會計檔案范文精選

會計檔案范文精選會計檔案范文精選

時間：2023-04-1917:10:17

會計檔案范文第1篇

20**年是電力裝備制造業(yè)供貨任務(wù)最繁重的一年，特殊是國家投資336.2億元對縣城電網(wǎng)建設(shè)與改造工程全面啟動，輸變電設(shè)備的需求缺口加大，輸變電設(shè)備生產(chǎn)雖然受到原材料上漲的沖擊，仍舊有肯定的利潤空間，但是以目前電網(wǎng)企業(yè)的贏利力量，還達不到能夠正常進展的水平。要解決這一問題，電力企業(yè)除了努力消化成本增支挖潛降耗外，還應(yīng)加強企業(yè)內(nèi)部管理，利用現(xiàn)有資源——文書檔案，尋求新的閃光點。本文提到的文書檔案側(cè)重于會計檔案。

一、會計檔案的定義

作為文書檔案的一種，會計檔案指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會計檔案主要來獨立檔單位的財會部門或財務(wù)會計人員。會計工作是由會計核算、會計分析和會計檢查三個部分所組成，而會計核算是會計的基本環(huán)節(jié)，會計檔案則是這個環(huán)節(jié)的集中反映和副產(chǎn)品。會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟責(zé)任的書面證明，是登記賬簿的重要依據(jù)。會計憑證分為原始憑證和記賬憑證兩種。會計賬簿是以會計憑證為依據(jù)，全面地、連續(xù)地、科學(xué)地記錄和反映各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的簿籍。會計報表是用統(tǒng)一的貨幣計量單位，總括地反映企業(yè)、事業(yè)、機關(guān)單位在肯定時期內(nèi)的經(jīng)濟活動和財務(wù)收支狀況的報告文件。會計報表分為月報、季報和年報。會計檔案應(yīng)由財會部門根據(jù)歸檔的要求，負責(zé)裝訂成冊或整理立卷，按要求移交歸檔。

二、會計檔案的特點和功能

(一)會計檔案的特點

1、專業(yè)性。會計檔案是經(jīng)濟活動和財務(wù)收支過程中的產(chǎn)物，與會計工作活動親密相關(guān)。

2、廣泛性。從形成會計檔案的部門與單位來看，凡是具備單獨會計核算的單位，都會形成會計檔案。

3、嚴密性。會計檔案形成過程具有嚴密性，一環(huán)扣一環(huán)，聯(lián)系緊密，在反映經(jīng)濟活動與財務(wù)收支方面缺一不行。

(二)會計檔案的功能

1、為國家經(jīng)濟建設(shè)進行決策及對宏觀經(jīng)濟進行監(jiān)督管理，供應(yīng)真實牢靠的信息。

2、小范圍能為加強企業(yè)內(nèi)部微觀經(jīng)濟管理供應(yīng)豐富的原始數(shù)據(jù)，大范圍能為愛護國家財產(chǎn)和打擊經(jīng)濟領(lǐng)域不法行為供應(yīng)有力證據(jù)。

3、為討論財政經(jīng)濟、歷史和進展供應(yīng)牢靠史料。

三、電力企業(yè)會計檔案利用的現(xiàn)狀

隨著市場經(jīng)濟的逐步進展，電力企業(yè)逐步成為自主開發(fā)、自我進展的經(jīng)濟實體，電力企業(yè)面臨著新時期電力市場競爭日趨激烈的形勢。首先，國家宏觀調(diào)控政策影響逐步顯現(xiàn)，經(jīng)濟增長速度放緩，用電市場開拓難度加大。其次，受其次輪煤電聯(lián)動電價調(diào)整政策以及枯水期電價上浮影響，高能耗企業(yè)的用電需求將進一步萎縮，市場形勢更加嚴峻，并且極有可能導(dǎo)致政策性欠費及電費壞賬的大幅發(fā)生。此外，枯水期需購入方案外電量填補缺口，將增加購電成本2億元。

會計檔案是企業(yè)經(jīng)濟進展的重要資料，充分利用好會計檔案將為企業(yè)進展帶來巨大的利益。惋惜的是，電力企業(yè)在企業(yè)經(jīng)營管理中起重要作用的會計檔案并沒有運用在增效上。受傳統(tǒng)方案經(jīng)濟體制的影響，多數(shù)企業(yè)只重視對事業(yè)收入、經(jīng)費支出、資金的管理利用，而對會計檔案資源利用卻沒有引起足夠重視，很少利用會計檔案來分析經(jīng)濟管理過程中的各項活動，在肯定程度造成了會計檔案資源的鋪張。同時，由于電力企業(yè)會計檔案管理制度中或多或少地存在過分強調(diào)保密的問題，對利用會計檔案人員的身份和利用目的作了嚴格的限制，導(dǎo)致一批現(xiàn)實的會計檔案用戶被拒之門外，潛在的會計檔案用戶得不到轉(zhuǎn)化，會計檔案的史料和參考作用難以最大限度地發(fā)揮。

四、電力企業(yè)會計檔案利用的意義

從各類權(quán)威電力投資信息分析材料得知，隨著國民經(jīng)濟的快速進展，我國電力市場進人了新一輪景氣循環(huán)，城市化和重工業(yè)化的高速進展帶動了電力需求的強勁增長。20**～2023年，我國將新增電力1.80億千瓦，到2023年我國電力裝機容量將達6億千瓦，2023年將達到10億千瓦。從2023年到2023年，我國電力將翻一番。我國特高壓電網(wǎng)工程的建設(shè)給輸變電行業(yè)帶來新商機。據(jù)估計到2023年，全國特高壓及跨區(qū)電網(wǎng)的輸送容量約為2.1億千瓦，其中800千伏直流約為5600萬千瓦，另外約1.5億千瓦由溝通構(gòu)成。從投資角度看，2023年，特高壓溝通加直流的市場約為4060億元，其中溝通2560億元，直流1500億元。

在輸配電設(shè)備行業(yè)，雖然行業(yè)資質(zhì)與產(chǎn)品研發(fā)量核心要素至關(guān)重要，但企業(yè)營銷策略也正在逐步成為制勝的重要手段。電力企業(yè)檔案記載企業(yè)的歷史，信息連著企業(yè)的將來。充分利用會計檔案，可以對市場范圍廣、投資戰(zhàn)線大的電力企業(yè)供應(yīng)工程的投標、預(yù)算，自身可支配資金的動態(tài)，整體資金狀態(tài)的參考分析，以及其他資金狀況的分析和猜測、戰(zhàn)略決策支持，以便更好地把握企業(yè)的進展方向。

我們知道，所謂預(yù)算管理，就是用貨幣來計量，將決策目標所涉及的經(jīng)濟資源配置，以方案的形式詳細地、系統(tǒng)地反映出來。簡言之，就是決策目標的詳細化?！邦A(yù)則立，不預(yù)則廢?！边@句古語早已準確地道出了預(yù)算的重要性，因此做好電力企業(yè)全面預(yù)算管理是特別重要的，這又正是會計檔案所能供應(yīng)的。會計檔案所記錄的是投入價值中的歷史成本，而歷史成本的牢靠性是不言而喻的。

我們知道，資產(chǎn)的定義是預(yù)期能夠流入企業(yè)將來經(jīng)濟利益的資源。我們可以看出會計檔案資源和物資資源都符合此定義，即兩者都有為企業(yè)帶來經(jīng)濟效益的力量。會計信息的需求者最關(guān)懷的是檔案數(shù)據(jù)為企業(yè)制造的價值大小，期望會計檔案信息能關(guān)心他們猜測企業(yè)將來的現(xiàn)金流量，對檔案價值的需求相對而言要小些。也就是說，利益關(guān)系人并不太在乎企業(yè)檔案本身的價值大小，他們更關(guān)注企業(yè)取得和利用會計檔案的成本和檔案信息給企業(yè)帶來的效益?？偟膩碚f，充分利用會計檔案，可以實現(xiàn)以下管理效果：

(一)把握整個企業(yè)的整體資金狀況

企業(yè)管理者隨時都能便利地對會計檔案名目、數(shù)據(jù)進行查詢，實時、動態(tài)、完整地把握整個企業(yè)范圍內(nèi)的整體資金狀況，包括賬戶基本狀況、交易記錄、余額信息，提高分析和駕馭市場的力量。從而針對各地區(qū)用電結(jié)構(gòu)差異和不同時期用電特點，討論制定出多種營銷策略組合。

(二)監(jiān)控資金動態(tài)。防范風(fēng)險、堵塞漏洞

利用會計檔案可便利地隨時監(jiān)測異動，加強對投資、融資、擔保和匯率等方面的風(fēng)險管理，為企業(yè)削減風(fēng)險；同時，可便利隨時摸“家底”，查問題，找緣由；對癥下藥，堵塞漏洞，完善各項管理制度和內(nèi)掌握度，提高管理水平，為企業(yè)的改革和進展奠定堅實的基礎(chǔ)。

(三)提高資金的使用效益

利用會計檔案，實時把握企業(yè)可支配的資金總量，可以向商業(yè)銀行爭取較高的協(xié)議存款利率，可以在公司內(nèi)部調(diào)劑余缺，可以盡量利用自有資金、削減財務(wù)費用，向資金要效益，提升企業(yè)價值。

(四)對資金狀況進行各種分析和猜測，供應(yīng)決策支持

依據(jù)資金需求和存量，作出資金猜測；通過對資金支付信息的分析，支配對企業(yè)最有利的資金付款方案；通過對企業(yè)范圍內(nèi)的現(xiàn)金流量的完整分析，作出全面的資金規(guī)劃；通過對不同銀行間存款余額、協(xié)議存款利率、實際貸款利率的綜合比較分析，對融資結(jié)構(gòu)和存款結(jié)構(gòu)進行最優(yōu)規(guī)劃。

(五)深化預(yù)算資金管理

利用會計檔案，連續(xù)擴大企業(yè)賬戶規(guī)模，加強運作。貫徹國家電價調(diào)整政策，確保執(zhí)行到位。連續(xù)做好西電東送輸電價格兩部制及豐枯電價機制討論。建立統(tǒng)一高效的保險管理模式，加強稅務(wù)籌劃，爭取稅收優(yōu)待政策。

(六)為搞清單位債權(quán)債務(wù)、理順和明晰產(chǎn)權(quán)關(guān)系發(fā)揮作用

某些企業(yè)的會計人員崗位變動大，狀況簡單，但一些歷史遺留問題，可以通過會計檔案，明確單位與單位之間、單位與內(nèi)部成員之間的債權(quán)債務(wù)關(guān)系，劃分經(jīng)濟責(zé)任，理順和明晰產(chǎn)權(quán)關(guān)系。

(七)為努力消化成本、挖潛降耗供應(yīng)數(shù)據(jù)分析

利用會計檔案，建設(shè)節(jié)省型企業(yè)，堅持開源與節(jié)省并重的原則，把節(jié)省放在首位。通過各種數(shù)據(jù)分析對比節(jié)省成本，整改降耗，同時開展節(jié)鋼、節(jié)水、節(jié)電、節(jié)油為重點的節(jié)省工作，堅固樹立電力企業(yè)節(jié)省意識，使資源高效循環(huán)利用，促進企業(yè)的可持續(xù)進展。五、電力企業(yè)利用會計檔案管理取得的成果

迄今為止，南方電網(wǎng)公司制造性地運用會計檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)，取得了不俗的成果o，

(一)利用檔案資源，多方面為企業(yè)供應(yīng)有力證據(jù)。有效地挽回了經(jīng)濟損失

從2023年初開頭，間續(xù)開展預(yù)算執(zhí)行檢查，逐個單位跟蹤，逐個指標落實，確保完成全年資產(chǎn)經(jīng)營任務(wù)。有方案地支配已完工項目貸款提前還貸，壓減利息支出3000萬元，緩解了融資成本上升的壓力。

2023年，廣西送變電建設(shè)公司經(jīng)起訴審理的案件在2023年已全部結(jié)案并進入執(zhí)行階段，公司訴玉林市某工行分理處存單糾紛一案為公司挽回經(jīng)濟損失85.6萬元；公司訴玉林某農(nóng)村信用社存單糾紛一案為公司挽回經(jīng)濟損失85萬元；公司訴中國農(nóng)業(yè)銀行南寧某分理處存單糾紛一案為公司挽回經(jīng)濟損失50萬元；公司鐵塔廠在與甘肅省天水市鍛壓機床廠改造合同糾紛一案中運用調(diào)解手段維權(quán)，與對方達成和解協(xié)議，妥當解決了糾紛。

(二)經(jīng)營管理水平不斷提高，效益穩(wěn)步增長

南方電網(wǎng)公司電價工作取得了新的突破，改善了經(jīng)營環(huán)境。全面預(yù)算管理連續(xù)深化，經(jīng)濟活動分析質(zhì)量得到不斷提高，加強了對基建成本、購電成本和可控供電成本的管理。因購電結(jié)構(gòu)優(yōu)化，公司平均購電單價下降了15.33元／千千瓦時，可控供電單位成本比預(yù)算下降了2.67元／千千瓦時。出臺了《“十一五”節(jié)能降損綱要》，連續(xù)強化線損管理，全網(wǎng)綜合線損率為7.16％，比年度方案指標低0.2個百分點。2023年上半年，公司實現(xiàn)售電量1788.7億千瓦時，同比增長13.2％，應(yīng)收電費余額比上年同期削減9.9億元。公司在全球500強企業(yè)中排名上升了50位，列第266位。

(三)南方電網(wǎng)公司協(xié)作廣西壯族自治區(qū)經(jīng)委、物價局出臺了豐水期低谷時段優(yōu)待電價政策。開拓低谷用電市場

有60萬～80萬千瓦的停機負荷重新開機生產(chǎn)，拉動低谷平均負荷增加30萬千瓦。重點跟蹤的273家企業(yè)開機負荷達到253萬千瓦，開機率達74.2％。恢復(fù)了業(yè)擴緊急金，從第一期資金的使用狀況看，對開拓居民、商業(yè)、非普等優(yōu)質(zhì)用戶市場，解決局部配網(wǎng)卡脖子問題發(fā)揮了較好的作用。公司抓住國家實施其次輪煤電價格聯(lián)動政策的機遇，協(xié)作物價部門制訂了廣西煤電價格聯(lián)動方案，疏導(dǎo)電網(wǎng)輸配電價沖突。從2023年7月1日起，銷售電價平均提高3.33分／千瓦時，較好地解決了電網(wǎng)建設(shè)還本付息、來賓BOT電廠新增電費和國家出臺優(yōu)待電價造成的電費缺口。重新修訂內(nèi)部經(jīng)營責(zé)任制，實施新的量價結(jié)合，更注意市場差異的內(nèi)部經(jīng)營責(zé)任制考核，調(diào)動供電局開拓市場、提高效益的樂觀性。開展市場調(diào)研，分析電價調(diào)整帶來的影響，為下半年營銷工作做好預(yù)備。

六、加強電力企業(yè)會計檔案管理工作的措施

(一)進一步完善企業(yè)會計檔案管理制度實施細則

電力企業(yè)財務(wù)部門要結(jié)合本單位會計電算化的特點和實際狀況，根據(jù)財政部《會計檔案管理方法》制定適合本單位的會計檔案管理制度實施細則。對會計檔案的收集、整理、鑒定、編目、銷毀和有效利用等形成一整套的實施細則規(guī)章制度。定期對會計電算化系統(tǒng)產(chǎn)生的會計憑證、會計賬簿、會計報表、收費報表、系統(tǒng)日志等數(shù)據(jù)用統(tǒng)一紙質(zhì)打印裝訂成冊并進行存檔，這種管理方法與傳統(tǒng)的會計檔案管理方式相全都。計算機打印的會計賬簿應(yīng)填制賬簿啟用表和科目名目，賬簿封面要填寫賬簿名稱和單位名稱，對賬簿、報表還要打印頁碼，仔細做好會計檔案立卷工作，并依據(jù)會計檔案管理方法要求，填寫案卷名目和卷內(nèi)文件名目。還應(yīng)設(shè)置專職會計檔案管理崗位，由專人負責(zé)向公司檔案室移交會計檔案，在交接時要仔細清點，保證歸檔數(shù)量精確?????，確保會計檔案安全完整。應(yīng)對計算機環(huán)境中形成的會計檔案實行多備份：一是采納在專用計算機上進行電子檔案備份；二是在磁盤、光盤上進行電子檔案備份；三是對電子會計檔案進行異地備份，以防發(fā)生事故時使會計檔案盡失。同時還應(yīng)將制定的管理制度，特殊是要形成電子會計檔案的管理制度，推行電子檔案與多套保管制度，對全部備份的電子會計檔案數(shù)據(jù)以最優(yōu)質(zhì)的光盤刻錄備份，從而保證數(shù)據(jù)的實體和信息安全。

(二)加強會計檔案管理的硬件投入

電力企業(yè)存放電子會計檔案的場所，應(yīng)具有防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，接收入庫的會計電算化檔案要裝入特制的軟件盒中，軟件盒須放在特制的防磁檔案柜內(nèi)，對電子信息的歸檔、立卷、查詢等建立明確的程序和授權(quán)批準制度。為保證電子會計檔案信息的安全，要制定防范計算機病毒的措施，防止計算機病毒造成電算化信息的重大損失。由于目前會計核算系統(tǒng)多采納局域網(wǎng)形成，病毒簡單從外來軟盤或光盤的渠道帶來。因此，企業(yè)要加強計算機系統(tǒng)管理，對一般操作人員的計算機一律去掉軟驅(qū)和光驅(qū)，全部需安裝的軟件都必需由系統(tǒng)管理員執(zhí)行，從根本上解決病毒的威逼。

(三)加強組織領(lǐng)導(dǎo)。提高會計檔案管理水平

領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好會計檔案管理工作的重要前提和關(guān)鍵，只有建立和落實各級會計檔案管理工作責(zé)任制，明確各人職責(zé)，才能使會計檔案收集、歸檔、保管等工作得到落實。企業(yè)在會計檔案管理人員聘用上，要從整體利益動身，不拘一格，擇優(yōu)選聘，把好會計檔案管理人員人口關(guān)。要將那些有責(zé)任心、有急躁、有閱歷、有專長、業(yè)務(wù)力量強的會計人員選聘到會計檔案管理崗位。通過他們良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神，提高會計檔案管理水平。對會計檔案管理人員設(shè)立獎懲措施，獎勤罰懶，使物質(zhì)嘉獎、精神嘉獎與相應(yīng)懲罰同步，鼓舞會計檔案管理人員樂觀參加相關(guān)業(yè)務(wù)學(xué)問的學(xué)習(xí)，堅持崗前培訓(xùn)，合格上崗。通過競爭激勵機制的引入，使會計檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、綜合素養(yǎng)始終處于動態(tài)的進展過程，促使會計檔案管理人員安于并樂于從事會計檔案管理工作。同時，檔案部門和財務(wù)部門要聯(lián)合起來，組織會計人員學(xué)習(xí)《會計檔案管理方法》和本企業(yè)的會計檔案管理制度，使每位會計人員熟悉到會計檔案和會計檔案管理的重要性，保證會計檔案歸檔前各項工作的完成質(zhì)量。對會計檔案的使用要嚴格借閱手續(xù)制度和使用權(quán)限制度。電子會計檔案信息未經(jīng)單位負責(zé)人同意，嚴禁拷貝給其他單位或個人，會計數(shù)據(jù)盤片不得帶出檔案室。另外，對存儲會計檔案信息的盤片應(yīng)定期檢查，防止消失人為或自然損壞等問題，以免造成電子會計檔案信息的丟失。

(四)加強會計檔案利用工作

充分利用現(xiàn)代化科技設(shè)備和手段，建立會計檔案網(wǎng)絡(luò)信息，便利職工隨時對會計檔案名目、數(shù)據(jù)進行查詢、，實現(xiàn)資源共享。開發(fā)會計檔案信息資源，增加會計檔案信息的時效性是會計檔案信息資源得以充分利用的關(guān)鍵。另外，檔案利用工作還需要從觀念轉(zhuǎn)變到加強自我宣揚；從豐富內(nèi)容到提高服務(wù)水平，工作要有超前意識，不斷實現(xiàn)檔案管理服務(wù)創(chuàng)新，圍繞企業(yè)的方針、目標、生產(chǎn)經(jīng)營、管理等，供應(yīng)優(yōu)質(zhì)、高效、便捷多種形式的服務(wù)，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化，實行分級、分密管理，滿意利用者需求。特殊是在供應(yīng)完善服務(wù)方面，我們的服務(wù)意識要有創(chuàng)新性和前瞻性，改善檔案利用的環(huán)境，增加會計檔案信息的時效性，使會計檔案利用工作躍上一個新的臺階。

總之，電力企業(yè)財務(wù)部門應(yīng)依據(jù)會計檔案管理形成的規(guī)律和特點，進一步加強和改進會計檔案工作，逐步建立健全企業(yè)會計檔案管理制度的實施細則，運用各種不同類型的手段和方式利用好企業(yè)會計檔案信息資源，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)時代的電子會計檔案信息優(yōu)勢，提高企業(yè)會計檔案利用效率，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，逐步使企業(yè)會計檔案走入正軌，真正發(fā)揮電力企業(yè)會計檔案在行政管理和后勤服務(wù)工作中應(yīng)有的作用，給企業(yè)帶來可觀的經(jīng)濟效益。

會計檔案范文第2篇

關(guān)鍵詞:會計環(huán)境會計職能會計檔案

會計電算化是指電子計算機代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工記賬、算賬、報賬以及部分代替人腦完成對信息分析、猜測與決策的過程,是以電子計算機為主的當代電子技術(shù)與信息技術(shù)應(yīng)用到會計實務(wù)中的簡稱。會計電算化與會計檔案管理之間是相互依存、互為促進的關(guān)系,一方面,會計電算化工作拓寬了會計檔案的職能范圍、提高了會計檔案管理的效率;另一方面,會計檔案管理也對電算化環(huán)境下的會計提出了新要求,并為會計掌握供應(yīng)了重要的理論依據(jù)。本文擬從會計環(huán)境變化對會計職能影響的角度,論述會計檔案職能應(yīng)隨著會計職能重心的變化而相應(yīng)調(diào)整,會計檔案職能的定位應(yīng)確保會計電算化環(huán)境下會計掌握職能的需要,檔案的管理應(yīng)從軟件與硬件兩個方面確保會計檔案職能的實施。

一、會計電算化環(huán)境對會計職能的影響

會計工作電算化是伴隨著科學(xué)技術(shù)進步與管理的要求而進展成為一種實現(xiàn)會計職能的手段,是科技環(huán)境與管理環(huán)境共同作用于會計工作的結(jié)果。在會計電算化環(huán)境下,一方面,會計人員的工作環(huán)境得到改善、效率得到提高;另一方面,會計職能作用形式產(chǎn)生了變化,會計職能的重心由人工記賬時期的會計核算轉(zhuǎn)向會計電算化環(huán)境下的會計監(jiān)督。

1.簡化了會計核算過程。會計是伴隨著經(jīng)濟活動的規(guī)模與簡單性到了肯定程度后,從其他經(jīng)濟管理活動中分立出來的,形成其自身獨立的專職工作。傳統(tǒng)的人工記賬時期,會計工作的主要任務(wù)是進行會計核算,會計核算的過程包括設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制憑證、登記賬簿、編制會計報表等內(nèi)容,其中大量重復(fù)的勞動是填制憑證、登記各種賬簿與編制會計報表;在會計電算化環(huán)境下,會計核算的過程除設(shè)置賬戶與填制憑證是實行人機交互方式外,人工記賬時代大量重復(fù)進行的登記賬簿與編制報表工作主要由計算機自動完成,會計人員所進行的主要是審核與監(jiān)督工作。明顯,在電算化環(huán)境下,會計核算過程得到簡化,會計工作效率明顯得到提高。

2.拓寬了會計監(jiān)督職能。人工記賬時期會計人員的主要精力是放在登記各種賬簿與編制會計報表上,會計職能主要表現(xiàn)為核算職能,會計監(jiān)督僅僅體現(xiàn)在核算之中,監(jiān)督的形式主要是事后監(jiān)督與被動監(jiān)督。在會計電算化環(huán)境下,一方面,會計人員可以從繁重的手工勞動中解脫出來,在時間上保證了會計人員能夠有效地行使監(jiān)督的職能;另一方面,由于會計電算化環(huán)境下的預(yù)算掌握不僅實現(xiàn)了對單位經(jīng)濟活動的“時時監(jiān)控”,而且還可以打破時間的跨度,完成對歷史會計信息的處理與將來信息的分析等工作,較好地幫助會計人員進行事前猜測、事中掌握與事后考核等對經(jīng)濟活動全過程的掌握工作,從而大大地拓寬了會計監(jiān)督職能的空間。

二、會計電算化環(huán)境下會計檔案職能的特點

同人工記賬時代的會計檔案相比,會計電算化環(huán)境下會計檔案的形成與管理有以下三個方面的特點。

1.內(nèi)容簡單性與領(lǐng)域拓展性。傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質(zhì)材料,它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),具有嚴格的數(shù)據(jù)平衡性、時序性和嚴厲?性。實行會計電算化后形成的會計檔案,從實際內(nèi)容看,一方面保留了傳統(tǒng)意義上具有嚴格規(guī)范性、史料性和整體性的會計檔案,另一方面又包括了存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù),使電算化會計檔案與傳統(tǒng)的會計檔案相比,存儲的范圍和領(lǐng)域明顯擴大。

2.環(huán)境依靠性與載體特別性。傳統(tǒng)的會計檔案不需要軟、硬件的支持,比較直觀,可以直接查看到會計信息,而會計電算化檔案必需在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)才可重現(xiàn),對系統(tǒng)環(huán)境具有很強的依靠性。會計檔案的數(shù)字化,使會計核算資料的記錄方式發(fā)生了突破,轉(zhuǎn)變了信息的介質(zhì),提高了會計信息處理的質(zhì)量和速度,但由于電算化會計檔案中的檔案載體不是紙張而是磁盤、光盤等,它們受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境、存貯信息有效期與載體在計算機文件中閱讀器質(zhì)量好壞等因素的影響。

3.信息共享性與數(shù)據(jù)易改性。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用,可以提高會計文檔的多方位檢索速度,并能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上遠距離傳送,有利于會計檔案資源共享。但是,由于存儲磁介質(zhì)與光盤中的數(shù)據(jù)可以很簡單被修改,從而導(dǎo)致會計檔案信息的失真,甚至被破壞的可能,而使會計檔案失去價值。

三、會計電算化環(huán)境下會計檔案職能的定位

由于會計電算化環(huán)境下會計工作的結(jié)果(會計檔案)具有領(lǐng)域的拓寬性、環(huán)境的依靠性與數(shù)據(jù)易改性等特點,會計電算化雖然有助于簡化核算過程與拓寬會計監(jiān)督的職能,但在會計工作質(zhì)量掌握與會計信息安全利用等方面存在較多的問題,給會計工作提出了新的任務(wù)與要求。筆者認為,要解決這一問題,使會計職能適應(yīng)會計環(huán)境對會計工作的要求,就應(yīng)從調(diào)整會計職能入手,將會計職能的行使設(shè)置為兩個層次,一是由前臺工作人員行使對經(jīng)濟活動的核算與監(jiān)督職能,完成對單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的處理工作;二是由后臺工作人員行使對會計工作的再監(jiān)督職能,完成對會計信息質(zhì)量掌握與信息利用工作。會計檔案作為記錄會計工作過程與反映單位經(jīng)濟活動狀況的證據(jù),既是聯(lián)系會計工作前臺與后臺的紐帶,也是實現(xiàn)會計質(zhì)量掌握與會計信息利用的主要途徑。因此,同傳統(tǒng)手工記賬時代的檔案管理職能相比較,會計電算化環(huán)境下會計檔案的職能主要應(yīng)突出它的兩大功能。

1.會計質(zhì)量掌握關(guān)口的職能。在會計電算化環(huán)境下,會計質(zhì)量掌握的重點是建立一種內(nèi)部制約機制,準時預(yù)防“差錯”與“舞弊”行為的發(fā)生,會計檔案管理的主要職責(zé)是要留下包括“差錯”與“舞弊”行為在內(nèi)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)記錄與會計工作痕跡,并通過相應(yīng)的事后監(jiān)督機制,準時發(fā)覺并中止上述行為。因此,在會計電算化環(huán)境下,會計檔案管理首要職能是實現(xiàn)檔案歸集關(guān)口的前移,確保會計檔案資料的真實性,反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)與會計工作的原來面貌;其次,要將內(nèi)部會計掌握制度與實施結(jié)果納入檔案管理的范疇,把事后監(jiān)督信息定期反饋到會計工作前臺,同時真實記錄信息反饋與信息處理的過程;第三,要建立會計檔案歸集的審查制度,制訂各種會計信息處理過程的歸檔要求,做到內(nèi)容完整、手續(xù)完備、要求詳細、責(zé)任明確,使會計檔案的歸集成為單位會計工作質(zhì)量再完善的過程。

2.會計信息利用窗口的職能。由于計算機中的數(shù)據(jù)文件是動態(tài)的,時刻都在發(fā)生變化,因此,會計檔案利用的首要任務(wù)是要依據(jù)會計工作的特點,在規(guī)定的時間段內(nèi)進行數(shù)據(jù)備份,并定期將計算機系統(tǒng)中的全部檔案要素復(fù)制到磁介質(zhì)上,與相關(guān)的文字材料和電子文檔等一同歸檔,保證歸檔資料的完整性,為實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的綜合查詢與有效利用奠定基礎(chǔ);其次,要運用相關(guān)的統(tǒng)計分析方法,依據(jù)單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的分類,對會計信息進行加工整理,并通過對會計檔案的編研,以財務(wù)年鑒等方式形成有價值的會計信息,防止保存檔案信息的載體失效而使重要的會計信息丟失;第三,依據(jù)工作需要,在有針對性地實現(xiàn)會計檔案信息對外供應(yīng)與提高會計檔案利用價值的同時,做好會計檔案數(shù)據(jù)的日常維護工作。

四、會計電算化環(huán)境下會計檔案職能的實施

要實現(xiàn)會計電算化環(huán)境下會計檔案的各項職能,必需從觀念、制度、手段與人力等方面入手,才能確保會計檔案職能的實施。

1.強化檔案意識。首先,要克服傳統(tǒng)會計檔案管理過程中的一些錯誤觀念,訂