管理處入駐工作細則

Word版本，下載可自由編輯管理處入駐工作細則1.0目的:規(guī)范管理處入駐程序。

2.0范圍:所接管物業(yè)管理的樓盤。

3.0職責(zé):管理處經(jīng)理組織成立物業(yè)管理處。

4.0程序:

4.1實地考察

對已確定要接管的物業(yè),由公司在該物業(yè)竣工前組織客戶部、財務(wù)部、工程部、行政部、保潔綠化部等相關(guān)部門負責(zé)人前往物業(yè)現(xiàn)場,圍繞接管后管理工作所涉及的有關(guān)問題舉行考察(須要時可多次舉行實地考察),在此基礎(chǔ)上提交公司總經(jīng)理辦公會議研究確認。

4.2成立物業(yè)管理處

新的物業(yè)管理處應(yīng)于已定的入伙日期前三個月成立,并開頭運作,按照實際需要,實行人員分步到位的方法,到入伙時,按定編人數(shù)配齊物業(yè)管理處各類人員。物業(yè)管理處各類人員按以下程序、時光集結(jié)和進入驗收現(xiàn)場,但可按照現(xiàn)場條件和實際狀況舉行調(diào)節(jié):

4.2.1入伙前三個月,任命物業(yè)管理處經(jīng)理,物業(yè)主任1人,物業(yè)管家2人(前臺文員1人)到位,并根據(jù)入伙工作計劃立刻投入實質(zhì)性預(yù)備工作。

4.2.2竣工驗收前二個月,消防中心值班人員3人進入現(xiàn)場,與工程部人員一起,參加機電設(shè)備安裝調(diào)試的監(jiān)理及學(xué)習(xí)工作,把握小區(qū)設(shè)備設(shè)施的基本狀況和操作規(guī)程。

4.2.3竣工驗收前一個月,電工2人,給排水1人,進入現(xiàn)場,認識樓宇結(jié)構(gòu)、公共配套設(shè)施和設(shè)備等,參與竣工驗收,協(xié)作物業(yè)管家監(jiān)督樓宇工程遺留問題的整改工作。

4.2.4竣工驗收前半個月,部分保安人員到位,上崗培訓(xùn)后,負責(zé)對接收的物業(yè)平安護衛(wèi)工作。

4.2.5入住前一個月,管理處管理層人員到位,管理處掛牌辦公。

4.2.6入住前一個月,炊事員到位,食堂開餐。

4.2.7入住前半個月,清潔人員到位,開頭對小區(qū)內(nèi)環(huán)境和已接收房屋舉行保潔工作。

4.2.8入住前半個月,所有保安人員配齊上崗。

4.2.9入住前半個月,修理班組成立,人員配齊到位。

4.3物業(yè)管理處進駐小區(qū)前的工作

4.3.1物業(yè)管理處及公司應(yīng)提前派出部分工程技術(shù)人員進駐現(xiàn)場,與開發(fā)商的工作人員一起,參加樓宇竣工收尾的監(jiān)理工作,主要是參加機電設(shè)備的安裝調(diào)試,了解囫圇樓宇內(nèi)所裝備的設(shè)備設(shè)施,認識各類設(shè)備的構(gòu)造、性能、產(chǎn)地,認識水、電、氣管道線路的鋪設(shè)位置及走向等,為入伙后的管理、修理養(yǎng)護打下基礎(chǔ)。

4.3.2由公司為新物業(yè)管理處提供暫時辦公場所,物業(yè)管理處按照實際需要,擬制辦公用品、設(shè)施、工具以及物業(yè)管理處員工生活必須品的選購方案,報經(jīng)公司審批后購置。

4.3.3在公司的指導(dǎo)下,印制收樓、入伙所必需的文件資料和表格,如《住戶手冊》、《業(yè)主公約》、《入伙通知書》、《收樓須知》、《房屋二次裝修申請表》、《質(zhì)量保證書》、《**小區(qū)使用說明書》、《裝修管理規(guī)定》、《裝修協(xié)議》、《消防防火協(xié)議》等。

4.3.4在待接物業(yè)建造工程經(jīng)建設(shè)局質(zhì)量監(jiān)察處、消防局等主管部門分離檢查驗收合格后,物業(yè)管理處準時進駐接管小區(qū)。

4.4物業(yè)接管中的工作

4.4.1物業(yè)管理處成立驗收小組,主動與進展商的開發(fā)商和承建單位聯(lián)系,商議樓宇交接問題。開發(fā)商、施工單位和物業(yè)公司三方共同組成聯(lián)合交接小組,制定驗收計劃,統(tǒng)一驗收標準,約定交接注重事項和開頭交接日期。

4.4.2物業(yè)管理處對所接收的全部建造產(chǎn)品、設(shè)備設(shè)施,要分離列項印制驗收記錄表格。

4.4.3全面驗收交接。驗收時須有開發(fā)商、施工單位和物業(yè)管理處(含公司指派專業(yè)人員)三方共同參與,逐項舉行驗收,填寫記錄單,每份驗收記錄單上均有三方人員的簽名,驗收記錄單一式三份,三方各執(zhí)一份。對驗收合格的項目,列出清單,舉行交接,交接雙方在清單上簽字,對不合格的產(chǎn)品,注明存在的問題,提交開發(fā)商和施工單位,限期整改,整改項目須經(jīng)復(fù)驗合格后方可接收。

4.4.4對于已經(jīng)接收的項目,物業(yè)管理處從接收簽字起,即需組織人員對已接收項目舉行清潔和環(huán)境收拾。

4.4.5搞好公關(guān)工作,指派專人代業(yè)主聯(lián)系電話安裝、有線電視安裝、液化石油氣開戶點火、確定街區(qū)門牌號碼以及通郵等工作。

4.4.6代業(yè)主聯(lián)系電話安裝事項,應(yīng)于入伙前兩個月與電話公司辦理相關(guān)手續(xù)。

4.4.7代業(yè)主聯(lián)系有線電視安裝事項,應(yīng)于入伙前兩個月與有線電視公司辦理相關(guān)手續(xù)。

4.4.8應(yīng)于入伙前半個月與市液化石油氣公司聯(lián)系輸液化氣開戶點火手續(xù)。

4.4.9聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)公司寬頻網(wǎng)絡(luò)辦理開通事宜。

4.4.10于入伙前三個月,向轄區(qū)派出所申請確定新接收物業(yè)的街區(qū)門牌號碼。

4.4.11于入伙前三個月與當(dāng)?shù)剜]局辦理通郵手續(xù),并組織設(shè)計、定做信報箱。

4.4.12如代為業(yè)主安裝常規(guī)防盜防火設(shè)施。物業(yè)管理處應(yīng)從結(jié)實美觀、

價格合理的原則動身,于入伙前一個半月組織定購并代為業(yè)主統(tǒng)一安裝防盜門、防盜窗花,為每戶業(yè)主配備市消防處規(guī)定型號的手提滅火器,并于入伙前安裝完畢。

4.5入伙前的工作

4.5.1利用登報或寄發(fā)通知書的形式,提前一個月向業(yè)主發(fā)出入伙通知。向業(yè)主寄發(fā)通知應(yīng)包括以下資料:

1)入伙通知書;

2)收樓須知;

3)入伙流程圖;

4)入伙收費一覽表。

4.5.2規(guī)劃收拾物業(yè)小區(qū)環(huán)境衛(wèi)生,設(shè)置須要的設(shè)施、標志,栽培種植樹木、花草。

4.5.3逐棟、逐層、逐戶全面徹底地舉行衛(wèi)生清理,并注重保潔。

4.5.4討論制定集中入伙時的接待工作計劃,圍繞完成接待任務(wù)對人員舉行合理分工,并在物資上做好充分預(yù)備。

4.6入住時的環(huán)境布置

4.6.1區(qū)內(nèi)環(huán)境:

A.入口處掛橫幅,內(nèi)容有"歡迎您喬遷***"等,插彩旗,營造熱情的氣氛。

B.插指路牌,由入口處到管理處,指路牌標明"管理處→"字樣。

C.入口處標明管理處辦公地點和辦公時光。

4.6.2管理處辦公環(huán)境:

A.按照實際狀況掛燈籠,飄小彩帶,擺放花籃、盆景,給人以隆重、喜慶的感觸。

B.張貼醒目的"辦理入住手續(xù)流程圖",辦理手續(xù)窗口設(shè)置要求做到"一站式服務(wù)"程序,各窗口標識清晰,一目了然。

C.管理人員著裝干凈,精神飽滿。

D.辦公室內(nèi)資料擺放整齊有序。

4.7業(yè)主(住戶)入住程序

入住流程圖:驗證→交費→資料發(fā)放/填寫→鑰匙發(fā)放→驗房

4.7.1驗證

4.7.1.1業(yè)主/住戶提供《入伙通知書》原件、《購房合同》復(fù)印件一份.

4.7.1.2業(yè)主及家庭成員身份證復(fù)印件各一份。

4.7.1.3如代為辦理需提供授權(quán)托付書、托付公證書原件。

4.7.2資料發(fā)放與保管

4.7.2.1發(fā)給業(yè)主的資料:

A、《入伙通知書》

B、《住戶手冊》

C、《業(yè)主公約》

D、《裝修申請書》

E、《業(yè)主記下表》

F、《住所使用說明書》

G、《住所質(zhì)量保證書》

H、《托付銀行代收款協(xié)議書》

I、《房屋鑰匙托管協(xié)議書》

4.7.2.2發(fā)給業(yè)主填寫并需返回管理處的資料:

A、《業(yè)主公約》:經(jīng)業(yè)主和管理處簽確后,業(yè)主保管一份,管理處留存一份;

B、《業(yè)主記下表》:即日填寫返回;

C、《托付銀行代收款協(xié)方議書》:辦理銀行托收手續(xù);

D、《裝修申請書》:業(yè)主申請裝修時填寫,并返回原件給管理處存檔;

E、《房屋鑰匙托管協(xié)議書》:業(yè)主需管理處托管房屋鑰匙時填寫;

4.7.2.3管理處按業(yè)主的棟號及房號舉行建檔編號。

4.7.3交費:

A、管理服務(wù)費;預(yù)交3個月,以入伙通知單發(fā)出的日期為準,當(dāng)月15日前(含15日)計收全月管理費,當(dāng)月15日以后計收半月管理服務(wù)費。

B、各種工本費;例如IC智能卡、車輛IC卡等。

C、各項代繳代辦的開戶費。例如;煤氣開戶費、有限電視開戶費等。

D、其它應(yīng)交繳費用。

4.7.4發(fā)放房屋鑰匙

A、按照《入伙通知書》及交費后開據(jù)的發(fā)票領(lǐng)取房屋鑰匙和其它鑰匙及記下;

B、發(fā)放信報箱鑰匙及記下。

4.7.5驗房

物業(yè)管理處支配專人引領(lǐng)業(yè)主入室驗收,將業(yè)主提出的房屋質(zhì)量方面的合理看法逐項記錄在《房屋驗收交接表》,并負責(zé)與承建商聯(lián)系限期整改,保證業(yè)主能按時入住。

5.0支持性文件