如何高效地完成任務(wù)執(zhí)行力

如何高效地完成任務(wù)-談執(zhí)行主講人：****Questions:什么是效率？什么是組織要求的效率？過程重要還是結(jié)果重要？怎么樣才能高效地完成任務(wù)？李恒：

任何組織需要的都不是過程，而是結(jié)果！

我們說要想達(dá)到組織目標(biāo)，重要的不是過程，而是過程中的方法！標(biāo)準(zhǔn)化地執(zhí)行—是高效完成任務(wù)的法寶高效完成任務(wù)的核心在于找到一種標(biāo)準(zhǔn)化的執(zhí)行工具李恒：標(biāo)準(zhǔn)化的好處是---讓傻瓜去做都能達(dá)到75分的效果Unitone明確任務(wù)（Task）及目標(biāo)（Objective）Unittwo制定任務(wù)計(jì)劃（Plan）Unitthree執(zhí)行任務(wù)計(jì)劃（Do）Unitfour任務(wù)進(jìn)度控制(Control)Unitfive解決工作中的問題（Solve）例如某公司老總給技術(shù)部下達(dá)任務(wù)有以下三種方式：

1、請(qǐng)技術(shù)部盡快拿出技改方案。2、請(qǐng)技術(shù)部于10月1日前拿出技改方案。3、請(qǐng)技術(shù)部由周經(jīng)理掛帥成立技改項(xiàng)目組于2006年10月1日前制定出技改方案以解決公司技術(shù)升級(jí)問題。Unitone明確任務(wù)（Task）及目標(biāo)（Objective）1、企業(yè)在確定任務(wù)目標(biāo)中遇到的問題目標(biāo)難以確定標(biāo)準(zhǔn)難以量化目標(biāo)難以長(zhǎng)期化目標(biāo)難以靈活變動(dòng)主管的影響度目標(biāo)制定參與性較差不同層次對(duì)目標(biāo)的理解差異目標(biāo)監(jiān)控失去平衡點(diǎn)評(píng)：無(wú)邊界條件的任務(wù)是無(wú)法高效的完成的2、如何將任務(wù)目標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)化①目標(biāo)的SMART要素Specific（具體的、明確的）Measurable（可測(cè)量的）Action-oriented（行動(dòng)導(dǎo)向的）Realistic（現(xiàn)實(shí)的、務(wù)實(shí)的）Time-related（有時(shí)間表的）②目標(biāo)SMART練習(xí)2006年在管理人員培訓(xùn)方面要加大力度希望你們部門提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力某某產(chǎn)品質(zhì)量不合格率，必須降低到1%2006年銷售成本不得超過500萬(wàn)元你必須在半年內(nèi)減肥20斤Specific(具體)以便它們能被透徹理解而不會(huì)產(chǎn)生任何誤解Measurable(可測(cè)量)以便每個(gè)人都能了解自己是否完成了目標(biāo)Achievable(可完成)因?yàn)槿绻鼈冎皇撬性拢蜁?huì)被忽視，而人們會(huì)對(duì)你以及未來(lái)訂立目標(biāo)的過程失去信心Realistic(現(xiàn)實(shí))就是說它們必須與整體目標(biāo)有合理的邏輯關(guān)系，而且進(jìn)展方式必須可取Timed(定時(shí))沒有明確的時(shí)限，目標(biāo)會(huì)變得毫無(wú)意義③制定任務(wù)目標(biāo)的5W1H法What（做什么）Who（誰(shuí)去做）When（什么時(shí)間做）Where（什么地點(diǎn)做）Why（為什么做）How（怎樣做）④5W1H練習(xí)請(qǐng)技術(shù)部盡快拿出技改方案。請(qǐng)技術(shù)部于10月1日前拿出技改方案。請(qǐng)技術(shù)部由周經(jīng)理掛帥成立技改項(xiàng)目組于2006年10月1日前制定出技改方案以解決公司技術(shù)升級(jí)問題。⑤如何實(shí)施目標(biāo)管理（MBO，ManagesbyObjectives）實(shí)施MBO是一個(gè)從總體到具體的過程：通過對(duì)組織大目標(biāo)的分解，成為一個(gè)易于有效管理的小目標(biāo)。通過有效和高效的工作達(dá)到預(yù)期的結(jié)果。期間共有六個(gè)步驟：（1）工作責(zé)任（2）關(guān)鍵結(jié)果（3）具體標(biāo)準(zhǔn)（4）工作目標(biāo)（5）行動(dòng)計(jì)劃（6）目標(biāo)控制3、目標(biāo)設(shè)定和分解過程1、要求上一級(jí)提供A、目標(biāo)B、重點(diǎn)C、環(huán)境因素和假設(shè)D、基本原則2、要求其它部門或管理人員提供：A、目標(biāo)B、主要計(jì)劃C、他們對(duì)你的期望3分清工作責(zé)任或目的4決定關(guān)鍵目標(biāo)領(lǐng)域5能力分析6建立主要假設(shè)7編寫目標(biāo)8計(jì)劃目標(biāo)9分配所需的資源（預(yù)算）10與其他管理人員協(xié)作11確定與目標(biāo)相適應(yīng)的權(quán)限12確定與目標(biāo)相適應(yīng)的反饋DoUnittwo制定任務(wù)計(jì)劃（Plan）1、制定計(jì)劃的標(biāo)準(zhǔn)化工具之一----決策樹形圖樹形圖在決策中是一種常用工具，這里用于任務(wù)目標(biāo)的分解。一個(gè)大目標(biāo)，必須經(jīng)過逐步分解，方可制定出具體的行動(dòng)措施，才能達(dá)到預(yù)期結(jié)果。運(yùn)用決策樹形圖對(duì)目標(biāo)分解，可根據(jù)情況按項(xiàng)目分解，到按產(chǎn)品分解，或按區(qū)域（部門）分解，也可按時(shí)間進(jìn)行第一次分解，然后再酌情進(jìn)行第二次，或第三次分解，直至分解到能落實(shí)到具體人，采取具體行動(dòng)措施為止。案例：3D公司下達(dá)上海分公司2006年銷售額比去年增長(zhǎng)10%。完成銷售一萬(wàn)臺(tái)產(chǎn)品的任務(wù)。上海分公司2006年銷售目標(biāo)銷售量1萬(wàn)臺(tái)A區(qū)2500臺(tái)缺口2500臺(tái)D區(qū)1500臺(tái)C區(qū)2500臺(tái)B區(qū)3000臺(tái)甲客戶乙客戶丁客戶缺口丙客戶新增客

戶10家加強(qiáng)

廣告通路

強(qiáng)化產(chǎn)品系

列完善訓(xùn)練銷

售人員廣告

活動(dòng)信函報(bào)紙

廣告電視

廣告第1次分解第2次分解1月……………12月何電視臺(tái)何節(jié)目廣告明星2、制定計(jì)劃標(biāo)準(zhǔn)化工具之二--工作分解結(jié)構(gòu)（WBS，WorkBreakdownStructure）①、任務(wù)結(jié)構(gòu)分析包括三方面：任務(wù)結(jié)構(gòu)分解任務(wù)單元單元之間邏輯關(guān)系的分析結(jié)構(gòu)分析是將任務(wù)按系統(tǒng)規(guī)則和要求分解成相互獨(dú)立的、互相影響的互相聯(lián)系的任務(wù)單元，將它們作為對(duì)任務(wù)觀察、設(shè)計(jì)、計(jì)劃目標(biāo)和責(zé)任分解、成本核算和實(shí)施控制等一系列任務(wù)管理工作的對(duì)象。在國(guó)外它被稱為“計(jì)劃前的計(jì)劃”，“設(shè)計(jì)前的設(shè)計(jì)”。②、工作分解結(jié)構(gòu)（WBS，WorkBreakdownStructure）A、工作結(jié)構(gòu)分解的目的保證工作結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)性和完整性；通過結(jié)構(gòu)分解，把工作分解開來(lái)，使人們對(duì)工作任務(wù)一目了然；建立完整的工作保證體系；工作結(jié)構(gòu)分解能明確地劃分各單元和各項(xiàng)工作參加者之間的界限，能方便地進(jìn)行責(zé)任的分解、分配和落實(shí)，即對(duì)每個(gè)單元應(yīng)能具體地落實(shí)責(zé)任者，并進(jìn)行各部門，各專業(yè)的協(xié)調(diào)；方便網(wǎng)絡(luò)的建立和分析，可用于進(jìn)度控制；為任務(wù)報(bào)告系統(tǒng)的對(duì)象。例如費(fèi)用結(jié)算，進(jìn)度報(bào)告，賬單，會(huì)談紀(jì)要，文件的說明等，常常都是以工作任務(wù)單元為對(duì)象；方便建立項(xiàng)目組織和相應(yīng)的責(zé)任體系。即將項(xiàng)目與組織結(jié)合起來(lái)形成責(zé)任體系，作為委托下達(dá)任務(wù)、進(jìn)行溝通的依據(jù)；方便目標(biāo)的協(xié)調(diào)。B、WBS圖的層次新設(shè)備安裝運(yùn)行總體設(shè)計(jì)布局設(shè)計(jì)設(shè)備安裝設(shè)備調(diào)試廠址分析選擇設(shè)計(jì)工藝流程機(jī)器布局加工安裝設(shè)備裝配試生產(chǎn)測(cè)試設(shè)備把零件運(yùn)往工地測(cè)試建筑組裝部件新產(chǎn)品開發(fā)確定需求設(shè)計(jì)開發(fā)測(cè)試總體需求詳細(xì)需求系統(tǒng)設(shè)計(jì)功能設(shè)計(jì)CAD安裝設(shè)備CAM試生產(chǎn)測(cè)試設(shè)備投產(chǎn)創(chuàng)意篩選試銷市場(chǎng)試驗(yàn)B、WBS圖的層次CAD：computer-aideddesign電腦輔助設(shè)計(jì)CAM：computer-aidedmanufacturing電腦輔助制造C、工作分解的基本原則應(yīng)在各層次上保持項(xiàng)目?jī)?nèi)容的完整性，不能遺漏任何必要的組成部分；一個(gè)單元只能從屬于某一個(gè)上層單元，不能同時(shí)交叉從屬于兩個(gè)上層單元；相同層次的單元應(yīng)有相同的性質(zhì)；單元應(yīng)能區(qū)分不同的責(zé)任者和不同的工作內(nèi)容，單元應(yīng)有較高的整體性和獨(dú)立性，單元之間的工作責(zé)任、界面應(yīng)盡可能小且明確，這樣就會(huì)方便項(xiàng)目目標(biāo)和責(zé)任的分解和落實(shí)，方便進(jìn)行成果評(píng)價(jià)和責(zé)任的分析；工作結(jié)構(gòu)分解應(yīng)能方便工期、質(zhì)量、成本、合同、信息等管理方法和手段，方便目標(biāo)的跟蹤和控制；分解出的結(jié)構(gòu)應(yīng)有一定的彈性；符合要求的詳細(xì)程度；D、責(zé)任分配矩陣是一種將所分解的工作任務(wù)落實(shí)到任務(wù)的有關(guān)部門或個(gè)人，并明確表示出他們?cè)诮M織工作中的關(guān)系、責(zé)任和地位的一種方法和工具。矩陣圖上面組織單元為行，項(xiàng)目單元為列。項(xiàng)目經(jīng)理項(xiàng)目工程師程序員確定要求○▲設(shè)計(jì)○▲開發(fā)修改外購(gòu)軟件包□○▲修改內(nèi)部程序□○▲修改手工操作流程□○▲測(cè)試測(cè)試外購(gòu)軟件包□●▲測(cè)試內(nèi)部程序□●▲測(cè)試手工操作流程□●▲安裝完成完成安裝新軟件包●▲培訓(xùn)人員●▲組織責(zé)臉任者WBS注：▲負(fù)責(zé)舍○審批菊●輔方助灣△承包扒□通是知以符號(hào)碧表示的盆責(zé)任矩摩陣3、標(biāo)祖準(zhǔn)化的擋計(jì)劃Uni昆tt減hre漿e執(zhí)扣行任務(wù)礙計(jì)劃（舊Do豎）1、任務(wù)兇進(jìn)度計(jì)劃精表（高效從的執(zhí)行工獄具一）序號(hào)工作名稱持續(xù)時(shí)間最早時(shí)間最遲時(shí)間時(shí)差完成情況開始完成開始完成總時(shí)差自由時(shí)差2、甘特領(lǐng)圖（高效欺的執(zhí)行工欄具之二）甘特圖是調(diào)一個(gè)二維俊平面圖，逗橫維表示關(guān)進(jìn)度或活懲動(dòng)時(shí)間，素縱維表示朗工作包內(nèi)塘容EDCBA54321任務(wù)時(shí)間最簡(jiǎn)單的甘特圖…實(shí)際進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)度2實(shí)際進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)度1備注…12月4月3月2月1月任務(wù)目標(biāo)名稱：甘特圖案例一、短主持人工繩作流程案例二、擋報(bào)告會(huì)議外工作流程案例三、銷營(yíng)銷計(jì)劃混中的行動(dòng)林方案案例四鹿、廣告嚇計(jì)劃3、案犯例4、進(jìn)度游計(jì)劃的實(shí)腫施①、實(shí)季施的阻渠力A、人B、資源C、環(huán)麗境②、實(shí)施熊的準(zhǔn)備A、建扮立組織秩機(jī)構(gòu)B、編制伍實(shí)施計(jì)劃C、培套訓(xùn)③、保證三措施A、進(jìn)遲度計(jì)劃觀的貫徹檢查各類沾計(jì)劃，形弄成嚴(yán)密的究計(jì)劃保證鄉(xiāng)豐系統(tǒng)明確責(zé)面任計(jì)劃全箱面交底B、調(diào)度工采作C、抓關(guān)鍵癥工作集中優(yōu)擺勢(shì)按時(shí)駕完成關(guān)蓮鍵工作專項(xiàng)承包采用新卷技術(shù)、拼新工藝D、保證資揉源及時(shí)素供應(yīng)E、加強(qiáng)組織百管理工作F、加強(qiáng)進(jìn)鑰度控制屋工作Slov陜eUnit意fou霜r任務(wù)仗進(jìn)度控制文(Co姐ntro撤l)1、目標(biāo)邊任務(wù)書目標(biāo)名稱膝：在….墾..時(shí)間繳（在….丑..條件他下），達(dá)賊到…..盞.結(jié)果。目標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)完成步驟步驟標(biāo)準(zhǔn)問題分析原因措施甘特圖責(zé)任人涉及部門檢查人考核結(jié)果1234目標(biāo)檢查進(jìn)度表目標(biāo)名稱：321備注檢查結(jié)果檢查人數(shù)檢查時(shí)間檢查方式標(biāo)準(zhǔn)任務(wù)2、任僚務(wù)報(bào)告①、日常枯報(bào)告②、例外甜報(bào)告③、特碌別報(bào)告3、常見婆的任務(wù)進(jìn)占展報(bào)告（炮標(biāo)準(zhǔn)化的瓦表格）①、進(jìn)度組計(jì)劃執(zhí)行糕情況報(bào)告②、任務(wù)敘關(guān)鍵點(diǎn)檢跌查報(bào)告③、任務(wù)察執(zhí)行狀態(tài)般報(bào)告④、任染務(wù)完成曲報(bào)告⑤、重大屈突發(fā)事件鞭報(bào)告⑥、任船務(wù)變更揀報(bào)告⑦、任務(wù)抹進(jìn)度報(bào)告⑧、任歉務(wù)管理逮報(bào)告4、有樂效的報(bào)秧告方法①、報(bào)掃告對(duì)象?注意：邀切忌越輸級(jí)！除非直接宰上級(jí)指示報(bào)告對(duì)乳象：直守接上級(jí)②、您在特什么時(shí)機(jī)指報(bào)告合適淹？A、做好計(jì)劃徐時(shí)：主要作用扔和目的：讓主管了曬解計(jì)劃的衡內(nèi)容，籍腹此請(qǐng)主管蹲確認(rèn)一些稱重要事項(xiàng)停。請(qǐng)主管漲指示和陽(yáng)審核計(jì)翅劃，并煉認(rèn)可。B、中間報(bào)告微：主要作抽用和目幟的：讓主管了竟解您的工隆作進(jìn)度。讓主管知脆道您在干杰什么C、緊急玩報(bào)告：主要作用善和目的：發(fā)生可能辦影響目標(biāo)駝的實(shí)現(xiàn)的椅重大問題貴和突發(fā)事快件時(shí)，應(yīng)旦及時(shí)向主合管報(bào)告。D、工作旗結(jié)束時(shí)鏡：主要作繳用和目爪的：工作終屈了時(shí)一罪定要向戒主管報(bào)寬告，讓非主管及醉時(shí)知道攜工作完沃成是您資工作成減效得到渴確認(rèn)重潤(rùn)要步驟鎮(zhèn)。保證工筋作的有劣效性③、如何鴨報(bào)告？先說結(jié)欺論；簡(jiǎn)潔、正短確；要事實(shí)列不要臆振測(cè)，誤絹導(dǎo)是要木負(fù)責(zé)的番；不要遺烘漏重點(diǎn)成功、失酸敗要明言A、口頭報(bào)擇告的原則秩有：B、書面爬報(bào)告原則森（標(biāo)準(zhǔn)化垃的報(bào)告）譴詞用澆語(yǔ)要簡(jiǎn)斜單易懂標(biāo)題清泉楚盡量用宗圖表、眼數(shù)字說章明報(bào)告順賽序要合你邏輯利用添乳附資料張說明Uni箭tf糖ive黎解決酒工作中押的問題萍（So忌lve拜）1、主慣管經(jīng)理纖面對(duì)三芹大類問慘題：①、發(fā)生辮型問題②、改進(jìn)畢型問題③、設(shè)定炎型問題原因?qū)а酉虬耗恐覙?biāo)導(dǎo)向昨天殿今天粥明鉛天?發(fā)生型問輕題?鍬?設(shè)定型幼問題??改進(jìn)型問棗題?2、傳統(tǒng)接解決問題駁的方法①、冷問題對(duì)策沫（點(diǎn)）憑以往欺的經(jīng)驗(yàn)己、知識(shí)脅加以解邪決②、問題梳原因?qū)Χ瓴撸ň€）針對(duì)問耍題，進(jìn)儉行分析師，參考高以往經(jīng)額驗(yàn)，定煩出解決步驟