水泥公司檔案管理規(guī)定模版

檔案管理規(guī)定1目的加強(qiáng)公司檔案管理，明確工作職責(zé)，規(guī)范存用工作程序，保證檔案的保存完整性和內(nèi)容的保密性，并確保借閱的高效性和安全性。2適用范圍本規(guī)定適用于公司檔案管理工作。3職責(zé)3.1行政辦公室總控，其它單位分控。3.2公司檔案實行二級管理，一級管理是指公司級別檔案資料由行政辦公室統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料由各部門負(fù)責(zé)檔案資料管理。3.3檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。3.5行政辦公室檔案管理員有責(zé)任對二級檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。4歸檔4.1凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)、經(jīng)營、企業(yè)管理、工程建設(shè)及有關(guān)黨務(wù)、政務(wù)等活動，以紙質(zhì)或視頻影像存在的具有查考利用價值的文件資料、公司證件均屬歸檔范圍。4.2凡屬歸檔范圍的文件資料，均由歸屬部門集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。4.3歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，檔案室保存復(fù)印件。4.4業(yè)務(wù)活動中涉及金融財稅方面的檔案資料，由財務(wù)部保存；屬于人事方面的檔案資料，由人力資源部保存；屬于設(shè)備方面的檔案資料，由設(shè)備部保存；屬于質(zhì)量方面的檔案資料，由化驗室保存；屬于安全的檔案資料，由企劃安環(huán)部保存。4.5由公司對外簽訂的采購、銷售等經(jīng)濟(jì)合同，由行政辦公室保存一份原件。4.6在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交行政辦檔案室。4.7檔案形成過程中的有關(guān)詳細(xì)記錄、驗收、說明、體系審核、報表等屬于二級檔案資料的，由各部門具體負(fù)責(zé)存檔管理工作。4.8資料的歸檔要形成以月、季度、年為周期的定期歸檔時限，任何人員不得對資料拖期歸檔。5檔案保管5.1要根據(jù)檔案有關(guān)部門的規(guī)定，編制檔案保管期限表，檔案保管分永久、長期（16年—50年）、短期（15年以下）三種，確定保管期限的基本原則是：5.2對集團(tuán)有長遠(yuǎn)利用價值的檔案應(yīng)永久保存。5.2.1公司章程；5.2.2股東名簿；5.2.3股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要；5.2.4公司證照；5.2.5各級批文；5.2.6公司年度經(jīng)營計劃；5.2.7公司年度經(jīng)營總結(jié)；5.2.8年度財務(wù)報表；5.2.9技術(shù)資料；5.2.10不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；5.2.11人事資料；5.2.12大型活動圖片、音像資料；5.2.13其他核定須永久保存的文書。5.3在一定時期內(nèi)對集團(tuán)有利用價值的檔案應(yīng)長期保存。5.3.1會計憑證；5.3.2經(jīng)核定須十五年保存的文書；5.3.3其它財務(wù)類檔案按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.4在短時間內(nèi)對集團(tuán)有一定利用價值的檔案應(yīng)短期保存。如：期滿或解除的合同協(xié)議；完結(jié)后的項目方案；部門工作計劃及工作總結(jié)；完結(jié)后的部門請求報告等。5.5接收檔案必須認(rèn)真驗收，并辦理登記手續(xù)。存放檔案必須有專用的柜、架，排放方法要科學(xué)和便于查找。5.6要定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對工作，做到帳、物相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。5.7做好檔案的鑒定銷毀工作，由公司領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)科室、檔案人員組成鑒定小組，定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行直接鑒定，提出銷毀意見，銷毀前應(yīng)編制出銷毀清冊（一式二份，一份存檔案室）。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后報主管單位備案，銷毀檔案時，最少有二人監(jiān)銷，防止失密。5.8凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。6檔案借閱6.1檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。6.2借出檔案材料原則上時間不得超過一周，特殊情況可根據(jù)工作開展時間，注明歸還時間，過期由檔案管理員催還，并出示逾期說明。6.3借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。6.4借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。6.5借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。6.6借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。公司一級檔案由公司總經(jīng)理簽批后方可借閱，公司二級檔案由部門負(fù)責(zé)人簽批后方可借閱。7特殊檔案借閱提取檔案資料后不再返還檔案室；非人事部門查閱人事檔案的；外單位人員借閱或復(fù)制財務(wù)檔案的；財務(wù)檔案需帶出公司的；變更企業(yè)證件內(nèi)容的需經(jīng)董事長批準(zhǔn)或董事長指定授權(quán)人批準(zhǔn)。8附則8.1水泥股份公司檔案管理執(zhí)行集團(tuán)檔案相關(guān)規(guī)定；8.2原*水泥【2015】43號文同時廢止。八公務(wù)車輛管理規(guī)定1車輛管理1.1車輛管理實行“三定”原則，即定人、定車、定職責(zé)，車輛必須停放在公司指定區(qū)域，車鑰匙存放在小車隊，并采取必要的三防措施。1.2車隊要建立公務(wù)車輛檔案,對車輛維修、換件、公里統(tǒng)計等進(jìn)行詳細(xì)登記，并及時辦理年檢、保險手續(xù)。1.3每天車隊原則留一輛公務(wù)車輛備用，預(yù)防突發(fā)等緊急情況。2派車管理2.1各部門用車需經(jīng)OA提交派車申請流程，公司領(lǐng)導(dǎo)用車，可由車隊隊長直接派車。OA提交派車申請流程，應(yīng)寫清用車人、搭車人、事由、目的地，一次出車多個目的地的均需詳細(xì)注明。2.2各部門公務(wù)用車應(yīng)提前報用車計劃，出長差者須提前一天報用車計劃，以便于車隊做好車輛調(diào)度，駕駛員做好出差準(zhǔn)備工作。2.3下班后需用車輛，由值班組長負(fù)責(zé)派車并通知車隊隊長（可不走OA流程）。2.4業(yè)務(wù)單位借用車輛，經(jīng)董辦批準(zhǔn)后給予派車。2.5在公司車輛緊張時，可使用個人車輛，并走OA流程。3車輛出車管理3.1每天上班后，駕駛員首先檢查好車輛，包括油料、水、輪胎、衛(wèi)生等，確保出車安全、及時。3.2車輛出長差前，除做好車輛狀況常規(guī)檢查外，駕駛員要做好行駛路線熟悉、攜帶物品準(zhǔn)備工作，出差期間，要加強(qiáng)車輛狀況檢查，并做好對乘車人員的服務(wù)工作。3.3駕駛員要嚴(yán)格按照《派車流程》填寫路線行駛，行車中乘車人員因事臨時改變路線，需向公司車隊或行政辦公室電話同意后駕駛員方可改變路線，返回后及時進(jìn)行登記。3.4個人車輛出車，出車前后需由車隊隊長對起碼、止碼進(jìn)行審核登記，作為費(fèi)用報銷依據(jù)。3.5出車途中，駕駛員要自覺遵守交通法規(guī)，做到文明行車，安全行車。車輛出車期間，駕駛員嚴(yán)禁喝酒、行駛中嚴(yán)禁吸煙、打電話、玩手機(jī)、開英雄車、斗氣車。4車輛出入大門管理4.1車輛出門由保衛(wèi)部憑《派車單》放行，夜間駕駛員應(yīng)打開車內(nèi)燈光，配合保衛(wèi)檢查。第二天10點前由保衛(wèi)部將派車單送小車隊備查。4.2公司班車攜帶物資出門時，由物資所在單位辦理物資出門證，經(jīng)保衛(wèi)部人員核實，班車駕駛員開箱裝車。4.3車輛進(jìn)廠，白天可直接進(jìn)入，夜間需主動配合保衛(wèi)部進(jìn)行登記后方可進(jìn)入。4.4車隊要及時將最新的《車輛明細(xì)表》交保衛(wèi)部，保衛(wèi)部轉(zhuǎn)至門衛(wèi)，以便對集團(tuán)車輛加以確認(rèn)，并及時放行。5加油管理5.1車輛加油需憑油卡到公司簽約加油站加油，加完油后駕駛員需對加油數(shù)量進(jìn)行記錄，待出差返回向隊長登記報備。5.2個人車輛加油，憑車隊統(tǒng)計的公里數(shù)給予油補(bǔ)，每10公里補(bǔ)助1公升汽油。5.3車隊要嚴(yán)格控制燃料消耗，所有車輛由車隊隊長負(fù)責(zé)月度行駛里程和實際用油量統(tǒng)計，作為駕駛員節(jié)能考核和里程考核的憑證。5.4車隊每月定期匯總個人用車加油補(bǔ)助，由行政辦審核，作為審計部門審計車隊主要資料留存。6車輛維修及費(fèi)用報銷管理6.1車輛例行保養(yǎng)、維修、裝飾時，由駕駛員提出申請，小車隊隊長核實后填寫OA流程，超出維修項目或無OA申請流程產(chǎn)生的維修費(fèi)用不予報銷。6.2車輛進(jìn)行大項目維修時，應(yīng)請示公司領(lǐng)導(dǎo)同意后再進(jìn)行維修，車輛更換下來的廢、舊件應(yīng)帶回公司，經(jīng)車隊隊長查驗登記后，交到公司倉儲部。6.3車輛的年審費(fèi)、保險費(fèi)、出差途中產(chǎn)生的高速費(fèi)、過橋費(fèi)、油料費(fèi)及合理的維修費(fèi)等費(fèi)用開支，由帶車人簽字確認(rèn)后予以報銷（洗車費(fèi)一律不予報銷）。7夜間值班管理7.1夜間值班時，由車隊隊長根據(jù)駕駛員情況進(jìn)行排班輪值，值班人員因工作需要駕車外出時，應(yīng)及時報車隊隊長增調(diào)值班人員，確保值班無空崗。7.2夜間值班車輛要相對固定，值班人員值班前應(yīng)檢查好車輛狀況，做好夜間應(yīng)急出車和消防車的駕駛。7.3值班人員應(yīng)按時到崗，確保手機(jī)24小時暢通，值班時間一律在值班室待命，未經(jīng)允許不得私自替值，不得脫崗、離崗。8車輛借用管理8.1用車人借用公司車輛出差時，按規(guī)定走OA派車流程，經(jīng)審批后由車隊根據(jù)情況借出相應(yīng)車輛，雙方檢查好車輛狀況，然后借出，車隊做好登記記錄。8.2借車人在使用期間，不得將公司車輛另行出借給他人，否則，車隊有權(quán)收回車輛，取消借車人借車資格。8.3借車人在使用車輛過程中，無論何種原因車輛出現(xiàn)問題，都應(yīng)及時通知車隊，由車隊做好車輛的維修工作。8.4借車人在使用期間，必須以公司利益為重，愛惜和妥善保管好公司車輛，因使用管理不善，造成車輛交通違章、損壞、遺失的，由借車人自行承擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失和法律責(zé)任。8.5借車人辦完業(yè)務(wù)后應(yīng)及時返回公司，并將車輛交給車隊，雙方檢查好車況后完成借用。9班車乘車要求9.1乘車人員上車入座后必須系好安全帶，確保乘車安全。9.2員工要做到文明乘車，上下車時要互相禮讓，不得擁擠、占座、搶座，不得抽煙、吃零食、隨地吐痰，乘車人員要保持好車內(nèi)衛(wèi)生，著裝要干凈、整潔。9.3乘車人員必須愛護(hù)班車設(shè)備，未經(jīng)許可，不得動用班車設(shè)備，如有損壞照價賠償。9.4為保證乘車人員安全，乘車人員必須按照停車點上下車，其他地點上下車駕駛員不予停車。乘車時要提前或準(zhǔn)時到達(dá)各自站點。外單位人員、員工家屬乘坐公司班車，需通知行政辦公室，由行政辦公室予以協(xié)調(diào)。10班車行駛路線10.1上班：集團(tuán)公司球場（05：50）→付莊紅綠燈路口（5：51）→文化路口（5：58）→礦務(wù)局醫(yī)院（6：00）→三盟酒店（6：02）→雙月門→錦繡蘭山（6：17）→臨西四路（6：19）→臨西八路（6：23）→臨→銀城花園（7：12）→銀光路口（7：15）→山水綠城（7：17）→建設(shè)路與西外環(huán)路口（7：23）→東大門→中控樓→辦公樓。10.2下班：辦公樓→中控樓→東大門→建設(shè)路與西外環(huán)路口→沂蒙廣場→山水綠城→銀光路口→霍家莊→馬莊路口→探沂→中緯路→北外環(huán)→臨西十一路→臨西八路→臨西四路→錦繡蘭山→盛世馨園小區(qū)→金九路→八塊石→雙月門→三盟酒店→礦務(wù)局醫(yī)院→文化路→付莊紅綠燈路口→集團(tuán)球場注：以上路線及時間根據(jù)實際需要隨時調(diào)整，由行政辦公室通知，行駛中車隊隊長可以根據(jù)路況隨時調(diào)整。11加油卡管理11.1公司車輛統(tǒng)一使用中國石化加油卡加油，實行一車一卡，每張加油卡限定車輛車號。11.2駕駛員需對油卡妥善保管，使用油卡保持卡面清潔，不得折彎，如有遺失應(yīng)及時到加油站掛失并承擔(dān)由此造成的損失。11.3公司車輛禁止現(xiàn)金加油，駕駛員應(yīng)隨時攜帶油卡，不得以任何理由用現(xiàn)金加油，如遇特殊情況需現(xiàn)金加油，需報行政辦公室備案。11.4車隊隊長每月打印加油交易明細(xì)，跟駕駛員記錄數(shù)量、日期等進(jìn)行核對，確保準(zhǔn)確無誤，做好檔案，以備審查。并做好個人車輛用油明細(xì)，認(rèn)真記錄，車號、用車人、加油數(shù)量、加油日期等，確保無誤。11.5車隊隊長每月15號至25號根據(jù)情況及時開具發(fā)票，做好資金周轉(zhuǎn)，確保車輛用油。每三個月由財務(wù)部協(xié)助審查。12車輛淘汰更新管理12.1里程標(biāo)準(zhǔn)：面包車15萬公里，桑塔納類轎車、貨車、大客車最低行駛30萬公里后，根據(jù)情況考慮進(jìn)行淘汰更新。12.2年限標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)實際用車情況，使用年限控制在運(yùn)行5-6年后。12.3車況標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)車輛運(yùn)行情況，主要依據(jù)車輛燒機(jī)油是否嚴(yán)重、車體銹蝕是否嚴(yán)重、車輛故障是否頻繁、車輛是否發(fā)生過交通事故、是否發(fā)生過機(jī)械故障等方面，確定車輛是否需要淘汰更換。12.4小車隊根據(jù)綜合車況，原則上每年6月份或12月份在符合更換標(biāo)準(zhǔn)的情況下淘汰車輛，經(jīng)供應(yīng)部落實市場確認(rèn)價格后，進(jìn)行淘汰更新。12.5對在車輛淘汰更新中，因把關(guān)不嚴(yán)、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不實、造成財產(chǎn)損失的，對責(zé)任人處以五倍損失罰款。因駕駛員造成減少車輛使用壽命的，按期損失價值的50%予以處罰。13定點發(fā)*公務(wù)車的管理13.1發(fā)車時間：每周一至周五早上8：40分，辦公樓前發(fā)車。中午11:30車輛返回公司。中午未辦完業(yè)務(wù)人員，或有其他情況者請及時聯(lián)系車隊，下午車隊隊長根據(jù)外派車輛情況接回。13.2行駛路線：公司至*縣城及縣城周邊。13.3乘車人員：因公務(wù)需到*辦理的員工。13.4去*辦理業(yè)務(wù)的人員，提前辦理OA派車流程，準(zhǔn)備好材料，于規(guī)定時間前到達(dá)公務(wù)車指定位置。因個人原因遲到的，公司不再予以派車。確有緊急事務(wù)需去*辦理的，辦理OA派車流程并說明情況。13.5駕駛員根據(jù)用車人出差地點和業(yè)務(wù)重要性合理規(guī)劃好路線，提高工作效率，縮短路長及等候時間。乘車人員有權(quán)和義務(wù)對駕駛員的違章行為予以制止。14灑水車管理14.1