工作效率低下的人趕緊要學(xué)的3個(gè)方法

工作效率低下的人，趕緊要學(xué)的3個(gè)方法效率，就是對的事情重復(fù)做，重復(fù)的事情快速做。\t"/mycareer/ma/8800116147/01/_blank"職場中低效工作的危害不言而喻，我也經(jīng)常在后臺收到關(guān)于如何提高自己效率的咨詢，所以這次來集中講一下這方面的心得。我按照從個(gè)體到整體，從執(zhí)行到管理的順序，一個(gè)個(gè)來聊。無論你是初出茅廬的社會新人，還是久經(jīng)沙場的職場老將，都值得看看。全文3697字，閱讀大概需要6分鐘。一如既往地保證干貨滿滿，看完絕不后悔。下面進(jìn)入正文。1.

找到低效問題的共性說起來低效工作的例子在職場中比比皆是，但如果我們仔細(xì)梳理一番，就會發(fā)現(xiàn)許多現(xiàn)象都存在共性問題。找到這些共性問題，然后分別去制定對應(yīng)的方法，這本身就是一種高效。我把這些共性問題分為三大類：a)硬技能不嫻熟這常見于剛工作不久的新人。什么是硬技能呢？就是這份工作最基本的技能要求。比如做程序員的，幾大主要的編程語言得了解掌握吧；做市場營銷的，PPT應(yīng)該會寫吧；做財(cái)務(wù)審計(jì)的，Excel要用得嫻熟吧，報(bào)表要看得懂吧；做銷售的，起碼嘴皮子要利索吧。硬技能不嫻熟導(dǎo)致的效率低下問題，是最好解決的。因?yàn)檫@都是有現(xiàn)成的工具幫你提高的。只要你肯花時(shí)間去鉆研琢磨，比如買一些書或者去網(wǎng)上報(bào)個(gè)班學(xué)習(xí)，都能在短時(shí)間內(nèi)迅速提升。我過去也推薦過許多課程，這里就不再贅述。b)

\t"/mycareer/ma/8800116147/01/_blank"團(tuán)隊(duì)溝通不順暢我的工作生涯中，大概80%的效率低下都是這個(gè)原因造成的。最常見的，是不同部門之間的信息斷層，即大家對同一件事的認(rèn)知水平處于不同階段。例如同一個(gè)項(xiàng)目，A部門以為應(yīng)該這樣做，B部門以為應(yīng)該那樣做，中間來回反復(fù)卻不確認(rèn)。結(jié)果最后合在一起發(fā)現(xiàn)誰的理解都不對，于是前面都是白費(fèi)功夫（如下圖）。再比如信息溝通的過程過于冗長，中間層級太多。每一次信息傳遞都有隔閡，每一次隔閡都會造成偏差，最終導(dǎo)致100分的信息傳遞到位時(shí)只有50分（如下圖）。我遇過最夸張的例子，是連一個(gè)簡單的郵箱申請都要從區(qū)域地區(qū)跑到中國總部，再從中國總部繞地球一圈跑到全球總部，最后居然拖了兩個(gè)月才批準(zhǔn)下來。結(jié)果那段時(shí)間我只能用QQ郵箱，因?yàn)闆]有和公司總部的郵件系統(tǒng)對接，每次我找郵箱聯(lián)系人都要浪費(fèi)不少時(shí)間。而最后申請下來的郵箱，居然是集團(tuán)另外一個(gè)公司的域名，原因是總部那邊把我的信息弄錯(cuò)了。這類情況在日常工作中很常見。除此之外像會議紀(jì)要，項(xiàng)目跟進(jìn)，指令傳達(dá)，這些全都是溝通問題。一旦遇到信息溝通有偏差時(shí)，就需要有人站出來，主動承擔(dān)信息的協(xié)調(diào)疏通工作。這個(gè)人可以是自己，也可以是其他負(fù)責(zé)的同事。如果信息疏通者是自己，就要主動確保所有人對信息的理解是一致的。例如你可以用會議紀(jì)要或郵件的形式，總結(jié)所有已經(jīng)達(dá)成共識的信息。這樣將來出了問題，就能找到對應(yīng)的負(fù)責(zé)人。比如像下面這樣，用幾個(gè)關(guān)鍵問題來幫所有人理清思路：1.項(xiàng)目的目的是什么？2.項(xiàng)目的計(jì)劃是怎樣的？3.如今項(xiàng)目的進(jìn)度到達(dá)了哪里？4.各部門接下來分別要做什么？5.下次開會時(shí)各部門需要提交哪些東西？這樣是不是就清楚多了？如果信息疏通者是別人，這時(shí)可以做的事情就比較有限，因?yàn)橹鲃訖?quán)不在自己手上。但你可以有規(guī)律地提醒，適當(dāng)?shù)卮叽?。在不影響對方情緒的前提下，不斷重復(fù)加強(qiáng)你對這件事的關(guān)注程度，讓對方不要忘記。總之，只有加速了信息傳遞的效率，才能提高工作的效率。c)缺乏指揮和調(diào)度如果說前面兩類問題是最常見的，那最后這個(gè)問題，是最致命的。大家都聽過一句話，叫“將帥無能，累死三軍”。一個(gè)無法做出正確決策的領(lǐng)導(dǎo)，拖累的不僅是自己的效率，更是整個(gè)團(tuán)隊(duì)幾個(gè)人甚至幾十個(gè)人的效率。這個(gè)損失可就巨大了。比如面對下屬提交的工作方案，老板卻無法拍板。做，如何去做，哪些要做？不做，為什么不做，應(yīng)該怎么做？這些都沒有明確的說法，只是一句“再回去想想”打發(fā)了事，既沒有指導(dǎo)，也沒有規(guī)劃。如果你是普通員工，遇到這樣的領(lǐng)導(dǎo)，最好的建議是趕緊走人，人間不值得。如果你恰好是領(lǐng)導(dǎo)，可以反思一下平時(shí)是否因?yàn)樽约旱哪＠鈨煽桑瑳Q策不力而導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)一直在原地兜圈子。無論什么原因，在該做決策的時(shí)候猶豫不決，制定安排的時(shí)候思路不清，這種領(lǐng)導(dǎo)是不及格的。以上就是造成工作低效的三個(gè)共性問題。大家可以根據(jù)自己的實(shí)際情況做歸納總結(jié)，然后具體問題，具體改進(jìn)。2.善于模仿，超越模仿模仿的意義，是用已被驗(yàn)證過的高效方法，逼自己改變過去低效不正確的思維。而且很多時(shí)候，這種改變是“強(qiáng)扭的瓜”，硬生生掰過來。雖然一開始會有點(diǎn)痛苦，但隨著時(shí)間的推移，你會發(fā)現(xiàn)一切都值得。這是提高\(yùn)t"/mycareer/ma/8800116147/01/_blank"工作效率的一條捷徑。舉個(gè)例子。我在剛工作的時(shí)候，邏輯思維奇差。后來我找到一條模仿方法，就是學(xué)習(xí)咨詢公司寫PPT方案的套路。之前我在文章《純干貨：從麥肯錫的PPT模版中，我們能學(xué)到哪些高級的思維技巧？》提到過，麥肯錫的PPT模板之所以被稱為“邏輯PPT圣經(jīng)”，是因?yàn)槔锩嬗袑I(yè)全面的結(jié)構(gòu)思維模板，適用于職場上所有需要寫方案的場合。如果你腦子里思維混亂，半天信息點(diǎn)都沒梳理清楚，此時(shí)套用這樣一套模型，瞬間就能讓你找到方向。當(dāng)時(shí)我就照著這里面的每一頁模板，把工作中遇到的實(shí)際問題全部往里面套。遇到不能完全適用的情況，我就稍作改良。比如下面這兩張圖，上面一張是麥肯錫的PPT模板，下面一張是我仿照這個(gè)結(jié)構(gòu)做的一頁P(yáng)PT。（麥肯錫的PPT模板）（我模仿做的一頁P(yáng)PT）在上圖這個(gè)小房子一樣的結(jié)構(gòu)里，四個(gè)“支柱”就代表公司主要的四大業(yè)務(wù)板塊。另外，最下方的箭頭表示隨著時(shí)間的推移，公司業(yè)務(wù)發(fā)展的先后順序。一頁P(yáng)PT，就把這個(gè)公司的業(yè)務(wù)概況講得清清楚楚。而不用像以前我找了一大堆資料，寫了好多頁文字都沒能講明白。這就是模仿的作用。更重要的是，我沒有完全照搬這個(gè)模型，而是在最下方用一個(gè)紅色箭頭來代替模板中的“title”板塊。因?yàn)槲疫€要排列公司業(yè)務(wù)的發(fā)展時(shí)間，顯然之前的模板里沒有這個(gè)功能，所以我根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行了適當(dāng)改良。你看，除了模仿，我還得自己往里面添磚加瓦。這其實(shí)就是學(xué)習(xí)。模仿固然重要，但不能一味去模仿。我們要在模仿的過程中體會作者背后的本源思路，然后自己學(xué)會獨(dú)立思考，最后做到具體情況具體分析。這才是模仿的本質(zhì)意義。我們要善于模仿，更要超越模仿。除了寫PPT，工作中還有很多情況都可以通過模仿來學(xué)習(xí)。比如人際溝通這塊，你就可以觀摩身邊那些會說話的人，他們和人溝通的方法有哪些，自己拿個(gè)小本子暗自記下來。甚至具體到開頭的話術(shù)怎么講，遭到拒絕時(shí)用什么話打圓場，哪些詞是他們絕對不會說的等等。越具體，就越好學(xué)。你先模仿，然后自己再去感受和思考，這樣做的效率就會很高。再比如找資料做研究，你可以去請教公司里特別會找資料的同事前輩們。請人家吃個(gè)便飯，虛心討教一些迅速找資料的渠道和方法，全都記下來，然后自己回去模仿實(shí)踐。這都不是什么難事。比起自己像無頭蒼蠅一樣瞎摸索，能找到一個(gè)對標(biāo)參照物去模仿，你的效率會蹭蹭往上升。3.

\t"/mycareer/ma/8800116147/01/_blank"建立價(jià)值認(rèn)同，從上到下改進(jìn)獨(dú)立工作的時(shí)候，可以通過模仿來提高自己的效率。但如果是團(tuán)隊(duì)工作，就要換方法了。如果你是一個(gè)管理者，就知道團(tuán)隊(duì)協(xié)作講究的是合力。這時(shí)建立價(jià)值認(rèn)同就非常重要。要先在思想上統(tǒng)一方向，才能在行動上勁兒往一處使。而建立價(jià)值認(rèn)同，就是要讓團(tuán)隊(duì)成員都明白，過去的工作方法是錯(cuò)誤的，低效的。如果大家沒有意識到這個(gè)問題，講再多提高都是白搭。這就是從上往下改進(jìn)，也是解決低效問題的最根本辦法。比如很多公司都喜歡加班文化，認(rèn)為員工工作時(shí)間越長，越能體現(xiàn)他們的價(jià)值。但我不認(rèn)同這一點(diǎn)，相反我覺得工作價(jià)值不應(yīng)該用時(shí)間來衡量，而是用結(jié)果。所以我經(jīng)常和團(tuán)隊(duì)成員說，我不鼓勵(lì)加班，我鼓勵(lì)你們早點(diǎn)把事情做好然后回家享受生活。但“早點(diǎn)把事情做好”，這里面就大有文章了。首先是“把事情做好”。什么叫“做好”呢？如果要寫一份方案，你寫好20頁給我，這個(gè)不叫“做好”，這叫“做完”。因?yàn)槲液竺孢€要檢查和修改，可能還要你刪除一些廢話，添加更重要的信息；也有可能你20頁都沒寫到點(diǎn)子上，我寧可你寫5頁全在點(diǎn)上的東西給我?！白龊谩钡囊馑迹俏野堰@份方案交出去的時(shí)候客戶會買單，而不是看在你寫了幾個(gè)晚上的份上說辛苦了。對不起，這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。其次是“早點(diǎn)”，這就是要你縮短把事情做好的時(shí)間。當(dāng)你做好一件工作需要一天時(shí)間，那么下次就試試半天行不行，再下次試試3個(gè)小時(shí)。但是記住，時(shí)間可以縮短，工作質(zhì)量不能妥協(xié)。效率，就是對的事情重復(fù)做，重復(fù)的事情快速做。把這個(gè)弄清楚了，再回過頭來看加班，就發(fā)現(xiàn)問題了。加班不是目的，而是方法。如果這個(gè)方法能夠提升工作產(chǎn)出的質(zhì)量，那么適當(dāng)加班無可厚非。反之，就應(yīng)該摒棄。專業(yè)技巧嫻熟的人，早點(diǎn)把事情做好早下班當(dāng)然可以。做事不熟練的人，加班學(xué)習(xí)和鞏固自己的工作技能，那也是應(yīng)該的。作為管理者，需要一開始就建立共識，制定標(biāo)準(zhǔn)，讓大家明白什么樣的工作產(chǎn)出才是有價(jià)值的。圍繞這個(gè)核心目的，再去改進(jìn)工作方法和流程，這才是正確的做法。如果加班反而拖累了效率，那么就把目光聚焦在正常工作時(shí)間里，去思考為什么不能按時(shí)完成工作。我見過很多加班的人，頭天晚上10點(diǎn)下班，第二天中午12點(diǎn)來上班，這樣算下來他們的工作時(shí)間和正常上班的人沒有兩樣，那為什么要把工作都留到精神狀態(tài)不好的晚上去做呢？與其這樣，不如圍繞“效率”去建立一種文化。比如去除臃腫的匯報(bào)結(jié)構(gòu)，摒棄形式主義的官僚作風(fēng)，一切以價(jià)值產(chǎn)出為核心。同時(shí)讓效率高、能力強(qiáng)的人擔(dān)當(dāng)大任。這樣的人多了，團(tuán)隊(duì)的效率自然就上去了。這是最難的，卻是最有效的。喬布斯說過一句話：Itdoesn'tmake