打印機類設備維護與耗材供應外包管理辦法

打印機類設備維護與耗材供應外包管理辦法目的為提高慶安制冷設備股份有限公司（以下簡稱公司）打印機類設備維護與耗材采購工作的質量與效率，規(guī)范打印機類設備維護與耗材采購管理，有效的降低采購成本，提升打印類設備工作效率，提高企業(yè)競爭力，特制定本管理辦法。適用范圍適用于全公司打印機類設備及其耗材采購、領用業(yè)務，維護維修業(yè)務，并涵蓋對外包單位的管理。夕卜包單位進行每三年一招標。定義3.1打印機類設備：激光打印機、針式打印機、噴墨打印機、復印機及多功能一體機等打印設備，另包含掃描儀與投影儀等辦公設備。3.2打印機類設備耗材：硒鼓、粉盒、墨盒、色帶、打印紙等打印機耗材，另包含投影儀燈泡。3.3打印機類設備維修：進行打印機類設備的維修服務，使發(fā)生故障的設備達到正常使用狀態(tài)。3.4打印機類設備耗材供應：對耗材供應實行統(tǒng)一采購，定額配送的方法。外卜包單位按照公司的要求進行耗材配送服務，將所需的耗材統(tǒng)一配送至公司，由倉儲部門根據(jù)各單位需求配發(fā)。外卜包公司根據(jù)我方耗材的消耗狀況，在現(xiàn)場常備適量的常用耗材。對廢舊耗材由外包公司按照國家環(huán)境保護的相關規(guī)定進行回收處理，處置費用由外包單位承擔。職責4.1各單位4.1.1負責本單位打印機類設備耗材與維修的申請工作。4.1.2負責對外包單位服務質量評價工作。4.2財務部4.2.1負責公司年度打印機類設備耗材與維護費用預算的審定工作。4.2.2負責公司打印機類設備耗材與維護款項支付、發(fā)票審核、報銷等相關工作。4.2.3負責對打印機類設備耗材與維護采購、使用行為進行監(jiān)督管理。4.3公司辦公室4.3.1負責公司年度打印機類設備耗材與維護費用預算的制定工作。4.3.2負責與外包單位的溝通及管理工作。4.3.3負責耗材安全庫存標準的制定與耗材管理工作。4.3.4負責打印機類設備維護與耗材使用過程各類單據(jù)的統(tǒng)計工作。4.4設備能源部4.4.1負責打印機類設備耗材的收、發(fā)、存4.5夕卜包服務單位主要職責4.5.1負責對設備進行巡檢，已達到良好的使用狀態(tài)；4.5.2負責對故障設備進行維修，已達到正常使用的狀態(tài)；4.5.3負責進行耗材供應，已滿足公司各單位的使用需求；4.5.4負責向公司提供相應數(shù)據(jù)支持，提供可行性建議。工作程序：5.1設備維護控制要求公司打印機類設備及其耗材統(tǒng)、維護統(tǒng)一外包，各單位不再單獨購置與維護。6.1設備維護6.1.1在發(fā)現(xiàn)故障設備后通知信息中心，說明故障現(xiàn)象。信息中心記錄后負責通知外包單位，并同時告知外包單位現(xiàn)場聯(lián)系人的姓名和電話及故障現(xiàn)象。6.1.2夕卜包單位人員到達現(xiàn)場后，能當場解決的，在現(xiàn)場負責解決，不能當場解決需要外送維修的，由信息中心進行登記處理。夕卜包公司負責去修送還工作。6.1.3設備維修：外包公司人員填寫《維修維護服務單》，描述故障現(xiàn)象，設備型號、維修時間，記錄維修方法、是否使用配件、配件名稱、規(guī)格及數(shù)量及是否需要外送維修。維修完成后記錄維修結果及修復時間等信息，并對服務質量做滿意度評價。設備使用單位負責人，外包人員在相關的項目下簽字確認。6.1.4每月底，由外包公司匯總統(tǒng)計當月《維修維護服務單》提交信息中心。6.2設備巡檢工作6.2.1夕卜包公司進行維護巡檢時，要填寫《維修維護服務單》（三聯(lián)：夕卜包公司聯(lián)、留存聯(lián)、公司聯(lián)）。服務單經信息中心簽字確認。6.2.2每月底，由夕卜包公司匯總統(tǒng)計當月巡檢工作量提交信息中心。6.2.3巡檢的內容包括設備狀態(tài)、設備的清潔等。6.2.4對巡檢中發(fā)現(xiàn)的問題，夕卜包公司要給出具體的解決方案，并予以解決。6.3耗材使用管理6.3.1每月25日前各部門提交下月的《打印機、耗材需求申請單》，公司辦負責匯總并于月底前提交外包公司。夕卜包公司按照耗材需求清單采購，并于次月10日前直接向公司配送耗材。接收耗材時，要核對耗材的類型、數(shù)量等信息，確認無誤后，填寫耗材簽收單（三聯(lián)：外包單位聯(lián)、材料室留存聯(lián)、公司聯(lián)）。簽收耗材時，經辦人、材料室在簽收單上簽字。對實際物品與需求匯總單不符的情況，應拒絕接收。耗材簽收單的內容包括耗材名稱、單價、數(shù)量、合計金額、負責人簽字。6.3.3因耗材庫存不足需要零散供應耗材的，由各單位向信息中心提出申請，信息中心通知外包公司配送。6.3.4內部耗材領用過程：耗材使用人填寫《領用單》，經部門負責人簽字及財務部蓋章后可由本部門人員領取。耗材存放部門（材料室）依據(jù)《領用單》發(fā)放耗材。發(fā)放耗材時，在《耗材領用登記表》中逐一登記發(fā)放耗材的類型、數(shù)量、領用部門，領用人（簽字）等。詳細記錄每個耗材的領用信息，領用人要在《耗材領用登記表》上簽字。耗材領用時，以交舊領新的原則，交回的耗材要記錄進《廢舊耗材回收登記表》。6.3.5對存在質量問題的耗材，可采取退（換）貨處理。使用單位將存在問題的耗材交公司辦，由公司辦填寫換貨、退貨登記表后聯(lián)系外包單位退換。換回耗材由公司辦按退庫程序交還材料室。采取換貨處理時，只限于更換相同型號、單價和數(shù)量的耗材。6.4廢舊耗材的回收處置流程6.4.1對可回收的廢舊耗材，由倉儲部門統(tǒng)一收集保管造冊