公司通訊事務處理條例分析

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔公司通訊事務處理規(guī)定第一章

總則第一條

（目的）為了確保公司通訊工作的有效運行，對公司必要的通訊業(yè)務，以及管理或處置基準作出規(guī)定。第二條

（定義）公司中的通訊業(yè)務，指電傳或圖文傳真、電話、電報和郵寄等業(yè)務工作。第三條

（通訊設備）各事業(yè)部門的通訊業(yè)務負責人必須經(jīng)常注意通訊設備的完好；確保通訊工作的正常運行。在此基礎上，為提高業(yè)務效率，努力使通訊設備實現(xiàn)現(xiàn)代化。第四條

（注意事項）在利用通訊設備或從事通訊工作時，必須注意：1．

注意通訊的必要性、效果、安全性與經(jīng)濟性。2．

注意根據(jù)通訊的目的，選擇必要的通訊手段與方式。3．

重要或重大業(yè)務工作，必須考慮同時采用幾種通訊方式，并注意追蹤，以確保信息傳遞準確、及時與完整性。第五條

（禁止私用）本公司的通訊設備與手段，一律禁止用于私事。第六條

（責任者）公司的通訊工作必須責任到人，責任者必須注意以下事項。1．

必須了解通訊設施的結構、性能；必須熟練掌握設備的使用方法；努力提高能通訊技能。2．

嚴格遵守各處法規(guī)，以及公司的各種規(guī)章制度；掌握通訊工作的一般規(guī)律，有機地把各種設備的各種關系聯(lián)系起來，以保證有效地運用通訊手段，順利地開通訊工作。3．

注意愛惜各種設備與設施，小心地使用與保管，使設施始終處于完好的狀態(tài)。4．

注意通訊事務上的保密工作，防止泄密或被私人所利用。第七條

（外部公關）各事業(yè)部門的通訊工作負責人，必須注意與外部通訊機構如郵政局、電報電話局的關系，保持與這些機構的聯(lián)系，消除在通訊業(yè)務上的各種障礙。第八條

（通訊業(yè)務調(diào)整與指導）各事業(yè)部門的通訊工作負責人，必須注意對事業(yè)部門內(nèi)，有及部門之間的通訊業(yè)務作出分析與研究，及時對各種通訊設施以及通訊業(yè)務關系作出調(diào)整。并且注意對通訊務人員進行調(diào)整和教育培訓。第九條

（確保非常或異常狀態(tài)下的通訊）各事業(yè)部門的通訊工作負責人，必須注意在通訊設備出現(xiàn)異?；蚬收系那闆r下，如何確保通訊工作的正常進行。第二章

電傳或圖文傳真第十條

（電傳的利用）各事業(yè)部門間的往來正常業(yè)務聯(lián)系、通知等，除非出現(xiàn)不得不使用其他通訊手段的情況，一律采用電傳（或圖文傳真）。第十一條

（電傳安置）電傳（或傳真）專用線的敷設、設備的添置計劃實施，全部由總部負責。第十二條

（發(fā)電傳）發(fā)電傳必須統(tǒng)一用公司規(guī)定的格式進行，電傳行文要盡可能簡單明了，直接發(fā)給收件人。第十三條

（收電傳）電傳室（或收發(fā)室）接到電傳后，即時用電話通知收件人；收件人在接到電話通知后，應盡快前往領取。第三章

電話第十四條

（應對通話原則）電話應對原則上簡單扼要，并注意用語的品位，確保通話原準確與禮貌。第十五條

（內(nèi)線電話）在使用內(nèi)線電話時，注意遵守通訊原則，避免加重總工作的壓力與負擔。第十六條

（長途電話）除了必須使用長途電話的情況外，諸如一些必須即問即答，即答即決的業(yè)務聯(lián)系，一些其他方式難以保密的業(yè)務聯(lián)系，一些其他通訊方式難以確保的業(yè)務聯(lián)系，等等；原則上不采用長途電話方式。第十七條

（市外電話管理）打長途電話，必須向主管，以及通訊工作負責人請示，不經(jīng)允許不得使用。各事業(yè)部門必須根據(jù)所在部門的業(yè)務特點，規(guī)定長途電話的請示與批準方式，以及允許打長途電話的業(yè)務范圍、地域范圍等等。第十八條

（報告）1．

各事業(yè)部門的通訊工作負責人，必須每天檢查長途電話的情況，每月一次向總部作出報告。2．

各事業(yè)部門的通訊工作負責人，必須就下列情況向總部作出及時報告。（1）

局線電話的設置與廢除。（2）

電話號碼的變更。（3）

電話專用線的設置與廢除。（4）

自動交換設備的設置與廢除。第十九條

（總機或交換臺執(zhí)力要領）各事業(yè)部門必須制訂交換臺（或總機）執(zhí)務要領，努力提高交換臺的服務質(zhì)量與水平。第四章

電報第二十條

（電報的利用）1．

電報用于緊急聯(lián)絡情況與事件，以及難以通訊或通訊聯(lián)系不便的地域；此外，在深夜或其他利于通訊的時間里，可以根據(jù)收信人的可能狀況作出判斷，采用電報的方法傳遞信息。2．

采用電報方式，必須經(jīng)主管領導同意。第二十一條

（收發(fā)電報）收發(fā)電報事務，包括電文的記錄、電報費用的支付等，原則由通訊工作負責人擔當。第二十二條

（報告）各事業(yè)部門通訊工作負責人，必須就電報省略符號的修改、廢除，向總部作出報告。第一章

郵寄第二十三條

（另行規(guī)定）有關郵寄物的保管、信件的收發(fā)，另行規(guī)定。----摘自《現(xiàn)代管理制度、程序、方法范例全集》辦公、總務、后勤管理卷中國人民大學出版社精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔客人留言處理程序1.當接到要求留言的電話后，迅速在電腦中查詢客人的姓名、房號是否與要求留言者提供的一致。2.核對客人是否正在住店、預抵或已離店。3.在留言單上記錄留言者的姓名、電話號碼、從何處打來。4.記錄留言內(nèi)容。5.將留言者的姓名、內(nèi)容、電話號碼、從何處打來重復一遍以確認。6.將留言內(nèi)容輸入電腦，并將留言打印出來。7.電腦留言紙按要求一聯(lián)插入鑰匙盒中，一聯(lián)按要求每隔30分鐘由行李員送客人房間，如急事即送。8.留言較為復雜可以用手工留言紙。9.通過電腦系統(tǒng)將客房電話上的留言燈打開，通知客人有留言。10.客人收到留言后，應立即將留言在電腦中取消，并關閉留言燈，將鑰匙盒中的一聯(lián)取出銷毀。11.夜間問詢服務員每天零點打印電腦中的留言記錄，取消當天在電腦中的留言，關閉留言燈，將鑰匙盒中的一聯(lián)取出銷毀。12.預抵客人的留言方法和住店客人的方法一致：先