論檔案管理的問題及人員素質(zhì)的提高

論檔案管理的問題及人員素質(zhì)的提高一、引言中國是全世界較早擁有工作的國家之一，也是文獻(xiàn)最多的國家。中國幾千年的，各個(gè)朝代對(duì)檔案管理工作都非常重視，在封建王朝就有相對(duì)健全完善的制度。檔案作為一種記錄，在當(dāng)下的條件下，隨著國家發(fā)展、和諧、科技進(jìn)步，信息含量也迅速增大，面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。在各項(xiàng)改革逐步完善和深入的今天，檔案不僅僅能影響一個(gè)國家、民族、單位穩(wěn)定發(fā)展，更是一個(gè)群體能否實(shí)現(xiàn)作風(fēng)建設(shè)和思想健全的關(guān)鍵。檔案管理人員從事的檔案管理是檔案工作中最為基礎(chǔ)的工作之一，并且在各行各業(yè)中體現(xiàn)出不可替代的作用。當(dāng)下檔案工作的開展也對(duì)檔案管理人員提出更高層次的要求。本文試從實(shí)際出發(fā)，淺析當(dāng)下檔案管理面臨的問題，并針對(duì)檔案管理人員素質(zhì)及其提高做進(jìn)一步的研究。二、檔案管理面臨的問題〔一〕管理手段落后我們國家當(dāng)下大多數(shù)檔案管理都是借助國外優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，以信息管理為例，其為檔案管理人員提高工作效率、保障檔案真實(shí)性提供了工具和手段。從管理上來講，檔案管理又是一種具有性和機(jī)密性的工作，因此在實(shí)際工作中要求要有專門的管理和單獨(dú)的資料保存方式。因此，在現(xiàn)實(shí)要求和條件下，當(dāng)下大多數(shù)檔案管理的手段還不夠成熟、相對(duì)落后。〔二〕信息把握程度不夠高當(dāng)下管理檔案面臨的最突出問題首先是檔案內(nèi)容的把握。實(shí)踐中檔案存在著與現(xiàn)實(shí)內(nèi)容不符合的現(xiàn)象，例如在人事檔案中記載人員的出生年月有公歷也有農(nóng)歷記，不統(tǒng)一，年月記錄格式也不統(tǒng)一，對(duì)于或入-時(shí)間記錄模糊不清、時(shí)間順序先后不合理等等。這些都集中體現(xiàn)了信息把握程度的不成熟、不準(zhǔn)確。〔三〕檔案利用程度不高、面不夠廣我們國家當(dāng)下的檔案管理制度，特別是人事檔案管理制度相對(duì)不成熟，也使得檔案管理中檔案的利用程度不夠成熟、檔案的價(jià)值利用率普遍不高、檔案材料的利用面也不夠廣。而由于現(xiàn)實(shí)原因，有部分檔案管理工作還無法完全信息化。這對(duì)檔案的檢索和查閱造成了無法估量的影響。另一方面，檔案的作用價(jià)值宣傳也沒有完全實(shí)現(xiàn)推廣，這對(duì)檔案的利用率也造成不良的影響。換個(gè)角度看，整體社會(huì)對(duì)檔案使用的認(rèn)識(shí)程度也不夠高，檔案管理人員在推廣工作上的精力也相對(duì)較少，這進(jìn)一步加劇了上述問題的凸顯。〔四〕材料缺失資料整理是檔案管理的重點(diǎn)?？己丝疾毂砼c個(gè)人履歷表成了當(dāng)下人事檔案管理中的關(guān)鍵，除此之外還有培訓(xùn)資料、獎(jiǎng)懲資料等等歸檔資料。這些資料的歸檔在實(shí)踐中卻無法完全按時(shí)按章完成，特別是加蓋公章的審核材料，不少在年檢的時(shí)候還無法及時(shí)歸檔。另一方面，由于現(xiàn)實(shí)的各種原因，如人員交流學(xué)習(xí)、領(lǐng)導(dǎo)身兼數(shù)職等也容易導(dǎo)致管理檔案的材料缺失。這些都使得檔案管理材料缺失成為檔案管理工作面臨的一個(gè)挑戰(zhàn)。〔五〕管理人員素質(zhì)因素當(dāng)下檔案管理人員的素質(zhì)已經(jīng)逐步影響并深入到檔案工作的各方面。主要體現(xiàn)在三方面：一是，人員缺乏專職專崗管理。當(dāng)下，檔案管理人員相對(duì)較少，多數(shù)單位的檔案管理人員是兼職人員，而兼職的不穩(wěn)定容易給檔案管理工作的持續(xù)性帶來不良影響，甚至影響工作效率。流動(dòng)性強(qiáng)也使得當(dāng)下部分檔案管理人員的工作責(zé)任心不強(qiáng)，服務(wù)意識(shí)相對(duì)薄弱，經(jīng)驗(yàn)也相對(duì)缺乏。這些也是上述其他原因的直接影響者，使得檔案材料歸檔不及時(shí)、利用程度不夠廣、檔案管理材料缺失；二是檔案管理制度和體系不完善。檔案管理制度與體系的建立需要各方面的支持，當(dāng)下不少管理者對(duì)檔案管理的科學(xué)化和制度化還存在認(rèn)識(shí)不足的情況，這也直接導(dǎo)致檔案管理體制建設(shè)的長期停滯不前。而制度與體系是影響檔案管理的根本所在，特別是監(jiān)督管理機(jī)制，必須健全完善相應(yīng)的檔案管理制度和體系，唯其如此才能將檔案管理工作做好；三是，檔案收集工作意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案收集管理工作不夠完善。當(dāng)下不少檔案收集工作還必須得依賴于個(gè)體自我收集再進(jìn)行歸檔，這容易導(dǎo)致檔案無法及時(shí)歸檔。而究其原因是人思想意識(shí)的不充分。不少人認(rèn)為歸檔的資料可歸檔可不歸檔。這種思想意識(shí)也使得制度建設(shè)、體系建設(shè)難度隨之加大。三、提高檔案管理人員的必備素質(zhì)隨著科技發(fā)展，檔案作為歷史記錄的信息;和知識(shí)載體成為發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步的重要資源。檔案管理隨之也成為各項(xiàng)工作開展的關(guān)鍵之一，而作為一種技術(shù)性較強(qiáng)的專業(yè)工作，檔案管理借助技術(shù)也隨著社會(huì)發(fā)展在不斷進(jìn)步，這要求檔案管理人員素質(zhì)也必須相應(yīng)提高。此處所指的必備的素質(zhì)主要指素養(yǎng)、理論水平以及實(shí)踐能力。針對(duì)上述的素質(zhì)要求，此處結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的提高提出一些建議。〔一〕思想素質(zhì)的提高檔案管理作為一種服務(wù)性工作，服務(wù)性也是檔案工作發(fā)展進(jìn)步的基礎(chǔ)。作為與其他工作緊密聯(lián)系在一起的檔案管理工作，必須要求檔案管理人員有強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)和過硬的政治素養(yǎng)。此處的政治素養(yǎng)主要包括：一是要有較強(qiáng)的工作信念和正確的職業(yè)理想，并且有一定的政治敏銳性和嚴(yán)正的政治紀(jì)律性；二是能夠有良好團(tuán)隊(duì)精神和協(xié)作能力；三是必須有愛國敬業(yè)、淡薄名利、無私奉獻(xiàn)的道德品質(zhì)。這些體現(xiàn)在實(shí)踐中主要有：愛崗敬業(yè)，忠于職守；擁有嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)格的科學(xué)態(tài)度和務(wù)實(shí)的做事風(fēng)格；具有一定的保密觀念和良好的保密作風(fēng)；能夠鉆研業(yè)務(wù)，能夠全面提高個(gè)人素質(zhì)，在工作中自己的理論知識(shí)。提高檔案人員政治素質(zhì)，必須在實(shí)踐中不斷地自我學(xué)習(xí)，單位和組織應(yīng)當(dāng)適當(dāng)開展相應(yīng)的政治素養(yǎng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。當(dāng)然，前者重于后者。自我、自我凈化能力是考驗(yàn)思想素質(zhì)的關(guān)鍵所在，也是保持思想素質(zhì)的根本，只有通過自我修養(yǎng)才能全面扎實(shí)全面提高自己的思想素質(zhì)?！捕硨I(yè)實(shí)踐能力的提高檔案專業(yè)知識(shí)是檔案工作實(shí)踐的基礎(chǔ)，良好的、扎實(shí)的檔案專業(yè)知識(shí)是檔案管理人員實(shí)踐的必備素質(zhì)。檔案管理工作的實(shí)質(zhì)要求檔案管理人員必須對(duì)各類檔案管理的理論和管理方法了然于胸。與此同時(shí)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案專業(yè)與其他相關(guān)專業(yè)的滲透和融合，這些相關(guān)專業(yè)知識(shí)包括自然與人文知識(shí)，現(xiàn)代知識(shí)等等檔案管理必需的理論知識(shí)。隨著社會(huì)的發(fā)展和相關(guān)管理理念的更新，檔案管理工作必須能夠有新理論、新思想、新知識(shí)和新技術(shù)。相關(guān)管理人員必須在完成本職工作的前提下，繼續(xù)系統(tǒng)地學(xué)習(xí)相關(guān)的新檔案知識(shí)。上級(jí)主管部門在可行的情況下可以加強(qiáng)檔案管理的崗位培訓(xùn)以及繼續(xù)，鼓勵(lì)檔案管理相關(guān)人員不斷探索新技術(shù)的實(shí)踐，積極開展探索檔案管理領(lǐng)域的相關(guān)學(xué)習(xí)。特別是當(dāng)下計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的，注重計(jì)算機(jī)技術(shù)和其他相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)是全面提高檔案管理的關(guān)鍵之一，因此在可行的前提下可以通過定期的學(xué)習(xí)進(jìn)修和新技術(shù)的專題培訓(xùn)，特別注重崗位的培訓(xùn)和技能的實(shí)訓(xùn)。在實(shí)踐中逐步形成合理的檔案收集、整合與利用的能力培訓(xùn)體系。當(dāng)下，信息化已經(jīng)成為各行各業(yè)發(fā)展的重要支撐，因此，提高檔案管理人員的信息管理能力也成為當(dāng)下檔案管理人員素質(zhì)提高的重要組成部分。計(jì)算機(jī)作為檔案管理工作的重要工具，在提高檔案管理工作效率以及方便檔案管理工作上的作用越來越凸顯。檔案管理人員是否能夠及時(shí)獲取信息和資源甚至取決于信息技術(shù)能力。因此可以針對(duì)地開展對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)，并定期更新相應(yīng)的培訓(xùn)教程以適應(yīng)發(fā)展迅速的信息大，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理人員熟練利用信息、獲取有用的檔案信息。檔案管理人員也可以利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行學(xué)習(xí)，通過提高自身的信息知識(shí)水平適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展潮流。〔三〕檔案管理創(chuàng)新能力當(dāng)下，創(chuàng)新成為各行各業(yè)發(fā)展的重大動(dòng)力。檔案管理工作要想發(fā)展就不能安于現(xiàn)在狀況，不能故步自封。這要求檔案管理者必須有創(chuàng)新精神、實(shí)事求是。解放思想是檔案管理綜合素質(zhì)提高的關(guān)鍵之一。在當(dāng)下檔案管理工作中主要可以從以下幾方面開展：一是技術(shù)創(chuàng)新。隨著虛擬檔案的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案管理人員的要求更高層次，檔案管理人員的角色由原來的簡單收集、歸類、保管和提供查閱服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的文檔標(biāo)準(zhǔn)制定以及編制等更高層次技術(shù)含量要求的角色；二是服務(wù)創(chuàng)新。檔案管理者的工作是面向社會(huì)、面向單位、面向工作提供服務(wù)，因此在實(shí)際工作上要適當(dāng)宣傳檔案工作，增強(qiáng)服務(wù)者的檔案意識(shí)。通過拓展檔案展覽、檔案宣傳手冊(cè)的印發(fā)等方式宣傳檔案工作。通過拓展檔案的服務(wù)范圍獲取檔案工作的最大社會(huì)效益。這也是一種服務(wù)角色的轉(zhuǎn)變，使得檔案管理工作由原來的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)；三是思想創(chuàng)新。這是創(chuàng)新能力提高的核心，也是檔案管理人員綜合素質(zhì)提高的關(guān)鍵之一。檔案管理人員必須在思想上認(rèn)識(shí)到創(chuàng)新的必要性。創(chuàng)新是進(jìn)步的前提也是發(fā)展的根本。四、結(jié)束語隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作作為當(dāng)下各行各業(yè)必須依