檔案管理制度及流程

內(nèi)蒙古蒙東資源投資開發(fā)有限責(zé)任公司檔案管理制度第一章總則第一條為加強(qiáng)公司檔案管理工作，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，保證公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，有效的保護(hù)和運(yùn)用檔案，更好的發(fā)揮檔案的憑證與價值作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其他有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際，制定本制度。第二條本制度中的檔案是指公司及其工作人員在工作、社會活動中形成的反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、公司管理及工程建設(shè)等活動，具有查考運(yùn)用價值的文獻(xiàn)、圖件、影音資料。第三條檔案是公司的寶貴財富，任何部門和個人不得將歸檔的文獻(xiàn)材料據(jù)為己有。第四條各類檔案要按照集中統(tǒng)一的原則進(jìn)行管理，各部門要按規(guī)定對檔案進(jìn)行系統(tǒng)地整理及歸檔。第五條本制度合用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、運(yùn)用及歸檔。第二章檔案的范圍第五條凡是反映公司工作活動，具有考察運(yùn)用價值的文獻(xiàn)材料均屬歸檔范圍，涉及綜合檔案資料、業(yè)務(wù)檔案資料、人事檔案資料、財務(wù)檔案資料等。（一）上級單位的資料1.上級單位召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的重要文獻(xiàn)資料。2.上級單位頒發(fā)的有關(guān)公司主管業(yè)務(wù)的文獻(xiàn)，以及需要貫徹執(zhí)行的文獻(xiàn)。3.上級單位領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于公司工作的重要指示、發(fā)言、題詞、照片和具有特殊保存價值的影音資料等材料。（二）公司的資料1.公司內(nèi)部職能活動形成的重要文獻(xiàn)資料。涉及但不限于正式文獻(xiàn)的簽發(fā)稿、印發(fā)稿，會談紀(jì)要，協(xié)議文本等。2.公司制定的工作條例、章程、制度等材料。3.公司財產(chǎn)、物資等互換的憑證、清冊。4.公司的大事記、年鑒，反映公司重要活動時間的簡報、影音資料，榮譽(yù)證書，有紀(jì)念意義或憑證價值的實(shí)物等資料。5.公司及出資公司平常生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動中形成的專業(yè)技術(shù)等方面的資料。6.公司員工的履歷、鑒定（考核）、政治歷史、入黨入團(tuán)、獎勵、處分、任免、工資等人事資料。7.公司及出資公司的財務(wù)報表、賬簿、憑證等財務(wù)資料。（三）下級單位的資料1.下級單位報送的重要文獻(xiàn)資料。2.具有特殊保存價值的影音資料、實(shí)物資料等。第三章各部門職責(zé)第六條行政事務(wù)部門職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)公司級收發(fā)文、會議紀(jì)要、工作條例、章程、制度等材料以及行政事務(wù)本部門檔案的集中管理。（二）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)執(zhí)行情況。（三）收集、整理、分類、鑒定、記錄、保管部門的檔案和其他資料。（四）提高檔案信息的運(yùn)用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通。第七條其他各部門職責(zé)：（一）各部門需指派專人負(fù)責(zé)整理歸檔本部門的檔案，并負(fù)責(zé)在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作。（二）負(fù)責(zé)本部門文獻(xiàn)資料或協(xié)議復(fù)印件的平常收集、標(biāo)記、貯存、保管、運(yùn)用、歸檔。（三）財務(wù)部負(fù)責(zé)按國家財政制度規(guī)定獨(dú)立建檔保管財務(wù)檔案資料。第八條各部門負(fù)責(zé)人：（一）批準(zhǔn)對自己部門資料或協(xié)議復(fù)印件的處置。（二）負(fù)責(zé)對檔案管理監(jiān)督檢查和審批。第四章工作程序第九條檔案資料的收集：（一）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門平常工作中形成的協(xié)議及文獻(xiàn)資料進(jìn)行收集，并編制部門《文獻(xiàn)（協(xié)議）管理記錄目錄》。（二）各部門文獻(xiàn)、協(xié)議等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理。1.歸檔范圍：電子類協(xié)議或其他需要保管的電子文獻(xiàn)，應(yīng)當(dāng)及時存放于指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進(jìn)行編號保存。文獻(xiàn)、協(xié)議資料要登記具體信息，并編制《文獻(xiàn)（協(xié)議）管理記錄目錄》，以便檢索運(yùn)用。文獻(xiàn)資料、協(xié)議要科學(xué)排列，按編號順序存放于文獻(xiàn)盒內(nèi)，并加以標(biāo)記，整齊排放在文獻(xiàn)／檔案柜中。2.檔案借閱：（1）借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（2）檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)立即報告直接上級。（3）借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)。（4）借檔人必須愛惜檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞。3.檔案銷毀：（1）對已失去運(yùn)用價值的檔案，銷毀時，必須寫銷毀申請，編制銷毀目錄，報部門負(fù)責(zé)人，經(jīng)批準(zhǔn)后方可銷毀。（2）執(zhí)行銷毀任務(wù)時，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)手續(xù)文獻(xiàn)，一并存檔永久保存。第五章檔案歸檔細(xì)則第十條檔案歸檔內(nèi)容：（一）公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文。（二）公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準(zhǔn)文獻(xiàn)、證書等文獻(xiàn)。（三）本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等。（四）公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示。（五）重要的會議材料，涉及會議的告知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)言、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。（六）反映公司重要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等。（七）公司的各種工作計劃、計劃考核、總結(jié)、報告、記錄報表及簡報。（八）本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的協(xié)議、協(xié)議書等文獻(xiàn)正本及過程材料。（九）本公司干部任免的文獻(xiàn)材料、員工獎勵、處分、考核的文獻(xiàn)材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文獻(xiàn)材料等人事檔案資料。（十）本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料。（十一）本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。（十二）外出公務(wù)活動（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參與會議等）所獲得或形成的檔案資料。（十三）財務(wù)檔案資料。（十四）各種實(shí)物檔案。（十五）其他具有運(yùn)用和保存價值的文獻(xiàn)資料。第十一條檔案資料的歸檔規(guī)定：（一）歸檔的文獻(xiàn)資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請示和批復(fù)，復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。（二）一般資料按一份原件歸檔，重要文獻(xiàn)和高使用率文獻(xiàn)可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)解決需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管。（三）聲像檔案攝錄必須具體記錄事由、時間、地點(diǎn)、重要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清楚、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。（四）子文獻(xiàn)應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文獻(xiàn)、資料一并歸檔保存，并做好電子文獻(xiàn)存儲設(shè)備信息的備份工作。（五）各種實(shí)物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。（六）下列文獻(xiàn)（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔：1.公司規(guī)定的密級文獻(xiàn)。2.重要文獻(xiàn)，如政府批文、核準(zhǔn)文獻(xiàn)、證照等。3.協(xié)議、協(xié)議書等正本及過程資料。4.公司干部任免的文獻(xiàn)材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文獻(xiàn)材料。5.其他認(rèn)為需要即時歸檔的資料。第十二條檔案的保管（一）檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充足表達(dá)檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)模糊。（二）檔案分類各級名稱經(jīng)擬定后，應(yīng)參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。（三）檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補(bǔ)之用。（四）建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。附件：《文獻(xiàn)（協(xié)議）管理記錄目錄》《文獻(xiàn)檔案移交目錄》《部門內(nèi)部檔案移交清單表》《檔案借閱登記表》《檔案分類編號表》《受控文獻(xiàn)清單表》《檔案目錄》檔案交接登記表移交時間移交單位/部門序號題目文號形成日期頁數(shù)保管期限編制單位備注移交目錄記錄編號:日期：序號文獻(xiàn)（協(xié)議）編號標(biāo)題名稱頁數(shù)原/復(fù)備注移交部門移交人日期收件部門日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。部門內(nèi)部檔案移交清單表記錄編號:日期：移交性質(zhì)□離職□調(diào)崗□歸檔檔案所屬年度檔案類別保管期限數(shù)量永久長期短期合計移交說明移交人：接受意見接受人：移交人（部門）