對高速公路竣工文件檔案體系和檔號編制的幾點(diǎn)思考

/對高速公路竣工文件檔案體系和檔號編制的幾點(diǎn)思索摘要：我國高速公路竣工文件檔案的編制整理閱歷了慢慢成長的一個過程，本文從檔案的整理歸檔和開發(fā)利用、高速公路竣工文件編制方法和吉林省的高速公路竣工文件編制三方面，對我省在近三十年高速公路建設(shè)中的路竣工文件編制進(jìn)行了反思和總結(jié)。關(guān)鍵詞：高速公路竣工文件檔案管理我國高速公路竣工文件檔案的編制整理閱歷了從無到有、從初始的探究階段到現(xiàn)在的日趨成熟的慢慢成長過程，發(fā)展為我國目前越來越規(guī)范、科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)。隨著我省高速公路建設(shè)的蓬勃發(fā)展，一批又一批的竣工文件檔案相繼產(chǎn)生，這些檔案少則幾千卷，多則上萬卷，不僅為高速公路的建設(shè)和管理留下一批真實(shí)、完整、系統(tǒng)、有可利用價值的檔案，而且對我國的檔案系統(tǒng)的充溢和豐富發(fā)展有著特殊重要的意義。1檔案的整理歸檔、開發(fā)利用是為將來檢索查找供應(yīng)便利在高速公路運(yùn)營和養(yǎng)護(hù)的過程中，尤其是一些運(yùn)營多年須要改建擴(kuò)建的高速公路工程項(xiàng)目中，對原有高速公路修建過程中形成的竣工文件檔案的查閱是不行缺少的。對于查閱者而言，假設(shè)一個沒有閱歷此項(xiàng)目工程建設(shè)的人，對已經(jīng)建設(shè)完成的工程項(xiàng)目的詳細(xì)狀況是無法詳細(xì)了解的，最行之有效的方法就是通過技術(shù)檔案來查閱案卷資料。如何給閱卷人供應(yīng)一套完整、詳盡、脈絡(luò)清晰的竣工文件檔案，恰恰就是竣工文件檔案結(jié)構(gòu)體系要解決的問題。檔號的編制又是常常困圍著檔案人員的一個難題，緣由主要是因?yàn)楣こ探ㄔO(shè)的文件材料的內(nèi)容龐雜、時間跨度大、編制和管理的程序困難等。例如在編制過程中把檔案號編制得過于繁瑣就使檔案查找變得困難，尤其是假如將國家檔案局的公路檔案號GL5.1做為檔號的開頭部分，把項(xiàng)目代號、招標(biāo)代號、合同段號、案卷號、分卷號和分卷流水號等加到一起的話，最長的編號可能會達(dá)到15位字符，人為的設(shè)置過多層次，不僅會使查閱者在查閱過程中會對龐雜的檔案無從下手，而且也會人為地增加檔案編制的難度。2高速公路竣工文件編制方法科技檔案的組卷體系理論上應(yīng)遵循文件材料編制的一般規(guī)律，從系統(tǒng)性和統(tǒng)一性動身，依據(jù)工程專業(yè)技術(shù)本身的特點(diǎn)，對已形成的竣工資料整理、歸檔。在以往的高速公路竣工文件編制過程中，普遍沿用過去多年的習(xí)慣性做法，以工程竣工驗(yàn)收為時間點(diǎn)，實(shí)行一種倒敘的方式；也可以依據(jù)檔案的歸檔機(jī)構(gòu)加以區(qū)分，第一、二部分為業(yè)主單位形成的檔案，第三部分為監(jiān)理單位形成，第四部分為施工單位形成。其中第一部分竣交工驗(yàn)收文件包括：①交工驗(yàn)收報告、竣工驗(yàn)收鑒定書和竣工驗(yàn)收申請及批準(zhǔn)文件；②工程總結(jié)（施工總結(jié)、監(jiān)理總結(jié)、設(shè)計總結(jié)、建設(shè)管理總結(jié)）；③征地拆遷資料；④招投標(biāo)及合同文件。其次部分決算文件分為：①工程決算；②財務(wù)決算；③審計報告。第三部分監(jiān)理資料主要內(nèi)容包括：①監(jiān)理單位就質(zhì)量、平安、進(jìn)度、費(fèi)用限制和項(xiàng)目法人單位、施工單位的往來文件；②監(jiān)理抽檢資料；③監(jiān)理日志；④試驗(yàn)室管理文件。第四部分施工資料主要內(nèi)容包括；①竣工圖表；②施工單位就質(zhì)量、平安、進(jìn)度、費(fèi)用限制和項(xiàng)目法人單位、施工單位的往來文件；③合同段施工資料（路基、路面、橋梁、隧道、交通工程、房建綠化等）；④進(jìn)度限制文件；⑤投資限制文件；⑥施工日志；⑦試驗(yàn)室管理文件。3吉林省的高速公路竣工文件編制隨著2010年交通運(yùn)輸部關(guān)于公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理方法（交公路發(fā)[2010]382號）文件的下發(fā)實(shí)施，標(biāo)記著竣工文件檔案歸檔有了新的遵循標(biāo)準(zhǔn)。我省結(jié)合以往工作實(shí)際閱歷，將原有竣工文件體系做出了大幅度的調(diào)整，依據(jù)公路項(xiàng)目歸檔單位的詳細(xì)要求，將竣工文件結(jié)構(gòu)體系分為七個大的部分：①立項(xiàng)審批（A）。②設(shè)計審批（B）。③工程準(zhǔn)備（C）。④施工文件。a項(xiàng)目法人工程管理文件（F）。b監(jiān)理資料（J）。c施工資料（S）。d竣工圖（T）。⑤交、竣工驗(yàn)收文件（Y）。⑥工程招投標(biāo)及合同文件（H）。⑦資金管理（Z）。新的竣工文件編制體系實(shí)行了依次的方式，從工程建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)審批為時間點(diǎn)，依據(jù)高速公路基本建設(shè)程序?qū)氁獨(dú)w檔的文件材料進(jìn)行歸檔，并單獨(dú)將招投標(biāo)及合同文件和資金管理文件做為獨(dú)立部分進(jìn)行編制歸檔，因?yàn)楦咚俟吠度脒\(yùn)用的若干年后，招投標(biāo)文件及合同文件和資金管理文件就不再具有永久保存的價值，而分別歸檔保存為日后進(jìn)一步探討這部分檔案移交或是銷毀創(chuàng)建了便利條件。項(xiàng)目檔案作為一個全宗，其結(jié)構(gòu)體系具有合理性，符合文件材料形成的自然規(guī)律，便于對困難的項(xiàng)目檔案剛好歸檔。而對于人員變動較大，機(jī)構(gòu)不穩(wěn)定的整個漫長建設(shè)周期來說，從建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)審批階段就應(yīng)當(dāng)設(shè)立歸檔文件材料的相應(yīng)機(jī)制，變更過去那種直到竣工驗(yàn)收時再收集整理竣工文件的做法，使檔案整理和工程建設(shè)同步完成，確保剛好、完整的收集整理文件材料。依據(jù)相關(guān)檔案部門的要求，檔號應(yīng)當(dāng)不多于三級，即：項(xiàng)目代號+檔案分類號+案卷流水號。以琿烏高速公路通化至新開嶺段建設(shè)項(xiàng)目施工資料為例：琿烏高速公路的國家高速公路網(wǎng)代號為G11，通化至新開嶺段建設(shè)項(xiàng)目拼音首字母為TX，施工資料檔案分類號為S，案卷流水號為10001，案卷流水號中的第一個數(shù)字1（代表合同段代號）。經(jīng)過多年的探究，卻始終擺脫不了編制過程中必需要加入合同段代號，由于工程招投標(biāo)過程貫穿整個工程建設(shè)。有時還不得不分為一期、二期工程等，一個工程建設(shè)項(xiàng)目也會分成幾段，前后歷時數(shù)年完成，多的會達(dá)到十幾年，這樣寵大的竣工文件檔案數(shù)量，想要依據(jù)工程的項(xiàng)目進(jìn)行排列幾乎是不行能的，只能以合同段完成狀況排列。我省在近三十年的高速公路建設(shè)雖然積累了很多閱歷，建設(shè)工程事業(yè)各方面也都得到了快速的發(fā)展，但也同時存在著不行忽視的問題，如對竣工文件的系統(tǒng)性監(jiān)督機(jī)制缺失和竣工文件的存放管理還不夠科學(xué)，仍存在確定程度上的不精確、不齊全和不規(guī)范的問題亟待解決。如何解決這些存在的問題將成為將來我們工作和探討的方向。參考文獻(xiàn)：[1]《吉林省高等級公路建設(shè)局竣工文件編制和整理方法》，2010年修訂版.[2]任秋芬.談高速公路工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料的預(yù)立卷