專門檔案管理學(xué)講義

專門檔案是指人們在從事各項專業(yè)工作活動中直接形成的記錄特定對象的專門內(nèi)容，具有專門的文件格式、名稱和形成規(guī)律，從專門檔案做為一個整體與其它文書檔案、科技檔案相比較，其主要特點就體現(xiàn)在一個“專”字，在上面的定義中就介紹了它的幾個主要的特點，就是具有專門的內(nèi)容、專門的文件格式、專門名稱、專門形成規(guī)律、專門的整理方法和管理方法。這些特點，都是1、來源上的專業(yè)性。專門檔案只限于產(chǎn)生某些專業(yè)部門、專業(yè)2、內(nèi)容上的專指性。專門檔案的內(nèi)容是專門揭示某個專門問題的，是某個專門問題的歷史記錄。專門檔案對其他方面的內(nèi)容具有3、文件材料形成上特殊性。文書檔案的形成是有嚴(yán)格的手續(xù)和一定的程序的。而專門檔案產(chǎn)生于各專業(yè)部門的內(nèi)設(shè)機構(gòu)或個人之會計憑證、報表、帳簿、病歷等的文件格式均有統(tǒng)一規(guī)格，有各自5、整理方法上的獨特性。由于各類專門檔案的不同點，因此各專門檔案的種類繁多，曾有專家做過統(tǒng)計，據(jù)說有近五百種，基本上每個專業(yè)職能部門都有自己的專門檔案，我們比較熟悉的有訴訟檔案、病歷檔案、教學(xué)檔案、審計檔案、公證檔案等。另外，也有一些專門檔案是各個單位所共有的，如會計檔案、人事檔案、照片檔案、音像檔案、家庭檔案等。因為專門檔案的種類繁多，限于時間關(guān)系，我不能一一與在家學(xué)習(xí)，我今天主要就會計檔案和照計檔案管理講義會計檔案是企業(yè)、事業(yè)單位和機關(guān)、團體、部隊等在經(jīng)濟管理和會計核算工作活動直接形成的會計憑證、會計帳簿和會計報表的專門文件材料。它是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和依據(jù)。 (1)會計憑證。會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟責(zé)任的書面證明。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。(2)會計賬簿。會計賬簿是由一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁組成，以會計憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的簿籍。它包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。(3)會計報表。會計報表是反映企業(yè)會計財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件，主要有主要財務(wù)指標(biāo)快報，月、季度會計報表，年度會計報表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、財務(wù)情況說明(4)其他會計核算資料。其他會計核算資料屬于經(jīng)濟業(yè)務(wù)范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)的，由會計部門負(fù)責(zé)辦理的料、財務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。實行會計電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應(yīng)視同會計檔案一并管理。產(chǎn)生和發(fā)展的，各行政和形成大量的會計，立卷集中凡具有保存和利用價值收支說明、財務(wù)情況分析、財會工各種往來文書、重要的銀錢契及會計憑證、會計帳簿、會計是我們在整理會計檔案時，必：應(yīng)該像文書檔案部門一樣，搞檔案材料分門別類地放到平時并或者是人員變動，應(yīng)將其會或者半年收集一次。三、會計檔案的整理的零散的會計檔案材料持會保存價值，便于科學(xué)持會計憑證、會計帳簿裝訂，一般地說，要充分利用、報表進行必要的加工整的。比如：有些雖然已裝，這樣我們還是要拆封重辦人員一起研究，共同拆憑證號、缺少憑證等情況。因此，在憑證整理前應(yīng)將憑證按日期、左上角讓出來，以便證，一般不能直接裝角，裝訂的方法有兩孔孔一線的裝訂法。裝訂憑證鉆或電鉆打兩個針眼，實行兩只要每年編大流水類位會計、民政會計、計育會面，除單位會計憑證比較多(一般財政所每年有三四十本)，其它的數(shù)量都比較少(一般一年只有幾本)，在這種情況下，我們建議除單位會計憑證每年編流左至右依次排列，同時對以便今后年度會計憑證的架上要制作標(biāo)簽，注明名證中的一些重要的材，這些材料清理出來以后，都要重新裝訂、重新組卷，這些材料即不能放報表里立卷，又不能放帳簿里立卷，更不能放憑證立卷，那么放到那里立卷呢，各種會計賬簿年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時整理立卷。其基本要求是：(1)賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)；然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。(2)活頁賬簿裝訂要求：a．保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用質(zhì)好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。b．多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。c．在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人(經(jīng)辦人)簽章。(3)賬簿裝訂后的其他要求：a．會計賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。b．會計賬簿的封口要嚴(yán)密，封口處要加蓋有關(guān)印章。編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)d．會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記賬全年按年度報表數(shù)量比較少，也可以季報、月報分卷，但又考慮一年了解決這個矛盾，我們認(rèn)以把一至二年的年報，該進行修補，對長表再進行裝訂。定為永四、會計檔案的保管和利用《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“當(dāng)年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務(wù)會計部門保管一年，期滿之后原則上應(yīng)由財務(wù)會計部門編制清冊移交本單位的檔案部門保管。”根據(jù)上述①會計檔案的移交手續(xù)。財務(wù)會計部門在將會計檔案移交本單位檔案部門時，應(yīng)按下列程序進行：AB移交日期；C．交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章。②會計檔案的保管要求。來為兩個方面，一多展開分析。主要整齊全。降理，會計檔案要交綜合檔案室集中③會計檔案的利用。A．會計檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)上級主管單位或單位領(lǐng)導(dǎo)、會計主管人員批準(zhǔn)。B．外部借閱會計檔案時，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)；單位內(nèi)部人員借閱會計檔案時，應(yīng)經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。C．借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記，拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件(如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件)。D．借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。④會計檔案的保管期限。各種會計檔案的保管期限，按其特點可分為永久性和定期性兩類。凡是在立檔單位會計核算中形成的，記述和反映會計核算的，對工作總結(jié)、查考和研究經(jīng)濟活動具有長遠(yuǎn)利用價值的會計檔案，應(yīng)永久保存。定期保管期限分別年、20年和25年6種。會計檔案的保如：1996年度終了日為了全面反映會計檔案情況，上檔部門應(yīng)設(shè)置“會計檔案備查表”及時記載會計檔案的保存數(shù)、借閱數(shù)和歸檔數(shù)，做到心中有數(shù)、不出差錯。五、會計檔案的鑒定銷毀(1)會計檔案保管期滿，需要銷毀時由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)共同提出銷毀意見，會同財務(wù)會計部門共同鑒定、嚴(yán)格審查，編造會計檔案銷毀清冊。(2)機關(guān)、團體、事業(yè)單位和非國有企業(yè)會計檔案要銷毀時，報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；國有企業(yè)經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報請上級主管單位批準(zhǔn)后銷毀。(3)會計檔案保管期滿，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止；建設(shè)單位在建設(shè)期間的會計檔案，不得銷毀。(4)銷毀檔案前，應(yīng)按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對；各單位銷毀會計檔案時應(yīng)由檔案部門和財政部門、審計部門共同派員參加監(jiān)銷；會計檔案銷毀后經(jīng)辦人在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負(fù)責(zé)，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報本單位領(lǐng)導(dǎo)，一份歸入檔案備照片檔案的整理照片檔案是國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為反映方式的有保存價值的歷史記錄。照片分為傳統(tǒng)照片和數(shù)碼照片，傳統(tǒng)照片檔案通常由底片、紙質(zhì)照片和文字說明三部分組成。照片檔案的這三個部分是相輔相成、不可分割的整體。數(shù)碼照片檔案指用數(shù)碼照相機、掃描儀等設(shè)備以數(shù)碼形式存儲在存儲器中的靜態(tài)圖像文件。數(shù)碼照片可沖洗為紙質(zhì)照片，但也要二、紙質(zhì)照片檔案的整理1、整理的原則：有利于保持照片檔案的有機聯(lián)系，有利于保管、有利于提供利用。該原則包括三層含義：一是有利于保持照片檔案的聯(lián)系。主要是要保持同一類、同一組照片間的聯(lián)系，把相同或相近的照片組為一卷，把不同的照片分開；要保持照片與其他文件材料的聯(lián)系，主要通過參見號(是與本張照片有著密切聯(lián)系的其它載體檔案的檔號)說明，保持照片與其反映的會議、活動等文書、科技、專業(yè)文件材料的聯(lián)系。二是有利于保管照片檔案。主要是指：底片與照片保管要求不同，應(yīng)分別組卷，底片與照片的裝具、固定方式等方面都應(yīng)適應(yīng)其保管條件，照片及底片檔案裝具應(yīng)盡量遮住光線，以防紫外線等光線對檔案的損害。三是有利于利用照片檔案，主要是要注意照片的成套性，即照片及其底片、文字說明缺一不可，應(yīng)將同一內(nèi)容的照片組為一卷，并編寫說明，注明與其相關(guān)的照片、文字材料的參見號，照片的保存期限一般應(yīng)與其相對字材料一致。照片的分類，就是按照片的來源、內(nèi)容、時間等不通常，照片在同一全宗內(nèi)按保管期限—年度—問題進片分到相應(yīng)保管期限中，再按問題進行分類?？缒甓惹也豢煞值恼掌诸悾砂幢９芷谙蕖獑栴}—年度進行分類。按這種分類方案進行分類主要是難以區(qū)分年度。一般采用流水號編號法，其編號格式為：全宗號—案卷號—順序號。這種編號法的優(yōu)點是照片的順序號在相冊內(nèi)自成一體，符合習(xí)慣，便于插入新的照片。全宗號是檔案館給立卷檔案的代號。案卷號是指在某一全宗內(nèi)相冊從“1”開始的順序編號。順序號是照片在相冊內(nèi)排列時從“1”開始的順序編號。4、文字說明的填寫作為照片檔案的照片，必須要有文字說明，否則就不能弄清楚照片上記錄的信息的具體內(nèi)容，不便于利用。具體舉例說明單張照片檔案文字說明的填寫：題名：國家檔案局原副局長劉國能同志視察新化縣檔案館攝影者：張三局長劉國能同志(左二)在市檔案局局長袁洪清(右二)、縣