如何運(yùn)用AO對高校收費(fèi)進(jìn)行審計

如何運(yùn)用AO對高校收費(fèi)進(jìn)行審計

筆者2009年對某高校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行任期經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計時發(fā)現(xiàn)，高校信息系統(tǒng)在內(nèi)控等方面易存在缺陷，導(dǎo)致學(xué)生拖欠學(xué)費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重。如我們在審計中發(fā)現(xiàn)該校已畢業(yè)離校的學(xué)生仍欠費(fèi)達(dá)310多萬元，占總欠費(fèi)金額88%的現(xiàn)象?，F(xiàn)筆者結(jié)合AO對這一審計案例分析如下：該高校財務(wù)系統(tǒng)使用的是用友政務(wù)-R9財務(wù)軟件，后臺數(shù)據(jù)庫為SQLSERVER。收費(fèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)屬于中國建設(shè)銀行自行開發(fā)的管理軟件，校財務(wù)設(shè)終端查詢發(fā)指令系統(tǒng)。學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)為某學(xué)院自行開發(fā)的教務(wù)通管理軟件，后臺數(shù)據(jù)庫為ACCESS。筆者在審前調(diào)查對該局進(jìn)行數(shù)據(jù)采集分析時發(fā)現(xiàn)：該校存在收費(fèi)業(yè)務(wù)量大；繳費(fèi)學(xué)生層次多，收費(fèi)項(xiàng)目、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)參差不齊；收費(fèi)統(tǒng)計口徑各不相同的情況。而收費(fèi)系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)與學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)各自獨(dú)立，未實(shí)行連接，此次審計審查了三年的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)，所有原始數(shù)據(jù)量為2.14GB，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)量近10萬多條。一、高校收費(fèi)審計項(xiàng)目和具體實(shí)施情況（一）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)采集與轉(zhuǎn)換1.學(xué)校收費(fèi)管理系統(tǒng)。每一學(xué)年開始，由校財務(wù)先行在系統(tǒng)中設(shè)定收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，銀行收到指令從學(xué)生銀行卡中劃款，生成提交批次。從校財務(wù)終端生成的學(xué)生交款記錄明細(xì)均從銀行數(shù)據(jù)庫中調(diào)取，可以以文本格式進(jìn)行保存，審計人員直接將該業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)導(dǎo)入AO。(i)點(diǎn)擊AO菜單“采集轉(zhuǎn)換”，選“業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)→采集數(shù)據(jù)→電子數(shù)據(jù)管理→新建”。編輯電子數(shù)據(jù)名稱，將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)存放在“審計分析數(shù)據(jù)”文件夾下。(2)進(jìn)入數(shù)據(jù)導(dǎo)入向?qū)Т翱冢聪隆疤砑印卑粹o，選擇數(shù)據(jù)源類型為“文本文件”。(3)在了解原始文件結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，對文本文件進(jìn)行處理。查看是否與原始表結(jié)構(gòu)相同，生成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)臨時表導(dǎo)入。2.學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)因其記錄是以學(xué)生入學(xué)年度為統(tǒng)計依據(jù)而不是以在校時間，所以審計小組只能根據(jù)現(xiàn)時點(diǎn)將所有學(xué)生記錄從后臺數(shù)據(jù)庫中導(dǎo)出，共計9張表。(1)AO數(shù)據(jù)導(dǎo)入步驟基本同上，不同的部分是選擇數(shù)據(jù)源類型為“ACCESS”，在“數(shù)據(jù)導(dǎo)入向?qū)А苯缑嫘柽x擇要導(dǎo)入的表。（二）審計分析及步驟1.審計思路收費(fèi)完整性審計通常根據(jù)學(xué)校在校生人數(shù)，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)對應(yīng)收款金額與實(shí)際收款金額進(jìn)行比較，再將實(shí)際收到的金額與財務(wù)入賬的金額進(jìn)行核對。但在本次審計中，由于各種統(tǒng)計口徑的差異，使得常規(guī)方法不能實(shí)現(xiàn)。經(jīng)過審計人員深入考慮，決定采用追蹤三年當(dāng)中一個班或幾個班的交費(fèi)情況，對收費(fèi)的完整性第一步進(jìn)行抽查性測試；同時得出以下思路：該校收費(fèi)與會計記賬基本是收付實(shí)現(xiàn)制，幾乎不存在時間差異問題，所有收費(fèi)均通過銀行或現(xiàn)金，查詢該校銀行與現(xiàn)金收取的總金額與收費(fèi)系統(tǒng)中交費(fèi)總額進(jìn)行核對，以此來了解收費(fèi)收入是否全部入賬。2.審計方法與步驟步驟一：(1)運(yùn)用SQL查詢語句統(tǒng)計“學(xué)生學(xué)籍管理.BJ（班級）”表中2005至2007年度應(yīng)交費(fèi)人數(shù)。SQL語句：通過這一步驟的比對，我們發(fā)現(xiàn)在校人數(shù)和實(shí)際交費(fèi)人數(shù)差異較大。經(jīng)審計了解，銀行收費(fèi)系統(tǒng)中學(xué)生按交費(fèi)年度交納學(xué)費(fèi)，存在欠費(fèi)的情況，且交納的并不一定是該年度的費(fèi)用。學(xué)籍管理表中反映的是時點(diǎn)數(shù)，學(xué)生變化數(shù)無法呈現(xiàn)，所以統(tǒng)計在校生人數(shù)和實(shí)際交費(fèi)人數(shù)，來比較應(yīng)收款金額與實(shí)際收款金額，并不能真實(shí)反應(yīng)收費(fèi)的完整性審計。步驟二：審計小組根據(jù)實(shí)際情況，決定對收費(fèi)的完整性進(jìn)行抽查性測試。(1)抽查班號“05113”汽車運(yùn)用技術(shù)班2005-2007年繳費(fèi)明細(xì)，執(zhí)行到AO分組表查看。SQL語句：Select［財務(wù)編號］，［班號］，［費(fèi)用年度］，［項(xiàng)目名稱］，［原標(biāo)準(zhǔn)金額］，［本次處理金額］，［處理日期］，［收費(fèi)方式］，［姓名］，［入學(xué)年度］，［學(xué)制］，［系別］，［專業(yè)］From［業(yè)務(wù)05年度繳費(fèi)］WHERE［班號］='05113'ORDERBY［財務(wù)編號］(2)按項(xiàng)目名稱分組對交費(fèi)金額匯總，同時對交費(fèi)人數(shù)計數(shù)統(tǒng)計。(3)連續(xù)查看三年交費(fèi)情況并與學(xué)生花名冊進(jìn)行核對。我們經(jīng)過分析發(fā)現(xiàn)，三年中該班花名冊在冊人數(shù)一直47人，學(xué)籍管理系統(tǒng)中46人，收費(fèi)系統(tǒng)中交費(fèi)人數(shù)在三年中不斷變動，直到該班學(xué)生全部畢業(yè)離校，仍有2名同學(xué)欠費(fèi)至今。進(jìn)一步深入審計到教務(wù)處和系部，追查這2名同學(xué)的畢業(yè)證是否發(fā)放，測試學(xué)校如何控制欠費(fèi)問題；發(fā)現(xiàn)其中一名同學(xué)的畢業(yè)證在教務(wù)的登記上顯示已領(lǐng)取，說明該校在內(nèi)部控制上存在漏洞。步驟三：查詢所有收費(fèi)項(xiàng)目是否全部入賬。(1)運(yùn)用SQL語句查詢收費(fèi)系統(tǒng)中三年的收費(fèi)情況A.SQL語句：select項(xiàng)目名稱，sum（本次處理金額）as［2005年繳費(fèi)合計（元）］into［2005年繳費(fèi)合計］from［業(yè)務(wù)_05年度繳費(fèi)］groupby項(xiàng)目名稱select項(xiàng)目名稱，sum（本次處理金額）as［2006年繳費(fèi)合計（元）］into［2006年繳費(fèi)合計］from［業(yè)務(wù)_06年度繳費(fèi)］groupby項(xiàng)目名稱select項(xiàng)目名稱，sum（本次處理金額）as［2007年繳費(fèi)合計（元）］into［2007年繳費(fèi)合計］from［業(yè)務(wù)_07年度繳費(fèi)］groupby項(xiàng)目名稱B.在AO系統(tǒng)中將剛才生成的三張新表添加進(jìn)去C.將三年收費(fèi)合計顯示在一張表上SQL語句：Select［2005年繳費(fèi)合計］.［項(xiàng)目名稱］，［2005年繳費(fèi)合計］.［2005年繳費(fèi)合計（元）］，［2006年繳費(fèi)合計］.［2006年繳費(fèi)合計（元）］into[2005-2006]From［2005年繳費(fèi)合計］innerjoin［2006年繳費(fèi)合計］on（［2005年繳費(fèi)合計］.［項(xiàng)目名稱］=［2006年繳費(fèi)合計］.［項(xiàng)目名稱］）Select［2007年繳費(fèi)合計］.［項(xiàng)目名稱］，[2005-2006].［2005年繳費(fèi)合計（元）］，[2005-2006].［2006年繳費(fèi)合計（元）］，［2007年繳費(fèi)合計］.［2007年繳費(fèi)合計（元）］From［2007年繳費(fèi)合計］leftjoin[2005-2006]on［2007年繳費(fèi)合計］.［項(xiàng)目名稱］：[2005-2006].［項(xiàng)目名稱］(2)利用AO中“賬表分析—輔助賬審查”審計財務(wù)賬往來中“教材費(fèi)”“學(xué)生保險費(fèi)”“公寓化用品”及“405事業(yè)收入”科目查詢?nèi)胴攧?wù)系統(tǒng)中收費(fèi)項(xiàng)目的情況。(3)利用AO財務(wù)數(shù)據(jù)銀行和現(xiàn)金科目中的“摘要”、“對方科目編碼”等信息確定收到的金額總數(shù)。經(jīng)過對該校財務(wù)數(shù)據(jù)和會計處理方法進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn)，學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)收費(fèi)項(xiàng)目在“405”事業(yè)收入科目核算；學(xué)校服務(wù)性和代收費(fèi)項(xiàng)目大多數(shù)在“207”其他應(yīng)付款科目中核算。(4)查詢收費(fèi)系統(tǒng)中該年度所有批次是否計入銀行或現(xiàn)金賬。SQL語句：select提交批次，處理日期，sum（本次處理金額）AS實(shí)收金額from［業(yè)務(wù)_07年度繳費(fèi)］where收費(fèi)方式='轉(zhuǎn)賬。（或’現(xiàn)金’）groupby處理日期.提交批次orderby處理日期，提交批次(5)將上述查詢結(jié)果與銀行記賬批次進(jìn)行人工勾對，整理結(jié)果。通過審計，我們發(fā)現(xiàn)2005-2007年三年銀行收費(fèi)系統(tǒng)中收到的金額與會計賬面上的收入差額56249.87元，通過銀行收費(fèi)系統(tǒng)“提交批次”逐筆勾對，發(fā)現(xiàn)銀行數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)存在差異。銀行與現(xiàn)金實(shí)際收到的金額和會計賬面收入差額3856641.26元，主要原因?yàn)槌扇私逃诘膶W(xué)生直接通過銀行和現(xiàn)金交納學(xué)雜費(fèi)，未通過收費(fèi)系統(tǒng)銀行劃卡交納，且未記事業(yè)收入賬，掛往來核算。二、對高校收費(fèi)管理工作的分析及建議可見，目前該高校收費(fèi)管理工作目前存在的情況：一是收費(fèi)業(yè)務(wù)量大。招生種類隨著高校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大呈多元化發(fā)展，學(xué)生人數(shù)直線上升，該校在校學(xué)生交費(fèi)人數(shù)一萬多人，收費(fèi)金額數(shù)千萬元，再加上函授、培訓(xùn)班等成人教育學(xué)生千余人，收費(fèi)業(yè)務(wù)量之大可想而知；二是繳費(fèi)學(xué)生層次多，收費(fèi)項(xiàng)目、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)參差不齊。招生種類越來越多造成收費(fèi)項(xiàng)目、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的多樣化，學(xué)校各年級、各系、各專業(yè)的具體情況也不盡相同，甚至同一系、同一年級的學(xué)生收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)也存在差異，再加上學(xué)生的一些特殊情況：學(xué)費(fèi)減免、修學(xué)、復(fù)學(xué)、專業(yè)變更導(dǎo)致的收費(fèi)項(xiàng)目和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化；三是收費(fèi)統(tǒng)計口徑各不相同。銀行收費(fèi)查詢系統(tǒng)按交費(fèi)年度統(tǒng)計，學(xué)生花名冊在校人數(shù)按學(xué)期統(tǒng)計，財務(wù)系統(tǒng)按會計年度口徑統(tǒng)計。而該校銀行收費(fèi)系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)與學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)各自獨(dú)立，未實(shí)行連接，面對學(xué)生信息變動財務(wù)很被動，加大了財務(wù)人員的工作量和準(zhǔn)確性的難度。收費(fèi)工作是一個系統(tǒng)工程，不單純是高校的一項(xiàng)財務(wù)工作，也是高校的整體性工作，需要各職能部門、各院系分工協(xié)調(diào)與配合。針對該校學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)與收費(fèi)系統(tǒng)各自獨(dú)立，未實(shí)行連接，學(xué)生管理和財務(wù)管理出現(xiàn)脫節(jié)等問題，我們提出了高校應(yīng)建立長效監(jiān)管機(jī)制，加強(qiáng)各職能部門各院系間相互配合和協(xié)調(diào)；完善相關(guān)信息系統(tǒng)的整合控制，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化手段進(jìn)行管理，提高收費(fèi)工作效率。而面對財務(wù)會計與銀行收費(fèi)系統(tǒng)人員不定期核對賬務(wù)，銀行系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)存在差異，銀行收費(fèi)系統(tǒng)在實(shí)際使用過程中已存在缺陷的問題，我們提出學(xué)院財務(wù)應(yīng)根據(jù)收費(fèi)管理工作的現(xiàn)實(shí)情況要求銀行開發(fā)的收費(fèi)系統(tǒng)增加相應(yīng)的功能模塊，并