìn)度完成項(xiàng)目計(jì)劃?(4)成本。如開發(fā)商的報(bào)價(jià)是否合理?成本預(yù)算中有無漏算的條款?將來在執(zhí)行時(shí)有沒有可能出現(xiàn)超支，或有無可能因過于節(jié)約而導(dǎo)致質(zhì)量不能保證?有的申請(qǐng)人為了爭取合同，在報(bào)價(jià)上壓低成本，到了執(zhí)行階段，或偷工減料，或增加成本，結(jié)果導(dǎo)致所建系統(tǒng)的缺陷很多，或使最終成本大大超出原始的估算。對(duì)此需要引起注意。12．資金總量開發(fā)商總是希望了解客戶有多少資金可以用于發(fā)展擬議中的真T項(xiàng)目，但客戶在需求建議書中，往往不愿意透露這個(gè)信息。其實(shí)，客戶暗示大約的數(shù)字，告訴開發(fā)商他打算花多少