月份培訓(xùn)-采購訂單、合同管理

采購訂單與采購合同管理主講：陳昱全第一頁，共三十六頁。采購訂單與采購合同管理采購訂單和采購合同管理是采購管理中的重要內(nèi)容。一般企業(yè)在確定了需要量和供應(yīng)商之后，向供應(yīng)商發(fā)出采購訂單，作為日后雙方簽訂合同的一個(gè)依據(jù)。而采購合同是在雙方協(xié)商取得一致的基礎(chǔ)上所簽訂的一種經(jīng)濟(jì)合同。

4.1采購訂單管理4.2采購合同管理第二頁，共三十六頁。第一章：采購訂單管理一、采購訂單的制定二、采購訂單的日常管理三、采購訂單的跟蹤第三頁，共三十六頁。一、采購訂單的制定1、準(zhǔn)備訂單計(jì)劃2、評(píng)估訂單需求3、計(jì)算訂單容量4、制訂訂單計(jì)劃第四頁，共三十六頁。1、準(zhǔn)備訂單計(jì)劃1）需求部門提交的月份需求計(jì)劃2）各部門提交的緊急采購請(qǐng)購單3）供應(yīng)商供應(yīng)信息資料4）供應(yīng)商供貨周期及價(jià)格等信息收集分析第五頁，共三十六頁。2、評(píng)估訂單需求1）分析市場(chǎng)需求全面考慮要貨計(jì)劃的全面性和嚴(yán)謹(jǐn)性2）分析生產(chǎn)需求分析不同生產(chǎn)時(shí)期產(chǎn)生不同生產(chǎn)需求3）確定訂單需求分析市場(chǎng)需求和生長(zhǎng)需求的結(jié)果作為訂單需求

第六頁，共三十六頁。3、計(jì)算訂單容量1）分析物料供應(yīng)資料：所需采購物料的供應(yīng)商信息2）計(jì)算總體訂單數(shù)量：多個(gè)供應(yīng)商可供給的物料數(shù)量和可供給的到貨時(shí)間。3）計(jì)算已承接的訂單量：某供應(yīng)商在指定的時(shí)間內(nèi)已經(jīng)簽下的訂單量4）確定剩余訂單容量：物料供應(yīng)商群體總體訂單容量-已承接訂單量第七頁，共三十六頁。4、制訂訂單計(jì)劃1）對(duì)比訂單需求量和訂單容量：如果需求小于容量，則無論需求有多大，容量總能滿足需要,企業(yè)可根據(jù)物料需求來制訂訂單計(jì)劃；如果容量小于需求，則會(huì)產(chǎn)生剩余物料需求，則需要對(duì)剩余物料需求重新制訂供應(yīng)商開發(fā)，增加容量計(jì)劃；2）綜合平衡綜合考慮各種要素，必要時(shí)調(diào)整訂單計(jì)劃，計(jì)算剩余訂單需求。第八頁，共三十六頁。3）確定余量認(rèn)證計(jì)劃對(duì)于剩余需求，要提交采購負(fù)責(zé)人處理，制定供應(yīng)商開發(fā)完成時(shí)間，并反饋需求部門能否在物料需求規(guī)定的時(shí)間及數(shù)量交貨。4）制訂訂單計(jì)劃下單數(shù)量=生產(chǎn)需求量-計(jì)劃入庫量-現(xiàn)有庫存量+安全庫存量下單時(shí)間=要求到貨時(shí)間-采購周期-訂單周期-緩沖時(shí)間第九頁，共三十六頁。二、采購訂單的日常管理1、采購訂單明細(xì)管理2、采購訂單的主要內(nèi)容第十頁，共三十六頁。1、采購訂單的明細(xì)管理采購訂單的明細(xì)管理指通過對(duì)采購訂單各項(xiàng)目的管理，使企業(yè)相關(guān)部門能夠明確掌握材料訂購的情況。1）訂購單內(nèi)容主要側(cè)重于交易條件、交貨日期、運(yùn)輸方式、單價(jià)、付款方式等。2）按用途不同分為：第一聯(lián)：供應(yīng)商聯(lián)，供應(yīng)商交貨時(shí)憑證；第二聯(lián)：回執(zhí)聯(lián)，由供應(yīng)商簽字確認(rèn)后傳真回公司；第三聯(lián)：物料聯(lián)，作為企業(yè)控制存量和驗(yàn)收的參考；第四聯(lián)：請(qǐng)款聯(lián)，作為結(jié)算貨款的依據(jù)；第五聯(lián)：承辦聯(lián)，由制發(fā)訂購單的單位自存。第十一頁，共三十六頁。2、采購訂單的主要內(nèi)容1）交貨方式：交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)。2）驗(yàn)收方式：檢驗(yàn)設(shè)備、檢驗(yàn)費(fèi)用、不合格退貨規(guī)定等。3）罰則：延遲交貨或品質(zhì)不符扣款。4）履約保證：按合同的百分之幾。5）品質(zhì)保證：保修或包換期限。6）仲裁或訴訟：仲裁地點(diǎn)或法院7）其他第十二頁，共三十六頁。三、采購訂單的跟蹤1、合同執(zhí)行前的訂單跟蹤2、合同執(zhí)行過程中的訂單跟蹤3、合同執(zhí)行后的訂單跟蹤第十三頁，共三十六頁。1、合同執(zhí)行前的訂單跟蹤1）訂單人員應(yīng)該與供應(yīng)商進(jìn)行充分溝通，確認(rèn)可以供應(yīng)本次物料的供應(yīng)。2）如果供應(yīng)商確實(shí)難以接受訂單，那么可以在采購環(huán)境里另外選擇其他供應(yīng)商。第十四頁，共三十六頁。2、合同執(zhí)行過程中的訂單跟蹤1）嚴(yán)密跟蹤供應(yīng)詳細(xì)過程，保證訂單正常執(zhí)行。①存在加工，②庫存直銷。對(duì)于一些存在加工過程的產(chǎn)品，可以向供應(yīng)商派常駐代表。2）緊密響應(yīng)生長(zhǎng)需求形式需求緊急或需求出現(xiàn)滯銷，可以與供應(yīng)商溝通解決。3）慎重處理庫存控制4）控制好物料驗(yàn)收環(huán)節(jié)第十五頁，共三十六頁。3、合同執(zhí)行后的訂單跟蹤1）按照合同支付條款對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行付款2)檢驗(yàn)使用過程出現(xiàn)問題，與供應(yīng)商溝通解決第十六頁，共三十六頁。第二章：采購合同管理1、概述2、采購合同的簽訂3、采購合同的日常管理第十七頁，共三十六頁。1、概述1）采購合同的概念2）采購合同性質(zhì)3）采購合同的具體內(nèi)容第十八頁，共三十六頁。1）采購合同的概念根據(jù)公司營(yíng)運(yùn)需求，向物資的生產(chǎn)企業(yè)或其他物資流通企業(yè)購買食材、小物品及標(biāo)配設(shè)備而簽訂的協(xié)議。物資采購合同的期限一般比較長(zhǎng)，公司的采購合同基本是以年度為單位簽訂，而交貨時(shí)間按照需求進(jìn)行分批進(jìn)行交貨。第十九頁，共三十六頁。2）采購合同性質(zhì)采購合同是具有權(quán)利義務(wù)內(nèi)容的經(jīng)濟(jì)合同1）具有法律約束力；2）雙方當(dāng)事人地位平等；3）合同當(dāng)事人在簽訂合同時(shí)的意思表示是自愿、真實(shí)的。第二十頁，共三十六頁。3）采購合同的具體內(nèi)容

——首部、正文、尾部首部：名稱、編號(hào)、簽訂日期、簽訂地點(diǎn)、買賣雙方的名稱正文：合同的主要內(nèi)容尾部：合同的份數(shù)、使用語言及效力、附件、合同的生效日期、雙方簽字蓋章第二十一頁，共三十六頁。(1)商品、物資、食材名稱(2)品質(zhì)規(guī)格(3)數(shù)量(4)單價(jià)、總價(jià)(5)包裝(6)交貨時(shí)間(7)交貨地點(diǎn)(8)交貨方式(9)交貨單位(10)交貨物資驗(yàn)收(11)付款方式(12)運(yùn)輸方式(13)違約責(zé)任(14)不可抗力（15）合同附則及其他條款正文商品本身屬性交易條款其他條款第二十二頁，共三十六頁。2、采購合同的簽訂在實(shí)際簽訂過程中，合同的雙方當(dāng)事人必須針對(duì)合同的主要內(nèi)容，反復(fù)磋商，直至取得一致意見，合同才成立。1）合同簽訂前的準(zhǔn)備工作2）簽訂采購合同的程序3）合同的草簽與正式簽訂4）合同的公證與簽證第二十三頁，共三十六頁。1）合同簽訂前的準(zhǔn)備工作了解對(duì)方的資信能力，了解對(duì)方是否具有簽訂合同的資格，或者代理人是否具有代理資格。2）簽訂采購合同的程序簽訂合同是當(dāng)事人雙方的法律行為。合同的成立，必須由當(dāng)事人相互做出意思表示并達(dá)成合意。實(shí)際分為兩個(gè)階段：要約：提出訂立合同的建議；承諾：接受訂立合同的建議第二十四頁，共三十六頁。要約訂立合同的當(dāng)事人一方向另一方發(fā)出的締結(jié)合同的提議，發(fā)出提議的人為要約人，另一方為受約人或相對(duì)人要約的對(duì)象有3種：指定的對(duì)象；選定的對(duì)象；任意的對(duì)象；要約特征：①要約必須是特定人發(fā)出的；②要約必須是特定人的行為；③要約必須含有可以訂立合同的主要條款；④要求受約人做出答復(fù)的期限：要約的方式分為口頭方式和書面方式第二十五頁，共三十六頁。承諾受要約人向要約人做出的對(duì)要約完全無異議的、接受的意思表示。作出這種意思表示的人稱為承諾人。承諾的特征：①承諾必須是就要約做出的同意的答復(fù)；②承諾必須是受要約人向要約人做出的答復(fù)；③承諾必須在要約的有效期限內(nèi)做出。第二十六頁，共三十六頁。一般情況下，要約沒有規(guī)定期限者，屬于對(duì)話要約，受要約人必須立即承諾；屬于非對(duì)話要約的，受要約人應(yīng)在一般認(rèn)為應(yīng)做出答復(fù)的期限內(nèi)承諾。承諾一經(jīng)成立就發(fā)生法律效力，即要約人一接到有效承諾合同就成立。在法律上，承諾是允許撤銷的。但是，承諾的撤銷必須在要約人收到承諾之前。撤銷的通知，必須在承諾達(dá)到之前送達(dá)，最晚應(yīng)與承諾同時(shí)達(dá)到。第二十七頁，共三十六頁。3）合同的草簽與正式簽訂合同主要條款協(xié)商確定后，當(dāng)事人雙方可以先草簽合同。待其他次要條款約定后，再正式簽訂合同。第二十八頁，共三十六頁。4）合同的公證與簽證合同的公證：國家公證機(jī)關(guān)即公證處，代表國家行使公證職能，根據(jù)當(dāng)事人的申請(qǐng)和法律的規(guī)定，依據(jù)法律程序，證明采購合同真實(shí)性和合法性的活動(dòng)。合同的鑒證：合同監(jiān)督管理機(jī)關(guān)根據(jù)雙方當(dāng)事人的申請(qǐng)依法證明合同的真實(shí)性和合法性的一項(xiàng)制度。合同鑒證收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為采購合同價(jià)款的0.2%第二十九頁，共三十六頁。3、采購合同的日常管理1）采購合同管理的內(nèi)容2）采購合同執(zhí)行情況的檢查和處理第三十頁，共三十六頁。1）采購合同管理的內(nèi)容合同的核對(duì)合同的整理合同的匯總合同的執(zhí)行臺(tái)帳第三十一頁，共三十六頁。采購合同管理的內(nèi)容合同的注銷合同的變更與廢除違反采購合同的責(zé)任合同糾紛的處理第三十二頁，共三十六頁。采購合同臺(tái)賬的建立及利用1、采購合同臺(tái)賬包括：供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商地址、供應(yīng)商聯(lián)系方式及聯(lián)系人、合同編號(hào)、簽訂日期、交貨日期、合同單價(jià)及總價(jià)、簽訂人、合同期限、賬期（付款方式）、售后及違約責(zé)任條款等。2、采購合同臺(tái)賬對(duì)應(yīng)下的采購到貨明細(xì)統(tǒng)計(jì)表，內(nèi)容必須包括：批次到貨情況，品質(zhì)不合格率頻次、退換貨時(shí)間及退換貨頻次、售后服務(wù)態(tài)度，資金支付情況等信息。3、以上兩條是作為對(duì)供應(yīng)商考核的依據(jù)，也是評(píng)估供應(yīng)商合不合格的依據(jù)。第三十三頁，共三十六頁。采購合同管理的重要性1、沒有完善的采購合同管理，必將導(dǎo)致采購質(zhì)量不斷出現(xiàn)問題。賬期混亂、采購徇私舞弊回扣暗箱操作頻繁、采購成本不透明化。2、完善采購合同管理，必定能引導(dǎo)采購流程通暢化，做好公司各部門的后勤保障工作。3、采購合同臺(tái)賬是采購管理工作的中間部分，是采購數(shù)據(jù)分析的主要依據(jù)。第三十四頁，共三十六頁。Thankyou！第三十五頁，共三十六頁。內(nèi)容總結(jié)采購訂單與采購合同管理。而采購合同是在雙方協(xié)商取得一致的基礎(chǔ)上所簽訂的一種經(jīng)濟(jì)合同。4.1采購訂單管理。4.2采購合同管理。分析不同生產(chǎn)時(shí)期產(chǎn)生不同生產(chǎn)需求。2）計(jì)算總體訂單數(shù)量：多個(gè)供應(yīng)商可供給的物料數(shù)量和