個人知識管理論文

個人知識管理系統(tǒng)構建的幾點思考工程中心2014010340劉甲摘要：隨著信息技術和互聯(lián)網的發(fā)展，我們每天面臨的信息越來越多，信息過載與信息噪音越來越嚴重，但只要我們能充分利用個人知識管理技能，借助有效的個人知識管理軟件相信戰(zhàn)勝海量信息不再是困難。本文在調查分析現有研究成果基礎上，概述了個人知識管理的定義和分類，重點介紹了個人知識管理的七項基本技能，及對個人知識管理系統(tǒng)構建方面的完善提出了建議。關鍵字：知識管理個人知識管理一、個人知識管理概述1.個人知識管理的定義個人知識管理（PKM）的寬泛定義由美國的PaulA.Dorsey教授提出：“個人知識管理應該被看作既有邏輯概念層面又有實際操作層面的一套解決問題的技巧與方法”。UCLA大學安德遜工商管理學院的JasonFrand已經在他們的MBA課程中列入了采用PKM概念來說明信息與知識管理的實踐活動。Frand和Hixon(1999)將個人知識管理定義為：“它是一種概念框架，指個人組織和集中自己認為重要的信息，使其成為我們知識基礎的一部分。它還提供某種將散亂的信息片段轉化為可以系統(tǒng)性應用的東西的戰(zhàn)略，并以此擴展我們的個人知識”。從實用的角度來定義“個人知識管理”，它一般指個人通過工具建立知識體系并不斷完善，進行知識的收集、消化吸收和創(chuàng)新的過程，英文是PersonalKnowledgeManagement。Skyrme也從經驗方面對個人知識管理戰(zhàn)略進行了更為細致的描述，包括以下內容：明確自己的信息需求；制定一個(知識)獲取戰(zhàn)略；設定信息的優(yōu)先級，確定哪些信息可以丟棄，哪些信息可以收??；確定如何和何時處理手上的信息；為需要歸檔和保存的知識建立規(guī)范；創(chuàng)建個人的文件系統(tǒng)，可以兼顧（管理）自己的工作、生活和其它知識活動；為不同用途建立信息目錄（書簽）和索引；經常評估/評價所存儲信息和目錄的價值。綜上，盡管個人知識管理有各種版本的定義，其實質卻都在于幫助個人提升工作效率，整合自己的信息資源，提高個人的競爭力。通過實施PKM，個人可以在短時間內處理大量的信息，快速有效地獲取所需知識，準確地表達知識，提高工作效率和自身能力。2.個人知識管理的分類知識管理的一個基本問題是對知識的分類。按照應用的角度，經濟發(fā)展與合作組織（OECD）將知識分為四類：事實知識（Know-what）、原理知識（Know-why）、技能知識（Know-how）和人際知識（Know-who）。從認知角度出發(fā)，知識又可以分為顯性知識（ExplicitKnowledge）和隱性知識（TacitKnowledge）。顯性知識可以通過文件、形象或其他精確的溝通過程來傳授，但隱性知識的獲得卻只能依賴于自身的體驗、直覺和洞察力。在OECD對知識的劃分中，前兩者屬于顯性知識，后兩者屬于隱性知識。顯性知識和隱性知識之間可以相互轉化，動態(tài)循環(huán)。個人可以管理的知識不僅是指書本和文獻中的有形內容，而且更是指信息，是從原始材料中組織和系統(tǒng)化的數據。個人知識管理的重點在于對隱形知識的管理，實現顯性知識和隱性知識的共享，提高學習能力、應變能力和創(chuàng)新能力。二、個人知識管理的技巧Dorsey教授指出PKM在實際操作過程中，涉及創(chuàng)建、分類、索引、檢索（搜索）、分發(fā)以及重新使用某項知識的價值評估。其中，七項知識管理的技巧與方法是21世紀的知識工作者所必需的，可以概括為：檢索信息的技巧；評估信息的技巧；組織信息的技巧；分析信息的技巧；表達信息的技巧；保證信息安全的技巧和信息協(xié)同的技巧。1.檢索信息的技巧檢索信息時，首先要確定個人的信息需求和信息來源，選擇合適的信息檢索技巧方法。在個人知識管理中，檢索信息的技巧既包括技術要求很低的問問題然后聽回答的技巧，也包括充分利用互聯(lián)網的搜索引擎、電子圖書館的數據庫和其他相關數據庫查找信息的技巧。為充分掌握檢索信息的技巧，個人有必要對搜索的概念、、搜索的技能等充分的掌握。2.評估信息的技巧這種技巧不僅指個人可以判斷信息的質量，而且指個人必須能判斷這種信息與自己遇到的問題的相關程度。個人并不必去了解計算機評估信息的機理，評估主要從可信度、準確度、合理性及相關支持等方面來進行。可信度一般根據作者的可信度、質量保證依據、元信息等來判定。準確度可從時間界限、綜合全面性、信息面向的對象及其使用目的、合理性等方面來確定。相關支持則是指信息文本的索引目錄、參考文獻等。3.組織信息的技巧組織信息，需要過濾無用和相關度不大的信息資源，有效地存儲信息，建立信息之間的聯(lián)系，方便以后的查找和使用。有效組織信息的原則是：無論環(huán)境怎樣，組織起來的信息應該便于有效的利用。這種技巧會牽涉到用不同的工具把各種信息組織起來。在手工操作的環(huán)境中，我們會用文件夾、抽屜和其他的比較原始的方法來組織信息。在現代的高科技環(huán)境中，我們用電子文檔、數據庫和網頁，或者用專門的知識管理軟件來組織信息4.分析信息的技巧分析信息就必須牽涉到如何對數據進行分析并從中得出有用的結論。常用的分析信息的方法是建立和應用模型，通過大量的數據分析從而得出信息間的關系。電子表格、統(tǒng)計軟件、數據挖掘軟件等提供了分析信息的方法，但在建立各種分析軟件的模型的工作中，人還是最重要的。5.表達信息的技巧通過表達信息，可以實現隱性知識向顯性知識的轉化。個人知識在交流、共享中得到升華。信息的表達，無論是通過PowerPoint、網站還是通過文本，大部分的工作應該圍繞如何讓他人理解、記住、能與自己的互動上。6.保證信息的安全雖然保證信息安全的技巧與個人知識管理中其它的六種技巧有所不同，但這并不表明保證信息的安全就不重要。保證信息的安全涉及到開發(fā)與應內化到人的知識體系中，經過人腦的處理后，再在恰當的時候通過外化表現出來。2.個人知識管理過程（1）對所需管理的知識進行分類從個人的角度講，需要管理的知識資源無外乎以下內容：人際交往資源（如聯(lián)系人的通訊錄、每個人的特點與特長等）、通訊管理（書信、電子信件、傳真等）、個人時間管理工具（事務提醒、待辦事宜、個人備忘錄）、網絡資源管理（網站管理與連接）、文件檔案管理等。對知識的分類，應根據自身需求，按照“我需要什么信息，如何最快找到它”的原則進行操作。知識的專業(yè)分類可以根據學習的專業(yè)科目來劃分，也可參照圖書館文獻的分類方法。對于分類學無需深究，只要根據個人情況，在實踐中逐漸摸索出自己知識庫的最佳分類方法。（2）選擇合適的知識管理工具對個人來說，針對不同的信息可以采用不同的工具，不需要采用統(tǒng)一的入口，只要簡單易用，適合自己就可以。所以，個人知識管理可以充分利用各種隨手可得的主流軟硬件工具，結合使用其他方便的輔助小工具。例如微軟Office、MSOutlook、LotusNotes與ICQ、MSN等常用軟件，以及概念地圖、心智地圖、網絡日志weblog和維基百科wiki等輔助小工具。硬件有手機、筆記型計算機、PDA等個人數字工具。（3）建立個人知識庫在知識庫中，所有知識都以目錄結構分類存放?？梢栽O置一個臨時目錄來存儲那些無法及時處理的信息，待以后再分類，從而保持知識庫的干凈。此外，文件命名應該簡單明了、見名知義，輔以數字編碼、時間、來源等為原則。同時，也要建立文件安全、資源刪除與更新、交流與共享的規(guī)則，以文件的形式妥善地保存下來，并在以后的實踐中逐步擴展和完善，建立自己的知識結構體系。這樣可以方便信息資源的分類存儲、查找和操作，也可避免因時間推移和遺忘而導致的混亂管理，造成大量資源浪費。選擇有效的個人知識管理工具，對所有資源進行分類、命名以后，就可以將知識分批放入個人知識庫。個人知識庫建立起來之后，快速而方便的訪問至關重要。一個可以借鑒的方案是網絡日志。這種個人發(fā)布系統(tǒng)現在越來越多的被用作個人知識管理系統(tǒng)。隨著知識的不斷豐富和能力增強，也要持續(xù)不斷對個人知識庫進行維護和管理。一般而言，個人應主要作好以下工作：增添新的學習資源和知識類別；刪除、修改和更新部分資源；進一步完善個人知識管理準則；協(xié)作學習以交流和共享知識；在知識管理的實踐過程中，逐步完善個人知識結構。（4）應用已有的知識在個人知識管理上，我們不能只關注知識積累，而不注重知識能量的釋放。知識學習和積累的出發(fā)點就是對知識的使用，并在知識的利用、交流中創(chuàng)造新的知識。在知識的利用上，一些傳統(tǒng)的方法可能對個人知識管理有所幫助，例如歸納和演繹。想要利用已有的知識，既可以在個人占有的大量知識基礎上進行歸納，找出事物間的規(guī)律，然后應用于實踐從而對這種歸納結果進行檢驗，然后再從實踐中修正歸納出的知識；也可以對原有知識進行演繹，幫助新的知識實踐。四、總結知識管理中知識的利用方法現在還處于探索階段，因為它涉及不同個體的知識背景、生活環(huán)境、價值觀等因素比較復雜。一般來說，應用知識可以遵循下面的規(guī)則進行。首先是進行知識收集，把與問題有關的知識找到，在互聯(lián)網時代這一點并不難做到；然后進行消化吸收，也就是閱讀有關資料，包括向專家請教；建立可比較的模型，以專業(yè)知識為基礎，設計出比較及評價方案；評估報告將完成知識應用過程，在這些模型中挑選出支持決策或得出結論的便是完成知識應用。頭腦風暴、專業(yè)論壇、沙盤模擬甚至聊天談話，也都是知識應用的準備階段，可以幫助個人進行知識加工，形成應用知識的規(guī)則意識。在信息時代，個人知識管理必將成為知識工作者獲取、管理、利用信息的全新有效手段，也是一個亟待開發(fā)的領域，而且進行有效的個人知識管理還可以充分挖掘我們的個人潛力，開拓我們的視野，提高我們的競爭力。五、參考文獻[1]俞傳正.基于博客的個人知識管理平臺研究[D].天津師范大學2006[2]韋春伊.研究生個人知識管理研究[D].四川大學2006[3]胡強.社會性軟件在個人知識管理中的應用研究[D].江西師范大學2007[4]劉颋.大學生個人知識管理網絡平臺的設計與開發(fā)[D].江西師范大學2007[5]舒存葉.HYPERLINK"/kcms/detai