公司合同管理辦法

公司合同管理辦法第一章總則第一條為規(guī)范合同管理工作，避免和減少因經(jīng)濟(jì)合同管理不當(dāng)造成的損失，降低法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》及國(guó)家其它有關(guān)法律、法規(guī)和《XXXX集團(tuán)有限公司合同管理辦法（試行）》，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本辦法。第二條本辦法適用于XXXX化工股份有限公司與其它平等民事主體（法人、自然人、其他組織）以及公司內(nèi)部相互簽訂的、變更、解除、終止各類經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議、備忘錄或其它法律性文檔。第三條公司簽訂合同均應(yīng)采用書面形式。第四條公司對(duì)外所簽訂的合同應(yīng)具備真實(shí)性、合法性和嚴(yán)密性。第五條根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際情況，以合同額、標(biāo)的額的大小，將合同分為重大合同、重要合同和一般合同。重大合同包括但不限于月銷售、采購(gòu)額2000萬(wàn)元以上的供銷合同以及其它標(biāo)的額在500萬(wàn)元以上的合同；對(duì)外擔(dān)保合同（包括抵押、質(zhì)押、保證擔(dān)保合同等）；財(cái)產(chǎn)租賃合同；聯(lián)營(yíng)合同；法律關(guān)系復(fù)雜的合同、涉外合同等。重要合同包括但不限于：月銷售、采購(gòu)額500萬(wàn)元以上、2000萬(wàn)元以下的供銷合同以及其它標(biāo)的額在100萬(wàn)元以上、500萬(wàn)元以下的合同。一般合同包括：月銷售、采購(gòu)額500萬(wàn)元以下的供銷合同以及其它標(biāo)的額在100萬(wàn)元以下的合同。第二章合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)第六條合同管理職能部門機(jī)構(gòu)設(shè)置合同管理實(shí)行職責(zé)分工。政策法律室是公司的合同管理監(jiān)督管理部門。原則上靠掛在綜合部，業(yè)務(wù)上接受集團(tuán)政策事務(wù)機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)。政策法律室設(shè)立兼職法律顧問(wèn)。承辦部門負(fù)責(zé)對(duì)方資信審查、談判、起草和履行合同，合同管理部門負(fù)責(zé)審查和監(jiān)督合同的履行；重大合同，承辦單位應(yīng)該在公司政策法律室的指導(dǎo)與參與下進(jìn)行簽訂。因合同承辦人或受托人的過(guò)失致使公司遭受重大經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)令其賠償經(jīng)濟(jì)損失，情節(jié)嚴(yán)重的送交有關(guān)部門追究其刑事責(zé)任。第七條政策法律管理部門工作職責(zé)：1、組織實(shí)施集團(tuán)公司合同管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，制定并組織執(zhí)行本單位合同管理的規(guī)章制度；2、負(fù)責(zé)管理本單位的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等合同，參與、檢查和監(jiān)督合同的洽談、起草、簽訂和履行，對(duì)不符合國(guó)家法律、法規(guī)和集團(tuán)公司規(guī)定的合同提出修改意見；3、負(fù)責(zé)辦理本單位簽訂合同時(shí)的法人授權(quán)委托事項(xiàng)；4、負(fù)責(zé)合同文本與有關(guān)資料的歸檔和管理工作；5、負(fù)責(zé)本公司合同管理臺(tái)帳、備案等基礎(chǔ)管理工作的建立；6、指導(dǎo)、檢查與考核本單位合同歸口管理部門合同簽訂、履行與管理工作；對(duì)需報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)單位審批的合同，辦理申報(bào)手續(xù)，提出初步意見；7、負(fù)責(zé)處理本單位的法律糾紛，對(duì)難度較大的，應(yīng)及時(shí)提請(qǐng)集團(tuán)政策法律室協(xié)助處理糾紛；8、對(duì)本公司及所屬單位中有關(guān)人員違反合同管理制度的問(wèn)題進(jìn)行調(diào)查，并向公司領(lǐng)導(dǎo)或集團(tuán)政策法律室提出處理意見；9、負(fù)責(zé)辦理本公司的其他合同業(yè)務(wù)。第八條法定代表人授權(quán)的代理人主要工作職責(zé)：1.委托代理人必須依據(jù)授權(quán)委托證書規(guī)定的權(quán)限和期限負(fù)責(zé)談判、簽訂合同；2.對(duì)所簽訂合同的合法性、完整性和可行性負(fù)責(zé)；3.對(duì)需報(bào)請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批的合同，辦理申報(bào)手續(xù)，提出本人意見并對(duì)本人意見負(fù)責(zé)；4.對(duì)所簽合同的全面履行具體負(fù)責(zé)，履行中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)立即上報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，重大合同問(wèn)題應(yīng)同時(shí)上報(bào)集團(tuán)政策法律室，并積極想辦法解決，對(duì)發(fā)生的合同糾紛負(fù)責(zé)處理好或協(xié)助有關(guān)部門處理好；5.辦理或組織辦理合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟；重大合同糾紛，應(yīng)在集團(tuán)政策法律室的指導(dǎo)或參與下處理。6.將全部或部分授權(quán)權(quán)限轉(zhuǎn)委托第三人的，對(duì)第三人的行為承擔(dān)責(zé)任。第九條承辦人工作職責(zé)：1.負(fù)責(zé)擬簽合同的市場(chǎng)調(diào)查、資信審查，重大合同的調(diào)查情況要形成書面材料，向委托代理人和合同管理部門匯報(bào)；2.負(fù)責(zé)組織或在法定代表人授權(quán)的代理人的領(lǐng)導(dǎo)下組織合同談判；3.負(fù)責(zé)起草或與法定代表人授權(quán)的代理人共同起草合同或?qū)彶樾薷膶?duì)方提供的合同文本；4.負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、督促合同的履行，并將履行過(guò)程中遇到的問(wèn)題及時(shí)向法定代表人授權(quán)的代理人或合同管理部門報(bào)告；5.承辦合同的變更、終止、解除，應(yīng)及時(shí)協(xié)助委托代理人辦理有關(guān)手續(xù)；6.辦理或與委托代理人共同辦理合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟；重大或法律關(guān)系復(fù)雜的合同糾紛，應(yīng)在合同管理部門或集團(tuán)政策法律室的指導(dǎo)下進(jìn)行；7.收集、整理所承辦合同在簽訂、履行、變更、終止或解除中的有關(guān)資料。8.完成合同管理部門交給的其他工作。第三章合同的授權(quán)委托第十條簽訂合同可以實(shí)行授權(quán)委托制度。合同由企業(yè)法定代表人或主要負(fù)責(zé)人簽訂，也可以由企業(yè)法定代表人書面授權(quán)的代理人簽訂。條第十一條代理企業(yè)法定代表人簽訂合同的，簽約人應(yīng)持企業(yè)法定代表人簽發(fā)并加蓋企業(yè)公章的《法定代表人授權(quán)委托書》，并在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同。法定代表人的代理人將全部或部分權(quán)限轉(zhuǎn)委托第三人的，第三人須在權(quán)限范圍內(nèi)簽訂合同。第十二條公司政策法律室負(fù)責(zé)管理本單位的授權(quán)委托書，根據(jù)法定代表人或者負(fù)責(zé)人的決定，辦理出具授權(quán)委托書事宜。第十三條代理人、轉(zhuǎn)委托的第三人必須忠實(shí)履行職責(zé)，切實(shí)維護(hù)本單位的合法權(quán)益，對(duì)本單位負(fù)責(zé)，對(duì)委托人負(fù)責(zé)。第十四條代理人、轉(zhuǎn)委托的第三人實(shí)施損害本單位合法權(quán)益的行為或者不再適宜擔(dān)任代理人的，公司政策法律室及承辦主管部門有權(quán)向向法定代表人或代理人提議，隨時(shí)終止委托代理關(guān)系，由法定代表人同意，收回授權(quán)委托書。第四章合同簽訂第十五條合同的簽訂必須采取書面形式或規(guī)范模式，嚴(yán)禁口頭或電話形式訂立合同。第十六條在合同簽訂前，承辦人應(yīng)首先調(diào)查了解對(duì)方的權(quán)利能力和履約能力（包括主體資格、資信），并要求對(duì)方提交以下文件：（一）營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本及復(fù)印件；（二）法人代碼證副本及復(fù)印件；（三）稅務(wù)登記證（國(guó)、地稅）副本及復(fù)印件；（四）法定代表人證明書；（五）授權(quán)委托書（法定代表人參加合同簽訂的除外）。授權(quán)委托書應(yīng)采用書面形式，并載明委托人、受托人（代理人）的姓名或者名稱、代理事項(xiàng)、代理權(quán)限、代理期限，并由委托人簽字或加蓋委托人公章；（六）代理人（承辦人）身份證及復(fù)印件；（七）其他應(yīng)當(dāng)提供的相關(guān)證明文件。第十七條簽訂合同，可參照使用國(guó)家、省、市有關(guān)部門制定的格式合同文本。凡國(guó)家或行業(yè)有標(biāo)準(zhǔn)或示范文本的，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先適用。滿足不了要求的，雙方共同商定。第十八條合同談判與管理（一）重大合同由合同承辦人牽頭，有關(guān)職能部門、財(cái)務(wù)部、公司政策法律室、集團(tuán)法律事務(wù)機(jī)構(gòu)及公司法定代表人根據(jù)需要指定的其它部門和人員共同參與，合同承辦人應(yīng)在合同談判前十天將市場(chǎng)調(diào)查、資信審查及談判準(zhǔn)備的有關(guān)材料提交參與部門和人員，由公司政策法律室出具初步法律意見書后將相關(guān)材料報(bào)集團(tuán)政策法律室復(fù)審備案。（二）重要合同由合同承辦人牽頭，有關(guān)職能部門、財(cái)務(wù)部、公司政策法律室及公司法定代表人根據(jù)需要指定的其它部門和人員共同參與，合同承辦人應(yīng)在合同談判前五天將有關(guān)資料提交有關(guān)部門和人員，由公司政策法律室出具法律意見書并備案。（三）一般合同由合同承辦人牽頭，有關(guān)職能部門、財(cái)務(wù)部及公司法定代表人根據(jù)需要指定的其它部門和人員共同參與，合同承辦人應(yīng)在合同談判前五天將有關(guān)資料提交有關(guān)部門和人員，對(duì)50萬(wàn)元以上的合同，由公司政策法律室出具法律意見書并備案。（四）參與合同談判的各部門應(yīng)當(dāng)相互配合、相互協(xié)作，對(duì)事先達(dá)成的內(nèi)部意見，應(yīng)當(dāng)予以保密。第十九條合同承辦部門的相關(guān)人員將合同草案提交公司政策法律室。政策法律室提出修改意見。承辦部門根據(jù)修改意見，經(jīng)修改后簽訂正式合同書。第二十條合同應(yīng)載明如下事項(xiàng)：（一）合同各方的法定名稱、住所、法定代表人的姓名、職務(wù)、代理人姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式。（二）簽約的目的和依據(jù)。（三）合同標(biāo)的（包括名稱、型號(hào)、規(guī)格等）。（四）數(shù)量和質(zhì)量（包括檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)和方式）。（五）價(jià)款或酬金（包括支付方式）。（六）履行的地點(diǎn)、期限和方式。（七）爭(zhēng)議解決方法。（八）違約責(zé)任。（九）變更或解除合同的條件。（十）根據(jù)法律或合同性質(zhì)必須具備的其它條款以及各方當(dāng)事人認(rèn)為有必要約定的其它條款。（十一）合同生效的時(shí)間和條件。（十二）合同附件的名稱。（十三）合同簽訂的日期、地點(diǎn)。（十四）合同當(dāng)事人的開戶銀行及賬號(hào)。第二十一條合同文本應(yīng)當(dāng)做到：條款齊全、內(nèi)容完整、權(quán)責(zé)明確、邏輯嚴(yán)密、表述準(zhǔn)確。合同中的術(shù)語(yǔ)、特有詞匯、重要概念等，應(yīng)當(dāng)設(shè)立定義條款。第二十二條合同應(yīng)加蓋簽約各方的公章或合同專用章，并由法定代表人或代理人簽章。第二十三條法定代表人授權(quán)委托代理人簽訂合同時(shí)，必須簽署授權(quán)委托書。授權(quán)委托書是法定代表人授權(quán)委托代理人進(jìn)行業(yè)務(wù)活動(dòng)的書面憑證。凡在合同上代表本公司簽字者，必須有法定代表人簽發(fā)的授權(quán)委托書。第二十四條公司承辦部門簽訂合同，必須按照合同劃分標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格依據(jù)重大合同審核流程辦理。第五章合同履行管理規(guī)定第二十五條對(duì)依法簽訂生效的合同，公司及各單位必須全面履行，不得擅自變更、解除或終止。第二十六條合同雖已簽訂，如因重大誤解訂立或發(fā)現(xiàn)顯失公允，嚴(yán)重?fù)p害我方利益的，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商變更或解除合同，必要時(shí)請(qǐng)求仲裁機(jī)關(guān)或人民法院予以變更或撤銷；合同已經(jīng)簽訂，但事后發(fā)現(xiàn)對(duì)方有重大欺詐行為時(shí)，應(yīng)立即采取合法有效的措施，制止危害行為的發(fā)生，并及時(shí)請(qǐng)求仲裁機(jī)關(guān)或人民法院確認(rèn)合同無(wú)效。需由上級(jí)仲裁機(jī)關(guān)或人民法院確認(rèn)變更、解除或終止事宜的，必須以書面形式向集團(tuán)政策法律室匯報(bào)，按集團(tuán)批示意見辦理。第二十七條公司與集團(tuán)內(nèi)各子公司、分公司之間發(fā)生合同糾紛，由承辦部門及時(shí)協(xié)商解決；當(dāng)協(xié)商達(dá)不到一致意見時(shí)，及時(shí)報(bào)集團(tuán)政策法律室，集團(tuán)政策法律室會(huì)同有關(guān)部門協(xié)商解決。未經(jīng)集團(tuán)政策法律室批準(zhǔn)不得就糾紛擅自起訴、申訴仲裁或請(qǐng)公司以外的單位進(jìn)行調(diào)解。第六章合同資料的管理第二十七條合同作為公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要法律依據(jù)及內(nèi)部重要憑證，有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密，未經(jīng)公司法律負(fù)責(zé)人同意，任何人不得借閱。第二十八條公司對(duì)合同建立檔案，各承辦部門妥善保管好合同文本原件及副本材料。對(duì)于重大、重要合同，于每年三月底前，將上年度此類合同，連同法律意見書復(fù)印報(bào)政策法律室備案（有兼職法律人員處可在本部門留存原件）。第七章獎(jiǎng)懲辦法第二十九條公司對(duì)符合下列條件之一者，應(yīng)給予表彰或獎(jiǎng)勵(lì)。（一）在合同簽訂過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)并糾正重大缺陷使公司免受重大經(jīng)濟(jì)損失的。（二）在合同履行過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)重大問(wèn)題，積極采取補(bǔ)救措施避免重大經(jīng)濟(jì)損失的。（三）在合同管理工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)，做出突出貢獻(xiàn)的。條第三十條有下列情形之一，情節(jié)嚴(yán)重，造成重大經(jīng)濟(jì)損失或擴(kuò)大經(jīng)濟(jì)損失的，對(duì)責(zé)任人員予以經(jīng)濟(jì)處罰或行政處分，構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。（一）未經(jīng)授權(quán)或超越授權(quán)或授權(quán)委托期滿仍以委托人名義對(duì)外簽訂合同，事后又未經(jīng)委托人追認(rèn)的。（二）代理人在簽訂履行合同中存在假公濟(jì)私、損公肥私、謀取私利或未泄私憤而損害公司的各種行為。（三）合同經(jīng)辦人員在簽訂、履行合同過(guò)程中疏忽大意丟失、遺漏、毀損與合同有關(guān)的一些重要的材料