如何組織高效會(huì)議

如何組織高效會(huì)議會(huì)議效率不高的原因及建議方案會(huì)議效率不高的原因會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后角色如何高效開會(huì)會(huì)議組織者、會(huì)議主持、參會(huì)人、會(huì)議記錄案例第一頁(yè)，共16頁(yè)。會(huì)議效率不高的原因-會(huì)前欠缺會(huì)議目標(biāo)或目標(biāo)不明確是否需要開會(huì)解決？只在必要時(shí)召開會(huì)議欠缺議程或議程不明確未提前設(shè)定會(huì)議主持或會(huì)議主持選擇不當(dāng)參會(huì)人選擇不當(dāng)與會(huì)者無準(zhǔn)備而來未明確會(huì)議終止時(shí)間或每一議案時(shí)間分配不當(dāng)會(huì)議總是不能準(zhǔn)時(shí)開始無達(dá)成共識(shí)的會(huì)議紀(jì)律會(huì)議時(shí)間不當(dāng)開會(huì)通知時(shí)間不當(dāng)（太早通知或太晚通知開會(huì)）開會(huì)通知內(nèi)容欠周詳會(huì)議地點(diǎn)不當(dāng)會(huì)議場(chǎng)地設(shè)備欠佳會(huì)議太多，參會(huì)者感到厭煩向來開會(huì)較少，每次會(huì)議議案堆積過多第二頁(yè)，共16頁(yè)。會(huì)議效率不高的原因-會(huì)中討論未按照議程來進(jìn)行討論發(fā)散，且開始討論未經(jīng)準(zhǔn)備的議題參會(huì)者發(fā)言跑題猶豫不決信息不充分，卻貿(mào)然決策少數(shù)人壟斷會(huì)議參會(huì)者未充分發(fā)言參會(huì)者不標(biāo)明真正感受和意見參會(huì)者之間爭(zhēng)論參會(huì)者與會(huì)議主持爭(zhēng)論參會(huì)者注意力不集中會(huì)議主持未能總結(jié)會(huì)議成果未能遵守對(duì)事不對(duì)人，進(jìn)行人身攻擊無休息時(shí)間經(jīng)常被外界打擾視聽器材發(fā)生故障會(huì)議超出預(yù)定時(shí)間第三頁(yè)，共16頁(yè)。會(huì)議效率不高的原因-會(huì)后無會(huì)議記錄或記錄不詳細(xì)記錄與實(shí)際討論不符無對(duì)決議事項(xiàng)的跟蹤不能對(duì)會(huì)議成敗得失進(jìn)行檢討第四頁(yè)，共16頁(yè)。會(huì)議效率不高的原因-按角色會(huì)議組織者會(huì)議主持參會(huì)人第五頁(yè)，共16頁(yè)。發(fā)現(xiàn)問題等于解決了問題的一半6第六頁(yè)，共16頁(yè)。如何高效開會(huì)-會(huì)議組織者明確會(huì)議目的想明白要解決的問題，通過會(huì)議要產(chǎn)出什么內(nèi)容所有問題的源頭，決定了是否要開會(huì)，誰參加，誰主持，準(zhǔn)備材料，什么時(shí)間開…Smart原則明確幾個(gè)角色會(huì)議主持：需要會(huì)前明確主持人，選擇對(duì)這個(gè)問題最了解的人參會(huì)人：提供必要信息的人，決策的關(guān)鍵性人物；按影響力和消極劃分四個(gè)象限，提前收集建議，以便做更充分的準(zhǔn)備會(huì)議記錄：客觀做好記錄，不明確的問題一定要會(huì)上確認(rèn)，特別是由誰來負(fù)責(zé)的問題和時(shí)間截點(diǎn)會(huì)議人數(shù)：解決問題型調(diào)查問題型工作匯報(bào)動(dòng)員會(huì)信息發(fā)布會(huì)決策會(huì)少于10人少于30人越多越好無限制最好限制7人以內(nèi)，且是奇數(shù)少于5人第七頁(yè)，共16頁(yè)。如何高效開會(huì)-會(huì)議組織者明確會(huì)議目的想明白要解決的問題，通過會(huì)議要產(chǎn)出什么內(nèi)容所有問題的源頭，決定了是否要開會(huì)，誰參加，誰主持，準(zhǔn)備材料，什么時(shí)間開…Smart原則明確幾個(gè)角色會(huì)議主持：需要會(huì)前明確主持人，選擇對(duì)這個(gè)問題最了解的人參會(huì)人：提供必要信息的人，決策的關(guān)鍵性人物；按影響力和消極劃分四個(gè)象限，提前收集建議，以便做更充分的準(zhǔn)備會(huì)議記錄：客觀做好記錄，不明確的問題一定要會(huì)上確認(rèn)，特別是由誰來負(fù)責(zé)的問題和時(shí)間截點(diǎn)會(huì)議人數(shù)：解決問題型調(diào)查問題型工作匯報(bào)動(dòng)員會(huì)信息發(fā)布會(huì)決策會(huì)少于10人少于30人越多越好無限制最好限制7人以內(nèi)，且是奇數(shù)少于5人8第八頁(yè)，共16頁(yè)。如何高效開會(huì)-會(huì)議組織者只在必要時(shí)召集開會(huì)成本：時(shí)間成本，機(jī)會(huì)成本，金錢成本是否有更高效的解決方案，郵件，大象，電話會(huì)議？如果你是唯一做決策的人…明確會(huì)議議題拆分問題和討論步驟，準(zhǔn)備充分，合理預(yù)估時(shí)間會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)Eg.合適的時(shí)間Eg.封閉式會(huì)議地點(diǎn)，不被打擾；工作回顧不要在“上海廳”9第九頁(yè)，共16頁(yè)。合適的時(shí)間上午10-12點(diǎn)和下午2-4點(diǎn)是比較適合開會(huì)的時(shí)段。心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。不太合適開會(huì)。最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益、頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。員工進(jìn)入工作狀態(tài)。最適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談，也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)。員工進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，希望馬上回家，這時(shí)會(huì)議往往會(huì)事倍功半。上午8-9點(diǎn)之間上午9-10點(diǎn)之間上午10-12點(diǎn)或下午2-4點(diǎn)之間下午4-6點(diǎn)之間第十頁(yè)，共16頁(yè)。

會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單1.了解會(huì)議的目的3.確定會(huì)議的形式5.決定會(huì)議的時(shí)間7.決定會(huì)議的地點(diǎn)9.確定出席人員11.是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽13.是否安排與會(huì)者住宿15.確定視聽教材17.準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖19.確定自己人的相關(guān)資料2.是否一定要開會(huì)4.安排會(huì)議的議程6.確定會(huì)議的主持人8.研究會(huì)場(chǎng)如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否發(fā)出了會(huì)議通知16.確定輔助教材18.是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料20.是否安排會(huì)后娛樂項(xiàng)目并做好事先通知第十一頁(yè)，共16頁(yè)。如何高效開會(huì)-會(huì)議主持主持人的守則與責(zé)任按照議程進(jìn)行，勇于挑戰(zhàn)權(quán)威營(yíng)造和諧氣氛正確討論總結(jié)內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋使人困惑的發(fā)言幫助參會(huì)者理清不假思索的想法尊重別人減少與議題無關(guān)的爭(zhēng)辯和討論保證中立態(tài)度第十二頁(yè)，共16頁(yè)。如何高效開會(huì)-會(huì)議主持主持人的失敗表現(xiàn)聽完陳述后，就沒詞了向雙方之一表示贊同認(rèn)為雙方都有錯(cuò)誤，指出兩者各自存在的問題引導(dǎo)雙方攻擊你建議舉行一個(gè)你可能不是主持人的求借方法會(huì)議換話題當(dāng)雙方爭(zhēng)執(zhí)時(shí)，表達(dá)不愉快的情緒第十三頁(yè)，共16頁(yè)。如何高效開會(huì)-會(huì)議主持主持人溝通技巧溝通漏斗溝通金三角：換位思考第十四頁(yè)，共16頁(yè)。如何高效開會(huì)-會(huì)議主持主持人傾聽技巧傾聽的誤區(qū)：別人講話時(shí)，你在想自己的事情邊聽邊與自己的不同觀點(diǎn)對(duì)照經(jīng)常打斷別人的談話忽略過程只要結(jié)果僅聽自己想聽或愿意聽的東西精力不集中，容易被其他東西干擾四種群體決策共識(shí)決策、權(quán)威決策、少數(shù)服從多數(shù)決策、無