ERP項目文檔管理辦法

文檔編號：XX01-001-04-20090923密級：XXXX有限公司XXERP項目ERP項目文檔管理辦法金蝶—XXERP項目組2009-9-2文檔控制 更改記錄日期作者版本參考版本備注2009-9-231.0 審校日期作者版本參考版本備注1引言1編寫目的1.1設(shè)立統(tǒng)一的文檔管理辦法及格式（標(biāo)注格式見附件一），給項目過程中產(chǎn)生的項目有關(guān)資料提供規(guī)范，便于在今后項目開展過程中對各項資料的查找和相互交流,以利項目開發(fā)及進(jìn)展；1.2制訂項目組推進(jìn)過程中的評審和查閱規(guī)范，明確相應(yīng)的管理人員責(zé)任；2任務(wù)概要2.1工作內(nèi)容：項目發(fā)展的過程中，隨著項目逐步展開，會產(chǎn)生大量的編碼、會議記錄及培訓(xùn)資料等內(nèi)容，對這些內(nèi)容進(jìn)行分類整理歸檔；同時根據(jù)項目需要，對有關(guān)文檔在項目網(wǎng)站（XXOA辦公系統(tǒng)）上發(fā)布。2.2工作要求：建立相適應(yīng)文檔，根據(jù)要求適時添加文檔并與相關(guān)人員合作及時將文件歸檔，注意對項目信息的及時更新，以幫助小組人員獲得最新信息。2.3工作程序會議會議及培訓(xùn)文檔歸檔文檔歸檔數(shù)據(jù)及文檔數(shù)據(jù)及文檔文檔收集文檔分類文檔審核文檔收集文檔分類文檔審核文檔發(fā)布計劃與總結(jié)文檔發(fā)布計劃與總結(jié)編碼及規(guī)則編碼及規(guī)則注：所有文檔有項目文檔管理人管理，審批流程如下：XXXXERP實施組副經(jīng)理金蝶方ERP項目經(jīng)理審批，提交提交ERP項目組文檔管理員審批，提交提交ERP項目組文檔管理員XXERP項目經(jīng)理審批通過，要求發(fā)布審批通過，要求發(fā)布審批通過審批通過3文檔管理3.1總則3.1.1所有重要文檔集中管理，維護(hù)檔案的安全與完整。3.1.2所有存檔文件根據(jù)需要歸檔。3.1.3各項目小組人員在工作中形成的具有參考價值的文件、材料由個人或項目負(fù)責(zé)人整理后報文檔管理人員存檔。3.1.4所有人員都有承擔(dān)按時提交文檔的義務(wù)和職責(zé)。3.1.5由專人負(fù)責(zé)項目文檔管理工作。（管理責(zé)任人見《XXERP項目組人員分工及職責(zé)》）3.2范圍文檔收集文檔分類文檔歸檔編碼及編碼規(guī)則數(shù)據(jù)文檔會議及培訓(xùn)文檔發(fā)布注：各類文件提交由項目實施小組副經(jīng)理審核再上報項目經(jīng)理。文檔審核3.2.1項目準(zhǔn)備階段a.與本項目有關(guān)的上級主管部門下達(dá)的規(guī)劃和工作計劃；b.有關(guān)項目的審批文件、合同書、專家建議；c.可行性方案及批準(zhǔn)文件；3.2.2項目實施階段a.各種報告和數(shù)據(jù)；b.各種培訓(xùn)資料及技術(shù)資料；c.各種考題及答卷；d.各種管理制度及辦法；e.每次會議紀(jì)要；（包括所有討論會）f.階段性成果交付。3.2.3其它有關(guān)材料：a.每周計劃和實施階段總結(jié)；b.項目例會會議記錄和專業(yè)會議文件；c.同ERP實施有直接關(guān)系的重要材料。3.3文檔分類3.3.1文檔分為管理制度文檔、培訓(xùn)文檔、實施文檔、3.33.33.3文檔編號例如：HM01-001-00-20090923為目錄編號；項目編號為：HM；文檔版本號：01本文檔編號為：001；文檔類型編號：00年代編號：200909233.3培訓(xùn)文檔00通知文檔01實施文檔02交付文檔03管理制度文檔04其他（根據(jù)情況添加）3.4存檔規(guī)范3.4.1基線：事件發(fā)生后一3.43.4.33.43.4.5所有文檔3.5目錄建設(shè)與管理3.53.53.5.3文檔用3.6文檔的提交、保存及使用3.6(1)文檔的提交時間根據(jù)具體規(guī)定執(zhí)行，原則上應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)提交，如有特殊情況，可向項目副經(jīng)理提出申請，批準(zhǔn)方可執(zhí)行；(2)項目文檔由文檔作者提交，按照《ERP項目組標(biāo)準(zhǔn)文檔格式》形式（要求使用office2003版本）；(3)會議紀(jì)要提交（要求會議后兩小時內(nèi)提交，主要由趙晟旻負(fù)責(zé)，若工作有交叉，由其他小組成員接替）；(4)通知文檔提交（要求會議的前一天發(fā)出通知，發(fā)出通知前由項目副經(jīng)理審批）；3.6(1)歸檔的原則a.檢查文件是否完整，如有短缺，應(yīng)督促補充齊全；b.文檔資料移送交接手續(xù)必須完備；c.移交與保管文檔無關(guān)的資料，要退回經(jīng)辦人員或部門；(2)存檔格式a.word和excel文件可分為office文檔和pdf文檔兩種，具體歸檔辦法參照企業(yè)管理部相關(guān)規(guī)定。b.演示文檔只保存ppt格式或pdf格式（視演示的具體格式確定）。3.6(1)文檔保存遵循的原則在各個實施階段，按規(guī)定格式建立項目文檔一覽表，標(biāo)注文檔的狀態(tài)。文檔保存可用頁面和電子文檔兩種方式保存，所有文檔全部為受控文檔；a.歸檔的文件材料，根據(jù)歸檔要求及文件內(nèi)容特征進(jìn)行歸檔；b.按歸檔要求進(jìn)行目錄編輯及備查表；c.對文檔作統(tǒng)一排列；(2)檔案資料的整理a.收集的word和excel文檔由文檔管理人員處理成pdf的格式。b.文檔資料按文件項目編號次序整理；c.文檔資料每周備份一次，如有文件損壞及時補充齊全；(3)文檔密級管理在文檔使用中有部分文檔根據(jù)要求，需暫時保密，在此期間，由文檔管理人員進(jìn)行保存，不得對外發(fā)布。注：除非ERP項目組雙方負(fù)責(zé)人授權(quán)同意，否則不得發(fā)布。3.6項目組成員均可查閱發(fā)布在網(wǎng)站或發(fā)布在公共空間ERP文件夾里的文件。3.6(1)項目實施過程中，隨著對項目進(jìn)一步的深入及推進(jìn)，將會產(chǎn)生一些需要修正的文檔，對文檔的修改需經(jīng)過項目文檔管理員與項目副經(jīng)理的審核，方可進(jìn)行。(2)文檔修改則文檔目錄和編號也同時進(jìn)行修正；(3)文檔修改后需在相關(guān)目錄中標(biāo)注修改；4、附則4.1ERP項目參照本辦法執(zhí)行。4.2本辦法由企業(yè)管理部ERP項目組制定。4.3本辦法即日生效。附件一：《ERP項目組文檔標(biāo)準(zhǔn)格式》附件二：《XXERP項目組人員分工及職責(zé)（暫行）》附件一：文檔編號：密級：XXXX有限公司XXERP項目ERP項目文檔標(biāo)準(zhǔn)格式金蝶—XXERP項目組2009-XX-XX文檔控制 更改記錄日期作者版本參考版本備注2009-9-231.0 審校日期作者版本參考版本備注附件二：文檔編號：密級：XXERP項目XXERP項目組人員分工及職責(zé)金蝶—XXERP項目組2009-9-22文檔控制 更改記錄日期作者版本參考版本備注2009-9-21.0 審校日期作者版本參考版本備注一、XXERP小組實施人員分工XX方ERP小組實施人員分工確認(rèn)如下：進(jìn)銷存及成本：人員名單財務(wù)：人員名單HR：人員名單ERP相關(guān)文檔管理：人員名單具體相關(guān)部門流程協(xié)調(diào)負(fù)責(zé)如下：采購部------人員名單營銷部------人員名單生產(chǎn)安技部------人員名單各事業(yè)部人員安排如下：硅片---人員名單電池---人員名單組件---人員名單二、XXERP小組在系統(tǒng)實施過程中的職責(zé)1、根據(jù)金蝶的要求協(xié)助完成相關(guān)業(yè)務(wù)部溝通協(xié)調(diào)，準(zhǔn)備溝通場所、通知相關(guān)人員、所需設(shè)備、記錄溝通關(guān)鍵結(jié)果；2、