經(jīng)銷商檔案管理制度

經(jīng)銷商檔案管理制度一、目的本制度的目的在于建立和規(guī)范公司經(jīng)銷商檔案管理工作，確保經(jīng)銷商檔案資料的真實性、完整性、安全性及及時性。進(jìn)一步加強(qiáng)對經(jīng)銷商經(jīng)營情況的監(jiān)管力度，為公司決策提供依據(jù)。二、適用范圍本制度適用于公司所有經(jīng)銷商檔案的管理。三、檔案管理原則

1、真實性原則：檔案資料應(yīng)真實無誤。

2、完整性原則：檔案資料應(yīng)包含全部內(nèi)容，每份資料應(yīng)完整。

3、安全性原則：檔案應(yīng)保密，禁止外泄，確保資料安全。

4、及時性原則：檔案管理應(yīng)實現(xiàn)及時更新，確保檔案信息的實時性和最新性。四、檔案管理內(nèi)容

1、經(jīng)銷商登記表

經(jīng)銷商登記表應(yīng)記錄經(jīng)銷商的基本信息，包括企業(yè)名稱、法人代表、經(jīng)銷商類型、注冊地址、聯(lián)系方式等。

2、經(jīng)銷商申請表

經(jīng)銷商申請表應(yīng)記錄進(jìn)駐公司前經(jīng)銷商所提交的所有申請資料，包括企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等。

3、合同檔案

合同檔案應(yīng)存放經(jīng)銷商與公司簽訂的合同、協(xié)議及補(bǔ)充協(xié)議等文件。

4、經(jīng)銷商經(jīng)營情況檔案

經(jīng)銷商經(jīng)營情況檔案應(yīng)包含經(jīng)銷商所經(jīng)營的商品種類、規(guī)模、市場及銷售等情況。

5、經(jīng)銷商信用檔案

經(jīng)銷商信用檔案應(yīng)存放有關(guān)經(jīng)銷商信用記錄的相關(guān)資料，包括財務(wù)情況、信用評估等相關(guān)信息。

6、其它檔案

經(jīng)銷商相關(guān)的其它資料，如聯(lián)系人及通訊地址等。五、檔案管理責(zé)任

1、公司內(nèi)部設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)經(jīng)銷商檔案的收集、存檔、更新和保密工作。

2、經(jīng)銷商部門負(fù)責(zé)填寫經(jīng)銷商的登記表和申請表，保證經(jīng)銷商的基本信息真實無誤。

3、合同管理人員負(fù)責(zé)合同檔案的管理工作，保證合同的真實性及完整性。

4、市場部門負(fù)責(zé)經(jīng)銷商經(jīng)營情況檔案的管理工作，保證收集到最新的信息并及時核查。

5、信用管理部門負(fù)責(zé)經(jīng)銷商信用檔案的管理工作，確保信用記錄的真實客觀。

6、相關(guān)部門負(fù)責(zé)其它與經(jīng)銷商相關(guān)的資料的收集、保管及管理工作。六、檔案管理流程

1、經(jīng)銷商資料登記：公司經(jīng)銷商管理部門填寫經(jīng)銷商登記表，記錄經(jīng)銷商的基本信息并進(jìn)行審核。

2、經(jīng)銷商申請：經(jīng)銷商向公司提交申請資料，經(jīng)銷商管理部門審核資料的真實性并建立經(jīng)銷商申請表。

3、合同簽訂：經(jīng)銷商部門與經(jīng)銷商簽訂合同，合同管理人員對合同進(jìn)行審核，并將合同納入合同檔案中。

4、經(jīng)銷商經(jīng)營情況監(jiān)管：市場部門對經(jīng)銷商經(jīng)營情況進(jìn)行監(jiān)管，并將相關(guān)資料建檔存檔。

5、經(jīng)銷商信用監(jiān)管：信用管理部門在經(jīng)銷商經(jīng)營過程中，對其經(jīng)營情況及信用情況進(jìn)行監(jiān)管，并做出相應(yīng)的評估結(jié)果，在信用檔案中留存記錄。

6、檔案查閱：公司內(nèi)部有關(guān)部門可以依據(jù)需要，進(jìn)行經(jīng)銷商檔案的查閱工作。七、檔案管理注意事項

1、檔案管理應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行操作，保證每個環(huán)節(jié)的流程正常有序。

2、檔案管理應(yīng)嚴(yán)格保密，禁止泄露經(jīng)銷商敏感信息。

3、檔案管理應(yīng)定期對經(jīng)銷商資料進(jìn)行整理和歸檔，保持檔案資料的完整性。

4、檔案管理應(yīng)保證檔案資料存儲安全，避免丟失、損壞和被盜等情況。

5、檔案管理應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定。八、歸檔及銷毀

1、經(jīng)銷商自愿退出或經(jīng)營期限屆滿，公司應(yīng)進(jìn)行紙質(zhì)檔案的歸檔處理，并將歸檔憑證副本留存檔案室備查。

2、經(jīng)銷商因違反公司合同條款被解除合作關(guān)系，公司應(yīng)對經(jīng)銷商的檔案進(jìn)行銷毀處理。

3、對于重要的合同文件，公司應(yīng)對其進(jìn)行永久存儲，并注意保護(hù)其安全性。九、制度的評審和修訂本制度由公司經(jīng)銷商管理部門負(fù)責(zé)日常管理和操作，并且有權(quán)審核和修訂本制度。凡涉及檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的變化和制度內(nèi)容的變動，應(yīng)及時調(diào)整本制度，確保制度與現(xiàn)實