協(xié)議管理制度

編號(hào)：ZSNY-XZZX-2023-001協(xié)議管理制度制定部門(mén)：行政中心審核：劉守廷審批：實(shí)行日期：2023年9月份內(nèi)蒙古正時(shí)生態(tài)農(nóng)業(yè)有限公司行政中心發(fā)布內(nèi)蒙古正時(shí)生態(tài)農(nóng)業(yè)有限公司協(xié)議管理制度第一章總則目的：為規(guī)范公司協(xié)議的管理，防范與控制協(xié)議風(fēng)險(xiǎn)，有效維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。第二條合用范圍：公司及下屬分公司、子公司與公司外各類法人、自然人、其它組織進(jìn)行各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和非經(jīng)濟(jì)活動(dòng)所簽訂的各類協(xié)議、協(xié)議、章程等均遵守本辦法。公司內(nèi)部簽訂的各種協(xié)議及勞動(dòng)協(xié)議的管理，不合用本辦法第二章協(xié)議管理及職責(zé)第三條公司總裁在董事會(huì)授權(quán)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)公司各類協(xié)議的審批。第四條采供中心負(fù)責(zé)采購(gòu)協(xié)議的草擬、審查、談判及根據(jù)公司法定代表人授權(quán)簽訂采購(gòu)協(xié)議。第五條項(xiàng)目部負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目相關(guān)的協(xié)議草擬、審查、談判及根據(jù)公司法定代表人授權(quán)簽訂協(xié)議。第六條各事業(yè)部負(fù)責(zé)本領(lǐng)業(yè)部的銷售協(xié)議的草擬、審查、談判及根據(jù)公司法定代表人授權(quán)簽訂協(xié)議。第七條行政中心負(fù)責(zé)公司各類協(xié)議的管理工作，具體職責(zé)：1、負(fù)責(zé)除采購(gòu)協(xié)議、工程項(xiàng)目、銷售協(xié)議以外，其他各類協(xié)議的談判工作并根據(jù)公司法定代表人的授權(quán)簽訂協(xié)議；負(fù)責(zé)制定統(tǒng)一協(xié)議文本；負(fù)責(zé)對(duì)協(xié)議專用章、協(xié)議統(tǒng)一文本、法人授權(quán)委托書(shū)的發(fā)放和管理；負(fù)責(zé)與律師、財(cái)務(wù)中心溝通對(duì)各部門(mén)提交的各類協(xié)議的合法性、可行性、有利性審查；負(fù)責(zé)協(xié)議糾紛的解決（對(duì)接律師）；負(fù)責(zé)協(xié)議的檔案管理；負(fù)責(zé)本制度的監(jiān)督執(zhí)行。第八條財(cái)務(wù)中心在協(xié)議管理中的職責(zé)：配合行政中心對(duì)協(xié)議進(jìn)行審查；對(duì)確屬我公司簽訂并合法生效的協(xié)議，財(cái)務(wù)中心應(yīng)及時(shí)結(jié)算、報(bào)銷付款。對(duì)不按規(guī)定使用協(xié)議專用章或以部門(mén)名義對(duì)外簽訂的協(xié)議，財(cái)務(wù)中心可暫不予結(jié)算并及時(shí)告知行政中心對(duì)協(xié)議的有效性進(jìn)行審查。我方先履行付款義務(wù)，有預(yù)付款或分批付款的協(xié)議，未見(jiàn)我方簽字、蓋章的書(shū)面協(xié)議原件，財(cái)務(wù)中心不予付款。對(duì)方需先履行義務(wù)，我方重要是付款義務(wù)的協(xié)議沒(méi)有充足證據(jù)表白對(duì)方已完全履行協(xié)議義務(wù)的，財(cái)務(wù)中心不予付款。第三章協(xié)議的簽訂第九條協(xié)議的主體1、訂立協(xié)議的主體必須是公司及所屬子公司中具有法人資格，能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的組織，其他部門(mén)、機(jī)構(gòu)、子公司等不得擅自簽訂協(xié)議。2、訂立協(xié)議前，應(yīng)當(dāng)對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、資信能力、履約能力進(jìn)行調(diào)查，不得與不能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的組織簽訂協(xié)議，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相附的協(xié)議3、公司一般不與自然人簽訂協(xié)議，確有必要簽訂協(xié)議，應(yīng)經(jīng)公司總裁批準(zhǔn)。供應(yīng)牧草的自然人除外。第九條協(xié)議的形式：1、訂立協(xié)議，除即時(shí)交割（銀貨兩訖）的簡(jiǎn)樸小額經(jīng)濟(jì)事務(wù)外，應(yīng)當(dāng)采用書(shū)面形式。2、“書(shū)面形式”是指協(xié)議書(shū)、補(bǔ)充協(xié)議、公文信件、數(shù)據(jù)電文（涉及電報(bào)、傳真、電子郵件等），除情況緊急或條件限制外，公司一般規(guī)定采用正式的協(xié)議書(shū)形式。第十條協(xié)議的內(nèi)容：1、當(dāng)事人的名稱、住所：協(xié)議昂首、落款、公章以及對(duì)方當(dāng)事人提供的資信情況載明的當(dāng)事人的名稱、住所應(yīng)保持一致。協(xié)議標(biāo)的：協(xié)議標(biāo)的應(yīng)具有唯一性、準(zhǔn)確性，買(mǎi)賣協(xié)議應(yīng)具體約定規(guī)格、型號(hào)、商標(biāo)、產(chǎn)地、等級(jí)等內(nèi)容；服務(wù)協(xié)議應(yīng)約定具體的服務(wù)內(nèi)容及規(guī)定；對(duì)協(xié)議標(biāo)的無(wú)法以文字描述的應(yīng)將圖紙作為協(xié)議的附件。數(shù)量：協(xié)議應(yīng)采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)量單位，一般應(yīng)約定標(biāo)的物數(shù)量，常年經(jīng)銷協(xié)議無(wú)法約定確切數(shù)量的應(yīng)約定數(shù)量的擬定方式（如電報(bào)、傳真、送貨單、發(fā)票等）。質(zhì)量：有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，部門(mén)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或公司標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)約定所采用標(biāo)準(zhǔn)的代號(hào)；化工產(chǎn)品等可以用指標(biāo)描述的產(chǎn)品應(yīng)約定重要指標(biāo)規(guī)定（標(biāo)準(zhǔn)已涵蓋的除外）；憑樣品支付的應(yīng)約定樣品的產(chǎn)生方式及樣品存放地點(diǎn)。價(jià)款或報(bào)酬：價(jià)款或者報(bào)酬應(yīng)在協(xié)議中明確，采用折扣形式的應(yīng)約定協(xié)議的實(shí)際價(jià)款；價(jià)款的支付方式如轉(zhuǎn)帳支票、匯票（電匯、票匯、信匯）、托收、信用證、鈔票等應(yīng)予以明確；價(jià)款或報(bào)酬的支付期限應(yīng)約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內(nèi)支付。履行期限、地點(diǎn)和方式：履行期限應(yīng)具體明擬定，無(wú)法約定具體時(shí)間的，應(yīng)在協(xié)議中約定履行期間的方式；協(xié)議履行地點(diǎn)應(yīng)力爭(zhēng)作對(duì)本方有利的約定，如買(mǎi)賣協(xié)議一般約定交貨地點(diǎn)為本公司倉(cāng)庫(kù)或本公司的住所地；約定具體地名的應(yīng)明確至市轄區(qū)或縣一級(jí)；買(mǎi)賣協(xié)議在協(xié)議中一般應(yīng)約定交付的手續(xù)，即協(xié)議履行的標(biāo)志，如托運(yùn)單、倉(cāng)庫(kù)保管員簽單等。協(xié)議的擔(dān)保：協(xié)議中對(duì)方當(dāng)事人規(guī)定提供擔(dān)保或本方規(guī)定對(duì)方當(dāng)事人提供擔(dān)保的，應(yīng)結(jié)合具體情況根據(jù)《擔(dān)保法》的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。協(xié)議的解釋：協(xié)議文本中所有文字應(yīng)具有排它性的解釋，對(duì)也許引起歧義的文字和某些非法定專用詞語(yǔ)應(yīng)在協(xié)議中進(jìn)行解釋。保密條款：對(duì)技術(shù)類協(xié)議和其他涉及經(jīng)營(yíng)信息、技術(shù)信息的協(xié)議應(yīng)約定保密承諾與違反保密承諾時(shí)的違約責(zé)任。協(xié)議聯(lián)系制度：履行期限長(zhǎng)的重大協(xié)議應(yīng)當(dāng)約定協(xié)議雙方聯(lián)系制度。違約責(zé)任：根據(jù)《協(xié)議法》作適當(dāng)約定，注意協(xié)議的公平性。解決爭(zhēng)議的方式：解決爭(zhēng)議的方式可選擇仲裁或起訴，選擇仲裁的應(yīng)明確約定仲裁機(jī)構(gòu)的名稱，雙方對(duì)仲裁機(jī)構(gòu)不能達(dá)成一致意見(jiàn)的，可選擇第三地仲裁機(jī)構(gòu)。第十二條簽訂協(xié)議的工作程序：簽訂協(xié)議前，相關(guān)負(fù)責(zé)人或公司指定的其他談判人員應(yīng)按照本制度第九條對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的有關(guān)情況進(jìn)行審查，并復(fù)印對(duì)方當(dāng)事人的法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照及專業(yè)資格證書(shū)留存。采購(gòu)、工程建設(shè)、銷售協(xié)議分別由采供中心負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人、相應(yīng)的事業(yè)部負(fù)責(zé)人與對(duì)方當(dāng)事人商談后擬好協(xié)議條款，附《協(xié)議簽約審報(bào)表》報(bào)總裁審批行政中心蓋協(xié)議專用章，必要時(shí)，由總裁指定負(fù)責(zé)人員對(duì)協(xié)議進(jìn)行合法性審查。3、除采購(gòu)、工程建設(shè)、銷售協(xié)議以外的協(xié)議由總裁指定負(fù)責(zé)人員會(huì)同相關(guān)部門(mén)與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行商談，擬好協(xié)議條款，附《協(xié)議簽約申報(bào)表》報(bào)總裁審批，由行政中心加蓋協(xié)議專用章。4、法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)登記手續(xù)的協(xié)議，協(xié)議成立后由總裁辦依法及時(shí)辦理。5、協(xié)議正式簽訂后，協(xié)議文本應(yīng)當(dāng)隨《協(xié)議簽約申報(bào)表》交存公司行政中心統(tǒng)一保管，協(xié)議訂立部門(mén)應(yīng)復(fù)印存檔一份，如需要付款的協(xié)議應(yīng)交財(cái)務(wù)中心待付款完畢后又財(cái)務(wù)部交行政中心統(tǒng)一保管。協(xié)議的變更、解除第十三條在協(xié)議履行期間由于客觀因素需要變更或者解除協(xié)議的，須經(jīng)雙方協(xié)商，重新達(dá)成書(shū)面協(xié)議，新協(xié)議未達(dá)成前，原協(xié)議仍然有效。本方收到對(duì)方當(dāng)事人規(guī)定解除或變更的告知書(shū)后，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的期限內(nèi)作出書(shū)面答復(fù)。存在下列情形之一的，本方可以單方解除協(xié)議因不可抗力致使不能實(shí)現(xiàn)協(xié)議目的；在履行期限屆滿之前，對(duì)方明確表達(dá)或者以自己的行為表白不履行重要債務(wù)；對(duì)方遲延履行重要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行；對(duì)方遲延履行債務(wù)或其他違約行為致使不能實(shí)現(xiàn)協(xié)議目的；法律規(guī)定的其他情形。變更或解除的協(xié)議，應(yīng)當(dāng)采用書(shū)面形式（涉及書(shū)信、電報(bào)）；變更或解除協(xié)議的協(xié)議應(yīng)按照協(xié)議簽訂程序報(bào)原審批人員批準(zhǔn)。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更協(xié)議應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)登記等手續(xù)的，應(yīng)依法及時(shí)辦理；協(xié)議的履行公司及所屬公司應(yīng)當(dāng)按照協(xié)議約定全面履行自己的義務(wù)，并隨時(shí)督促對(duì)方當(dāng)事人及時(shí)履行其義務(wù)。在協(xié)議履行過(guò)程中，對(duì)本公司的履行情況應(yīng)及時(shí)做好記錄并經(jīng)對(duì)方確認(rèn)。履行銷售協(xié)議交付貨品時(shí)應(yīng)由對(duì)方當(dāng)事人簽署一式二份的收貨單，一份留存對(duì)方，一份交留本領(lǐng)業(yè)部備查。向?qū)Ψ疆?dāng)事人交付增值稅發(fā)票時(shí)應(yīng)由對(duì)方當(dāng)事人出具收條。履行采購(gòu)協(xié)議付款時(shí)應(yīng)由對(duì)方當(dāng)事人出具增值稅發(fā)票，公司原則上只開(kāi)具限制性昂首的轉(zhuǎn)賬支票或銀行轉(zhuǎn)賬付款，不允許以鈔票形式支付。在履行協(xié)議過(guò)程中，經(jīng)辦人員若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對(duì)方當(dāng)事人有下列情況之一的，應(yīng)立即中止履行，并及時(shí)書(shū)面上報(bào)公司行政中心解決。經(jīng)營(yíng)狀況嚴(yán)重惡化；轉(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn)，抽逃資金，以逃避債務(wù)；喪失商業(yè)信譽(yù)；有喪失或者也許喪失履行債務(wù)能力的其他情形；債權(quán)債務(wù)的定期確認(rèn)和發(fā)生重大變動(dòng)時(shí)的確認(rèn)：在常年協(xié)議特別是常年銷售、采購(gòu)協(xié)議履行過(guò)程中，經(jīng)辦人員應(yīng)定期對(duì)帳，確認(rèn)雙方債權(quán)債務(wù)；在對(duì)方當(dāng)事人發(fā)生兼（合）并、分立、改制或其他重大事項(xiàng)以及本公司或?qū)Ψ疆?dāng)事人的協(xié)議經(jīng)辦人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)帳，確認(rèn)協(xié)議效力及雙方債權(quán)債務(wù)。協(xié)議糾紛的調(diào)解、仲裁和訴訟第二十條協(xié)議雙方在履行過(guò)程中發(fā)生糾紛時(shí)，應(yīng)一方面按照實(shí)事求是的原則，平等協(xié)商解決。第二十一條協(xié)議雙方在一定期限（一般為一個(gè)月）內(nèi)無(wú)法就糾紛的解決達(dá)成一致意見(jiàn)或?qū)Ψ疆?dāng)事人無(wú)意協(xié)商解決的，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)書(shū)面報(bào)告總裁辦，并擬定解決意見(jiàn)，報(bào)總裁辦決定。如對(duì)方當(dāng)事人涉嫌協(xié)議詐騙的，應(yīng)立即報(bào)告公司行政中心。第二十二條公司決定采用訴訟或仲裁解決的協(xié)議糾紛，以及對(duì)方當(dāng)事人起訴的，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將協(xié)議的簽訂、履行、糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商情況整理成書(shū)面材料連同有關(guān)證據(jù)報(bào)公司行政中心。協(xié)議的平常管理第二十三條公司實(shí)行二級(jí)協(xié)議管理，公司行政中心全面負(fù)責(zé)公司的協(xié)議管理；協(xié)議經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)所在部門(mén)的協(xié)議管理（一般為復(fù)印件）。第二十四條公司的協(xié)議專用章由行政中心專人管理，公司的空白協(xié)議、授權(quán)委托書(shū)也由專人管理，如因特殊情況需將協(xié)議專用章或已蓋章的空白授權(quán)委托書(shū)、空白協(xié)議攜帶出差，必須由總裁批準(zhǔn)。協(xié)議專用章、蓋章的空白協(xié)議、授權(quán)委托書(shū)、（已簽訂的協(xié)議）遺失的，應(yīng)及時(shí)向本地公安機(jī)關(guān)報(bào)案，并登報(bào)聲明。第二十五條已簽訂的協(xié)議、增值稅發(fā)票以及業(yè)務(wù)往來(lái)傳真、信函、對(duì)帳單等資料，協(xié)議經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)自行保管好；重要資料應(yīng)將原件交公司行政中心隨協(xié)議保管，增值稅發(fā)票收據(jù)應(yīng)將原件交財(cái)務(wù)中心保管，行政中心留存復(fù)印件隨協(xié)議保管。第二十六條協(xié)議經(jīng)辦人員與本公司終止勞動(dòng)關(guān)系前應(yīng)把有關(guān)材料及名片、委托書(shū)移交完畢，經(jīng)公司行政中心和相關(guān)部門(mén)確認(rèn)后方可辦理有關(guān)手續(xù)。協(xié)議經(jīng)辦人員與本公司終止勞動(dòng)關(guān)系或因其他因素發(fā)生變更的，公司行政中心應(yīng)在情況發(fā)生后一周內(nèi)書(shū)面告知各有關(guān)單位。考核與獎(jiǎng)懲第二十七條公司及所屬子公司全體職工應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守本制度，有效訂立、履行協(xié)議，切實(shí)維護(hù)公司的整體利益。公司行政中心負(fù)責(zé)本制度執(zhí)行情況的監(jiān)督考核。第二十八條對(duì)在協(xié)議簽訂、履行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)重大問(wèn)題，積極采用補(bǔ)救措施，使本公司避免重大經(jīng)濟(jì)損失以及在經(jīng)濟(jì)糾紛解決過(guò)程中，避免或挽回重大經(jīng)濟(jì)損失的，予以獎(jiǎng)勵(lì)。第二十九條協(xié)議經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司導(dǎo)致?lián)p失的，公司將依法向負(fù)責(zé)人員追償損失。1、未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)或超越職權(quán)簽訂協(xié)議；為別人非法提供協(xié)議專用章；應(yīng)當(dāng)簽訂書(shū)面協(xié)議而未簽訂書(shū)面協(xié)議。第三十條協(xié)議經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司導(dǎo)致?lián)p失的，公司酌情向有關(guān)人員追償損失：因工作過(guò)失致使公司被詐騙；公司履行協(xié)議未經(jīng)對(duì)方當(dāng)事人確認(rèn)；遺失重要證據(jù)；發(fā)生糾紛后隱瞞不報(bào)或私自了結(jié)或報(bào)告避重就輕，從而貽誤時(shí)機(jī)的；協(xié)議專用章遺失未及時(shí)報(bào)告；其他違反公司相關(guān)制度的。 第三十一條公司職工在簽訂、履行協(xié)議過(guò)程中觸犯刑法，構(gòu)成犯罪的，將依法移交司法機(jī)關(guān)解決。本制度從2023年9月開(kāi)始執(zhí)行，本制度由行政中心負(fù)責(zé)解釋。行