基于現(xiàn)代信息技術(shù)條件的檔案文獻(xiàn)編纂模式探微

基于現(xiàn)代信息技術(shù)條件的檔案文獻(xiàn)編纂模式探微

自孔子編訂《六經(jīng)》，數(shù)千年來(lái)檔案編纂工作實(shí)踐一直在技術(shù)進(jìn)步的影響下不斷向前發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)的出現(xiàn)更是為檔案文獻(xiàn)編纂模式帶來(lái)巨大的變革。一、信息技術(shù)推動(dòng)檔案編纂工作手段實(shí)現(xiàn)智能化檔案編纂工作一直以紙筆抄寫整理的手工操作為主，計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的出現(xiàn)促使檔案編纂許多工作環(huán)節(jié)開始由計(jì)算機(jī)輔助或控制，逐步實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和智能化。(一)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)輔助選題檔案編纂題目的選擇是一個(gè)復(fù)雜的調(diào)研和決策過(guò)程。在選題論證的過(guò)程中，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)可提供重要的技術(shù)支持。1.網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)是開展選題調(diào)研的重要途徑計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為檔案館的編纂人員提供了與信息用戶在全球范圍互動(dòng)溝通的可能性。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)反饋系統(tǒng)，檔案館的編纂人員可進(jìn)行用戶調(diào)查，分析社會(huì)需求焦點(diǎn)，聽取信息用戶對(duì)編纂信息利用效果的客觀評(píng)價(jià)，確定某一階段檔案編纂的選題方向以及確定重點(diǎn)客戶，實(shí)現(xiàn)一對(duì)一的個(gè)性化服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)所提供的虛擬空間使在線交流的主體彼此間身份平等，敢于暢所欲言，因此，網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)在一定的監(jiān)督機(jī)制下可真正達(dá)到有效的交流和溝通，應(yīng)用于編纂活動(dòng)中會(huì)達(dá)到較為理想的反饋效果。網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)溝通的方式和途徑很多，QQ/MSN聊天室、BBS論壇、Blog、E-mail電子信箱、用戶呼叫中心等都是非常便利的溝通工具。檔案館可根據(jù)需要建立客戶數(shù)據(jù)庫(kù)，采集記錄客戶的詳細(xì)信息如過(guò)去的利用記錄、客戶的喜好和特殊需求等，并通過(guò)相應(yīng)軟件對(duì)客戶信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析和處理。2.計(jì)算機(jī)是對(duì)社會(huì)信息需求量化分析的基本工具信息用戶的信息需求行為及相關(guān)活動(dòng)是一個(gè)隨機(jī)過(guò)程，對(duì)這一過(guò)程的研究離不開概率論與數(shù)理統(tǒng)計(jì)的理論與方法。電子計(jì)算機(jī)所具有的自動(dòng)統(tǒng)計(jì)與分析功能可記錄檔案利用的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)信息用戶的利用狀態(tài)和利用規(guī)律，評(píng)估預(yù)測(cè)某一時(shí)期的社會(huì)信息需求動(dòng)向，對(duì)科學(xué)選題提供參考。(二)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程檢索搜集檔案編纂資料1.實(shí)現(xiàn)館際間的資源共享傳統(tǒng)的編纂模式很難將在地理上分散的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一組織、協(xié)同處理。網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程檢索則能實(shí)現(xiàn)檔案館際間快速高效的信息交流，把分散的檔案信息資源整合起來(lái)，全面實(shí)現(xiàn)資源共享。這種編纂選材方式，可突破物理意義上的館藏資源概念，在館際之間建立起資源互通互補(bǔ)的新型關(guān)系，形成以資源共享為特征的開放的檔案編纂形式。2.構(gòu)建編纂知識(shí)倉(cāng)庫(kù)Internet是當(dāng)今世界上規(guī)模最大、覆蓋面最廣、信息資源最豐富、發(fā)展最為迅速的信息網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)絡(luò)上有極其豐富的可以共享的圖書、情報(bào)等各種信息資源，利用這些資源可構(gòu)建檔案編纂知識(shí)儲(chǔ)備庫(kù)，為項(xiàng)目查新、檔案信息選擇和審核提供知識(shí)支持。(三)利用自動(dòng)化技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行編輯加工1.采用數(shù)字化信息復(fù)制技術(shù)轉(zhuǎn)錄原文信息出于保護(hù)檔案原件的目的，在編纂過(guò)程中需要對(duì)檔案原件信息進(jìn)行復(fù)制轉(zhuǎn)錄。目前，轉(zhuǎn)錄手段已從人工抄寫、靜電復(fù)印、拍照影印等方式進(jìn)化到數(shù)字化信息復(fù)制階段。數(shù)字化信息復(fù)制技術(shù)既可對(duì)紙質(zhì)載體檔案信息進(jìn)行數(shù)字化，也可對(duì)電子文件內(nèi)容進(jìn)行快速?gòu)?fù)制與遷移。對(duì)紙質(zhì)檔案原文信息進(jìn)行數(shù)字化復(fù)制，主要采用文本錄入與圖像掃描等方法。文本錄入是指通過(guò)計(jì)算機(jī)鍵盤，將檔案的內(nèi)容錄入數(shù)據(jù)庫(kù)；圖像掃描是指掃描錄入或采用數(shù)碼拍攝方式將檔案全文按原貌逐頁(yè)存貯為圖像文件存入數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。對(duì)電子文件內(nèi)容的復(fù)制與遷移需要借助計(jì)算機(jī)或數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)，可進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)共享備份、異地?cái)?shù)據(jù)備份或自動(dòng)智能化備份，所形成的復(fù)制數(shù)據(jù)可以保持與原始數(shù)據(jù)完全的一致性，多個(gè)數(shù)據(jù)復(fù)制保持相同的數(shù)據(jù)值。2.借助電子編輯軟件校改加工檔案文字電子編輯技術(shù)使檔案編輯活動(dòng)告別紙與筆的傳統(tǒng)操作方式，改用文字和圖像處理軟件對(duì)檔案文稿添加標(biāo)點(diǎn)、擬制標(biāo)題、校改文字、加按作序以及對(duì)整部匯編進(jìn)行編排和版面設(shè)計(jì)。電子影像綜合處理系統(tǒng)不僅可以對(duì)輸入的圖像進(jìn)行裁剪、拼接、圖文迭入、窗口編輯等，還具有將舊檔案字跡增強(qiáng)的功效。對(duì)于字跡褪色、反差小或字跡擴(kuò)散、湮化的檔案，可通過(guò)對(duì)掃描參數(shù)的反復(fù)修改(調(diào)節(jié)亮度、加重對(duì)比度)清除或減輕字跡擴(kuò)散部分的痕跡，提高清晰度，增強(qiáng)辨識(shí)校改圖像、文字的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。(四)檔案編纂信息系統(tǒng)對(duì)編纂流程實(shí)施控制檔案編纂信息系統(tǒng)可對(duì)編纂過(guò)程中的人流、物流、資金流、信息流進(jìn)行電腦化管理，協(xié)助檔案編纂人員處理日常事務(wù)，優(yōu)化管理流程。一般的，整個(gè)編纂過(guò)程可分解為編纂選題、資料準(zhǔn)備、編輯加工和排版制作等若干模塊，每一模塊的任務(wù)都可由預(yù)先設(shè)定的程序進(jìn)行自動(dòng)化管理和控制。1.系統(tǒng)中各個(gè)模塊的管理目標(biāo)編纂選題模塊建立選題資料數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)選題階段所形成的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。數(shù)據(jù)庫(kù)中既可保存本次編纂活動(dòng)的各種數(shù)據(jù)，也可提供以往歷次編纂過(guò)程中所積累資料的檢索；資料準(zhǔn)備模塊主要對(duì)資料的搜集、挑選和審核進(jìn)行控制。系統(tǒng)可按照預(yù)先設(shè)計(jì)的相關(guān)條件和標(biāo)準(zhǔn)(資料收集的途徑和方式、查全率和查準(zhǔn)率、入選材料的數(shù)量、比率等)進(jìn)行資料的自動(dòng)檢索；也可根據(jù)預(yù)先設(shè)計(jì)的選材標(biāo)準(zhǔn)(材料的歸檔時(shí)間、主題內(nèi)容、時(shí)間斷限、地區(qū)范圍、形成機(jī)構(gòu))自動(dòng)進(jìn)行材料的初選和審核；系統(tǒng)可自動(dòng)生成選材著錄卡片，對(duì)每一份入選檔案的處理情況進(jìn)行記錄。編輯加工模塊內(nèi)嵌的編輯軟件可完成檔案文字和圖像的校改，每一份檔案的編輯狀況都可以被系統(tǒng)日志即時(shí)記錄，以便對(duì)工作質(zhì)量和進(jìn)度實(shí)行目標(biāo)管理控制。對(duì)檔案文稿的處理可實(shí)施時(shí)滯控制，一旦預(yù)定的文檔處理時(shí)間超期，即可進(jìn)行自動(dòng)提醒和督促：系統(tǒng)的自動(dòng)編目功能可根據(jù)指令準(zhǔn)確、快速地編制不同形式的匯編資料目錄，對(duì)檔案資料進(jìn)行動(dòng)態(tài)的虛擬編排，提供多種檢索手段。排版制作模塊可為檔案匯編的排版制作提供規(guī)范模式，輔助編纂人員進(jìn)行版面設(shè)計(jì)，處理插圖等，也可最后對(duì)已排好的版面進(jìn)行再次審定和校對(duì)。通過(guò)檔案編纂信息系統(tǒng)的智能規(guī)范，編纂工作流程的一系列主要工作環(huán)節(jié)等都可通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件得到科學(xué)而有效的智能化控制。2.系統(tǒng)研發(fā)的主要方式檔案編纂信息系統(tǒng)軟件可以單獨(dú)編制，也可采用掛接的方法，內(nèi)嵌到檔案館計(jì)算機(jī)綜合管理系統(tǒng)中，如上海市城建檔案館計(jì)算機(jī)綜合管理系統(tǒng)中就包含了“編研及刊物數(shù)據(jù)庫(kù)子系統(tǒng)”；上海網(wǎng)技信息技術(shù)有限公司所開發(fā)的檔案多媒體全文數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)也包含了檔案編研子系統(tǒng)，具有設(shè)立專題、采集素材、共享資料、編輯材料、編制專題目錄和排版制作等功能。目前國(guó)內(nèi)涉及檔案編纂管理的相關(guān)軟件，主要是解決手工管理的事務(wù)型軟件，尚無(wú)很完善的智能管理軟件。隨著編纂自動(dòng)化程度的不斷提高，注重管理決策分析的專家智能決策型軟件將逐步問(wèn)世，成為檔案編纂管理和決策中的主要技術(shù)支撐。二、檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)成為檔案編纂信息的主流載體1.計(jì)算機(jī)專題數(shù)據(jù)庫(kù)——數(shù)字化的檔案匯編隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，社會(huì)文獻(xiàn)結(jié)構(gòu)發(fā)生了重大變化，傳統(tǒng)的紙張已不能滿足文、圖、聲、像等多媒體數(shù)字信息的記載與傳播，能夠存儲(chǔ)數(shù)字化多媒體信息的各種電子文獻(xiàn)激增，數(shù)據(jù)庫(kù)也逐漸成為檔案編纂信息的主流載體。數(shù)據(jù)庫(kù)是計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于信息存儲(chǔ)后的文獻(xiàn)形態(tài)，作為新型的信息組織形式和傳播載體，具有存儲(chǔ)量大、擴(kuò)展功能強(qiáng)、檢索方式靈活、信息傳遞快捷等優(yōu)勢(shì)，能夠存儲(chǔ)、處理海量的數(shù)字化信息，提供數(shù)字信息的網(wǎng)絡(luò)檢索和服務(wù)。檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)是由檔案館按專題組織相關(guān)檔案內(nèi)容信息構(gòu)建產(chǎn)生的，主要存儲(chǔ)檔案館中經(jīng)過(guò)編纂整理可以公開的那一部分館藏信息，面向社會(huì)大眾提供全面的檢索利用服務(wù)。檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)是數(shù)字化的檔案匯編，是傳統(tǒng)檔案編纂成果在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的拓展。就目前的技術(shù)手段而言，檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)可以分為四種類型：一是文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)，二是多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，三是數(shù)值型數(shù)據(jù)庫(kù)，四是事實(shí)型數(shù)據(jù)庫(kù)，其中以文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)最為常見。目前，檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)量和種類不斷增多，若點(diǎn)擊各地檔案館網(wǎng)站，經(jīng)常能看到“特色館藏”、“專題特色庫(kù)”、“特色庫(kù)”等欄目，瀏覽到各色各樣的專題數(shù)據(jù)庫(kù)。如在北京市檔案館的網(wǎng)站上，可以查閱到該館編纂完成的勞模、訴訟、工商等7個(gè)專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；福建省檔案信息中心重點(diǎn)開展了知青檔案專題數(shù)據(jù)的收集、整合工作；湖北省檔案資料目錄中心已開通湖北抗戰(zhàn)、辛亥革命專題數(shù)據(jù)庫(kù)等。但這些已經(jīng)建設(shè)完成的檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)大多還屬于文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案內(nèi)容簡(jiǎn)介數(shù)據(jù)庫(kù)，尚缺乏大型的檔案原文檢索數(shù)據(jù)庫(kù)。2.多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)——檔案編纂信息的新型組織方式多媒體技術(shù)是一種把多樣化的信息媒體集成的技術(shù)，它能夠同時(shí)獲取、編輯、存儲(chǔ)和展現(xiàn)兩種以上不同類型信息媒體。不同介質(zhì)多元統(tǒng)一的整合，是檔案編纂信息傳播的進(jìn)一步發(fā)展。在檔案編纂工作中引入多媒體技術(shù)，可將文字、聲音、圖像、動(dòng)畫等各種類型的單媒體檔案信息整合到一起，對(duì)同一事物進(jìn)行多種形式的表現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)視聽上的綜合性。比如反映某次會(huì)議的檔案資料，很可能同時(shí)有書寫或印制在紙張上的文字、圖形，錄制在錄音帶上的聲音，拍照留下來(lái)的照片等靜態(tài)圖像，發(fā)言者演示使用的PPT文稿以及攝像機(jī)拍攝下的視頻資料等等。以往在手工編纂過(guò)程中，上述資料都是自成一體，分別處理，分開保管，單獨(dú)分類提供利用。利用者不能依靠同一個(gè)檢索工具同時(shí)查找并利用這些不同類型的資料。但多媒體檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)則能有機(jī)地將文本、圖形、圖像、聲音等多種信息建立起邏輯連接，集成為一個(gè)具有實(shí)時(shí)交互性特征的綜合信息系統(tǒng)，這樣，檔案編纂成果就不再只是簡(jiǎn)單的圖文紙質(zhì)印刷品，而是聲、圖、文相得益彰的動(dòng)態(tài)的電子合成產(chǎn)品。內(nèi)容中融合了影像、聲音和動(dòng)畫等多種傳播符號(hào)，形象生動(dòng)而富有真實(shí)感，讓人們能充分調(diào)動(dòng)視覺(jué)、聽覺(jué)等感官能力去體驗(yàn)和追憶歷史。目前，許多檔案館加快了對(duì)多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，各地陸續(xù)建立了一些口述歷史數(shù)據(jù)庫(kù)、視頻政務(wù)信息專題數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體人事檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)等多種類型的多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。三、網(wǎng)絡(luò)出版拓寬檔案編纂信息與社會(huì)溝通的渠道網(wǎng)絡(luò)出版是一種新型的出版類型，它是指互聯(lián)網(wǎng)信息服務(wù)提供者將自己創(chuàng)作或他人創(chuàng)作的作品經(jīng)過(guò)選擇和編輯加工，登載在互聯(lián)網(wǎng)上或者通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)送到信息用戶端，供公眾瀏覽、閱讀、使用或者下載的在線傳播行為。1.網(wǎng)絡(luò)出版的特點(diǎn)網(wǎng)絡(luò)出版與傳統(tǒng)出版的實(shí)體傳播相比，具有產(chǎn)品數(shù)字化、流通網(wǎng)絡(luò)化和交易電子化三個(gè)主要特征。在網(wǎng)絡(luò)出版條件下，知識(shí)傳播以網(wǎng)上信息流的形式進(jìn)行，出版物以數(shù)字化形式存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，在各種有線、無(wú)線的網(wǎng)絡(luò)之中流通，信息用戶通過(guò)計(jì)算機(jī)等各種終端或?qū)Ｓ玫碾娮娱喿x器閱讀下載。2.網(wǎng)絡(luò)出版是未來(lái)檔案編纂信息的主要傳播途徑近年來(lái)，數(shù)據(jù)庫(kù)的服務(wù)方式經(jīng)過(guò)印刷型、磁帶、軟盤、專線聯(lián)機(jī)、光盤等不同載體和傳輸介質(zhì)的發(fā)展階段，進(jìn)入全面網(wǎng)絡(luò)時(shí)代。在目前的技術(shù)條件下，檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)可以多種載體、多種方式出版發(fā)行。既可將印刷型和光盤型的數(shù)據(jù)庫(kù)通過(guò)傳統(tǒng)圖書發(fā)行途徑提供給用戶，也可放在網(wǎng)絡(luò)上的專賣店流通發(fā)行。當(dāng)然，最為便捷的信息服務(wù)方式莫屬通過(guò)網(wǎng)絡(luò)出版，以網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)的形式直接向信息用戶提供數(shù)字信息的遠(yuǎn)程檢索和下載。由于互聯(lián)網(wǎng)已成為人類信息傳遞和知識(shí)交流的主流途徑，人們?cè)絹?lái)越多地將網(wǎng)絡(luò)作為獲取信息的第一選擇，將檔案編纂成果轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳播，是今后檔案編纂出版的主要發(fā)展方向。網(wǎng)絡(luò)將改變傳統(tǒng)