貨物入庫控制流程

貨物入庫控制流程

在企業(yè)采購的貨物運達后，或在企業(yè)的半成品送去進一步加工前呀是商品準備銷售前，都需要進行保管。保管需要一定的場所——倉庫。物料等進入倉庫時的一系列行為即是入庫。加強入庫控制，有得于改善企業(yè)的物流管理。

一、憑證審核

進入企業(yè)的物品一般都附有裝箱單、貨運單或交貨通知單，在這些憑證上都標有合同編者按號、物品數(shù)量和物品編號，將它們與訂購單副本加以比較就可以發(fā)現(xiàn)是否一致。憑證審核的主要內容包括：

1．檢查入庫品是否明顯外表質量問題。如果發(fā)現(xiàn)有外表缺陷，應決定是退貨還是進一步檢驗。計劃按排較緊的物品如在這時退貨可能否導致生產中斷，因此較妥當?shù)奶幚磙k法是將物品暫時收下，用其中的無缺陷零件供應生產。

2．對入庫品用伴隨憑證加以確認。如果發(fā)現(xiàn)有問題，應當及時與采購部門和生產部門聯(lián)系，并采取措施。

3．檢查是否存在訂購單副本，如果找不到副本，也可能是一次電話緊急訂貨。

二、數(shù)量檢驗

憑證審核之后進行的數(shù)量檢驗主要包括如下項目：

1．實際交貨數(shù)量與交貨通知單上的數(shù)量比較；

2．實際交貨數(shù)量與訂購單副本上的數(shù)量比較；

3．實際交貨數(shù)量與生產作業(yè)計劃書中需要量比較。

通過上述比較可能會出現(xiàn)下列結果：

（1）多交。交貨過多的原因可以追溯到訂購過程的第一個環(huán)節(jié)。例如供貨商將交貨時間不同的訂貨合并發(fā)貨，但是伴隨憑證上只寫了第一筆訂貨的合同編號。如果是緊急訂貨，可能暫時缺少訂購單副本，也未記入訂購記錄本。也可能是企業(yè)的某個部門擅自訂購，這時要核對交貨就困難了。

（2）欠交。如果不是運輸損耗，那么多數(shù)是供貨商的疏忽，這時可能過協(xié)商解決。

如果出現(xiàn)欠交或遲交的情況，物品管理部門不得自行處理，因為它有可能會影響生產的正常進行。

三、時間檢驗

交貨期檢驗是進行有效的計劃與控制的前提，主要內容有：

（1）實際交貨日期與訂單中的交貨日期比較；

（2）自制時進行完工日期與計劃日期比較。

由于倉庫中的記錄數(shù)據(jù)直接用來制訂生產作業(yè)計劃和進行生產控制，所以應注意物品的及時入帳，否則，盡管倉庫里有材料，也難以避免將某些加工任務推遲。

如果供貨商提早交貨，可能會使庫存上升，占用貨位。有時供貨商為了降低他們的存儲費用，示經(jīng)企業(yè)采購部門認可便提早分批發(fā)貨，如果確屬交貨過早，應予以退回。

四、質量檢驗

物品在入庫前進行質量檢驗可以確保其滿足產品的生產要求，質量檢驗是物品檢驗的最重要的部分?？梢哉f，經(jīng)過原料的質量檢驗基本上決定了產品的質量水平。

原則上，所有從企業(yè)外部購入的物品都應該進行質量檢驗，以便及早發(fā)現(xiàn)不良產品和避免在生產中產生廢品。檢驗一般按如下步驟進行：

（1）確定必要的檢驗項目其檢驗方法。

（2）準備檢驗資料。主要原因包括檢驗方法、檢驗允許誤差、檢驗持續(xù)時間和抽可望而不可及方法。

（3）記錄檢驗結果。檢驗結果一般整理成圖表，為了對差異進行精確而實際的分析，應該請供貨商參與。

（4）確定所使用的標準。這通常需要與供貨商共同協(xié)商確定，特別是新的供貨商或新材料。

五、發(fā)票審核

發(fā)票審核即將代價貨商的以票與合同確認書、訂購單、物品倦隨品證和檢驗報告進行比較。發(fā)票審核分為業(yè)務審核、價格審核和會計審核三個方面。

根據(jù)訂購的憑證材料可以檢查發(fā)票正確與否，特別是訂購數(shù)量與實際交貨數(shù)量是否有差異。如果差異超了范圍，就應作出反應。可能出現(xiàn)的問題主要有：

*根據(jù)發(fā)票查不到相應的交貨；

*多交或欠交；

*供貨商分批發(fā)貨，發(fā)票卻開在一起。

在實際中，業(yè)務審核多數(shù)是由采購部門負責完成的，會計審核則是會計部門的任務。業(yè)務審核的主要目的是監(jiān)督供貨商，它可以通過下列提問進行：

*該批交貨是否有訂購單為依據(jù)？

*該項需求是否在采購計劃中？

*需求報告是否完整？

*供貨商是否處行作過更改？

*約定的交貨條件和交貨日期是否違被采購條例？

對采購部門在采購中能夠接受的價格進行審核往往是行不通的。如果不對市場價格進行調查分析，就難以決定供貨商的價格在多大程度上可以按受。特別是在人工審核的條件下，審核的費用很高。一個發(fā)票審核工業(yè)員必須針對下列問題進行曲分析：

*是否存在一個市場價格，它與前面的價格有多大差異？*是否至少有三份供貨單？

*某供貨商的交貨需優(yōu)先處理的原因何在？

*雙方達成的條件是否反應在發(fā)票上？

*是否有某采購員偏向某供貨商而接受了高于市場的價格？

會計審核主要審核金額匯總是否正確或發(fā)票是否有重復。由于發(fā)票是會款的依據(jù)，所以發(fā)票審核還要核對一下，訂購時約定的條件與發(fā)票數(shù)據(jù)是否一致。

會計審核的另一項是計算物品的實際購入價格，也就是說，將運費從每項物品中扣除，以便將物品成本和運費分別入帳。將每項物品計價、匯總是一項煩瑣的工作，在很多企業(yè)中不再由人工完成，因為機器開發(fā)票既快速雙準確。

六、入庫

上述作業(yè)進行完畢之后，接著就是入庫，入庫有兩種處理方式：立即入庫或上架入庫。

對于立即入庫的狀況，入庫系統(tǒng)具需備待出庫數(shù)據(jù)查詢并連接派車計劃及出貨配送系統(tǒng)，當入庫數(shù)據(jù)輸入后立即訪問訂單數(shù)據(jù)庫取出該物品待出貨數(shù)據(jù)，將此數(shù)據(jù)轉入出貨配送數(shù)據(jù)庫，并修正庫存可調用量。

采用架上入庫再出庫的話，入庫系統(tǒng)需具備貨位指定功能或貨位管理功能。貨位指定功能是指當入庫數(shù)據(jù)輸入時即啟動貨位指定系統(tǒng)，由貨位數(shù)據(jù)庫、產品明細數(shù)據(jù)庫來計算入庫物品所需貨位大小，根據(jù)物品特征及貨位儲存現(xiàn)狀來指定最佳位置，貨位的判斷可根據(jù)諸如最短搬運距離、最佳搬運分類等法則來先用。

貨位管理系統(tǒng)則主要完成物品貨位登記、物品跟蹤并提供現(xiàn)行使用貨位報表、空貨位報表等作為貨位分配參考。也可以不使用貨位指示系統(tǒng)，由人工先行將物品入庫，然后將儲存位置登入貨位數(shù)據(jù)庫，以便物品出庫及物品跟蹤。貨位跟蹤時可將物品編碼或入庫編碼輸入貨位數(shù)據(jù)庫來查尋物品所在位置，輸出的報表包括貨位指示單、物品貨位報表、可用貨位報表、各時間段入庫一覽表、入庫統(tǒng)計數(shù)據(jù)等。

貨位指定系統(tǒng)還具備人工操作功能，以方便倉管人員調整貨位。還能根據(jù)多個特征查詢入庫數(shù)據(jù)。

采購物品入庫后，采購數(shù)據(jù)即由采購數(shù)據(jù)庫轉入應付帳款數(shù)據(jù)庫，會計管理人員為供