檔案規(guī)范化管理的意義和有效方式,檔案管理論文

檔案規(guī)范化管理的意義和有效方式,檔案管理論文在當(dāng)代經(jīng)濟和技術(shù)全面發(fā)展的時代,檔案管理工作是一件特別關(guān)鍵和重要的事情,在我們這個發(fā)展中國家具有著重要的作用和地位.為此,做好檔案管理工作,出色地完成檔案的管理和保存是促進國家發(fā)展的必要前提.在檔案管理中,管理人員能否規(guī)范化、標(biāo)準化地管理檔案,實現(xiàn)檔案管理的當(dāng)代化是現(xiàn)前階段管理檔案的重要任務(wù)和目的.但是由于檔案管理工作具有一定的枯燥性、繁瑣性,為此在規(guī)范化的管理經(jīng)過中便存在著一定的困難.這就需要我們在檔案管理經(jīng)過中不斷搞好檔案管理的硬件落實的同時還要做好檔案管理人員的培訓(xùn),建立健全相應(yīng)的管理制度,以此來規(guī)范化檔案管理工作.本人從事多年的檔案管理工作積累了豐富的經(jīng)歷體驗,我以為在檔案管理的經(jīng)過,固然文書處理有著一定程度的不同,但是都具有獨立性和聯(lián)絡(luò)性,為此,我們一定要將文書處理和檔案管理緊緊地聯(lián)絡(luò)在一起.為此,為了能夠有效地規(guī)范化以及標(biāo)準化我們的檔案管理工作,一定要強化檔案管理人員的系統(tǒng)思維能力,樹立文書處理的廣泛化和標(biāo)準化.確保管理人員能夠在實際工作中做好規(guī)范化、標(biāo)準化的檔案管理工作.為此,我從檔案管理工作的角度進行了探尋求索和研究,探尋求索和總結(jié)了下面幾點比擬有效的方式和方式方法.一、規(guī)范檔案管理、做好檔案管理工作的重要意義對于一個企業(yè)或者是一個國家機關(guān)來講,檔案管理作用看起來沒有大的作用和奉獻,但是在實際發(fā)展中卻關(guān)系到能否能夠健康發(fā)展.在企業(yè)或國家機關(guān)中,檔案管理工作也是其重要的工作組成部分,檔案管理工作的質(zhì)量和效率會影響整個機關(guān)和企業(yè)的工作質(zhì)量,也是維護和保衛(wèi)歷史發(fā)展的一項關(guān)鍵性的工作.在檔案管理經(jīng)過中,科學(xué)性的管理辦法是檔案順利管理的保障,是一個企業(yè)和單位管理水平的具體表現(xiàn)出.更是檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準化的科學(xué)根據(jù).為了能夠在需要的時候能夠從檔案中及時準確地調(diào)取資料來進行全面、科學(xué)的分析,我們就必須制定好檔案管理工作的制度,擅長從以往的檔案管理工作中去之糟粕,取之精華要髓來不斷發(fā)展和提高我們的檔案管理效率和質(zhì)量.為此,我們在檔案管理經(jīng)過中,一方面要能夠保證及時地向領(lǐng)導(dǎo)提供準確的檔案根據(jù),另一方面還要使我們的檔案管理工作有利于社會各方面的發(fā)展,為科學(xué)健康的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ).隨著我們國家經(jīng)濟制度的全面發(fā)展,以及科學(xué)技術(shù)的不斷提高,我們檔案管理工作也要及時進行工作理念以及工作方式的轉(zhuǎn)變,作為從事檔案管理的人員,我們必須有勇氣去探尋求索和嘗試新的檔案管理辦法,進而尋找到最適宜現(xiàn)代社會發(fā)展的檔案管理辦法,以促進企業(yè)或機關(guān)單位的科學(xué)發(fā)展,不斷促進經(jīng)濟社會的發(fā)展,發(fā)揮出檔案管理的宏大意義.二、規(guī)范檔案管理、優(yōu)化管理質(zhì)量的有效方式正由于規(guī)范化、標(biāo)準化的檔案管理工作具有以上重要的意義和作用,我們就必須重視起這個并不起眼的工作,在檔案管理經(jīng)過中要不斷學(xué)習(xí)和總結(jié)經(jīng)歷體驗,充分利用當(dāng)代化的管理手段來完善檔案管理工作,在實際工作中,我以為我們能夠從下面幾點著手來不斷規(guī)范、標(biāo)準我們的檔案管理工作.(一)建立健全切合實際的檔案管理制度,進而規(guī)范化和標(biāo)準化檔案管理工作檔案的形式多種多樣,種類又特別繁多.例如,在日常檔案中就有文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案和電子檔案等,在管理經(jīng)過中要真正實行規(guī)范化的管理,就必須為管理人員建立健全管理的根據(jù)和制度,確保管理人員在管理每種檔案的時候都能夠有理有據(jù),以便構(gòu)成規(guī)范化、標(biāo)準化的管理習(xí)慣.由于我們生活在社會制度下的中國社會大背景之下,我們在建立制度的時候一定要以(中國檔案法〕為主要指導(dǎo)原則和建立根據(jù),首先從我們管理檔案的硬件設(shè)施入手,為檔案管理工作建設(shè)特定的專用的房間和設(shè)備,并且為存放檔案設(shè)置專門的柜子或是架子,進而便于查找工作的進行,而且能夠使檔案存放愈加得整潔,管理愈加得科學(xué),有利于檢索工作的高效率開展.而且對于這些硬件設(shè)施我們一定要注重其清潔衛(wèi)生,經(jīng)常進行維護.然后就是要重視建檔工作的網(wǎng)絡(luò)化,有專門的負責(zé)人負責(zé),在相關(guān)制度的指導(dǎo)下,有專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理人員進行網(wǎng)絡(luò)檔案的儲存和管理,利用計算機管理的優(yōu)勢將各個檔案進行整理、分類和立卷,并且簡明扼要地做好記錄,以便輕松地保管和查找.最后,我們一定要制定嚴格的檔案查看和借閱制度,杜絕隨意翻看和任意更改的行為.(二)堅持以我為主的立卷歸檔原則,促進檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準化在檔案管理經(jīng)過中,那些特別相近的、重復(fù)的公文以及立卷組合的無序性都是阻礙檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準化的最大問題.想要高效率地實現(xiàn)檔案管理的質(zhì)量和效率,我們就必須探尋求索出切實可行的方式方法來解決這個關(guān)鍵性的問題.以我為主的立卷歸檔方式能夠在本質(zhì)上解決這個問題,快速實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準化.也就是講在我們立卷的時候一定要以本單位形式的文件為主,不斷推進檔案管理的質(zhì)量和效率.這就要求我們檔案管理人員在堅持相關(guān)管理制度的基礎(chǔ)上,還要準確地把握文件的立卷歸檔的實效性,及時完成現(xiàn)行文件的歸檔任務(wù),確保歸檔準確無誤;同時要明確立卷歸檔的重點,進而進行合理立卷.在自個的工作中一定要特別仔細和認真,分清文件和資料,注重區(qū)別內(nèi)容、形式和作用的不同.最后我們還要在堅持以我為主的原則下,注重有效地維護檔案管理的完好性.重視工作中的重點和難點,分清主次,把握好管理的方向,促使檔案管理的標(biāo)準化和規(guī)范化.(三)做好文書以及電子文件之間的連接工作,確保規(guī)范化、標(biāo)準化管理檔案.在計算機技術(shù)迅猛發(fā)展的今天,計算機強大的功能和優(yōu)勢已經(jīng)被各個領(lǐng)域應(yīng)用.而且計算機的網(wǎng)絡(luò)功能更是為我們的工作帶來了很多的便利.在我們檔案管理工作中,隨著計算機的產(chǎn)生,電子文件也成為了檔案中的一份子,它與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有著很大的差異不同.在檔案管理經(jīng)過中,電子文件一般情況下都是以脫機的方式進行整理和保存,運用存儲量特別龐大的軟磁盤進行保存.為此我們一定要選擇質(zhì)量較好的磁盤,以便能夠長時間地保存,加強檔案管理的壽命.同時我們也要做好電子文件和文書