總經(jīng)辦秘書職責(zé)與工作流程

總經(jīng)辦秘書職責(zé)與工作流程一、職位基礎(chǔ)資料1.職位名稱秘書2.直接上級總經(jīng)辦主任3.所屬部門總經(jīng)辦4.職位級別55.轄員人數(shù)6.定員人數(shù)1人二、職位職責(zé)（一）職責(zé)摘要~負(fù)責(zé)公司法律、合同等文件管理，協(xié)助總經(jīng)辦主任進行會議安排，文件起草及來訪人員接待等工作。（二）職責(zé)說明（逐項說明工作任務(wù)）.負(fù)責(zé)公司證照、法律、合同文件的管理及變更登記工作，.負(fù)責(zé)公文函電、郵件、報刊的收發(fā)、分類、編號、登記、分轉(zhuǎn)、函復(fù)、催辦、立卷、歸檔，負(fù)責(zé)文件的打印、復(fù)印、下發(fā)、上報等；.負(fù)責(zé)通知和安排公司各類會議，負(fù)責(zé)會議記錄、撰寫會議紀(jì)要、存檔有關(guān)建議、提案、方案，必要時對會議內(nèi)容進行傳達；.按公司管理制度和審批權(quán)限辦理文檔的查閱、轉(zhuǎn)發(fā)、外借等事項。.負(fù)責(zé)管理總經(jīng)辦傳真機；.嚴(yán)守公司機密，妥善保管各類文件；.協(xié)助辦公室主任起草、修訂各類管理文件；.協(xié)助辦公室主任組織公司各類活動；.定期向總經(jīng)辦主任述職；.積極配合、主動完成總辦公室主任臨時委派的其他工作。三、職位關(guān)系.上向聯(lián)系：總經(jīng)辦主任.橫向聯(lián)系：總經(jīng)辦成員.下向聯(lián)系：

四、工作設(shè)備電話、電腦、傳真、復(fù)印機、打印機五、職位資格1.年齡/性別/身體狀況：20—35歲/女性/身體健康2.教育程度（最低/最高學(xué)歷區(qū)間）：中專一大學(xué)本科3.技能等級標(biāo)準(zhǔn)（價值觀，知識，技巧）技能技能要素技能要素描述要求無低中高價值觀敬業(yè)精神有很強的事業(yè)心。d團隊精神積極營造團結(jié)合作的文化氛圍，在多種工作組內(nèi)積極投入工作，并解決較為復(fù)雜的矛盾問題。N對企業(yè)忠誠以公司為家，將個人利益與企業(yè)發(fā)展緊密結(jié)合在一起。d知識專業(yè)知識具備的專業(yè)知識能夠在業(yè)務(wù)范圍內(nèi)有創(chuàng)新并可以指導(dǎo)他人的工作（專家）。<業(yè)務(wù)及公司知識對公司及業(yè)務(wù)有深入了解，對客戶和外界進行宣傳，進行經(jīng)營及渠道拓展。N技巧表達溝通正確表達概念或想法，說服他人，爭取共識。<計劃組織有周密完善的工作計劃，并能組織各種資源結(jié)合實際對計劃作調(diào)整和控制。N決策對復(fù)雜的工作迅速做出果斷正確的決策。d創(chuàng)新表現(xiàn)出獨到的見解并提出有創(chuàng)意的方法<人力資源知人善任，公正評價人才，培訓(xùn)并開發(fā)人力資源。<解決問題能力在多變的環(huán)境中高質(zhì)量的解決復(fù)雜的問題。N

談判技巧在談判中把握主動，掌握高超的談判技巧。7計算機技巧熟練應(yīng)用計算機。7外語能力能夠閱讀外文資料并進行簡單對話。<4.職①+②彳③&④口⑤耳1位經(jīng)歷（含地區(qū)，工作年限，行業(yè)，專業(yè)，職位等）也區(qū)：不限；亍業(yè)：不限；F限：工作3年以上；導(dǎo)業(yè)：不限，文秘優(yōu)先；只位：秘書。5.特別資格要求六、主要工作流程秘書檔案立檔歸檔工作流程

秘書會議組織工作流程序號過程內(nèi)容本部門責(zé)任接口部門總經(jīng)A1接到會議指示? 領(lǐng)導(dǎo)2根據(jù)指示做好會前準(zhǔn)備工作F,3通知參加會議人員、時間、地點及內(nèi)容1一各相關(guān)部?門4正式開會前落實到會人數(shù)、開,一——5做好會議記錄整理會議紀(jì)要T,6整理會議記錄、匯報或下達4F4 各相關(guān)部"門7催辦會議落實情況—各相關(guān)部?―--一門8收集管理會議招待情況形成.19材料材報或歸檔1,

秘書接待工作流程序號過程內(nèi)容本部門責(zé)任接口部門秘書車隊1接到接待客人的指示電話通知?有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)2詳細詢問客人來訪時間人數(shù)、性別、身份及來,3匯報T?——一主管領(lǐng)導(dǎo)4做好食宿安排?=^T相關(guān)部門5協(xié)調(diào)派人派車接站6將客人送到總經(jīng)理室或會議室,7通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)前往見面或看望?——各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)用及部門8征求客人意見，做好活動日程9為客人排辦往返機車票,10派人、派車送站、?

秘書行文操作規(guī)范工作流程序號過程內(nèi)容本部門責(zé)任接口部門秘書1記錄領(lǐng)導(dǎo)要求，擬定行文要點?■■相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)2規(guī)范行文,3請示