時(shí)間管理學(xué)生

時(shí)間管理學(xué)生第1頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六熱烈歡迎各位輔導(dǎo)員參加《時(shí)間管理》課程學(xué)習(xí)！第2頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六自我介紹（4）聯(lián)系電話O）；傳真號(hào)碼機(jī)號(hào)碼-mail：yaokai@第3頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六認(rèn)識(shí)時(shí)間障礙認(rèn)識(shí)時(shí)間的重要性認(rèn)識(shí)時(shí)間的本質(zhì)特征樹(shù)立卓越時(shí)間管理理念明確時(shí)間管理的五個(gè)步驟確認(rèn)和區(qū)分不同類(lèi)型的任務(wù)制定有效的日程表課程目標(biāo)第4頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六向卓越的企業(yè)家學(xué)習(xí)向優(yōu)秀的職業(yè)經(jīng)理人學(xué)習(xí)向優(yōu)秀的輔導(dǎo)員學(xué)習(xí)第5頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六EDWARDWCARTET是BROADWAYHALE連鎖店的創(chuàng)始人及現(xiàn)任的董事長(zhǎng)，他從1946年成立4間店，到1968年為止共擁有46家連鎖店，他曾經(jīng)在“FORTUNE”（財(cái)富雙周刊）上談到有關(guān)時(shí)間管理的問(wèn)題：“對(duì)我們大部分人而言，我們必須下達(dá)的最重要決策，就是如何去使用自己的時(shí)間。對(duì)我來(lái)說(shuō)，我就不會(huì)將自己的時(shí)間花在需要很多生產(chǎn)勞力，而成果卻平凡無(wú)奇的事情上面。而且，只要我能找人去做的事情，我絕不會(huì)自己去做?！钡?頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六墨西哥城推銷(xiāo)中心技術(shù)總監(jiān)維克托·米爾克

1、我使用的最重要方法是制訂每天工作計(jì)劃?，F(xiàn)在我根據(jù)各種事情的重要性安排工作順序。2、首先完成第一號(hào)事項(xiàng)，然后再去進(jìn)行第二號(hào)事項(xiàng)。過(guò)去則不是這樣，我那時(shí)往往將重要事項(xiàng)延至有空的時(shí)候去做。我沒(méi)有認(rèn)識(shí)到次要的事項(xiàng)竟占用了我的全部時(shí)間?，F(xiàn)在我把次要事項(xiàng)都放在最后處理，即使這些事情完不成我也不用擔(dān)憂(yōu)。我感到非常滿(mǎn)意，同時(shí)，我能夠按時(shí)下班而不會(huì)心中感到不安。3、我認(rèn)為，研討會(huì)后出現(xiàn)的一個(gè)最重要變化是，我更明確地確定了各項(xiàng)目標(biāo)。過(guò)去我從未迫使自己寫(xiě)出要做的事和將它們排列出優(yōu)先次序。我發(fā)現(xiàn)，這樣做使我對(duì)各項(xiàng)目標(biāo)有了明確認(rèn)識(shí)，把需要做的事交給別人，自己則可集中精力去處理那些需親自做的事。4、對(duì)我有極大幫助的另一點(diǎn)是‘現(xiàn)在就辦’的概念。我有意識(shí)地盡力克服工作上的拖拉現(xiàn)象。我在困境中抓住一件事情就努力一次性給以處理，這使我亂七八糟的辦公桌上出現(xiàn)了極大的變化。實(shí)際上，推銷(xiāo)中心參加研討會(huì)的50名管理人員已經(jīng)把雜亂無(wú)章的辦公桌和人為的混亂列為第二號(hào)浪費(fèi)時(shí)間因素。第7頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六美電腦業(yè)著名企業(yè)家?guī)炖孛绹?guó)第二大電腦公司的總裁庫(kù)拉特，每年有2/3的時(shí)間都不在公司。他怎么會(huì)有時(shí)間和客戶(hù)溝通？關(guān)鍵在于授權(quán)。他聘用一些退休的主管來(lái)?yè)?dān)任這項(xiàng)工作。他把與客戶(hù)的電腦溝通工作都授權(quán)出去了，所以雖然他不與客戶(hù)直接溝通？仍然可以掌握到客戶(hù)需求。庫(kù)拉特還授權(quán)別人替代他到外界去演講。因?yàn)樗惺跈?quán)，所以他才有更多的時(shí)間。第8頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六時(shí)間管理其實(shí)就是做決策，是決策哪些事情重要，哪些事情不重要——《名人管理時(shí)間的秘密》

第9頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六一、時(shí)間的本質(zhì)

1、時(shí)間是最稀缺的資源

“時(shí)間是最稀有的資源；管理不了時(shí)間，其他的一切也都無(wú)從管理了?！?-彼得·杜拉克（PeterDrucker)第10頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六2、時(shí)間是慷慨而公平的資源金錢(qián)、勞動(dòng)力和其他資源在這個(gè)世界上是不均等的金錢(qián)對(duì)所有管理者是慷慨的和平等的每個(gè)人每星期共擁有168小時(shí)，其中56小時(shí)在睡眠中度過(guò)，21小時(shí)在吃飯和休息中度過(guò)，剩下的91個(gè)小時(shí)由個(gè)人支配的（每天13小時(shí)）第11頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六3、時(shí)間價(jià)值啟示不同能夠的對(duì)象時(shí)間價(jià)值是不同的，時(shí)間管理的偏好也有所不同第12頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六分析一：計(jì)算時(shí)間價(jià)值年薪每天價(jià)值每小時(shí)價(jià)值每分鐘價(jià)值1500062.07.750.1325000103.312.90.2235000144.618.10.3045000186.023.30.3955000227.328.40.4765000268.633.60.5675000309.938.70.65850003310000046每天工作8小時(shí)，每年242個(gè)工作日第13頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六價(jià)值啟示你的每一天、每一小時(shí)、每一分鐘都有很大的價(jià)值錢(qián)是一分一分掙來(lái)的，時(shí)間是一分鐘一分鐘擠出來(lái)的浪費(fèi)多少時(shí)間，就會(huì)浪費(fèi)多少錢(qián)規(guī)劃時(shí)間，讓有限的時(shí)間產(chǎn)生最大的效益和收益第14頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六4、時(shí)間自然法則總結(jié)（表三）第15頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六5、時(shí)間浪費(fèi)分析第16頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六工作日寫(xiě)實(shí)參見(jiàn)案例第17頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六時(shí)間浪費(fèi)分析表（1）浪費(fèi)原因是否存在Y是/N不是嚴(yán)重度分1至5級(jí)，5為最嚴(yán)重

任務(wù)目標(biāo)不清

信息不足

領(lǐng)導(dǎo)決定拖延

同事拖延

溝通有去無(wú)回

機(jī)械工作太多

需要閱讀的資料太多

別人的打斷干擾

電話

缺乏時(shí)間計(jì)劃習(xí)慣

開(kāi)會(huì)

秘書(shū)太漂亮

人員能力不足

授權(quán)不足

自我紀(jì)律不夠

來(lái)訪客人太多

培訓(xùn)新員工

缺優(yōu)先順序

第18頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六時(shí)間浪費(fèi)分析表（2）浪費(fèi)原因是否存在Y是/N不是嚴(yán)重度分1至5級(jí)，5為最嚴(yán)重

“救火”現(xiàn)象

臨時(shí)會(huì)議

要找人時(shí)找不到

垃圾電子郵件

檔案管理太差

疲勞

缺流程

照顧辦公室內(nèi)同事關(guān)系

缺工作焦點(diǎn)

缺管理工具

找我?guī)兔Φ娜颂?/p>

缺人手

身體不夠好

同時(shí)有太多目標(biāo)

太喜歡說(shuō)話，話匣子常開(kāi)

個(gè)性無(wú)法拒絕別人

做決定太倉(cāng)促

辦公室士氣太低

第19頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六時(shí)間浪費(fèi)分析表（3）

浪費(fèi)原因是否存在Y是/N不是嚴(yán)重度分1至5級(jí)，5為最嚴(yán)重

常犯錯(cuò)

常犯一樣的錯(cuò)誤

返工太多

秘書(shū)工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)

有責(zé)無(wú)權(quán)

同事﹑員工個(gè)人問(wèn)題太多

大家講關(guān)系，不能就事論事

人來(lái)瘋，好熱鬧

凡事自己來(lái)

凡事大家來(lái)

越級(jí)匯報(bào)

聆聽(tīng)習(xí)慣不夠

第20頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六時(shí)間浪費(fèi)分析

哪些是外在（別人、環(huán)境）造成的？哪些是內(nèi)在（你）造成的？哪些外在因素是你可控制的？哪些內(nèi)在因素是你可消滅的？第21頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六6、時(shí)間的管理切入點(diǎn)第22頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六重要結(jié)論（一）時(shí)間難管，因?yàn)樗怯蓚€(gè)人支配的。正如情緒、腦子、注意力、動(dòng)機(jī)一樣，時(shí)間運(yùn)用的主導(dǎo)權(quán)在個(gè)人。組織無(wú)法把它由個(gè)人身上取走，集中再分配。組織可以通過(guò)手段強(qiáng)迫一個(gè)人的身體，但無(wú)法強(qiáng)迫一個(gè)人的時(shí)間運(yùn)用。第23頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六時(shí)間是個(gè)性化的個(gè)人時(shí)間價(jià)值與組織時(shí)間價(jià)值存在巨大落差時(shí)間怎么管？第24頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六時(shí)間的唯一管理杠桿

時(shí)間與情緒、注意力、動(dòng)機(jī)同屬管理“高抗體”，但是，時(shí)間有一項(xiàng)其他高抗體所不具備的特性：時(shí)間是可度量的，度量的標(biāo)準(zhǔn)是人類(lèi)一致的：每個(gè)人都有表；每個(gè)人的一小時(shí)都是60分鐘；每個(gè)人的一分鐘都是60秒。第25頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六重要結(jié)論（二）時(shí)間的唯一管理方式，就是把時(shí)間的絕對(duì)度量性，與組織的目標(biāo)掛鉤，然后去管理這個(gè)掛鉤。時(shí)間本身是管不住的---無(wú)論你高興與否，手表都在走動(dòng)；

“時(shí)間管理”或“管理時(shí)間”用語(yǔ)誤導(dǎo)，正確的說(shuō)法是：用時(shí)間的絕對(duì)可度量性作杠桿，管理一切其他的事務(wù)。第26頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六時(shí)間如何與目標(biāo)掛鉤？企業(yè)資源金錢(qián)人力腦力設(shè)備辦公場(chǎng)地產(chǎn)品企業(yè)部門(mén)財(cái)務(wù)市場(chǎng)技術(shù)產(chǎn)品生產(chǎn)人力資源法務(wù)行政企業(yè)目標(biāo)盈利成長(zhǎng)市場(chǎng)占有率第27頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六二、認(rèn)識(shí)時(shí)間障礙第28頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六時(shí)間殺手的分類(lèi)第29頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六時(shí)間殺手的分類(lèi)第30頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六您的問(wèn)題是什么？.5.第31頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六明確你的價(jià)值觀確定你的目標(biāo)對(duì)你的目標(biāo)按優(yōu)先級(jí)排序明確你的任務(wù)對(duì)任務(wù)按優(yōu)先級(jí)排序三、有效的時(shí)間管理步驟第32頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六價(jià)值觀是我們想和做的基本原則，是進(jìn)行時(shí)間安排的最基本的因素。我們有不同的價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，它們形成我們個(gè)性的基礎(chǔ)，也是進(jìn)行時(shí)間管理的基礎(chǔ)。工作？家庭？友誼？愛(ài)情？健康？?jī)r(jià)值觀決定目標(biāo)排序第33頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六

目標(biāo)是行動(dòng)的導(dǎo)航燈!為什么需要目標(biāo)？第34頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六成功就等于目標(biāo)，其他的一切都是這句話的注解。－－美國(guó)潛能大師伯恩·崔西語(yǔ)為什么需要目標(biāo)？第35頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六哈佛大學(xué)有一個(gè)非常著名的25年跟蹤調(diào)查：對(duì)象是一群智力、學(xué)歷、環(huán)境都差不多的年輕人，調(diào)查發(fā)現(xiàn)：27%的人沒(méi)有目標(biāo)60％目標(biāo)模糊10％有清晰但較短期的目標(biāo)3％有清晰且長(zhǎng)期的目標(biāo)為什么需要目標(biāo)？第36頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六25年后調(diào)查發(fā)現(xiàn)：27%的人沒(méi)有目標(biāo)

60％目標(biāo)模糊

10％有清晰但較短期的目標(biāo)

3％有清晰且長(zhǎng)期的目標(biāo)

為什么需要目標(biāo)？社會(huì)的最底層，抱怨整個(gè)世界社會(huì)的中下層面安穩(wěn)地生活與工作成為各行業(yè)的專(zhuān)業(yè)人士成為社會(huì)各界的頂尖人士第37頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六長(zhǎng)期目標(biāo):個(gè)人目標(biāo)-是否有關(guān)于健康,休閑和營(yíng)養(yǎng)等的目標(biāo)?事業(yè)目標(biāo)長(zhǎng)期的目標(biāo)應(yīng)該是可以鼓勵(lì)自己和推動(dòng)自己!!!第38頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六短期目標(biāo)項(xiàng)目計(jì)劃(例如推行–新系統(tǒng))日常運(yùn)作計(jì)劃(編寫(xiě)每月生產(chǎn)報(bào)告)每周的行事安排每日的需要完成的工作短期的目標(biāo)應(yīng)該是現(xiàn)實(shí)的!第39頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六MBO法“剝洋蔥法”“多叉樹(shù)法”分解目標(biāo)第40頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六Specific-

明確的Measurable-可以量度的Achievable-可以達(dá)成的Realistic-實(shí)際可行的TimeBound-有時(shí)間性的計(jì)劃目標(biāo)第41頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六命中是偶然的，打不中是必然的！如果沒(méi)有目標(biāo)第42頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六時(shí)間管理樹(shù)形圖核心價(jià)值目標(biāo)設(shè)置次要任務(wù)主要任務(wù)第43頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六區(qū)分優(yōu)先工作第44頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六花時(shí)間最多的事情？第四象限的雜亂瑣事—沒(méi)有壓力第三象限的日常事務(wù)—會(huì)響的轱轆有油喝第45頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六高效時(shí)間管理的奧秘在第2象限。如果把精力集中于第2象限，可以掌握時(shí)間的主動(dòng)權(quán)，保持生活的平衡，減少未來(lái)可能出現(xiàn)的危機(jī)第46頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六發(fā)展任務(wù)與維持任務(wù)發(fā)展任務(wù)指：如果成功完成此項(xiàng)任務(wù)，你現(xiàn)在的情況將得到改善。如：學(xué)生干部培訓(xùn)、樓的文化建設(shè)維持任務(wù)指：完成這些任務(wù)可以維持你現(xiàn)在的情況。例如，每個(gè)月向?qū)W工部門(mén)上報(bào)困難學(xué)生情況、繳水電費(fèi)和辦公費(fèi)用發(fā)展任務(wù)通常由你的目標(biāo)衍生而來(lái)可以作為一項(xiàng)挑戰(zhàn)需要多加考慮第47頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六最重要的是我們必須常常把最重要的事列為最重要

Themainthingistokeepthemainthingthemainthingatalltimes-哲學(xué)家施格蘭第48頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六你是怎樣安排任務(wù)及編排時(shí)間計(jì)劃？一、年度計(jì)劃－甘特圖

二、周計(jì)劃－執(zhí)行事項(xiàng)清單

史蒂芬·柯維博士－“與時(shí)間有約”第49頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六TODOLIST-執(zhí)行事項(xiàng)清單第50頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六TODOLIST-執(zhí)行事項(xiàng)清單每天做每天同一時(shí)間做將優(yōu)先次序?qū)懴掠勺钪匾氖虑閷?xiě)下第51頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六四、怎樣可以增加

你的生產(chǎn)力?第52頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六1.你的辦公桌你的工作環(huán)境是怎么樣?有什么方法令你的辦公環(huán)境可以令你感到愉快和增加效率?第53頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六改善工作環(huán)境將所有可以吸引你視線的東西全挪開(kāi)將你每天必須用的文具放在上面(電話,時(shí)間表,筆記本,日歷,筆座…..)將你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓勵(lì)自己的金石良言放在你抬頭可以看到的地方第54頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六將一些你知道不會(huì)作出反應(yīng)的信件拋棄利用文件夾來(lái)將不同的文件歸檔改善工作環(huán)境第55頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六2.歸檔所有的文件和書(shū)信應(yīng)只分成三類(lèi):馬上處理只作參考?xì)w檔第56頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六歸檔系統(tǒng)一些你需要今天馬上完成的事情-DONOW一些你需要這個(gè)星期完成的工作-FILE一些你需要?dú)w檔的文件-FILE有空才閱讀的書(shū)本-READ需要傳閱的文件-PASSON一些文件需要等待資料完成-PROGRESS第57頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六3.如何處理電話/電郵如果找不道要通話的對(duì)方-切記要留言,并說(shuō)明事情的嚴(yán)重性,以確保對(duì)方回電打電話之前,要把事情重點(diǎn)寫(xiě)下來(lái)

要談比較復(fù)雜的事情,可以先將文件傳真給對(duì)方先看,減少詳細(xì)解釋的時(shí)間備有有關(guān)文件自設(shè)時(shí)限第58頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六4.處理會(huì)議每次召開(kāi)任何會(huì)議前,必須要緊記以下幾點(diǎn):

我是否一定要出席這個(gè)會(huì)議會(huì)議之前應(yīng)派發(fā)議程說(shuō)明開(kāi)會(huì)的目的如果你是主席,你應(yīng)鼓勵(lì)發(fā)言和要求言之有物,要避免發(fā)言同事偏離主題最好設(shè)定一個(gè)時(shí)限,以方便各人安排工作第59頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六5.授權(quán)授權(quán)的定義和原因委派授權(quán)是一個(gè)向下級(jí)分配工作的過(guò)程,它通常與一個(gè)經(jīng)理的責(zé)任以及決策權(quán)利有關(guān)

委派授權(quán)可以幫助你節(jié)約時(shí)間的有力武器委派授權(quán)可以增強(qiáng)一個(gè)經(jīng)理的聰明才智

第60頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六授權(quán)應(yīng)有的心態(tài)?

把工作授權(quán)給下級(jí),應(yīng)該存在一個(gè)給下屬發(fā)展的機(jī)會(huì)它不是用來(lái)懲罰下級(jí)不是讓經(jīng)理擺脫自己不喜歡做的事情第61頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六授權(quán)的形態(tài)主要可以分成兩種形態(tài)：下達(dá)指令充分信任第62頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六委派授權(quán)技巧預(yù)期的成果解釋所分配工作的重要性訂出需要的結(jié)果詢(xún)問(wèn)下屬的意見(jiàn)及疑問(wèn)應(yīng)守的規(guī)則訂出下屬的權(quán)利范圍及規(guī)定達(dá)到完成工作限期的共識(shí)訂出跟進(jìn)時(shí)間表肯定成就,提高士氣第63頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六如何介定哪些工作委派?你必須自己做你應(yīng)該做,但有些人可以幫助你你可以做,但如果其他人有機(jī)會(huì)也可以做其他人應(yīng)該做,但情況緊急時(shí)你可以幫他其他人必須做第64頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六委派授權(quán)技巧解釋所分配工作的重要性訂出需要的結(jié)果訂出下屬的權(quán)利范圍及規(guī)定達(dá)到完成工作限期的共識(shí)詢(xún)問(wèn)下屬的意見(jiàn)及疑問(wèn)訂出跟進(jìn)時(shí)間表肯定成就,提高士氣第65頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六6.要懂得說(shuō)不說(shuō)不應(yīng)該是有禮貌要給對(duì)方的清晰的解釋給對(duì)方另外的選擇和建議

第66頁(yè)，共74頁(yè)，2023年，2月20日，星期六7.處理拖延心態(tài)為什么我們會(huì)拖延?不知道如何或從何入手不知道為什么要做?不喜歡去處理個(gè)人情緒及健康問(wèn)題缺乏獎(jiǎng)勵(lì)沒(méi)有迫切性找借口過(guò)分憂(yōu)