國際會議的餐飲安排流程及注意事項

中航銀會議服務(wù)中心監(jiān)制國際會議的餐飲活動工作步驟第一步：制定舉辦餐飲活動的工作方案。第二步：在日期、時間和人數(shù)確定后，選擇餐飲活動場地。第三步：與活動場地洽談后簽訂合同。洽談內(nèi)容主要包括菜單、酒水供應(yīng)、價格和人數(shù)調(diào)整的最后時限。第四步：預(yù)定車輛、安排交通。第一，不在會議場地舉辦的大型餐飲活動要盡早預(yù)訂車輛。第二，必要時要和交通管理部門聯(lián)系，共同做好交通管理。第五步：聯(lián)系演出公司，確定演出節(jié)目。第六步：制定宴會請柬，發(fā)給相關(guān)人員。第七步：按最后時限調(diào)整就餐人數(shù)。第八步：管理餐飲活動現(xiàn)場。第九步：結(jié)算。特別提示大型餐飲活動時間一旦確定，就需要盡快確定活動場所。國際會議的代表來自各個國家，要注意為“穆斯林”和“素食者”安排特殊菜肴。國際會議最后一天的餐飲活動，貫徹“寧少勿多”的原則，以免造成浪費。1．招待會招待會通常都是會議第一個餐飲活動，因此也稱為歡迎招待會。(1)招待會時間的選擇像安排開幕式一樣，招待會是安排在會議正式開始前一天的晚上，還是安排在會議正式開始的第一天晚上，由會議組織者確定。若是安排在會議正式開始前一天的晚上，為了能使更多的代表趕上參加，招待會的開始時間可以稍晚一點，如安排在19:00，甚至是20:00。即使這樣，還可能會有1/3的會議代表不能如期參加。招待會的持續(xù)時間一般不會超過兩個小時。(2)招待會場地的選擇招待會應(yīng)該安排在會議場地內(nèi)或者附近，盡量避免動用接待車輛，特別是那些安排在會議正式開始前一天晚上的招待會要特別注意這一點，否則就會有許多會議代表無緣參加。例如，1992年在北京舉辦第19屆國際昆蟲大會時，開幕式和招待會均安排在北京人民大會堂。會前已經(jīng)預(yù)先注冊的會議代表有5000名，當(dāng)天下午4：30只有不到3000人乘車前往．因為此時許多代表還在前往會議的路上。由此可見，在會議注冊日當(dāng)天舉辦的招待會使用的活動場地的面積可小很多。如果季節(jié)合適，如北京的五六月和九十月，也可考慮將招待會安排在室外，這樣效果也會很好。(3)招待會的形式招待會通常選用冷餐會自助方式。根據(jù)參加招待會人數(shù)的多少布置取菜臺和飲料臺。有的招待會還擺設(shè)數(shù)量不多的桌椅，為年齡比較大的代表進餐提供方便。有的會議還安排主桌，桌上擺放鮮花和桌簽，供出席會議的領(lǐng)導(dǎo)人使用，還要安排專門的服務(wù)員為主桌的貴賓分餐。有些招待會還安排講話和小型文娛演出。(4)招待會的菜單我國的“招待會”和國外的有很大不同，提供的食品非常豐富，包括熱菜、冷菜、湯、主食、點心、水果、紅酒、啤酒和其他軟飲料。當(dāng)前，提倡會議的招待會不提供熱菜，其主要原因首先是由于招待會沒有固定的就餐環(huán)境，會議代表總是站著或在流動中進餐，熱菜容易遺灑顯得很不衛(wèi)生。其次是招待會上提供的近似西餐的熱菜，味道不好吃．也體現(xiàn)不出中國飯菜的味道。最后是冷餐會可以降低餐飲費用。(5)招待會的酒水招待會的酒水主要包括葡萄酒、啤酒和其他軟飲料。酒水的結(jié)算方式也分為費用包干和實報實銷兩種。費用包干就是會議組織者和餐廳談好一個固定的的宴會還有特殊要求，如設(shè)立專門為部分“穆斯林”和“素食者”代表就餐用的桌子，桌上要擺放明顯的標(biāo)志。(5)宴會的人數(shù)如果閉幕宴會的費用不包括在注冊費內(nèi)，預(yù)訂人數(shù)就是賣出的宴會票的數(shù)量。如果宴會費用包括在注冊費中，因為有部分會議代表因各種原因不能參加，實際人數(shù)就會少于注冊人數(shù)。會議組織者在預(yù)訂宴會時，一定要和餐廳協(xié)商好，確定最后調(diào)整宴會人數(shù)的時間。根據(jù)對許多國際會議的統(tǒng)計，預(yù)訂人數(shù)可為參加會議人數(shù)的60%～70%左右，如2005年5月18日第13屆國際核工程大會舉辦閉幕宴會時，1000人規(guī)模的大會就只有540人參加宴會。(6)宴會的程序和演出通常閉幕宴會開始前的半小時就應(yīng)該允許客人入場。如果允許入場的時間定得太晚就很容易發(fā)生擁擠。就座主桌的貴賓即可以與普通代表同時入場，也可以在全體代表都入座后再入座。如果在閉幕宴會中安排活動，就要制作一個活動程序，放在宴會廳的入場處，供會議代表使用。閉幕宴會要安排一名會議的主要組織者主持宴會，邀請幾名有代表性的人員致辭。致辭應(yīng)該簡捷，需要祝酒時，事先要安排好服務(wù)人員斟酒，所有講話的時間總和不應(yīng)超過半小時，否則代表就會出現(xiàn)煩躁情緒。講話結(jié)束后，就開始上熱菜。上千人的宴會很容易出現(xiàn)眾口難調(diào)的現(xiàn)象，為了避免會議代表對飯菜的微詞破壞宴會的氣氛，聰明的會議組織者經(jīng)常會在熱菜基本上完之后安排文娛演出，豐富多彩的節(jié)目有時會重新引起代表的興趣。文娛演出的時間應(yīng)控制在1個小時左右，不要太長，可選擇具有濃厚民族特色或地方特色的節(jié)目，如廣東音樂、江南絲竹、民族歌舞、京劇和雜技等節(jié)目。文娛演出結(jié)束后，會議組織者就可以宣布宴會結(jié)束。(7)宴會的結(jié)算宴會結(jié)算時可能發(fā)生的問題經(jīng)常是飯菜的質(zhì)量和數(shù)量，而不是參加宴會的人數(shù)。如果是一般問題，雙方通常都會采取協(xié)商的方法加以解決。遇有宴會結(jié)束后相當(dāng)一部分參加者發(fā)生食物中毒的現(xiàn)象就需要另行處理了。3．“茶歇”“茶歇”有時也稱為“間茶”，每天可以安排兩次，上下午各一次；會議舉行到一個半小時或兩個小時的時候開始進行。安排“茶歇”的好處是會議代表在久坐之后可以四處走動，充分放松，緩解疲勞。會間休息的持續(xù)時間限制在15~30分鐘之間。至少15分鐘，就會出現(xiàn)部分代表沒有喝完飲輯或沒有得到充分的休息；超過30分鐘就會占用過多的會議時間，甚至影響會議的日程。舉辦大型會議時，為使所有代表都能夠盡快取到飲料，避免排隊，飲料臺可以分別設(shè)立在幾個不同的地點，每處都應(yīng)保留足夠大的空間，可以考慮每100人設(shè)立一個飲料臺。4．會議午餐的安排有的會議給全體會議代表提供午餐，