融資擔(dān)保公司檔案管理制度模版

融資擔(dān)保公司檔案管理制度第一章總則為保障每筆業(yè)務(wù)歸檔的及時性、完整性和規(guī)范性，更好地為各項工作提供有效服務(wù)，特制訂本制度。第二章定義業(yè)務(wù)檔案指公司在各項業(yè)務(wù)的受理、調(diào)查、評價、審批、發(fā)放和后期管理過程中形成的具有法律意義、史料價值及查考利用價值的資料，包括但不限于合同、文件、賬表、函電、記錄、圖表、聲像、磁盤等各項資料。業(yè)務(wù)檔案管理是指業(yè)務(wù)檔案資料的收集、整理、立卷歸檔和保管的過程。第三章管理原則業(yè)務(wù)檔案管理實行“隨時立卷、逐個歸檔、統(tǒng)一管理”的原則。各項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集和管理業(yè)務(wù)檔案，每筆業(yè)務(wù)的全部檔案資料原則上集中在項目負(fù)責(zé)人處，并最終移交歸檔到辦公室檔案管理部門。第四章管理部門辦公室為檔案管理部門，下設(shè)檔案管理專職（兼職）崗位，并制定人員負(fù)責(zé)檔案管理。在公司各類業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢以前，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案管理；執(zhí)行完畢以后，統(tǒng)一移交檔案部門管理。擔(dān)保業(yè)務(wù)保后管理業(yè)務(wù)檔案資料按期歸檔，并在解除擔(dān)保責(zé)任后5個工作日內(nèi)完成全部資料歸檔。各項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和移交歸檔工作，由檔案管理部門統(tǒng)一保管。第五章分類根據(jù)公司業(yè)務(wù)檔案形成和使用特點，業(yè)務(wù)檔案分擔(dān)保、資金、投資三大類。第六章保管期限對公業(yè)務(wù)檔案保管期限一般為免除擔(dān)保責(zé)任后10年（企業(yè)基本材料、保后管理材料為5年），重要檔案為20年。對私業(yè)務(wù)檔案一般為免除擔(dān)保責(zé)任后3年，階段性擔(dān)保一般為免除擔(dān)保責(zé)任后半年。第七章整理立卷（一）、整理原則1、業(yè)務(wù)檔案的整理應(yīng)以項目為單位，對一個項目所形成的文件材料按項目階段分別整理、篩選、排列、編目、裝訂、裝盒使之有序化。2、業(yè)務(wù)檔案采取隨時立卷、隨時歸檔、統(tǒng)一管理的原則，從立項申請開始就進(jìn)行文件材料的收集、整理、等歸檔工作。3、業(yè)務(wù)工作活動中形成的文件材料按三大類即項目審批材料及合同文本、企業(yè)基本材料（客戶）、其他材料（保后管理材料）分別整理、立卷、裝訂及歸檔。4、整理立卷應(yīng)遵循項目文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。（二）、質(zhì)量要求1、歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損文件應(yīng)予修整，字跡模糊或退變的文件應(yīng)予復(fù)制后附在原件之后。2、去除文件上易銹蝕的金屬物，如訂書釘、曲別針、大頭針等。3、歸檔文件所使用的書寫材料為墨汁、碳素墨水；紙張為國際標(biāo)準(zhǔn)A4型；裝訂用不銹鋼備用夾或塑料夾條，材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。4、全部內(nèi)卷分冊首頁要求附錄《業(yè)務(wù)檔案卷內(nèi)目錄》，目錄頁一式2份，歸檔裝訂一份，交檔人自行留存一份，并移交雙方簽字交接。5、全部內(nèi)卷資料應(yīng)按照阿拉伯?dāng)?shù)字順序排碼，并保證頁碼的連續(xù)性以及與目錄顯示的一致性。（三）、整理方法3.1、業(yè)務(wù)檔案采用“類別—年度—客戶”的方法進(jìn)行分類。業(yè)務(wù)類別：分為三大類即擔(dān)保類（DB）、資金類(WD\CJ)、投資類(TZ),資金業(yè)務(wù)、投資業(yè)務(wù)，參照本辦法執(zhí)行。業(yè)務(wù)檔案年度的劃分應(yīng)以業(yè)務(wù)發(fā)生年度的起始日為準(zhǔn)，以八位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)準(zhǔn)，如20110101—20111230?？蛻簦杭磦鶆?wù)人。是指法人企業(yè)，包括有限公司、股份有限公司、國有獨資有限公司、集體股份制企業(yè)、有經(jīng)營收入還款來源的其他經(jīng)濟(jì)法人。（四）、卷內(nèi)文件排列序號文件名稱一、項目審批材料及合同文本1評審資料目錄單（沿用廣東公司制式版本）2擔(dān)保項目保后責(zé)任人確認(rèn)表3合同領(lǐng)用申請書、合同簽署暨印鑒使用申請書4評委意見表、項目評審表及相關(guān)內(nèi)審資料表單5企業(yè)基本情況調(diào)查表（業(yè)務(wù)部）、項目風(fēng)評報告（風(fēng)控部）、企業(yè)詳評報告（業(yè)務(wù)部）【含工商企業(yè)信用查詢系統(tǒng)及全國法院被執(zhí)行人查詢系統(tǒng)中查詢結(jié)果網(wǎng)站截圖】、呈批件【含評審意見中補(bǔ)充資料】6擔(dān)保意向函、出具同擔(dān)書申請、同擔(dān)書7委托擔(dān)保（保證）合同、合作協(xié)議書【如：財務(wù)顧問合同等】、保函、買賣合同等8保證反擔(dān)保合同、最高額保證合同、9銀行借款合同、保證合同、綜合授信額度合同10抵（質(zhì)）押合同、價值評估、遠(yuǎn)期拍賣合同、監(jiān)管協(xié)議等11個人無限連帶承諾保證合同（含單身證明或結(jié)婚證復(fù)印件、保證人身份證復(fù)印件）12董事會（股東會）同意申請借款、擔(dān)保、抵（質(zhì)）押的決議或具有同等效力的證明【如企業(yè)詳評報告中含，此項略】13放款通知書、借款借據(jù)（銀行放款憑證）14他項權(quán)利證書、設(shè)立登記通知等權(quán)利憑證復(fù)印件15反擔(dān)保條件確認(rèn)函16擔(dān)保費用收取情況說明表二、企業(yè)基本材料（客戶）17委托擔(dān)保申請書18企業(yè)（關(guān)聯(lián)企業(yè)）：營業(yè)執(zhí)照副本、法人代碼證、稅務(wù)登記證、法人資格證明及身份證復(fù)印件19公司章程、注冊驗資報告復(fù)印件；近三年的財務(wù)報表、當(dāng)期的財務(wù)報表等文件材料20貸款卡及企業(yè)征信系統(tǒng)查詢報告書21法定代表人個人征信報告（根據(jù)審批意見執(zhí)行是否提供）三、其他材料（保后管理材料）：22保后項目檢查報告、擔(dān)保業(yè)務(wù)保后管理臺賬23公司擔(dān)保業(yè)務(wù)項目辦理情況表24債務(wù)到期通知函及回執(zhí)、債務(wù)到期追償通知函及回執(zhí)、反擔(dān)保責(zé)任追償通知函25擔(dān)保業(yè)務(wù)逾期項目報告單26代償請求報告等文件材料27公司擔(dān)保業(yè)務(wù)解除擔(dān)保責(zé)任確認(rèn)表（附貸款還款憑證復(fù)印件）28解抵押手續(xù)、退還保證金單據(jù)29其他資料*表格部分內(nèi)容可根據(jù)不同項目確定（五）、組卷編號業(yè)務(wù)項目按項目審批材料及合同文本、企業(yè)基本材料、其他材料（保后管理材料）分別組卷，每一卷都要從1號開始在文件每頁的正面右上方、背面左上方逐頁編頁號（空白頁無須編號）。、編目1、卷內(nèi)文件依據(jù)文件排列順序，編制卷內(nèi)文件目錄，此項用“項目檔案移交記錄”作為卷內(nèi)文件目錄并按照表中所列項填寫內(nèi)容。詳見下表：項目檔案移交記錄卷一：項目審批材料及合同文本企業(yè)名稱項目種類實際金額放款時間還款時間序號材料名稱（注明原件或復(fù)印件以及是否加蓋公章）份數(shù)頁數(shù)卷內(nèi)頁碼移交人：交接人：移交日期：交接日期：項目檔案移交記錄卷二：企業(yè)基本材料企業(yè)名稱項目種類實際金額放款時間還款時間序號材料名稱（注明原件或復(fù)印件以及是否加蓋公章）份數(shù)頁數(shù)卷內(nèi)頁碼移交人：交接人：移交日期：交接日期：項目檔案移交記錄卷三：其他材料（保后管理材料）企業(yè)名稱項目種類實際金額放款時間還款時間序號材料名稱（注明原件或復(fù)印件以及是否加蓋公章）份數(shù)頁數(shù)卷內(nèi)頁碼移交人：交接人：移交日期：交接日期：序號：文件在卷內(nèi)排列的順序，從”1”開始標(biāo)注。文件名稱：即文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范，可自擬標(biāo)題。頁數(shù)：指一份文件的所占用頁碼的數(shù)量，如一份文件為一張紙正反面均有內(nèi)容，則頁數(shù)為2，以此類推。卷內(nèi)頁碼：注明每份文件所在卷內(nèi)的首頁編號，最后一份文件注明文件起止頁號，如40-48。備注：注釋文件需要說明的情況。（七）、裝訂每卷檔案按卷內(nèi)目錄、文件的順序排列裝訂成冊，每卷材料厚度為2公分左右不超過3公分（超厚可分訂兩冊）。（八）、裝盒將歸檔案卷按案卷順序裝入檔案盒內(nèi)，并填寫案卷盒脊。檔案盒的外形尺寸為310mmx220mm(長x寬)，盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為30mm、40mm等。（九）、盒脊項目根據(jù)項目檔案主要項，在盒脊設(shè)置檔號、起止日期、保管期限、案卷題名等項目（見例圖）。（十）、檔案盒材質(zhì)檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作或?qū)Ｓ盟芰蠙n案盒。（十一）、檔案登記為便于保管和統(tǒng)計利用，檔案室將接收的業(yè)務(wù)檔案按年度編制《業(yè)務(wù)檔案保管登記薄》、《業(yè)務(wù)檔案歸檔登記薄》，見附表附表1：業(yè)務(wù)檔案歸檔登記薄序號歸檔日期項目單位名稱歸檔材料協(xié)作單位業(yè)務(wù)種類金額（萬）起始日到期日數(shù)量（單位）移交部門移交人備注卷件附表2：業(yè)務(wù)檔案保管登記薄序號項目號(檔號)項目單位名稱（案卷題名）協(xié)作單位業(yè)務(wù)種類金額（萬元）起始日到期日業(yè)務(wù)解除確認(rèn)日備注業(yè)務(wù)檔案保管單位，指一個年度的業(yè)務(wù)檔案，按照業(yè)務(wù)發(fā)生時間的先后順序排列，一年一個流水號即項目號（檔號），作為一個保管單位。協(xié)作單位，為銀行標(biāo)準(zhǔn)化簡稱；起始日、到期日指企業(yè)在銀行的借款起止時間（應(yīng)以主合同為準(zhǔn)），如第一筆業(yè)務(wù)起始日為20090101、到期日為20100101；業(yè)務(wù)解除確認(rèn)日應(yīng)以公司擔(dān)保業(yè)務(wù)解除擔(dān)保責(zé)任確認(rèn)表為準(zhǔn)。第八章移交歸檔擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案在獲得風(fēng)險審核且銀行放款后，在五個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)人員須將合同文本及項目材料、企業(yè)基本材料分別整理、立卷、裝訂移交檔案室保管。待該項擔(dān)保業(yè)務(wù)進(jìn)行保后管理以及解除擔(dān)保責(zé)任后，在十個工作日內(nèi)將其他材料（保后管理材料）及公司擔(dān)保業(yè)務(wù)解除擔(dān)保責(zé)任確認(rèn)表（還款憑證復(fù)印件）、代償請求報告等文件材料進(jìn)行收集、整理、立卷、裝訂移交檔案室保管。業(yè)務(wù)人員要嚴(yán)格按照整理規(guī)則和歸檔時間將文件材料收集齊全，確保檔案的完整并及時向本機(jī)構(gòu)檔案室辦理檔案移交。歸檔材料或案卷必須編制項目檔案移交記錄，一式兩份，交接雙方清點清楚，由檔案管理人員在“檔案人員確認(rèn)檔案已歸”一欄簽字，并填寫“歸檔日期”，雙方履行簽字手續(xù)。檔案管理人員將所有該項目形成的完整的業(yè)務(wù)檔案按規(guī)定裝檔案盒保管。第九章業(yè)務(wù)檔案保密制度為做好集團(tuán)及各分支機(jī)構(gòu)檔案管理工作，確保檔案安全，使檔案更好地為各項工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國保密法》的規(guī)定，特制定本制度。檔案庫房嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入。檔案員要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，對檔案庫房內(nèi)所保管的檔案，不得以任何方式對外泄露。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，檔案員不得私自復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容。絕密檔案要在公司檔案室閱覽，嚴(yán)禁借出檔案室。檔案員要嚴(yán)格借閱制度，無關(guān)人員不得隨意翻閱檔案。檔案調(diào)閱完畢應(yīng)及時放回檔案柜內(nèi)，一旦發(fā)現(xiàn)檔案丟失或被盜，必須立即報告上級領(lǐng)導(dǎo)。對違反制度造成泄密者，視情節(jié)輕重，追究責(zé)任。第十章檔案資料的借閱制度辦理檔案借閱時，應(yīng)按照檔案保密和借閱管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行借閱范圍和履行借閱手續(xù)，保證檔案的完整和安全。辦公室管理各類業(yè)務(wù)檔案主要供公司內(nèi)部使用，外單位人員借用時，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱使用。為充分發(fā)揮檔案作用，積極開展檔案利用工作，特制定本制度。檔案室對所保管的檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。本公司人員調(diào)閱本部門檔案，須填寫“檔案查閱簽批單”，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)、辦公室負(fù)責(zé)人共同簽字批準(zhǔn)方可查閱。本公司人員調(diào)閱跨部門檔案，須填寫“檔案查閱簽批單”，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)、辦公室負(fù)責(zé)人、主管副總裁共同簽字審批后方可查閱。其他部門有關(guān)人員查閱相關(guān)檔案，需經(jīng)主管副總裁簽批后方可查詢調(diào)閱業(yè)務(wù)檔案。外單位人員查閱本單位重要文件須經(jīng)主管副總裁批準(zhǔn)方可查閱檔案查閱人員要遵守《檔案法》，愛護(hù)檔案，不得折疊、撕毀、抽換檔案材料。檔案員和借閱人員要嚴(yán)格遵守以上規(guī)定，違者將按泄密進(jìn)行處罰，情節(jié)嚴(yán)重造成重大損失者將追究刑事責(zé)任。第十一章清退銷毀對于保管期滿的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)由檔案部門會同業(yè)務(wù)部門、風(fēng)險控制部門以及檔案管理工作的主管副總裁，共同組成的鑒定小組進(jìn)行鑒定，提出存毀意見。對經(jīng)鑒定需銷毀的業(yè)務(wù)檔案，可以按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；對保管期滿但仍具有一定查考利用價值的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)視情況繼續(xù)保管三年以上，確無保存價值時方可進(jìn)行銷毀。對確無保存價值的檔案需要銷毀時，應(yīng)寫出銷毀檔案報告并編制《檔案銷毀申請表》，經(jīng)主管副總裁審核批準(zhǔn)后方可銷毀。銷毀檔案時，要防止檔案遺失和泄密，除檔案管理員外，檔案鑒定工作小組要有兩名以上成員參加，且必須有一名為鑒定工作小組組長在場監(jiān)銷。銷毀完畢，監(jiān)銷人要在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)?！稒n案銷毀清冊》要作為檔案資料永久保存、防止丟失，以備查考。檔案管理員要在已銷毀檔案相應(yīng)的檔案保管登記簿上注明此檔案“已銷毀”。第十二章檔案（合同）編碼規(guī)則機(jī)構(gòu)縮寫地區(qū)年份業(yè)務(wù)種類業(yè)務(wù)分項部門序號業(yè)務(wù)筆數(shù)文書種類及序號*北京擔(dān)保業(yè)務(wù)融資類擔(dān)保部門筆數(shù)GRTBJ2011DB0110001XX-N-N在編號最后加合同文書種類簡稱，前兩個字漢語拼音的第一個字母，如《委托擔(dān)保合同》簡稱WT、《抵押反擔(dān)保合同》簡稱DY、《個人保證反擔(dān)保合同》簡稱GR、《監(jiān)管協(xié)議》簡稱JG、《信用反擔(dān)?！泛喎QFDB等。同一反擔(dān)保方式有多個合同的，比如某筆擔(dān)保業(yè)務(wù)設(shè)計了兩份抵押反擔(dān)保則在合同種類簡稱后加順序號，DY2-1、DY2-2，依次類推舉例說明：GRTBJ2011DB0110001WT編碼注釋：*北京公司2011年擔(dān)保業(yè)務(wù)（融資擔(dān)保）、業(yè)務(wù)一部第一筆項目委托保證合同編碼第十三章附件（一）檔案查閱（借/提）審批表審批單編號：檔案管理員填寫此項編號年月日查閱（借）部門查閱（借）時間查閱（借）檔案事由及名稱：事由方式閱覽()復(fù)印()借出()提走（）經(jīng)辦人經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人簽字辦公室負(fù)責(zé)人簽字主管辦公室領(lǐng)導(dǎo)簽字歸還人簽字歸還時間檔案管理員歸還校驗備注：*外單位人員查閱本單位重要文件須經(jīng)主管副總裁批準(zhǔn)方可查閱。

（二）項目檔案移交記錄卷一：項目審批及合同文本材料企業(yè)名稱項目種類實際金額放款時間還款時間序號材料名稱（注明原件或復(fù)印件以及是否加蓋公章）份數(shù)頁數(shù)卷內(nèi)頁碼移交人：