科技檔案整理方法

科技檔案整理方法一、科技檔案的定義?迷信技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的普通要求》規(guī)則：科技檔案是企事業(yè)單位和國(guó)度機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及團(tuán)體從事消費(fèi)、科研、基建及管理活動(dòng)中構(gòu)成的對(duì)國(guó)度和社會(huì)具有保管價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保管的科技文件資料。二、科技檔案的特點(diǎn)1、專業(yè)性2、多樣性3、成套性三、科技檔案與科技資料的區(qū)別1、反映對(duì)象不同〔1〕科技檔案：本單位科技活動(dòng)的直接記載〔2〕科技資料：外單位科技活動(dòng)的記載2、來源不同〔1〕科技檔案：是由本單位的技術(shù)部門構(gòu)成的原始記載〔2〕科技資料：從本單位以外搜集、交流、購(gòu)置來的3、作用不同〔1〕科技檔案：依據(jù)與憑證作用〔2〕科技資料：參考與自創(chuàng)作用第二節(jié)科技檔案的搜集歸檔一、搜集方法一列入、一同步、一參與、一把關(guān)1、一列入：明白基建、設(shè)備、科研等業(yè)務(wù)管理部門的崗位職責(zé)，即把科技檔案的搜集、積聚、移交歸檔任務(wù)列入該科室的職責(zé)范圍，并責(zé)任到人。2、一同步：科技檔案的搜集任務(wù)與基建、消費(fèi)、科研、設(shè)備管理活動(dòng)同步停止?！?〕事前介入。在與有關(guān)單位簽署協(xié)議合同時(shí)〔如勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位〕，應(yīng)對(duì)科技檔案的套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量要求、立卷人、移交時(shí)間等提出明白要求，作為科技檔案接納時(shí)的依據(jù)?！?〕事中監(jiān)視。本單位要擔(dān)任組織、監(jiān)視和反省有關(guān)單位〔如勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位〕科技檔案的構(gòu)成、積聚、整理、移交任務(wù)，做到邊施工邊搜集邊整理。3、一參與：檔案人員參與基建項(xiàng)目完工驗(yàn)收會(huì)和設(shè)備開箱，覆行簽字手續(xù)，并對(duì)現(xiàn)場(chǎng)構(gòu)成的文件資料和設(shè)備開箱后的隨機(jī)資料停止現(xiàn)場(chǎng)搜集。4、一把關(guān)：把好外出人員帶回資料的搜集關(guān)圍繞基建項(xiàng)目、設(shè)備選購(gòu)等活動(dòng)外出休會(huì)、學(xué)習(xí)培訓(xùn)帶回的各種文件要及時(shí)向本單位檔案室移交。并由檔案部門簽字后，才干報(bào)銷差旅等有關(guān)費(fèi)用〔此項(xiàng)規(guī)則可歸入本單位的規(guī)章制度，以把好文件資料的搜集關(guān)〕。二、歸檔范圍三、歸檔要求1、歸檔的文件資料應(yīng)為原件。2、歸檔的文件資料內(nèi)容必需完全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3、文件資料應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫資料書寫，不得運(yùn)用易褪色的書寫資料，否那么必需復(fù)印。4、文件資料應(yīng)字跡清楚，圖樣明晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。5、圖紙應(yīng)折疊或A4〔297x210mm〕幅面，一切完工圖均應(yīng)在圖標(biāo)欄上方空白處加蓋完工圖章，圖標(biāo)欄露在外面，完工圖章應(yīng)運(yùn)用不易褪色的紅印泥。6、組卷所用的各種目錄、表格、封面〔底〕、卷盒一概采用檔案行政部門監(jiān)制的產(chǎn)品。四、歸檔時(shí)間〔一〕基建檔案1、工程前期文件〔依據(jù)性、基礎(chǔ)性文件〕：任務(wù)完成后，一次性歸檔。2、施工、監(jiān)理、完工文件：〔1〕規(guī)模?。和旯を?yàn)收后三個(gè)月內(nèi)一次性立刻歸檔?！?〕規(guī)模大、周期長(zhǎng)：可按單位、分部工程，經(jīng)過單項(xiàng)驗(yàn)收后歸檔?！捕吃O(shè)備、儀器：大型設(shè)備應(yīng)在設(shè)備、儀器裝置、調(diào)試成功，交付運(yùn)用時(shí)歸檔，小型設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收時(shí)即可歸檔?！踩晨蒲姓n題1、普通狀況下：在研討完畢并完成效果鑒定后歸檔。2、研討周期長(zhǎng)的：可按階段歸檔或按年度歸檔?！菜摹钞a(chǎn)品、工藝：應(yīng)在產(chǎn)品定型驗(yàn)收、正式投產(chǎn)時(shí)歸檔，也可視周期長(zhǎng)短分階段歸檔。五、歸檔份數(shù)1、基建檔案普通不少于2套，一套〔原件〕由樹立單位保管，一套〔原件〕移交外地城建檔案館。2、其他檔案普通歸檔1套，較重要的和應(yīng)用頻繁的文件資料可依據(jù)實(shí)踐狀況添加歸檔份數(shù)。六、歸檔手續(xù)檔案交接時(shí)，應(yīng)編制移交清單，一式兩份，交接雙方簽字、蓋章前方可交接。第三節(jié)科技檔案的整理整理順序1、分類—2、組卷―3、卷內(nèi)文件陳列-4、擬寫案卷標(biāo)題F、復(fù)查定卷一6、編頁號(hào)-7、填寫卷內(nèi)文件目錄-8、填寫卷內(nèi)備考表—9、填寫案卷封面-10、案卷裝訂111、案卷陳列與檔號(hào)編制112、填寫卷盒、裝盒排架-13、編制檢索工具一、科技檔案的分類〔一〕基建檔案分類1、''運(yùn)用性質(zhì)——單項(xiàng)工程〃分類法2、’專業(yè)——運(yùn)用性質(zhì)——單項(xiàng)工程〃分類法3、''運(yùn)用性質(zhì)〃分類法4、不分類直接組卷5、綜合類的設(shè)置〔二〕設(shè)備檔案分類1、''運(yùn)用性質(zhì)——型號(hào)〃分類法2、'工序——型號(hào)〃分類法3、’車間——運(yùn)用性質(zhì)〃分類法4、''運(yùn)用性質(zhì)〃分類法5、不分類直接組卷〔三〕科研檔案分類法1、''性質(zhì)——課題〃分類法2、'專業(yè)——課題〃分類法〔四〕產(chǎn)品檔案分類法1、'系列一一型號(hào)〃分類法2、''種類——效果〃分類法二、組卷〔一〕組卷的含義：組卷，就是把一組有聯(lián)絡(luò)的文件，以卷、冊(cè)、袋、盒等方式組合在一同，使它可以表達(dá)一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的概念，以便于保管、保密和應(yīng)用?！捕辰M卷的要求1、一卷就是一組有親密聯(lián)絡(luò)的文件，而不是雜亂無章地隨意堆積。2、每一卷都表達(dá)一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的概念，不要一個(gè)概念〔案卷標(biāo)題〕多個(gè)卷，卷與卷之間應(yīng)當(dāng)從題名到內(nèi)容都是全異的關(guān)系。3、卷厚過度。普通不超越40mm。4、案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件。5、價(jià)值〔保管期限〕大體相反?！?〕基建檔案：依據(jù)性文件〔前期立項(xiàng)及審批文件〕、基礎(chǔ)性文件、土地證紅線圖、完工資料及涉外文件等作永世保管外，其他文件可劃分為臨時(shí)或短期，原那么不短于修建物的運(yùn)用壽命。參見P22頁。〔2〕設(shè)備檔案：普通為臨時(shí)或活期。要依據(jù)設(shè)備儀器的運(yùn)用壽命來定?！?〕科研檔案：要視其重要順序和價(jià)值大小來活期限?！?〕產(chǎn)品檔案：普通活期，假定反映出了該企業(yè)的開展史，那么可永世寄存?！踩辰M卷方法1、基建檔案：以單項(xiàng)工程即某一修建物為單位組卷〔1〕大中型樹立項(xiàng)目a、文字表格類：按效果〔專業(yè)〕組卷。如：立項(xiàng)審批、征地拆遷、勘察設(shè)計(jì)、招招標(biāo)、原資料實(shí)驗(yàn)、化驗(yàn)單、工程質(zhì)檢、隱蔽工程記載等。b、完工圖類：按專業(yè)組卷。即修建、結(jié)構(gòu)、水、電、氣、暖等專業(yè)?！?〕小型樹立項(xiàng)目a、按階段組卷：即按預(yù)備〔開工前階段1監(jiān)理、施工、完工驗(yàn)收這幾個(gè)階段組卷。b、直接按單項(xiàng)工程組卷：即1個(gè)工程〔修建物〕1卷，文字資料在前，圖紙?jiān)诤蟆?、設(shè)備檔案〔1〕大型設(shè)備按結(jié)構(gòu)組卷：即按設(shè)備的組件、部件、零件等不同可分拆的組成局部組卷。〔2〕普通設(shè)備儀器按單臺(tái)組卷：即1臺(tái)1卷?！?〕小型設(shè)備儀器可酌情兼并組卷：即2—3臺(tái)組1卷。3、科研檔案〔1〕科研效果檔案a、大型：按課題的階段效果組卷：預(yù)備階段、研討實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定階段、效果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)和推行運(yùn)用階段。b、小型：按獨(dú)自課題項(xiàng)目直接組卷?！?〕科研論文：按年度或部門組卷，即1個(gè)年度的論文組1卷或1年中1個(gè)部門的論文組1卷。4、產(chǎn)品檔案〔1〕大型產(chǎn)品：按結(jié)構(gòu)組卷，即組件、部件、零件或按立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、試制、消費(fèi)、銷售、創(chuàng)優(yōu)等任務(wù)順序?！?〕小型產(chǎn)品：按系列或單個(gè)產(chǎn)品組卷，即1個(gè)系列產(chǎn)品或1個(gè)產(chǎn)品組1卷。三、卷內(nèi)文件陳列：〔一〕概念：卷內(nèi)文件陳列，就是依照文件的構(gòu)成規(guī)律和肯定聯(lián)絡(luò)，系統(tǒng)的、有規(guī)那么的停止排放，固定每份文件在卷內(nèi)的恰當(dāng)位置?！捕撤椒ǎ?、按階段陳列一一適宜只組1個(gè)卷的狀況?！?〕基建檔案：按前期文件、工程設(shè)計(jì)〔初設(shè)、擴(kuò)初設(shè)計(jì)、技設(shè)、施工圖設(shè)計(jì)〕、工程施工、監(jiān)理、完工驗(yàn)收的順序陳列?！餐旯D按修建、結(jié)構(gòu)、水、電、氣、暖專業(yè)順序以及完工圖紙圖號(hào)陳列〕〔2〕設(shè)備檔案：按依據(jù)性文件、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)文件圖紙、裝置測(cè)試、運(yùn)轉(zhuǎn)維修的順序陳列?！?〕科研檔案：按預(yù)備階段、研討實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定階段、效果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)和推行運(yùn)用階段順序陳列?！?〕產(chǎn)品檔案：按立項(xiàng)、研討設(shè)計(jì)、試制、消費(fèi)、銷售、創(chuàng)優(yōu)等任務(wù)順序陳歹I」。2、卷內(nèi)即有文字資料又有圖紙時(shí)，文字資料在前、圖紙?jiān)诤蟆?、卷內(nèi)純屬文字資料時(shí)，可參考文書檔案陳列：〔1〕全體上按時(shí)間〔任務(wù)順序進(jìn)度〕。〔2〕注釋在前、底稿在后。〔3〕注釋在前、附件在后?！?〕批復(fù)在前、請(qǐng)示在后。〔5〕原件在前、復(fù)印件在后。4、裝訂本錢、印刷成冊(cè)的資料普通不分離重新陳列。四、擬寫案卷標(biāo)題〔一〕基建檔案標(biāo)題擬寫方法：1、文字資料類：前期文件'三段式〃：責(zé)任者關(guān)于效果的稱號(hào)例：鄭州市政府關(guān)于市電業(yè)局110千伏碧沙變電站征地的責(zé)任者 效果批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要稱號(hào)2、表格、圖紙資料類：〔1〕項(xiàng)目稱號(hào)+專業(yè)〔子項(xiàng)或分部〕+表格、圖紙稱號(hào)〔2〕項(xiàng)目稱號(hào)+表格、圖紙稱號(hào)例1：教學(xué)樓給排水、電氣、門窗、裝飾分部工程質(zhì)量評(píng)定表項(xiàng)目稱號(hào) 子項(xiàng)分部 表格稱號(hào)例2:教學(xué)樓〔電氣〕完工圖項(xiàng)目稱號(hào)專業(yè)圖輛號(hào)例3:教學(xué)樓隱蔽工程記載項(xiàng)目稱號(hào)表格稱號(hào)〔二〕設(shè)備檔案標(biāo)題擬寫方法：型號(hào)+設(shè)備儀器稱號(hào)+文件稱號(hào)例：XX型B超儀訂貨合同、合格證、說明書、開箱單型號(hào)稱號(hào) 文件稱號(hào)〔三〕科研檔案標(biāo)題擬寫方法〔略〕〔四〕產(chǎn)品檔案標(biāo)題擬寫方法〔略〕五、復(fù)查定卷復(fù)查定卷就是對(duì)所組成的案卷，停止一次片面的審查，對(duì)不契合要求之處立刻糾正，以確保案卷質(zhì)量。復(fù)查內(nèi)容：〔1〕案卷組成能否合理〔2〕卷內(nèi)文件能否完全完整〔3〕卷內(nèi)文件陳列能否系統(tǒng)迷信〔4〕案卷題名能否恰當(dāng)。六、編制卷內(nèi)文件頁號(hào)1、編號(hào)范圍：〔1〕除空白頁〔卷內(nèi)文件目錄、案卷封面、封底〕外，文字與圖紙逐一編號(hào)。〔2〕印刷成冊(cè)已有頁號(hào)的文件自成一卷時(shí)也可不重新編號(hào)。2、位置：正面——右下角、反面——左下角，同文檔相反。3、編號(hào)工具：用鉛筆編寫阿拉伯?dāng)?shù)字。七、填寫卷內(nèi)文件目錄序文件責(zé)任者文件資料題名日期頁號(hào)備注號(hào)編號(hào)1、序號(hào)：即順序號(hào)。序號(hào)的給定是以一份文件或一張圖紙為單位?！?〕其中打印件與底稿，主件與附件，原件與復(fù)印件均為一份文件，給一個(gè)順序號(hào)?！?〕請(qǐng)示與批復(fù)視為2份文件，各編各的號(hào)〔假定批復(fù)不另行文，只在原請(qǐng)示件上批表示見的，仍做為一份文件，編一個(gè)號(hào)，但需求在題名填寫時(shí)表達(dá)出指示〕。2、文件編號(hào)〔1〕文件：如：請(qǐng)示、批復(fù)，文件編號(hào)就是文號(hào)。〔2〕圖紙：填圖號(hào)，例''建施-1〃，''結(jié)施01〃''水施03”?！?〕容許證：填證號(hào)。3、責(zé)任者：〔1〕以落款蓋章或簽名為準(zhǔn)，填寫文件的直接構(gòu)成單位和團(tuán)體；〔2〕有兩個(gè)以上責(zé)任者時(shí)，盡量都填上，太多時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者,其他用''等〃替代。〔3〕完工圖的責(zé)任者填寫完工圖章上的施工單位?！?〕責(zé)任者可填寫規(guī)范通用的簡(jiǎn)稱。4、文件資料題名。即文件標(biāo)題或圖紙的全稱。5、日期：文件或圖紙的構(gòu)成日期。格式為20020612〔8位數(shù)〕。6、頁號(hào)：填每份文件的首尾號(hào)。說明：〔1〕圖紙有圖樣目錄時(shí)，仍要編制《卷內(nèi)文件目錄》，原圖紙目錄要作為卷內(nèi)一份文件編頁號(hào)登入目錄；假定該套圖紙需求組成幾卷，圖紙目錄放在第一卷內(nèi)。〔2〕卷內(nèi)文件目錄排在卷內(nèi)文件首頁之前。八、填寫卷內(nèi)備考表〔一〕說明：包括以下內(nèi)容：1、標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)與頁數(shù)；2、說明卷內(nèi)文件完整破損狀況〔無者不寫〕；3、填寫立卷人、反省人姓名及日期，日期為立卷的完成時(shí)間。〔二〕互見后：填寫反映同一內(nèi)容而載體不同另行保管的檔案的檔號(hào)，該檔號(hào)后應(yīng)注明載體方式，并用括號(hào)括起。九、填寫案卷封面1、檔號(hào)：前面講。2、檔案館號(hào)：不填。3、案卷題名：填寫已擬寫好的案卷題名即可。4、立卷單位：哪個(gè)單位組卷就填哪個(gè)單位5、起止日期：填寫卷內(nèi)文件構(gòu)成的起止日期，只填年、月。6、保管期限：①填寫劃定的永世、臨時(shí)、短期②卷內(nèi)檔案資料有兩種以上保管期限時(shí)從長(zhǎng)劃定。7、密級(jí)：依據(jù)已劃定的密級(jí)填、假定沒有那么不填，特殊狀況請(qǐng)示有關(guān)指導(dǎo)再填。十、案卷裝訂〔一〕拆掉金屬物?！捕晨萍紮n案可采用裝訂和不裝訂兩種方式。1、裝訂方法：〔1〕用棉線三孔一線〔8字裝訂法〕〔2〕圖紙折疊。2、要按A4圖紙大小折疊成手風(fēng)琴式；b、卷內(nèi)的圖紙左側(cè)要留出裝訂邊30mm；c、折疊圖紙時(shí)留意正面朝內(nèi)，圖簽外露，以維護(hù)圖紙受磨損并便于檢查應(yīng)用?！?〕圖紙裝訂要加墊紙板并包脊背。2、不裝訂：〔1〕卷內(nèi)文字資料，要以份〔件〕為單位，用線裝訂。〔2〕卷內(nèi)圖紙要折