EPC工程項(xiàng)目部信息文控管理制度

EPC工程項(xiàng)目部信息文控管理制度項(xiàng)目信息的收集整理、分析處理、上傳下達(dá)、分類歸檔是EPC工程項(xiàng)目信息文控管理的主要工作。項(xiàng)目信息最終以各類文件的形式存在，從而進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。1.項(xiàng)目信息的分類1.1按級(jí)別和層次劃分上級(jí)部門的信息；EPC總承包商項(xiàng)目經(jīng)理部的信息；分包商的信息；項(xiàng)目外部的其它信息。2.按信息來(lái)源劃分2.1內(nèi)部信息：指EPC工程項(xiàng)目經(jīng)理部?jī)?nèi)部傳遞的信息。2.2外部信息：EPC工程項(xiàng)目經(jīng)理部與業(yè)主、PMC／監(jiān)理等單位之間的往來(lái)信息。3.按形式劃分3.1各種書面文件，包括通知、報(bào)告、程序、申請(qǐng)、指令等工程管理文件和工程圖紙、變更、方案、措施等技術(shù)文件。3.2傳真，傳真文件的有效性應(yīng)視同傳真文件原件。3.3信函，包括接收的信函以及發(fā)送的信函原件。3.4電子文件，當(dāng)面?zhèn)鬟f的電子版文件的載體或形式包括光盤、軟盤、USB盤和計(jì)算機(jī)紅外線對(duì)傳、網(wǎng)絡(luò)共享等。有效文件的電子掃描件可視為電子文件。3.5電話，指一般意義上的通知、工作洽談等信息溝通。重要事務(wù)或緊急狀況下的通知、要求、指令、承諾等，也應(yīng)以電話先行聯(lián)絡(luò)，必要時(shí)應(yīng)以適當(dāng)?shù)臅嫘问絼偤糜枰源_認(rèn)。3.6會(huì)議紀(jì)要，指項(xiàng)目中的例會(huì)、專題會(huì)等會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要。4.項(xiàng)目文件的分類EPC工程項(xiàng)目文件要求實(shí)行先按文件來(lái)源單位不同進(jìn)行分類，然后按管理要素及文件功能進(jìn)行綜合分類，最終依據(jù)文件的形式、內(nèi)容進(jìn)行分類，其具體分類狀況如表17．1所示。一級(jí)分類書目(按單位)二級(jí)分類書目(按要素、功能)三級(jí)分類書目(僅做參考)業(yè)主項(xiàng)目組文件1．管理文件業(yè)主代表文件2．技術(shù)文件1．決策立項(xiàng)、招投標(biāo)、文控信息、質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用、HSE、其它(規(guī)劃／細(xì)則、創(chuàng)優(yōu)安排歸入質(zhì)量)。政府質(zhì)量監(jiān)督站文件3．變更文件2．圖紙、設(shè)計(jì)、組織設(shè)計(jì)、方案／措施、各關(guān)鍵特別作業(yè)指導(dǎo)書、其它。PMC／監(jiān)理文件4．培訓(xùn)考核3．設(shè)計(jì)變更、選購(gòu) 變更、施工變更。4.文控信息、質(zhì)量、HSE、進(jìn)度、費(fèi)用、其它。EPC總承包商文件5．合同文件5．合同、實(shí)物清單及合同條款變更。6．總進(jìn)度安排、年／季，月安排、征地安排、物資安排、供應(yīng)商文件6．生產(chǎn)安排工作安排、作業(yè)安排、其它。7．通知、看法、聯(lián)系函、備忘錄、請(qǐng)示、回復(fù)函、匯各分包商文件7．通用公文報(bào)、建議、報(bào)告、其它。8．協(xié)調(diào)會(huì)、調(diào)度會(huì)、專題會(huì)、圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)交底、本單位文件8．會(huì)議紀(jì)要9．工程報(bào)表10．工程總結(jié)11．簽認(rèn)報(bào)審12．工程記錄報(bào)告13．資質(zhì)資產(chǎn)PMC／監(jiān)理例會(huì)、其他。9．施工報(bào)表(日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào))、PMC，監(jiān)理報(bào)表(周報(bào)、月報(bào))、人機(jī)料報(bào)表(日、周、月)。10．部門總結(jié)(信息文控管理、質(zhì)量限制、進(jìn)度限制、費(fèi)用限制、HSE管理、合同管理)、單位總結(jié)(一般總結(jié)、階段總結(jié)、工程總結(jié))。11．費(fèi)用報(bào)審(工量簽證、撥付款、索賠等)、進(jìn)度報(bào)審(開停工、復(fù)工、安排、延期)、質(zhì)量報(bào)審、HSE報(bào)審、文控信息報(bào)審。12．信息文控、質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用、HSE、其它。13．單位資質(zhì)、人員資質(zhì)、施工設(shè)備、儀器工具。EPC總承包商依據(jù)與本單位有信函往來(lái)關(guān)系的單位，按上述一級(jí)書目表對(duì)文件進(jìn)行選擇分類；對(duì)已建立的一級(jí)書目均按收到該單位的文件進(jìn)行二級(jí)分類；在二級(jí)書目分類合理的基礎(chǔ)上，EPC總承包商還應(yīng)進(jìn)行文件三級(jí)書目的劃分(上表可供參考選取用)，進(jìn)一步的細(xì)化由EPC總承包商自行駕馭。EPC總承包商可依據(jù)本單位和本專業(yè)的特點(diǎn)，建立相宜的文檔信息管理系統(tǒng)，對(duì)各自的專業(yè)文件進(jìn)行管理。2.信息文控的編碼依據(jù)EPC工程有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的要求，編制與其相適合的“信息文控編碼程序”，對(duì)工程項(xiàng)目從投標(biāo)、設(shè)計(jì)、選購(gòu) 、施工、試運(yùn)行到竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、聲像等各種載體的信息文控資料進(jìn)行編碼，科學(xué)地管理項(xiàng)目信息文控，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息文控管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和統(tǒng)一。3．信息文控管理的組織協(xié)調(diào)與職責(zé)分工3.1信息文控管理的組織EPC工程項(xiàng)目經(jīng)理部下設(shè)信息文控中心，為信息文檔管理的歸口部門。信息文控中心的組成成員應(yīng)包括信息文控工程師、IT工程師。信息文控管理是一個(gè)二級(jí)限制模式，信息文控中心從總體上負(fù)責(zé)項(xiàng)目全部信息的匯總、限制和管理。在項(xiàng)目經(jīng)理部各部門再設(shè)置信息文控人員，負(fù)責(zé)該部門的信息文控管理工作。信息文控工程師與各部門的文檔管理人員相互協(xié)調(diào)協(xié)作從而構(gòu)成了項(xiàng)目文檔限制網(wǎng)絡(luò)，如圖17．1所示。3.2信息文控管理的職責(zé)分工EPC工程項(xiàng)目經(jīng)理及各部門經(jīng)理項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)項(xiàng)目經(jīng)理部發(fā)往業(yè)主文件等信息的簽發(fā)。項(xiàng)目經(jīng)理外出時(shí)可指定一名副經(jīng)理代替簽發(fā)信函。部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門報(bào)批文件的簽發(fā)。信息文控中心.1編制用于指導(dǎo)項(xiàng)目的全部文檔管理工作的文檔管理程序，并負(fù)責(zé)該程序的應(yīng)用和推廣。.2將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于信息文控管理工作中，建立EPC工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，建立并維護(hù)計(jì)算機(jī)信息文檔數(shù)據(jù)庫(kù)，在項(xiàng)目?jī)?nèi)部建立局域網(wǎng)絡(luò)，使信息可以剛好精確的獲得、傳遞、更新、共享。.3對(duì)項(xiàng)目文檔的打算、報(bào)批、分發(fā)、存檔和作廢等一系列處理過(guò)程進(jìn)行有效的限制和管理，確保項(xiàng)目文檔的質(zhì)量和格式滿意文檔運(yùn)用者的須要。.4負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施期間文檔的印刷、分發(fā)以及臨時(shí)存檔，供應(yīng)項(xiàng)目文檔查閱及復(fù)印服務(wù)。.5負(fù)責(zé)文檔整理分類，在項(xiàng)目結(jié)束后負(fù)責(zé)項(xiàng)目文檔的移交工作。.6負(fù)責(zé)竣工文件的整理工作。.7按合同要求負(fù)責(zé)項(xiàng)目其他參加方計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的建立。.8各部門信息文控人員依據(jù)信息文控中心的程序要求建立本部門信息文控管理體系，參加制訂文件編碼系統(tǒng)。.9依據(jù)要求剛好提交各類文件狀態(tài)。負(fù)責(zé)本部門全部文檔的處理和最終歸檔。.10負(fù)責(zé)接受信息文控中心對(duì)本部門信息文控管理的質(zhì)量審核。4.EPC工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)4.1管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)EPC工程項(xiàng)目管理部將信息系統(tǒng)連到Intemet網(wǎng)，項(xiàng)目全部參加方通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享工程建設(shè)信息。系統(tǒng)連接Internet網(wǎng)的方式多種多樣。典型的網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)示意圖如圖17-2所示。圖17-2管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)示意圖4.2管理信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)系統(tǒng)采納基于Web技術(shù)的B／S架構(gòu)，系統(tǒng)只須在服務(wù)器安裝工程信息管理系統(tǒng)軟件加Web服務(wù)器軟件加數(shù)據(jù)庫(kù)，客戶端須運(yùn)用當(dāng)前流行的閱讀器即可隨時(shí)隨地共享管理信息資源。系統(tǒng)包括工程信息數(shù)據(jù)庫(kù)、工程信息管理系統(tǒng)軟件和網(wǎng)站三個(gè)部分。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)示意圖如圖17-3所示。圖17-3管理信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)示意圖4.2.1項(xiàng)目參加方和社會(huì)公眾都可以訪問(wèn)項(xiàng)目網(wǎng)站。外部公眾可以通過(guò)訪問(wèn)網(wǎng)站了解工程動(dòng)態(tài)、有關(guān)工程的新聞，同時(shí)還可以留言和參加某些探討。4.2.2EPC總承包商內(nèi)部通過(guò)用戶名和密碼進(jìn)入工程信息管理系統(tǒng)，向系統(tǒng)供應(yīng)或獲得工程信息，進(jìn)行網(wǎng)上工作處理，發(fā)布安排或指示，了解督辦事宜落實(shí)狀況，了解會(huì)議信息，對(duì)工程有關(guān)人員進(jìn)行網(wǎng)上培訓(xùn)，對(duì)方案等進(jìn)行審查和論證等等。4.2.3數(shù)據(jù)庫(kù)用來(lái)存儲(chǔ)整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的大量信息，它是工程信息系統(tǒng)管理軟件的基礎(chǔ)，工程信息系統(tǒng)管理軟件在工程信息數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上開發(fā)應(yīng)用。4.3管理信息系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)管理信息系統(tǒng)包含的功能有：文檔管理、質(zhì)量限制、進(jìn)度限制、費(fèi)用限制、合同管理、HSE管理、物資管理、電子郵件、網(wǎng)上培訓(xùn)和系統(tǒng)管理，如圖7-4所示。圖17—4項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)構(gòu)成4.3.1本模塊涵蓋了辦公自動(dòng)化的功能，主要功能包括：4.3.14.3.14.3.1．3文檔接收、批閱、備案、傳遞和處理，文檔的批閱4.3.14.3.14.3.14.3.2本模塊是用于對(duì)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)質(zhì)量、選購(gòu) 質(zhì)量、施工質(zhì)量等進(jìn)行限制和管理，主要功能包括：4.3.24.3.24.3.24.3.24.3.24.3.2．64.3.3本模塊可實(shí)現(xiàn)的功能包括：4.3.34.3.34.3.34.3.34.3.34.3.34.3.34.3.34.3.34.3.34.3.4本模塊可實(shí)現(xiàn)的功能包括：4.3.44.3.4．2實(shí)際完4.3.44.3.44.3.44.3.44.3.5本模塊可以實(shí)現(xiàn)的功能包括：4.3.54.3.54.3.5．3通過(guò)狀態(tài)的改變從宏觀角度4.3.54.3.54.3.6本模塊可以實(shí)現(xiàn)的功能包括：4.3.64.3.64.3.64.3.64.3.64.3.64.3.7本模塊可以實(shí)現(xiàn)的功能包括：4.3.74.3.74.3.74.3.74.3.74.3.74.3.74.3．8電子郵件子系統(tǒng)電子郵件系統(tǒng)為工程內(nèi)部聯(lián)絡(luò)供應(yīng)便利。其主要功能有包括：4.3.84.3.84.3.8.3POP3加密4.3.84.3.84.3.84.3.84.3.84.3.84.3.84.3.9本模塊供應(yīng)各種形式的網(wǎng)上培訓(xùn)，既可以將需培訓(xùn)的內(nèi)容制作成音像資料放到網(wǎng)上，供各有關(guān)單位下載，又可以采納類似閑聊室的文字交互的方式進(jìn)行，還可以將要培訓(xùn)的內(nèi)容干脆以文檔的形式放到網(wǎng)上以供學(xué)習(xí)。4.3.10系統(tǒng)管理子系統(tǒng)主要包括工程組織結(jié)構(gòu)管理、用戶帳號(hào)和密碼管理、用戶權(quán)限管理、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的備份、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的復(fù)原等。為保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的平安性，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)既要有自動(dòng)備份功能(每日)，又要有手動(dòng)備份功能，鑒于系統(tǒng)數(shù)據(jù)浩大，應(yīng)采納增量備份的方式。當(dāng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)被破壞或不一樣時(shí)，要能夠自動(dòng)復(fù)原。4.4工程總承包項(xiàng)目信息文控管理流程項(xiàng)目信息的收集項(xiàng)目信息的收集是項(xiàng)目信息管理的基礎(chǔ)。在項(xiàng)目信息管理過(guò)程中，要培育和樹立項(xiàng)目全員信息管理意識(shí)，保證所收集信息的全面性、精確性和有效性。在項(xiàng)目信息收集過(guò)程中，要依據(jù)項(xiàng)目信息標(biāo)準(zhǔn)化的要求，形成標(biāo)準(zhǔn)的原始信息，為項(xiàng)目信息管理的傳遞、處理、反饋和存儲(chǔ)供應(yīng)便利。信息的積累和管理應(yīng)列入項(xiàng)目建設(shè)安排和有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍之中，并有相應(yīng)的檢查、限制及考核措施。4.4.1.1凡是反映與項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有利用價(jià)值的各種載體的信息，都應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)項(xiàng)目檔案。.2收集時(shí)間應(yīng)按信息形成的先后依次或項(xiàng)目完成狀況剛好收集。.3各方職責(zé).3.1項(xiàng)目打算階段形成的前期信息應(yīng)由業(yè)主各承辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、積累并確保信息的剛好性、精確性。.3.2EPC總承包商負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中所需信息的收集、積累，確保信息的剛好性、精確性，并按規(guī)定向業(yè)主檔案部門提交有關(guān)信息。.3.3各分包商負(fù)責(zé)其分包項(xiàng)目全部信息的收集、積累、整理，并確保信息的剛好性、精確性。.3.4項(xiàng)目PMC／監(jiān)理負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目建設(shè)中信息收集、積累和齊全、完整、精確狀況。.3.5緊急(質(zhì)量、健康、平安、環(huán)境)狀況由發(fā)覺單位快速上報(bào)，具體依據(jù)EPC工程項(xiàng)目經(jīng)理部質(zhì)量管理體系文件和HSE管理體系文件中的相關(guān)程序執(zhí)行。4.4.24.4.2.1EPC總承包商接收到的外部信息，在進(jìn)行處理和傳遞分發(fā)之前必需審查其有效性。如發(fā)覺收到的文件和資料在有效性存在問(wèn)題，應(yīng)馬上與發(fā)放信息的單位聯(lián)系，取得有效的證據(jù)。對(duì)于接收到的外部信息由信息文控中心接收并確認(rèn)其有效性，進(jìn)行編碼，再依據(jù)文件類別填寫“來(lái)文登記表”，登記過(guò)的文件由信息文控人員呈交項(xiàng)目經(jīng)理批閱、批辦或轉(zhuǎn)批。然后交信息文控中心復(fù)印，原件存檔，復(fù)印件依據(jù)“文件發(fā)放登記表”分發(fā)到相關(guān)各部，或提交有關(guān)部門處理，必要時(shí)報(bào)送業(yè)主。4.4.2.2內(nèi)部信息依據(jù)EPC工程項(xiàng)目經(jīng)理部要求起草后形成正式文件，由項(xiàng)目經(jīng)理審批后再由信息文控中心登記、編碼、復(fù)印，然后依據(jù)“文件發(fā)放登記表”分發(fā)到相關(guān)各部，必要時(shí)報(bào)送業(yè)主。項(xiàng)目的全部信息資料，在運(yùn)用前應(yīng)由有關(guān)的責(zé)任部門或人員進(jìn)行評(píng)審。如發(fā)覺錯(cuò)誤或疑問(wèn)，應(yīng)剛好與供應(yīng)部門聯(lián)系，協(xié)商解決，以確保質(zhì)量。4.44.4.4.4.34.4.3.14.4.3.1.3報(bào)批文件由各部門打算(內(nèi)容涉及其他部門時(shí)，由文件編制部門牽頭會(huì)簽)，連同由部門經(jīng)理簽字的“文件傳送單4.4.34.4.4.4.3.24.4.34.4.3.2.3技術(shù)類文件、程序類文件、管理類文件、設(shè)計(jì)變更、組織設(shè)計(jì)報(bào)批文件等特別要求的紙質(zhì)傳真類文件，在收到對(duì)方“文件傳送單”或傳真文件后，第一時(shí)間在“文件傳送單4.4.4EPC工程項(xiàng)目中流淌的各類信息最終都會(huì)以各類文件的形式進(jìn)行存儲(chǔ)保存。針對(duì)項(xiàng)目信息的存儲(chǔ)管理也即為對(duì)于項(xiàng)目文件的管理。4.4.44.4.44.4.44.4.44.4.44.4.44.4.4.2.1歸檔文件必需4.4.44.4.44.4.4.