物資采購及管理制度模版

LOGOxx有限公司編號：HTH-XZWZ-01版本：1.0生效日期：管理體系文件物資采購及管理制度密級：發(fā)放編號：編制：審核：批準(zhǔn)：版本修訂記錄序號修訂日期修訂內(nèi)容修訂人版本備注LOGO物資采購及管理制度編號：HTH-XZWZ-01版本：1.0生效日期：11.0目的為規(guī)范物資采購申請流程，控制費(fèi)用的合理支出，避免浪費(fèi)，并保證物資采購、保管、領(lǐng)用的規(guī)范性、效率性，特制定本規(guī)定。2.0適用范圍指公司日常辦公業(yè)務(wù)所需的各種辦公物資(包括辦公用品、日常用品、低值易耗品)、固定資產(chǎn)、IT系統(tǒng)等有形物資的采購，除以上等其他物品的采購也可參照本制度執(zhí)行。招商運(yùn)營部須求的營銷物料及工程建設(shè)物料不在此范圍。3.0名詞解釋3.1辦公用品：指常用辦公文具、辦公耗材。3.2日常用品：指辦公室常用藥品、招待茶點(diǎn)、茶葉、桶裝水、箱裝水、清潔用品等；3.3低值易耗品：單價(jià)在人民幣2000元以下，且容易消耗的物資，通常為部門專用物品。（如工程管理部用的工程鞋子、工具、卷尺，招商運(yùn)營部用的激光筆、U盤，成本部用的專用計(jì)算器，人事行政部的花卉，財(cái)務(wù)管理部的賬本裝訂機(jī)和裝訂條等）3.4固定資產(chǎn)：指人民幣單價(jià)在2,000元（含）以上，使用期限超過一年以上的有形資產(chǎn),包括機(jī)器設(shè)備、運(yùn)輸工具、電子設(shè)備、家私家具等。對于單件價(jià)格雖低于2,000元但大于1000元且使用年限超過一年以上或整批購買金額較大的有形資產(chǎn)，財(cái)務(wù)管理部和人事行政部可以根據(jù)實(shí)際情況共同商定作為固定資產(chǎn)管理，但同時(shí)應(yīng)通知使用保管部門。3.5部門特殊物品：指只有該部門需要使用的物品。（如招商運(yùn)營部用于開盤時(shí)的電視機(jī)等）3.6急需性物資采購：指臨時(shí)緊急需要、事先經(jīng)總經(jīng)理口頭同意，無法按正常流程采購且事后補(bǔ)單的物資。4.0采購權(quán)責(zé)部門4.1人事行政部是物資采購的第一責(zé)任部門,通過對供應(yīng)商資源及公司內(nèi)部資源進(jìn)行管理，保證及時(shí)、優(yōu)質(zhì)、低價(jià)地為公司各部門提供所需物資;負(fù)責(zé)對供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行評審；負(fù)責(zé)合同談判和簽署、物資驗(yàn)收，退貨處理等環(huán)節(jié)的組織和協(xié)調(diào)；負(fù)責(zé)物資的庫存管理，做好公司庫存物資的收、發(fā)、存賬務(wù)與實(shí)物管理。4.2財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)對采購過程和采購合同的合規(guī)性和合法性進(jìn)行監(jiān)督；負(fù)責(zé)按公司管理制度審核付款資料，并按照合同要求準(zhǔn)時(shí)、正確安排付款；大件物資參與人事行政部組織的對供應(yīng)商的考察、評估；負(fù)責(zé)定期檢查物資的庫存情況。5.0采購規(guī)定5.1同類物資采購次數(shù)頻繁的（一月一次），應(yīng)當(dāng)選擇定點(diǎn)采購方式，定點(diǎn)采購一般采取按項(xiàng)目結(jié)算或月結(jié)的方式。5.2同類物資采購次數(shù)不頻繁的，可以臨時(shí)選擇供應(yīng)商，進(jìn)行零星采購。零星采購按照兩人經(jīng)手、貨比三家的原則，由人事行政部或請購部門直接在市場上詢價(jià)，并在《物資采購請示》中附上比價(jià)資料及建議采購供應(yīng)商，報(bào)公司總經(jīng)理簽批后，方可實(shí)際采購。5.3各部門所需的辦公用品和日常用品由人事行政部每月統(tǒng)一采購，并設(shè)定安全庫存，保障日常使用。5.4公司辦公需用的固定資產(chǎn)，由人事行政部統(tǒng)一計(jì)劃，填寫《物資采購請示》，經(jīng)總經(jīng)理同意后方可購買。5.5各部門有其它物資需求的，價(jià)值1000元以內(nèi)物品需填寫低值易耗品采購申請表》，價(jià)值超過1000元的，由人事行政部向公司領(lǐng)導(dǎo)提出書面申請，領(lǐng)導(dǎo)簽批后落實(shí)采購。6.0驗(yàn)收規(guī)定人事行政部及物資需求部門共同負(fù)責(zé)采購物資的物品入庫檢驗(yàn)驗(yàn)收；驗(yàn)收時(shí)應(yīng)保證送貨方的送貨單據(jù)上有明確數(shù)量、單價(jià)、總金額，貴重物品應(yīng)附有售后服務(wù)單、質(zhì)量保修單及使用說明書等資料，才可根據(jù)驗(yàn)收情況簽名確認(rèn)；驗(yàn)收完畢后人事行政部負(fù)責(zé)進(jìn)行入庫登記。7.0供應(yīng)商選擇選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)充分考慮價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)等要素，需提供至少3家供應(yīng)商的性價(jià)比對比分析，擇優(yōu)選擇后可長期合作。合作滿一年需重新評估是否有必要更換供應(yīng)商。8.0付款及報(bào)銷8.1合同簽署的批準(zhǔn)權(quán)限：工程類合同50萬元以上報(bào)集團(tuán)總部審批；非工程類合同10萬元以上報(bào)集團(tuán)總部審批。8.2按合同條款付款的審批權(quán)限：8.2.1規(guī)劃、設(shè)計(jì)、工程款及客戶押金、保證金付款由副總經(jīng)理和總經(jīng)理審批。8.3合同類和非合同類的采購付款由副總經(jīng)理和總經(jīng)理審批。8.4采購付款，經(jīng)辦部門應(yīng)憑申購依據(jù)（請示報(bào)告）、合同或訂單、驗(yàn)收依據(jù)（入庫單或驗(yàn)收報(bào)告等），及領(lǐng)用依據(jù)（資產(chǎn)領(lǐng)用簽收表）進(jìn)行請款，附合法發(fā)票（電腦小票或送貨單等應(yīng)作為附件）。9.0固定資產(chǎn)管理規(guī)定9.1財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)公司的固定資產(chǎn)資金形態(tài)管理，人事行政部負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)實(shí)物形態(tài)管理，兩個(gè)部門須各司其職，互相配合，切實(shí)加強(qiáng)管理與監(jiān)督。9.2人事行政部設(shè)立兼職資產(chǎn)管理員，對新購入的資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)一分類編號，并設(shè)置資產(chǎn)管理帳記錄資產(chǎn)的增減，同時(shí)按使用部門及使用人建立《固定資產(chǎn)管理明細(xì)表》。9.3凡經(jīng)驗(yàn)收合格的固定資產(chǎn)，資產(chǎn)管理員應(yīng)即以噴字或其他方式將編號印記于該資產(chǎn)上，并應(yīng)與其所經(jīng)管的資產(chǎn)管理帳保持一致。9.4為便于資產(chǎn)管理，下列品種資產(chǎn)不論數(shù)額大小一律作為固定資產(chǎn)入帳，具體包括：冰箱、電腦、手提電腦、手機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)、刻錄機(jī)、汽車、摩托車、掃描儀、攝像機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、速印機(jī)、碎紙機(jī)、投影儀、音響、點(diǎn)鈔機(jī)、繪圖儀、專業(yè)軟件（2000元以上）、電瓶車等。10.0物資領(lǐng)用及使用規(guī)定10.1員工領(lǐng)用的所有采購物資都要合理使用，并妥善保管，如因人為因素而發(fā)生丟失或損壞的，責(zé)任人需按評估價(jià)值賠償。10.2所有固定資產(chǎn)及金額在500元以上的低值易耗品需由人事行政部建立電子檔案，員工領(lǐng)用時(shí)應(yīng)填寫“資產(chǎn)領(lǐng)用簽收表”，由資產(chǎn)管理員及領(lǐng)用人簽名確認(rèn)，其中一聯(lián)隨同付款手續(xù)交財(cái)務(wù)管理部入賬，同時(shí)資產(chǎn)管理員將相關(guān)內(nèi)容輸入資產(chǎn)明細(xì)表后存檔。10.3人事行政部負(fù)責(zé)對辦公用品使用情況進(jìn)行管理，設(shè)置“辦公用品進(jìn)出存明細(xì)表”，每次采購入庫時(shí)，進(jìn)行庫存清點(diǎn)，做到表實(shí)相符；人事行政部在派發(fā)辦公用品時(shí)，應(yīng)使用“辦公用品領(lǐng)用登記表”，由使用人在領(lǐng)用時(shí)按實(shí)簽收。10.4未經(jīng)人事行政部同意，任何人不得擅自改變固定資產(chǎn)使用人和存放位置。10.5員工在