內(nèi)務(wù)訂單崗管理規(guī)范和流程

內(nèi)務(wù)訂單崗管理規(guī)范和流程1．1熟悉公司經(jīng)營品種的相關(guān)知識：品種通用及商品名稱、規(guī)格、包裝大小、公司的銷售政策、供貨渠道、供貨運輸要求等。1．2熟悉公司辦公系統(tǒng)和業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的使用，嚴(yán)格執(zhí)行公司相關(guān)規(guī)定及業(yè)務(wù)操作流程,進行審核、錄入及處理各類單據(jù)，提供的各類單據(jù)應(yīng)完整清晰。1．3與儲運部及時有效溝通：對于商品的狀況進行實時的跟蹤及掌握，把握商品的批次，做到先進先出；特殊事宜應(yīng)標(biāo)注明確。了解各種運輸方式到貨正常所需時間，協(xié)調(diào)貨品自提與發(fā)貨運輸過程中的有關(guān)事宜，并對發(fā)貨運輸?shù)奶厥庖笈c相關(guān)人員進行有效溝通。1．4與采購部門之間進行有效溝通：了解產(chǎn)品采購計劃及到貨情況，了解特殊品種(非正常調(diào)撥品種、非正常銷售1．5其他各部門間建立良好的合作與溝通，信息共享，互敬互助。1．6工作認(rèn)真仔細(xì)，對各種票據(jù)、協(xié)議、部門資料能妥善管理歸檔，建立票據(jù)專柜，方便查詢使用；并根據(jù)公司規(guī)定定期將有關(guān)票據(jù)轉(zhuǎn)相關(guān)部門。2．1．2．1．1內(nèi)內(nèi)務(wù)人員接到業(yè)務(wù)員簽訂的銷售合同及商業(yè)客戶蓋章章確認(rèn)的回傳傳真件后，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中錄入銷售訂單的同時時并對合同進行常規(guī)審核，(供貨價格、信譽額度、是否首首營)特殊合同需部門經(jīng)理簽字認(rèn)可。訂單人員接收合同傳真件，系統(tǒng)中調(diào)出銷售合同，確認(rèn)合同，生成銷售訂單，勾對銷售訂單生成銷售出庫單，打印一式四聯(lián)銷售出 庫單并電子存檔22．1．2務(wù)系統(tǒng)里錄入銷售訂單時，應(yīng)核對銷售價格與上次價價格是否相符、發(fā)貨方式是否符合品種運輸要求，并及時提提醒商務(wù)代表；同時審核合同內(nèi)容，在超商業(yè)客戶信譽額度度、有超期應(yīng)收款、超商務(wù)代表的授權(quán)額度、新增銷售品種種的情況下，及時與商務(wù)代表溝通，并報大區(qū)經(jīng)理和經(jīng)理審審批后方可錄入訂單。系統(tǒng)解決，在系統(tǒng)開發(fā)前，保留2．1．32．1．3錄入訂單后進入銷售開票環(huán)節(jié)，錄入客戶名稱，勾對訂單生成銷售出庫單，訂單員勾對銷售訂單時認(rèn)真復(fù)核根據(jù)先進先出的原則選擇貨品批號，注意處理零散批號、近效期藥品，并及時與商務(wù)代表溝通，有必要需征求商業(yè)客戶意見。2．1．4保存出庫單，并查詢打印，打印出的出庫單一式五四聯(lián)(存根聯(lián)、業(yè)務(wù)員留存聯(lián)取消、倉庫聯(lián)、隨貨同行聯(lián)、回執(zhí)聯(lián))；一聯(lián)由內(nèi)務(wù)留存做開具增值稅發(fā)票的依據(jù)，二聯(lián)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)員存留取消，三、四、五聯(lián)二、三、四聯(lián)轉(zhuǎn)外運發(fā)貨員與倉庫配貨單一起作為商品出庫的憑據(jù)。22．1．5內(nèi)務(wù)人員依據(jù)出庫單的第一聯(lián)，開具當(dāng)日所銷售發(fā)貨貨的一式四聯(lián)增值稅發(fā)票：第一聯(lián)由內(nèi)務(wù)留存并月裝訂 (出庫單匯總記錄編號為：GYGFC-SW-07-R03)，每季度轉(zhuǎn)財財務(wù)檔案室留存；第二、三聯(lián)蓋發(fā)票專用章，由業(yè)務(wù)員在《《發(fā)票簽收登記本》(編號為：GYGFC-SW-07-R01)中登記簽領(lǐng)后定期轉(zhuǎn)寄客戶；第四聯(lián)轉(zhuǎn)由財務(wù)部作相關(guān)確認(rèn)及簽領(lǐng)后定期轉(zhuǎn)寄客戶；第四聯(lián)轉(zhuǎn)由財務(wù)部作相關(guān)確認(rèn)及處理理。開具的增值稅票內(nèi)容要求準(zhǔn)確，稅票密碼區(qū)和所蓋發(fā)票票專用章必須保證清晰。此部分放入財務(wù)開票崗22．1．6對公司有不同回款要求的商品，內(nèi)務(wù)人員應(yīng)與商務(wù)代表溝通將其分開開具稅票；對于特殊商品或特殊商業(yè)代表溝通將其分開開具稅票；對于特殊商品或特殊商業(yè)單位位(醫(yī)院等)需要開具普通發(fā)票的，內(nèi)務(wù)人員與醫(yī)院部溝通通開具普通發(fā)票。此部分放入財務(wù)開票崗22．1．7內(nèi)務(wù)人員每日必須依據(jù)開具的稅票號第一聯(lián)將發(fā)票號號填入業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)；在業(yè)務(wù)系統(tǒng)的銷售結(jié)算管理里，對應(yīng)每位商業(yè)客戶當(dāng)日發(fā)生的每筆銷售準(zhǔn)確填入完整的稅應(yīng)每位商業(yè)客戶當(dāng)日發(fā)生的每筆銷售準(zhǔn)確填入完整的稅票號號。此部分放入財務(wù)開票崗22．1．8內(nèi)務(wù)人員從財務(wù)部領(lǐng)回新的空白稅票后，須將發(fā)票的起的起止票號分別輸入稅控機和公司業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)。此部分放入財務(wù)開票崗商業(yè)客戶的提貨人員將增值稅票的第一聯(lián)、第四聯(lián)連商業(yè)客戶的提貨人員將增值稅票的第一聯(lián)、第四聯(lián)連2．1．9對于現(xiàn)款自提的商業(yè)銷售流程如下：內(nèi)務(wù)訂單人員同樣根據(jù)商務(wù)代表簽訂的合同原件和傳真件，按照2.1.1、1.同現(xiàn)金或現(xiàn)金支票去財務(wù)部交款，財務(wù)部收取現(xiàn)款后留同現(xiàn)金或現(xiàn)金支票去財務(wù)部交款，財務(wù)部收取現(xiàn)款后留存稅票第四聯(lián)，并在稅票第一聯(lián)加蓋收訖章交商業(yè)客戶提稅票第四聯(lián)，并在稅票第一聯(lián)加蓋收訖章交商業(yè)客戶提貨人員；內(nèi)務(wù)組收到加蓋收訖章的稅票第一聯(lián)后，將增值稅票和將出庫單二、三、四聯(lián)交財務(wù)開票人員。商業(yè)客戶票和將出庫單二、三、四聯(lián)交財務(wù)開票人員。商業(yè)客戶提貨貨人員，并讓對方簽收；商業(yè)客戶憑出庫單的三、四、五2．2．1接到商務(wù)代表填寫并由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)的《退貨通知單》,一式三聯(lián)(申請單必須填清退貨單位、品規(guī)、產(chǎn)地、批號、效期、出庫時間、退貨理由、后續(xù)發(fā)票處理辦法等)，一聯(lián)由商務(wù)代表留存，二聯(lián)轉(zhuǎn)倉庫收貨員，三聯(lián)由內(nèi)務(wù)部訂單崗留存。2．2．3編輯收貨通知單：內(nèi)務(wù)人員根據(jù)退貨通知單在業(yè)務(wù)碼，并選擇到貨狀態(tài)，保存收貨通知單。2．2．4完成銷售退貨單：收到倉庫的商品到貨驗收單后，進入業(yè)務(wù)系統(tǒng)的銷售退貨功能錄入退貨客戶名稱，勾對由收貨通知單生成的銷售退貨單，并進行打印。2．2．5銷售退貨單一式五四聯(lián)：第一聯(lián)由內(nèi)務(wù)部留存，并與商務(wù)代表填寫的退貨通知單、倉庫的商品到貨驗收單入庫驗收單一起裝訂保存(退換貨記錄編號為：GYGFC-SW-07-R04)，進行后續(xù)處理；第二聯(lián)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)員留存；第二聯(lián)轉(zhuǎn)至倉庫庫管處作入庫憑據(jù)，第三、四聯(lián)由商務(wù)代表轉(zhuǎn)給退貨2．2．6后續(xù)處理：如退貨所涉及的當(dāng)前發(fā)票已經(jīng)抵稅則由退貨方開具退稅證明，如沒有抵稅則原票退回重新開具稅內(nèi)內(nèi)務(wù)人員依據(jù)退貨方開具的退稅證明開具增值稅紅字發(fā)票 (內(nèi)容同1.1.5)，將質(zhì)管部驗收單與退稅證明、增值稅發(fā)票票財務(wù)記帳聯(lián)一同轉(zhuǎn)給財務(wù)記帳。取消2．3換貨流程(同退貨流程但不涉及發(fā)票處理)2．4報損單管理(直接報損出庫：在招標(biāo)過程中需少量樣2.4.1接到業(yè)務(wù)員填寫的由相關(guān)部門經(jīng)理簽字的報損單一式三聯(lián)(一聯(lián)開票留存、二聯(lián)財務(wù)記帳、三聯(lián)轉(zhuǎn)至倉庫)，進入業(yè)務(wù)系統(tǒng)里的報損單管理，錄入客戶名稱，選擇貨品名稱、批號、成本價計價方式，錄入報損數(shù)量、原2.4.2查詢出該報損單，并選擇確定審批，審批人為簽字的部門經(jīng)理，保存報損單。2.5.1完成部門的文件收發(fā)、傳遞與歸檔，具體規(guī)定見《文件、記錄管理規(guī)范》(文件編號：GYGFC-SW-10)。2.5.2組織安排各種會議、培訓(xùn)，并做好會議記錄(編號：GYGFC-SW-07-R01)、培訓(xùn)記錄(編號：GYGFC-SW-07-RO3)。2.5.3負(fù)責(zé)對商業(yè)客戶的檔案、和商業(yè)客戶的信函、銷售合同、協(xié)議、招標(biāo)資料的檔案整理與管理。2.5.4負(fù)責(zé)本部門的日常接待，完成各項活動酒店的聯(lián)系預(yù)定、各項會議的組織準(zhǔn)備工作、商務(wù)代表出差車票的購買等。2.5.5負(fù)責(zé)各種報表的整理編制、辦公用品的領(lǐng)發(fā)等工