資產(chǎn)管理與采購流程培訓(xùn)手冊采購工作流程與獎懲制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔資產(chǎn)管理、采購流程培訓(xùn)手冊通過本手冊你可以認(rèn)識了解資產(chǎn)、采購管理工作中的基本工作流程和相關(guān)的管理規(guī)章制度。為了能讓您在工作中找到最直接有效的處理辦法，我們在相關(guān)管理工作流程中加釋了圖樣注解，方便您在日常工作中的操作和管理。此手冊的制作目的是為明確資產(chǎn)管理部門的工作職責(zé)、分工及各項采購工作的操作流程，規(guī)范公司固定資產(chǎn)的購置、使用、調(diào)撥、報廢及各項物品采買等業(yè)務(wù)流程，為公司各級單位固定資產(chǎn)管理員及各項采購需求提供明確的工作依據(jù)。資產(chǎn)篇目錄目錄一、名詞解釋章節(jié)二、工作流程章節(jié)三、獎懲制度章節(jié)四、應(yīng)用表格章節(jié)一、名詞解釋章節(jié)：1、固定資產(chǎn)：是指集團(tuán)使用年限超過一年并且單位價值在1000元（含）以上的各類資產(chǎn)。依其用途分為房屋建筑、交通工具、辦公設(shè)備、通訊設(shè)備等幾類。具體包括：1.1、房屋及建筑物：指屬于集團(tuán)所有的各種房屋及其附屬設(shè)備；1.2、交通工具類：指各種交通車輛、運輸車輛等；1.3、機械設(shè)備類：指各種施工機械、發(fā)電設(shè)備、常用設(shè)備、照明設(shè)備、消防設(shè)備、檢測設(shè)備、報警監(jiān)控設(shè)備等；1.4、辦公設(shè)備類：指各種計算機（電腦設(shè)備）、驗鈔機、激光打印機、針式打印機、手機、視頻設(shè)備、復(fù)印機、高檔家具等；1.5、常用設(shè)備：電視機、電冰箱、熱水器、空調(diào)等；2、低值易耗品：是指使用期限超過一年并且單位價值在100—1000元之間的各類資產(chǎn)。低值易耗資產(chǎn)包括：辦公家具類、辦公設(shè)備類、常用物品類、工程師工具等幾類；細(xì)分如下：2.1、辦公家具類：員工辦公桌、椅等；2.2、辦公設(shè)備類：傳真機、噴墨打印機、碎紙機、廣播巡講器材；2.3、常用物品類：水牌、飲水機、鼓風(fēng)機、線軸、帳篷等3、資產(chǎn)管理員：資產(chǎn)管理員是指為保證資產(chǎn)帳、實相符，加強集團(tuán)各部門的資產(chǎn)管理，堵塞管理漏洞而在各職能部門/營業(yè)廳設(shè)立的的資產(chǎn)管理人員。3.1資產(chǎn)管理員工作職責(zé)及工作內(nèi)容：3.1.1、負(fù)責(zé)本部門固定資產(chǎn)的領(lǐng)用、管理、發(fā)放、申請、借用、調(diào)撥、新增、報修、報廢3.1.2、在日常工作中負(fù)責(zé)檢查、指導(dǎo)各資產(chǎn)使用人正確使用和維護(hù)資產(chǎn)，避免因使用不當(dāng)造成資產(chǎn)破壞；3.1.3、對在日常管理和盤點檢查中發(fā)現(xiàn)的重要問題及時準(zhǔn)確地向行政部報告。資產(chǎn)發(fā)生丟失、毀損、非正常耗費、3.1.4、配合辦公室按公司制度進(jìn)行資產(chǎn)盤點，包括3.1.5、負(fù)責(zé)本部門資產(chǎn)賬目的記錄,詳細(xì)記錄固定資產(chǎn)的使用狀態(tài)、保管人、維修改良情況等。如發(fā)生資產(chǎn)調(diào)撥、新增、報廢及保管人改變時應(yīng)及時修訂賬目，隨時保持本部門登記賬務(wù)的準(zhǔn)確性并定期與辦公室的賬務(wù)進(jìn)行3.1.6、在日常工作中對實物資產(chǎn)粘貼具有詳細(xì)記載信息的固定資產(chǎn)標(biāo)簽，在遇到標(biāo)簽損壞、脫落等情況下應(yīng)及時更換新簽，并補填完整二、工作流程章節(jié)1.資產(chǎn)的申請與借用1.1資產(chǎn)申請：各資產(chǎn)管理員向集團(tuán)行政部申請資產(chǎn)時，需咨詢集團(tuán)行政部資產(chǎn)庫房是否存在備用庫存或閑置資產(chǎn)可供調(diào)撥。如需要新購，需申請部門填寫《急需外購申請單》注明相關(guān)購買物品信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人店長、直管經(jīng)理、集團(tuán)行政部經(jīng)理核實簽字后交由集團(tuán)辦公室采購部。（附圖解）資產(chǎn)申請詢問庫房是否有庫存資產(chǎn)申請詢問庫房是否有庫存履行調(diào)撥手續(xù)庫出采買到位自價格目錄中查詢價格，如無價格備案的向辦公室采購詢問價格履行采購申請審批手續(xù)更改資產(chǎn)賬目1.2資產(chǎn)借用：各部門資產(chǎn)管理員在本部門資產(chǎn)遇到損壞或資產(chǎn)維修等情況下，可以向集團(tuán)辦公室或其他部門借用相關(guān)資產(chǎn)，由使用部門負(fù)責(zé)人簽寫借據(jù)及資產(chǎn)借用的時間，待使用完畢后及時歸還相關(guān)部門。固定資產(chǎn)未經(jīng)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)不得外借（公司以外的使用單位）。2.資產(chǎn)的調(diào)撥與新增2.1資產(chǎn)調(diào)撥：各部門資產(chǎn)管理員在資產(chǎn)管理工作中，因工作原因?qū)①Y產(chǎn)調(diào)出或調(diào)入本部門時，及時上報集團(tuán)辦公室，并由調(diào)出部門填寫《調(diào)撥單》，雙方資產(chǎn)管理員或負(fù)責(zé)人簽字核實后交由集團(tuán)辦公室，集團(tuán)辦公室將依據(jù)《調(diào)撥單》資產(chǎn)型號、功能等資料辦理資產(chǎn)調(diào)撥轉(zhuǎn)移手續(xù)，資產(chǎn)調(diào)出、調(diào)入部門管理員根據(jù)《調(diào)撥單》更新本部門資產(chǎn)賬目。辦公室更改賬目調(diào)出和調(diào)入部門管理員或負(fù)責(zé)人核實辦公室更改賬目調(diào)出和調(diào)入部門管理員或負(fù)責(zé)人核實接收簽字確認(rèn)資產(chǎn)調(diào)出部門資產(chǎn)管理員填寫調(diào)撥單資產(chǎn)調(diào)出部門資產(chǎn)管理員填寫調(diào)撥單調(diào)出部門管理員把調(diào)撥單交辦公室資產(chǎn)調(diào)資產(chǎn)調(diào)入或調(diào)出資產(chǎn)調(diào)入部門資產(chǎn)管理員或負(fù)責(zé)人接收資產(chǎn)確認(rèn)簽字資產(chǎn)調(diào)入部門管理員更改本部門資產(chǎn)明細(xì)賬目資產(chǎn)調(diào)入部門資產(chǎn)管理員或負(fù)責(zé)人接收資產(chǎn)確認(rèn)簽字資產(chǎn)調(diào)入部門管理員更改本部門資產(chǎn)明細(xì)賬目2.2資產(chǎn)新增：營業(yè)廳或各部門新增非公司購買的資產(chǎn)（柜臺、辦公設(shè)備等）必須填寫《調(diào)撥單》，注明新增、實物名稱和數(shù)量，在得到部門負(fù)責(zé)人的確認(rèn)簽字后交由集團(tuán)辦公室辦理賬目增加手續(xù)。辦公室更改賬目資產(chǎn)管理員辦公室更改賬目資產(chǎn)管理員把相關(guān)單據(jù)交到辦公室，更改本部門資產(chǎn)賬資產(chǎn)管理員和部門負(fù)責(zé)人核實簽字資產(chǎn)管理員和部門負(fù)責(zé)人核實簽字資產(chǎn)新增資產(chǎn)新增3.資產(chǎn)的處置：包括維修、閑置、報廢各部門資產(chǎn)管理員在遇到固定資產(chǎn)遭受損壞、老舊、使用壽命終結(jié)而無使用價值的、閑置不再使用的固定資產(chǎn)，由申報部門填寫《財產(chǎn)處置單》，寫明資產(chǎn)處置原因，經(jīng)專業(yè)部門（工程部）檢測后給予寫明財產(chǎn)處置意見（維修、報廢、退庫）。維修的資產(chǎn)由保管部門通知工程部進(jìn)行修理；報廢的資產(chǎn)在得到財務(wù)部門評估其原值、凈值后，填寫財產(chǎn)處置單相關(guān)項目后，依公司授權(quán)履行相關(guān)的審批手續(xù)，辦公室根據(jù)審批的結(jié)果進(jìn)行處理或根據(jù)具體情況指導(dǎo)處理；閑置的資產(chǎn)退回公司庫房。資產(chǎn)維修或報廢資產(chǎn)老舊或壞損使用部門向?qū)I(yè)部門（工程部、信息中心）報修資產(chǎn)老舊或壞損使用部門向?qū)I(yè)部門（工程部、信息中心）報修根據(jù)鑒定意見處理專業(yè)部門維修報廢處理返回使用部門按報廢的程序處理資產(chǎn)報廢資產(chǎn)報廢使用部分詳細(xì)填寫財產(chǎn)處置單（后附樣表）專業(yè)部門簽字認(rèn)定使用部分詳細(xì)填寫財產(chǎn)處置單（后附樣表）專業(yè)部門簽字認(rèn)定使用部門經(jīng)理簽字認(rèn)可資產(chǎn)管理部門（辦公室）簽字認(rèn)定財務(wù)部簽字認(rèn)定根據(jù)實際情況由辦公室或使用部門自行實施處理資產(chǎn)閑置處理資產(chǎn)管理員到辦公室辦理調(diào)撥資產(chǎn)回庫手續(xù)不再使用的退回公司辦公室?guī)旆抠Y產(chǎn)管理員到辦公室辦理調(diào)撥資產(chǎn)回庫手續(xù)不再使用的退回公司辦公室?guī)旆空髑笳髑蟊静块T負(fù)責(zé)人的處理意見部門內(nèi)自行調(diào)配繼續(xù)使用部門資產(chǎn)管理員發(fā)現(xiàn)有資產(chǎn)閑置部門內(nèi)自行調(diào)配繼續(xù)使用部門資產(chǎn)管理員發(fā)現(xiàn)有資產(chǎn)閑置不再使用雙方變更資產(chǎn)賬目4、資產(chǎn)的管理與交接4.1資產(chǎn)管理各部門經(jīng)理（營業(yè)廳經(jīng)理）對部門（營業(yè)廳）內(nèi)的資產(chǎn)的安全和正確合理使用負(fù)總責(zé)，營業(yè)廳廳助對本營業(yè)廳資產(chǎn)有直接管理的責(zé)任，對兼職資產(chǎn)管理員的工作負(fù)檢查、督導(dǎo)和管理責(zé)任。4.2資產(chǎn)交接集團(tuán)公司資產(chǎn)制度規(guī)定資產(chǎn)保管人員離職或者調(diào)職前（店長調(diào)店、資產(chǎn)管理員換崗、包括離職等），應(yīng)將其負(fù)責(zé)的固定資產(chǎn)相關(guān)工作移交清楚，如缺損或者遺失應(yīng)負(fù)管理賠償責(zé)任，并按固定資產(chǎn)處置方法進(jìn)行處理；部門經(jīng)理在其離職交接單上簽字同意其離職時，包含了對其所管理資產(chǎn)已交接清楚的認(rèn)可。三、獎懲制度章節(jié)1、獎勵：對公司資產(chǎn)管理提出合理化建議并經(jīng)公司采納的，給予行政加分獎勵或者給予200元以上的現(xiàn)金獎勵。2、懲罰：2.1對公司物品的日常保管及維護(hù)不負(fù)責(zé)任，野蠻操作，造成財產(chǎn)損壞，由公司財產(chǎn)清冊中標(biāo)明的保管人負(fù)責(zé)賠償，沒有保管人和保管人不明確的有部門負(fù)責(zé)人和資產(chǎn)管理員按7：3比例賠償；2.2固定資產(chǎn)編碼不規(guī)范或未進(jìn)行編碼管理的給予部門主管領(lǐng)導(dǎo)口頭指導(dǎo)一次，連續(xù)兩次以上的按每次一分扣罰部門主管領(lǐng)導(dǎo)和資產(chǎn)管理員；2.3對固定資產(chǎn)編碼保護(hù)不負(fù)責(zé)任，損壞后不及時更正的，給予資產(chǎn)保管人口頭指導(dǎo)一次；2.4部門資產(chǎn)賬目建立、登記不規(guī)范，財產(chǎn)保管未落實到責(zé)任人，造成實物丟失，帳實不符，由部門經(jīng)理和部門兼職資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)照價賠償；2.5對需進(jìn)行報廢處理的資產(chǎn)，保管人提出了書面申請，辦公室在一個月內(nèi)仍未進(jìn)行處理的對辦公室主管此項工作的經(jīng)理口頭指導(dǎo)一次；2.6對需進(jìn)行報廢處理的物品和閑置物品，保管人未提出書面申請，造成部門資產(chǎn)帳實不符、閑置，對部門經(jīng)理和資產(chǎn)保管人口頭指導(dǎo)一次，連續(xù)兩次以上，按已發(fā)生次數(shù)每次對部門經(jīng)理和保管人各扣一分。2.7對未按規(guī)定審批，擅自調(diào)撥、借用糾正后沒造成損失的，對部門經(jīng)理和資產(chǎn)管理員、保管責(zé)任人第一次，口頭指導(dǎo)，兩次以上按次數(shù)累計每次扣罰一分。造成損失的（運費、拆裝費、損壞、丟失）一律由上述責(zé)任人按等比例共同賠償。2.8對外部企業(yè)贈送的柜臺、設(shè)備等資產(chǎn)，不按規(guī)定程序辦理入庫手續(xù)，直接使用，導(dǎo)致帳實、帳帳不符的，對部門經(jīng)理和資產(chǎn)管理員按2.7處罰標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。3、低值易耗品的具體管理辦法與固定資產(chǎn)管理辦法相同。四、應(yīng)用表格章節(jié)1、資產(chǎn)《急需外購申請表》急需外購物品申請表申請部門：日期：年月日本月預(yù)算：申購物品數(shù)量單價預(yù)計金額申購說明合計大寫金額￥：經(jīng)辦人：部門經(jīng)理：辦公室負(fù)責(zé)人：主管副總：2、調(diào)撥單與新增（表例）調(diào)撥單年月日調(diào)入部門例:亞太新城調(diào)出部門例：體育場商品名稱單位數(shù)量單價金額備注十萬千百十元角分鼓風(fēng)機個1G-YXC-BG-XXX會記：保管人：XXX提貨人：XXXX新增圖表（表例）調(diào)撥單年月日調(diào)入部門例:亞太新城調(diào)出部門例：新增商品名稱單位數(shù)量單價金額備注十萬千百十元角分鼓風(fēng)機個1G-YXC-BG-XXX會記：保管人：XXX提貨人：XXXX3、資產(chǎn)的維修與報廢申請表（表例）財產(chǎn)處置單部門：亞太新城申請?zhí)幚矸绞剑骸鯃髲U□出售□其它資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量原值已提折舊凈值購買日期D-YXC-BG-XXX鼓風(fēng)機個1G-YXC-BG-XXX打印機臺1原因：使用部門負(fù)責(zé)人保管人專業(yè)部門意見（工程部或信息中心）資產(chǎn)管理部門意見財務(wù)部門意見采購篇：隨著集團(tuán)業(yè)務(wù)的不斷擴大，非商品物質(zhì)的采購量日益增加，為保證采購質(zhì)量、提高工作效率、控制人力成本，采購必須實現(xiàn)提前申報、計劃采買，根據(jù)采買的需求不同分以下三種采買申請形式：計劃內(nèi)采買、計劃外采買、急需外購采買。一、計劃內(nèi)采買申請：所謂計劃內(nèi)是指費用在計劃指標(biāo)之內(nèi)按要求時間提前申報，如：計劃內(nèi)辦公用品、物料消耗及電工電料均需要提前提報申請，辦公室采購員在接到申請的三日內(nèi)采買完畢，具體流程如下：庫管員將申請報辦公室、專業(yè)部門、財務(wù)部負(fù)責(zé)人審批簽字申報表報到辦公室?guī)旆?，費用主管審核后記賬員匯總，庫管員根據(jù)庫存提報申請庫管員將申請報辦公室、專業(yè)部門、財務(wù)部負(fù)責(zé)人審批簽字申報表報到辦公室?guī)旆浚M用主管審核后記賬員匯總，庫管員根據(jù)庫存提報申請各部門根據(jù)部門的實際需要并結(jié)合費用指標(biāo)25日前詳細(xì)提報下月的需求，詳細(xì)填寫物品的名稱、價格、型號等詳細(xì)的信息采購員實施采購采購員核對確認(rèn)價格后簽字采購員實施采購采購員核對確認(rèn)價格后簽字申購部門的負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)計劃內(nèi)非商品物資申購審批（如辦公用品、物料消耗等）使用的申報表樣如下：采購審批表采購部門：日期：年月日采購物品數(shù)量單價預(yù)計金額申領(lǐng)部門備注合計采購說明：經(jīng)辦人：部門經(jīng)理：相關(guān)部門負(fù)責(zé)人：主管副總：備注：大型促銷活動禮品申報中如需定制的專版產(chǎn)品至少需提前15天提報申請到辦公室，無需定制的成型產(chǎn)品至少需提前10天提報；二、計劃外（包括預(yù)算外物品）采買申請：所謂計劃外：一是指超出了費用指標(biāo)范圍的申請；二是無法提前報計劃的臨時出現(xiàn)的零星采買。固定資產(chǎn)及低值易耗資產(chǎn)申請采購時，需定制的或遠(yuǎn)途送貨的如家具等要只少提前7---10天，其他成型的產(chǎn)品需至少提前3天提報，其他計劃外采購要提前3----5天。計劃外非商品物資采購申請（包括固定資產(chǎn)及低值易耗）申購部門計劃外非商品物資采購申請（包括固定資產(chǎn)及低值易耗）申購部門根據(jù)需求填寫預(yù)算外物品費用審批表，詳細(xì)注明需求物品的名稱、型號等申購部門負(fù)責(zé)人審批簽字申購部門將申請交友專業(yè)部門（工程部、信息中心）、辦公室負(fù)責(zé)人審核簽字財務(wù)審批或財務(wù)請示王總審批采購員接到申請后實施購買預(yù)算外物品費用審批表申請部門：日期：年月日本月預(yù)算：超預(yù)算申購說明：物品/項目數(shù)量單價預(yù)計金額超預(yù)算金額合計大寫金額￥：申請人：部門經(jīng)理：專業(yè)部門負(fù)責(zé)人：辦公室負(fù)責(zé)人：主管副總：三、急需外購采買申請急需外購物品申購審批（一般指維修用件的緊急采購、公司領(lǐng)導(dǎo)的特殊采購）無急需外購物品申購審批（一般指維修用件的緊急采購、公司領(lǐng)導(dǎo)的特殊采購）無申購審批手續(xù)，又必須短時間內(nèi)采購到位的商品部門申請人需電話告知辦公室負(fù)責(zé)人辦公室負(fù)責(zé)人與申購部門負(fù)責(zé)人以及財務(wù)負(fù)責(zé)人溝通確認(rèn)核實可履行申購審批手續(xù)的，詳細(xì)填寫急需外購物品申請表申購部門補辦審批手續(xù)交采購員采購員采買急需外購物品申請表申請部門：日期：年月日本月預(yù)算：申購物品數(shù)量單價預(yù)計金額申購說明合計大寫金額￥：經(jīng)辦人：部門經(jīng)理：辦公室負(fù)責(zé)人：主管副總：四、申報時間的說明：1.采購人員接到的申請為最終審批的有效申請，自接到有效申請之日起計算時間。2.如需求部門遲延申報，則按采購員接到申請之日起順延至規(guī)定時間。3.未按規(guī)定提報采購申請的，一律不予采購。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔標(biāo)簽、說明書、合格證及中、小盒管理規(guī)則目的：加強標(biāo)簽、說明書、合格證以及印有方案的內(nèi)包材料的管理，防止差錯。二、適用范圍：適用于我公司所有產(chǎn)品的標(biāo)簽、說明書、合格證、印有文字內(nèi)包材料的管理。三、責(zé)任者：供應(yīng)部經(jīng)理、采購員、總工辦主辦、質(zhì)保部經(jīng)理、倉庫等。四、標(biāo)簽、說明書合格證管理制度：1、藥品標(biāo)簽、使用說明書要與藥品監(jiān)督管理部門批準(zhǔn)的內(nèi)容、式樣、文字相一致。2、印有文字內(nèi)容的藥品風(fēng)包裝物及小、中盒要按標(biāo)簽管理。3、標(biāo)簽、使用說明書及印有方案內(nèi)容的藥呂內(nèi)包材料、小中盒的設(shè)計底稿要經(jīng)質(zhì)保部審核批準(zhǔn)。4、供應(yīng)部采購員將批準(zhǔn)的設(shè)計稿交付已審計批準(zhǔn)的印刷廠，由印刷廠提供設(shè)計清樣。所有產(chǎn)品的標(biāo)簽、說明書、印有方案內(nèi)容的內(nèi)、包裝中小盒及中小盒其大小、形狀、顏色要有明顯的區(qū)別，不得相互雷同。5、由供應(yīng)部及質(zhì)保部安排人員對印刷清樣進(jìn)行核對、檢查、確認(rèn)其印刷質(zhì)量后由供應(yīng)部與印刷廠家簽訂供貨合同。6、對供貨單位的要求和管理：6.1在甲乙兩方簽訂協(xié)議（合同時）時，要求供應(yīng)方對“標(biāo)簽、說明書、合格證、印有方案的內(nèi)包裝材料等加強管理”的具體內(nèi)容寫入合同正式條款；6.1.1供貨方嚴(yán)格按合同數(shù)生產(chǎn)，如果多生產(chǎn)，應(yīng)如實告訴我公司，并將多生產(chǎn)的產(chǎn)品運來我公司保管；6.1.2生產(chǎn)中產(chǎn)生的廢品及時銷毀（燒毀），做到妥善處理；6.1.3生產(chǎn)出的成品及廢品未處理前均要有專用庫（區(qū)）存放，落鎖保管；6.1.4印制標(biāo)簽、說明書、合格證、印有文字內(nèi)容的內(nèi)包材料的印刷自動應(yīng)有專用房間落鎖保管；6.1.5如因某種原因供貨方需要異地印刷時，需要先征得我公司同意后，才能進(jìn)行異地生產(chǎn)；6.1.6如因供貨方管理不善，將標(biāo)簽、說明書、合格證、印有文字內(nèi)容的內(nèi)包材料流入社會，會造成的損失由供貨方負(fù)責(zé)。6.2要求供貨方對印制的標(biāo)簽、說明書、合格證的包裝數(shù)要準(zhǔn)確，不得有多有少。每個小包裝單位一般不超過500張，最多不超過1000張。包裝要牢固，防止搬運中散裝。7、標(biāo)簽、說明書、合格證、印有文字內(nèi)容的內(nèi)包裝材料入庫程序：按《包裝材料入庫程序》進(jìn)行。8、標(biāo)簽、說明書、合格證及印有方案內(nèi)容的內(nèi)包材料的倉儲保管：8.1要有專用庫存、專柜、加鎖保管；8.2不同品種以