高速公路工程檔案整理規(guī)則

高速公路工程檔案整理規(guī)則一、紙質文件的整理（一）建設工程文件應隨著工程建設的進度及時收集和整理，保證工程從立項到竣工各階段文件的齊全完整。（二）組卷應符合下列原則：1、組卷遵循建設工程文件的自然形成規(guī)律，保證卷內文件的有機聯系，符合專業(yè)特點，便于檔案的保管和利用。2、不同載體的建設工程文件分別組卷。3、卷內不得有重份的建設工程文件。（三）組卷應符合下列要求：1、建設工程紙質文件的形成包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件（包括工程變更文件）、竣工圖、竣工測量文件、竣工測量圖、竣工驗收文件、工程結算文件、備案文件等內容。2、工程準備階段文件按建設工程項目組卷在厚度符合要求時，可按建設程序、形成單位等組成若干卷，工程地質勘察報告單獨組卷。3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程、專業(yè)等組卷，綜合性文件可按建設工程項目集中組卷。4、施工文件（包括變更文件）按單位工程、分部工程、專業(yè)等分別組卷。5、竣工圖（包括施工圖、變更圖）組卷在厚度符合要求時，可按單位工程、分部工程、專業(yè)等分別組卷。6、竣工驗收文件按建設工程項目、單位工程、專業(yè)等組卷。7、工程結算文件、備案文件單獨組卷。（四）卷內文件和案卷的排列順序應符合下列要求：1、文字材料按事項、時間順序排列。同一事項的批復和請示，同一文件的印本和定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。2、根據建設工程項目的不同，建筑、市政、公路、地下管線、園林綠化等工程文件，分別按《天津市建設工程文件歸檔整理規(guī)程》要求的順序排列。3、變更文件按變更文件號或變更文件的時間順序排列。4、圖紙遵守專業(yè)排列順序，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。5、案卷按照工程準備階段文件卷、監(jiān)理文件卷、施工文件卷、工程變更文件卷、竣工圖卷、竣工測量文件卷、竣工測量圖卷、竣工驗收文件卷、工程結算和備案文件卷的順序排列。（五）案卷的編目應符合下列要求：1、案卷由案卷封面、卷內目錄、工程文件、備考表和案卷封底組成，一卷一盒，文件厚度控制在2公分以內。2、案卷封面排列在卷內目錄之前內容包括檔號、案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限和密級，分別按下列要求填寫：（1）檔號、保管期限、密級：依據公司制定的分類方案及保管期限表確定。（2）案卷題名：簡明、準確地揭示卷內文件的內容。填寫建設工程名稱+單位工程名稱+卷內文件概要等內容（有新舊名稱的工程，地名辦核準的名稱在前，原名稱用括弧標注在后）。（3）立卷單位：填寫組卷單位的全稱，要求與中標通知書一致。（4）起止日期：填寫卷內文件最早、最晚形成日期，年代編寫四位數，日期要求八位數。例：2008年5月，應寫為20080500.3、卷內目錄排列在案卷內文件首頁之前，內容包括序號、文件編號、責任者、文件材料題名、日期、頁次和備注，分別按下列要求填寫：（1）序號：以一份文件或一張圖紙為單位，按文件或圖紙的排列順序用阿拉伯數字從“1”依次標注。（2）文件編號：填寫文件原有文號或圖紙編號。（3）責任者：填寫文件的直接形成單位或主要責任者。有多個責任者時，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替。責任者是單位，不能寫個人。（4）文件材料題名：填寫文件標題或每張圖紙的全稱，不得使用省略號或簡化符號，沒有標題或標題簡單不能概括文件內容的重新擬定標題。（5）日期：填寫文件形成日期。如果該份文件有多個形成日期，寫最早形成日期。特殊情況要在編制說明中加以說明。（6）頁次：填寫每份文件在卷內排定的起始頁號，最后一份文件填寫起、止頁號。如果最后一份文件為單頁，只填寫該頁在卷內排定的頁號。（7）備注：填寫對本份文件材料需要補充說明的問題。4、卷內文件頁號的編寫符合下列規(guī)定：（1）以卷為單位，在有書寫內容的頁面上用阿拉伯數字從“1”開始連續(xù)編寫，填表說明類文字頁面不編寫。單面有書寫內容的文件在右下角編寫；雙面有書寫內容的文件（含筒子頁），正面在右下角編寫，背面在左下角編寫，折疊后的圖紙一律在右下角編寫。（2）成套圖紙或印刷成冊且連續(xù)編有頁號的文件材料，自成一卷時可不重新編寫。（3）使用黑色印油打號或用碳素墨水書寫，書寫要求字跡規(guī)范工整，大小一致。（4）案卷封面、卷內目錄、卷內備考表、案卷封底不編寫頁號。5、備考表排列在案卷內文件尾頁之后，內容包括頁數（含文字材料頁數、圖樣材料頁數和照片張數）、說明、立卷人、審核人和時間，按下列要求填寫：（1）頁數：填寫卷內文件的總頁數。其中文字材料頁數、圖樣材料頁數和照片張數分別填寫。（2）說明：由立卷單位填寫對該卷文件內容有無遺留或補充的說明，并加蓋單位公章。（3）立卷人：由立卷人簽字。（4）審核人：由審核人簽字。（5）時間：填寫完成立卷和審核的時間，年代編寫四位數。（六）案卷的裝訂與圖紙的折疊應符合下列要求：1、文字材料卷和文字材料卷與圖紙混裝卷裝訂，圖紙卷散裝，印刷成冊的文字材料自成一卷時可不重新裝訂。2、破損的或規(guī)格小于A4幅面的工程文件使用A4幅面的白紙進行托裱，托裱時文件材料的右邊和底邊貼齊。3、文字材料厚度不宜超過20mm,，圖紙組卷厚度不宜超過50mm.原則上圖紙的厚度與檔案盒匹配。4、裝訂采用左側三孔線裝法（橫排文字裝訂字頭朝左），要整齊牢固，便于保管和利用。裝訂標準：三孔裝訂之間距離為166mm，孔與兩邊距離65mm，孔與左邊距離15mm。5、裝訂時必須剔除金屬物。6、工程圖紙按規(guī)定折疊成A4幅面規(guī)格（折疊尺寸為297mmX210mm）,折疊后圖標外露。二、聲像資料的整理（一）照片檔案組卷應符合下列要求：1、照片檔案按建設工程項目或單位工程組成案卷，重大事件和重要活動按照專題組卷。2、照片案卷由封面、卷內目錄、芯頁、備考表、封底組成。芯頁不宜超過三十頁。3、照片用雙面膠貼固定在芯頁上，豎幅照片統(tǒng)一往左轉90度粘貼。（二）錄像檔案組成應符合下列要求：1、錄像檔案按建設工程項目或單位工程、重大事件、重要活動組卷。以盤為單位。2、每盤錄像檔案由帶盒外封面、帶盒、拍攝記錄、磁帶內封面、磁帶組成。（三）照片檔案的編目應符合下列要求：1、案卷封面排列在卷內目錄之前，內容包括檔號、案卷題名、拍攝時間、保管期限、密級、編制單位、編制日期。按下列要求填寫:（1）拍攝時間：填寫本卷照片拍攝的起止年月。年代編寫四位數。（2）其他項目的填寫符合紙質文件編目要求的規(guī)定。2、卷內目錄排列在案卷內芯頁首頁之前，內容包括照片編號、照片題名、拍攝日期、頁次、備注。按下列要求填寫：（1）照片編號：以一張照片為單位，按照片的排列順序用阿拉伯數字從“1”依次標注。（2）照片題名：填寫單位工程名稱+詳細部位名稱或會議名稱+拍攝的具體內容。（有新舊名稱的工程，地名辦核準的名稱在前，原名稱用括弧標注在后）（3）拍攝日期：填寫該張照片具體拍攝時間。（4）頁次：填寫本卷內照片所在芯頁的頁號。（5）備注：填寫所要說明的問題。3、卷內芯頁頁號的編制符合紙質文件的編制規(guī)定。4、照片芯頁的內容包括照片編號、照片題名、拍攝地點、拍攝日期、拍攝人員、文字說明。按下列要求填寫：（1）照片編號、照片題名的編制符合《天津市建設工程文件歸檔整理規(guī)程》（以下簡寫本規(guī)程）的規(guī)定。（2）拍攝地點：填寫建筑物、構筑物的坐落地點，會議召開地點。（3）拍攝日期：填寫該照片的拍攝時間。（4）拍攝人員：填寫該照片的攝影者的真實姓名。（5）文字說明：重點說明題名中未能反映的內容。文字簡潔、語言通順。會議活動照片的文字說明包括會議主辦單位、參加單位；會議活動內容及主持人；參加會議主要領導的姓名、工作單位、職務等。一組聯系密切的照片在每一張照片處加以總說明。其它如需注明的，可在相應照片處加以說明。5、備考表在卷內的排列位置、樣式和內容的填寫符合紙質文件的要求。（四）錄像檔案的編目應符合下列要求：1、錄像檔案編目包括外封面、內封面、拍攝記錄的編制。2、錄像檔案外封面的樣式符合本《規(guī)程》的規(guī)定，內容包括盤號、工程名稱、序號、項目名稱、帶長。按下列要求填寫：（1）盤號：填寫錄像帶順序號。（2）工程名稱：填寫建設工程名稱。（3）序號：填寫盤內拍攝不同項目的排列順序號。（4）項目名稱：填寫拍攝的項目具體名稱。（5）帶長：填寫該項目拍攝的時間長度。以分鐘為單位。3、錄像檔案內封面使用帶盒自帶標簽，內容包括盤號、工程名稱。編制應與外封面一致。4、錄像檔案拍攝記錄放入放入帶盒中，樣式符合本《規(guī)程》規(guī)定，內容包括序號、拍攝內容、帶長、拍攝日期、按下列要求填寫：（1）序號：填寫盤內拍攝不同內容的排列順序號。（2）拍攝內容：填寫拍攝段落的內容名稱。（3）帶長：填寫該段落內容的時間長度。（4）拍攝日期：填寫拍攝內容的具體拍攝時間。三、電子文件的整理（一）電子文件的收集、積累工作應隨工程建設的進度同步進行，并與相應的紙質文件建立關聯。（二）電子文件的整理應在收集、積累的基礎上與紙質檔案的整理同時進行。（三）電子文件的整理應符合紙質文件組卷原則的相關規(guī)定。（四）同一保管單元內電子文件的組織和排序可按相應的紙質文件整理要求進行。并符合卷內文件和案卷的排列順序的規(guī)定。（五）電子文件的整理應使用《天津市建設工程電子文件整理程序》。四、裝具的要求（一）紙質文件歸檔的裝具應符合下列要求：1、卷內目錄和備考表采用70g以上白色書寫紙制作，統(tǒng)一采用A4幅面。2、案卷封面及封底采用牛皮紙制作，統(tǒng)一采用人4幅面。3、案卷裝具采用卷盒形式。卷盒采用無酸紙制作。卷盒的外表尺寸為310mmX220mm,厚度分別為20、30、40、50mm。4、檔案卷盒封面和脊背樣式符合《規(guī)程》附錄的規(guī)定。內容按下列要求填寫：（1）檔號、保管期限、密級由高速公司確定。（2）立卷單位：填寫文件組卷單位。（3）起