供應(yīng)商管理規(guī)定

供應(yīng)商管理規(guī)定總則目的旨在建立供應(yīng)公司（以下簡稱公司）規(guī)范的供應(yīng)商管理機(jī)制及合格供應(yīng)商資源信息庫，不斷優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，最大限度的控制采購的質(zhì)量和成本。適用范圍本辦法適用于供應(yīng)公司對供應(yīng)商管理評審體系建立、合格供應(yīng)商資源信息庫的建設(shè)及管理工作。職責(zé)供應(yīng)公司為供應(yīng)商的歸口管理部門，負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、審核、組織評價(jià)、物資質(zhì)量處理、協(xié)調(diào)、維護(hù)等事宜，接受公司各部門、評審小組、主管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和監(jiān)督。供應(yīng)商管理部部門管理文件的起草、組織實(shí)施；供應(yīng)商信息的收集，供應(yīng)商資格評審工作的組織；《合格供應(yīng)商名錄》及相關(guān)信息庫的建立、維護(hù)及使用情況管控；收集質(zhì)量反饋信息，處理質(zhì)量問題。組織對供應(yīng)商評價(jià)、定級，并依據(jù)采購結(jié)果實(shí)施對供應(yīng)商的獎(jiǎng)懲；采購部合格供應(yīng)商的推薦；提供招標(biāo)計(jì)劃；參與對供應(yīng)商的選擇及評價(jià)；庫存管理部統(tǒng)計(jì)產(chǎn)品到貨驗(yàn)收情況；收集整理并提交隨貨清單；協(xié)助了解在用物資質(zhì)量情況；計(jì)劃管理部向供應(yīng)商管理部提供采購計(jì)劃；評審/評價(jià)小組小組組長：供應(yīng)公司總經(jīng)理；a參與由供應(yīng)商管理部提請的各類評審工作會(huì)議；b審批對供應(yīng)商評審、評價(jià)結(jié)果；小組評委：集團(tuán)專家委員會(huì)成員、所屬單位專工、供應(yīng)公司業(yè)務(wù)歸口負(fù)責(zé)人、相關(guān)職能部門業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人；a參與由供應(yīng)商管理部提請的各類評審工作會(huì)議；b簽署對供應(yīng)商評審、評價(jià)結(jié)果；供應(yīng)商開發(fā)、評審供應(yīng)商資質(zhì)信息來源顧客登門拜訪；專業(yè)人員推薦；行業(yè)網(wǎng)站查詢；市場調(diào)查；同行業(yè)交流獲取信息。材料提供及調(diào)查核實(shí)企業(yè)簡介；三證：法人營業(yè)執(zhí)照及法人授權(quán)委托書、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等；企業(yè)合同章、公章印模，加蓋財(cái)務(wù)專用章的收支賬號信息；所提供產(chǎn)品或服務(wù)在同類企業(yè)或項(xiàng)目中配套的業(yè)績；能證明企業(yè)信譽(yù)、能力和業(yè)績的材料；專業(yè)資質(zhì)等級證書、特殊行業(yè)許可證等；企業(yè)法人的全權(quán)委托書；供應(yīng)商管理員對以上所有資質(zhì)材料進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。組織評審提交評審方案并準(zhǔn)備待評審供應(yīng)商資料；向評審小組相關(guān)人員發(fā)工作聯(lián)系單并組織會(huì)議評審；各評委結(jié)合專業(yè)知識對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評價(jià)并確認(rèn)簽字；審核通過的供應(yīng)商經(jīng)小組組長審批后，列入《合格供應(yīng)商名錄》。入網(wǎng)辦理通知合格供應(yīng)商辦理入網(wǎng)手續(xù)；供應(yīng)商管理部給合格供應(yīng)商頒發(fā)入網(wǎng)證書；供應(yīng)商評價(jià)評價(jià)月度質(zhì)量信息反饋根據(jù)《驗(yàn)收記錄》形成供應(yīng)商供貨質(zhì)量記錄檔案。每月對所購買產(chǎn)品的質(zhì)量、服務(wù)進(jìn)行抽查；對當(dāng)月發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題進(jìn)行處理，并作總結(jié)匯報(bào)；提出對供應(yīng)商的處理意見并達(dá)成處理結(jié)果；季度評價(jià)綜合三個(gè)月月度質(zhì)量記錄、服務(wù)抽查情況得出季度評價(jià)結(jié)論，并整理相關(guān)評價(jià)數(shù)據(jù)報(bào)供應(yīng)商評價(jià)小組進(jìn)行評價(jià)；季度評價(jià)結(jié)論經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，供應(yīng)商管理部對優(yōu)秀供應(yīng)商給予相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)，對不合格供應(yīng)商給予相應(yīng)的處罰。年度評價(jià)對全年的供應(yīng)商評價(jià)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，報(bào)供應(yīng)商評價(jià)小組進(jìn)行年度評價(jià)定級；評審結(jié)論經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，對供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的激勵(lì)、獎(jiǎng)懲。評定等級分類：供應(yīng)商評價(jià)分為A、B、C、D四類A類供應(yīng)商：優(yōu)秀供應(yīng)商，經(jīng)營戰(zhàn)略、技術(shù)信息共享；B類供應(yīng)商：合格供應(yīng)商，持續(xù)、穩(wěn)定的提供滿足我公司需求的產(chǎn)品；C類供應(yīng)商：應(yīng)輔導(dǎo)供應(yīng)商，需指導(dǎo)其向我公司需求方向改善，限期整改，如無改善則取消供貨資格。D類供應(yīng)商：停止合作。物資質(zhì)量處理質(zhì)量問題分類材料、生產(chǎn)輔料：材質(zhì)不符、規(guī)格型號不符、成分不達(dá)標(biāo)等。設(shè)備及備品備件：劣質(zhì)、制造有缺陷、材質(zhì)不符、假冒、生產(chǎn)廠家與合同中的不符、規(guī)格型號不符、破損、外觀受損、出廠檢驗(yàn)手續(xù)不全等。發(fā)現(xiàn)問題及處理驗(yàn)收環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)不合格，驗(yàn)收人員在驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)手續(xù)不全或有質(zhì)量問題的，及時(shí)通知采購員，采購員第一時(shí)間通知供應(yīng)商補(bǔ)全手續(xù)或退換貨。安裝使用過程中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，使用單位在安裝過程中發(fā)現(xiàn)物資質(zhì)量問題的，確認(rèn)后第一時(shí)間以書面形式報(bào)所屬單位，所屬單位組織技術(shù)人員現(xiàn)場勘驗(yàn)：屬選型有誤的，由相關(guān)責(zé)任人聯(lián)系落實(shí)。屬安裝、使用程序或工藝有問題的督促改正。確認(rèn)產(chǎn)品質(zhì)量有問題的按照物資質(zhì)量問題處理單遞交供應(yīng)公司，供應(yīng)公司供應(yīng)商管理部第一時(shí)間組織專業(yè)人員或找權(quán)威機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)確認(rèn)，確系產(chǎn)品質(zhì)量問題，一個(gè)工作日內(nèi)向供應(yīng)商發(fā)函，要求及時(shí)退換貨，若供應(yīng)商不積極配合處理或給公司造成一定經(jīng)濟(jì)損失的，公司將依據(jù)法律程序解決。質(zhì)量問題處理結(jié)果納入供應(yīng)商評價(jià)有質(zhì)量問題的物資數(shù)量不多、影響不大的，供應(yīng)商信譽(yù)等級降一級。有質(zhì)量問題的物資數(shù)量多、影響較大的，暫停與該供應(yīng)商合作。有質(zhì)量問題的物資數(shù)量多、影響嚴(yán)重的，終止與該供應(yīng)商合作。供應(yīng)商復(fù)查定期復(fù)查每季度對供應(yīng)商資質(zhì)材料變更情況、產(chǎn)品經(jīng)營狀況進(jìn)行復(fù)查；復(fù)查情況經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后按制度執(zhí)行，并對外發(fā)布。不定期復(fù)查依據(jù)與各供應(yīng)商合作狀況，當(dāng)出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量事故、價(jià)格偏差、或其他不正常因素時(shí)，根據(jù)供應(yīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)、采購部、供應(yīng)商管理部的意見，由供應(yīng)商管理部組織對供應(yīng)商進(jìn)行復(fù)查。根據(jù)年度供應(yīng)商評價(jià)復(fù)查結(jié)果，對供應(yīng)商名錄進(jìn)行更新。供應(yīng)商輔導(dǎo)、獎(jiǎng)懲輔導(dǎo)供應(yīng)商管理部會(huì)同采購部依據(jù)供應(yīng)商評價(jià)結(jié)論，通過電話、面談、書面函件溝通、現(xiàn)場會(huì)等方式，向供應(yīng)商反饋相關(guān)問題，提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量，加強(qiáng)合作關(guān)系。獎(jiǎng)勵(lì)通過評價(jià)考核，A、B類供應(yīng)商享有下列獎(jiǎng)勵(lì)措施：同等交易條件下，優(yōu)先結(jié)算貨款；同等簽約條件下，優(yōu)先取得合作機(jī)會(huì)；對價(jià)格、品質(zhì)、生產(chǎn)技術(shù)改善提出建議，并取得一定經(jīng)濟(jì)效益的，公司給與相應(yīng)得現(xiàn)金或貨款支付獎(jiǎng)勵(lì)；評價(jià)結(jié)果優(yōu)良，且所供產(chǎn)品取得國家免檢證書，在緊急狀況下經(jīng)使用部門同意可簡化檢驗(yàn)程序；可獲得“XX化工戰(zhàn)略合作伙伴”榮譽(yù)；處罰因供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量問題或延期交貨造成公司損失的，由供應(yīng)商管理部會(huì)同采購部處理，并對此供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行重新評價(jià)、審核；違反國家有關(guān)法律法規(guī)，存在不正當(dāng)交易行為，一經(jīng)查處，除對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰外，取消供應(yīng)商合作資格；評價(jià)結(jié)論評定為C級的供應(yīng)商，應(yīng)停止采購、并對其相關(guān)環(huán)節(jié)重點(diǎn)稽查、促進(jìn)其提出改善措施；評價(jià)結(jié)論評定為D級，取消供貨資格并三年內(nèi)不得向公司供貨。供應(yīng)商檔案管理紙質(zhì)檔案管理紙質(zhì)檔案內(nèi)容本制度5.2所列資質(zhì)文件，及相關(guān)調(diào)查、評價(jià)文件等；紙質(zhì)檔案的編碼原則供應(yīng)商檔案編碼與供應(yīng)商編號相同；檔案編碼原則：編碼示例“*·**·**-0001”,“*”代表集團(tuán)內(nèi)外，“**”代表省份（根據(jù)國家行政區(qū)域劃分），“**”代表地市，“0001”代表流水號。紙質(zhì)檔案管理、存放：檔案由供應(yīng)商管理部按照編碼原則進(jìn)行分類按時(shí)間順序存放管理，對必須的資質(zhì)材料以外的選型資料、樣品經(jīng)供應(yīng)商管理部登記后轉(zhuǎn)交采購部；失效檔案的處理：經(jīng)考核后除名的供應(yīng)商檔案，定性為失效檔案，由供應(yīng)商管理部登記后取消其供應(yīng)商編號，并將檔案當(dāng)廢棄文件處理。電子數(shù)據(jù)庫的建立公司信息化工作完成以前，由供應(yīng)商