會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要

會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要中軟國際卓越培訓中心 第2頁共19頁會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第1頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第1頁。會議管理系統(tǒng)會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第1頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第1頁。會議管理系統(tǒng)系統(tǒng)需求分析說明書變更記錄日期版本變更說明作者2014-06-171.0初始版本簽字確認系統(tǒng)模塊對應章節(jié)對應部門負責人簽字會議室管理傅興鴻、廖皓民會議議題管理程軒、林陽會議管理鄭偉斌、黃國勇、陳世龍會務管理程軒、林陽會議資源管理傅興鴻、廖皓民會議資料管理鄭偉斌、黃國勇、陳世龍會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第2頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第2頁。

目錄會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第2頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第2頁。1 概述 41.1 目的 41.2 背景 41.3 范圍 41.4 術語定義 51.5 參考資料 51.6 任務概述 51.6.1 目標 51.6.2 用戶的特點 51.6.3 假定和約束 51.7 運行環(huán)境 51.7.1 軟件環(huán)境 51.7.2 硬件環(huán)境 61.7.3 接口 61.8 需求規(guī)定 71.8.1 對功能的需求 71.8.2 對非功能性的需求 10會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第3頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第3頁。

會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第3頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第3頁。概述目的會議管理系統(tǒng)的主要目的是：建立會議管理的資源平臺，實現(xiàn)統(tǒng)一的數(shù)據管理、統(tǒng)一的用戶管理身份認證及統(tǒng)一消息通訊；建立會議資源管理平臺，實現(xiàn)會議室、會議設備等其他相關會議資源、會議設備的預定、管理，便于會議人員管理；建立會議管理業(yè)務，實現(xiàn)會議議題審批、會議計劃定制、會議通知發(fā)送，擺脫時間與空間的限制；實現(xiàn)會議紀要等會議文檔的流轉、審批、歸檔。背景會議是企業(yè)進行決策、協(xié)商的重要組織形式，是企業(yè)日常辦公處理事務的重要手段，是辦公流程中不可缺少的重要環(huán)節(jié)，作為企業(yè)，如何有效的進行會議組織，管理各種會議文檔和會議資源，是關系到企業(yè)領導進行日常企業(yè)運作處理的大事。提高會議效率、發(fā)揮會議功能、規(guī)范會議文檔流程、合理利用會議相關資源、嚴肅會議決議的貫徹，避免人力物力財力浪費、降低辦公成本、達成人力資源效率化，是企業(yè)領導關注的一個重要課題，所以急切需要一套有效的“會議管理”系統(tǒng)。采用當前先進的信息化技術，通過會議系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的融合，實現(xiàn)會前、會中、會后的信息管理與智能化控制，做到會前周密安排電子化，會中科學管理智能化，會后會議文檔流轉的規(guī)范化和信息發(fā)布網絡化。會議系統(tǒng)可與辦公自動化系統(tǒng)銜接，會前作會議議程審批，會后作會議紀要等文件的流轉和歸檔。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第4頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第4頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第4頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第4頁。范圍本標準規(guī)定了：用戶使用會議管理系統(tǒng)實現(xiàn)會前、會中、會后的信息管理與智能化控制，做到會前周密安排電子化，會中科學管理智能化，會后會議文檔流轉的規(guī)范化和信息發(fā)布網絡化。本標準適用于：使用該系統(tǒng)的所有用戶。術語定義參考資料（1）、Java程序設計基礎篇。（2）、Java程序設計進階篇（3）、Java核心技術任務概述目標開發(fā)供用戶實現(xiàn)辦公廳各部門會議計劃和會議紀要的統(tǒng)一安排和管理，提供會議計劃、安排、人員、時間、場地、會議通知、會議紀要管理的電子化。主要包括：會議議題審批、會議計劃、會議紀要、會議資源管理等功能。用戶的特點此軟件的用戶包括以下幾種：1、會議管理員：可以對會議室進行增、刪、改、查的基本操作。2、普通用戶：可以查看會議室目前的使用情況，內部用戶可以查看所以會議記錄，外部用戶根據其權限，只能查看與他相關的會議信息。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第5頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第5頁。3、申請人：各部門負責申請會議室的人員，目前各部門只有一人會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第5頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第5頁。4、會議審核人（會議室和會務屬性的管理員）：會議申請?zhí)峤缓?，有會議審核人來審核是否通過申請；會議審核人同時也是會議室和會務屬性的管理員。5、會務執(zhí)行人：根據會議申請單，為會議的召開做前期準備6、會議記錄者：可以對會議進行記錄，每個會議只能有一個會議記錄者和一份會議記錄7、參會人員：可以在網上進行會議登記和報到8、會務人員：可以在系統(tǒng)中直接錄入參會人員的報到情況9、會議資源庫管理員：可統(tǒng)一負責安排各種使用資源申請，申請者也可以在網絡上查詢資源使用情況，并申請安排資源。假定和約束運行環(huán)境軟件環(huán)境名稱版本語種操作系統(tǒng)WindowsXP，2003操作系統(tǒng)的附加功能數(shù)據庫平臺oracle10G語言JDK5.0以上郵件系統(tǒng)客戶端軟件硬件環(huán)境會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第7頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第6頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第7頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第6頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第7頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第6頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第7頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第6頁。硬件配置最低配置推薦配置服務器1CPU：P42.0G1CPU：P42.8GMem：1GMem：2GHD：40GHD：120G客戶端1CPU：P41.0G1CPU：P42.0GMem：512MMem：1GHD：40GHD：120G接口需求規(guī)定對功能的需求系統(tǒng)主要功能模塊的數(shù)據流圖會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第8頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第8頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第8頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第8頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第9頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第9頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第9頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第9頁。模塊功能的描述會議室管理會議室管理是從資源利用的角度進行資源的管理及協(xié)調，最大限度的提高會議室的使用效率。通過會議管理系統(tǒng)能方便的對會議室進行電子化管理，從而提高工作效力、節(jié)約成本。會議室管理模塊能方便對已有會議室進行管理，會議管理員可以進行增、刪、改、查的基本操作，普通用戶可以查看會議室目前的使用情況。會議室的基本屬性有：名稱；地點；可容納人數(shù)；聯(lián)系人；聯(lián)系電話；會議室介紹；黑板設備；音響設備、備注。系統(tǒng)對會議室的使用提供基本的統(tǒng)計功能，如：已開會議，待開會議，本月會議等。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第10頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第10頁。會議室顯示：會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第10頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第10頁。為了能更直觀的展示會議室的使用情況，系統(tǒng)把會議室列表分為日視圖、周視圖、月視圖。從不同的時間段顯示了會議室的使用情況，方便用戶查看。頁面大體框架為：左邊一個日歷控件，方便用戶選擇時間，右邊通過標簽的形式顯示日、周、月視圖。日視圖:系統(tǒng)默認顯示的是日視圖，從日視圖上可以看出各個會議室在某日各個時段的占用情況，用戶可以通過點擊日歷列表來查詢某一天會議室的使用情況。日視圖的橫軸是一天的時間段，縱軸是各個會議室名稱，如果在某個時間段內某個會議室被占用，系統(tǒng)將高亮顯示對應的區(qū)間。周視圖：周視圖集中顯示了本周每一天各個會議室的使用情況。周視圖將以星期一到星期日為橫軸，以各個會議室為縱軸，如果對應的時間有會議召開，則在對應的位置顯示會議的名稱，用戶可以點擊會議名稱進入會議的詳細說明界面。月視圖：由于月視圖跨域的時間區(qū)間比較長，在展現(xiàn)上考慮以日歷的模式展現(xiàn)，通過不同的背景色區(qū)分某一天是否有會議召開，并顯示一些會議的摘要信息，用戶可以點擊進入會議的詳細說明界面。會議室添加：通過會議室添加功能，用戶可以方便的把一個會議室添加到會議室管理系統(tǒng)中來，從而方便對會議室的統(tǒng)一管理。添加一個會議室，需要填寫以下必填屬性：名稱；地點；可容納人數(shù)；聯(lián)系人；聯(lián)系電話；會議室介紹；黑板設備；音響設備；備注。會議室修改:對已經添加的會議室，管理員還可以對其屬性進行修改，管理員選擇某個會議室后點擊修改，就可以進入修改界面，會議室修改過程與添加過程類似，界面顯示上也與添加界面保持一致。會議室刪除:對已經添加的會議室，用戶還可以對其刪除，在刪除時，系統(tǒng)將提示用戶是否刪除，防止用戶進行誤操作。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第11頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第11頁。會議室預定：會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第11頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第11頁。用戶要預定一個會議室時，可以直接選擇某個會議室進行預訂。進入會議室預訂界面后，用戶需要填寫會議相關的信息，如：會議時間、會議室等必填選項，添加與會人員或部門，此時，系統(tǒng)會列出所有與會員人員的日程安排，并將提示時間沖突的用戶名稱。用戶可以根據與會人員的各自安排修改會議時間。如果選定的時間區(qū)間內所有的會議室都已被預訂時，系統(tǒng)將提示用戶需要修改會議時間或繼續(xù)預定。對會議室預訂在下面會議管理一節(jié)有詳細描述，這里只是為用戶提供一個便捷的申請會議室的入口。會議室使用情況查詢：系統(tǒng)提供一個日歷控件，用戶可以選擇日期來查詢某天的會議室使用情況，系統(tǒng)將以日、周、月視圖的形式來展現(xiàn)會議室使用情況統(tǒng)計：系統(tǒng)提供當前會議室在某段時間內的會議情況的統(tǒng)計。會議議題管理議題管理模塊是供議題審定部門使用的，各個議題主管部門利用該模塊來審核各個部門上報的議題，并挑選相應的議題在相應的會議上進行討論，并將會議紀要記錄下來。此功能主要是對議題進行登記和維護操作，它的流程和業(yè)務操作相對較簡單。議題的來源主要有兩方面：通過議題登記增加的。議題登記：填寫會議議題的相關信息；并選擇議題的審批流程，此流程可能有多個，系統(tǒng)默認選中第一個，用戶可根據需要選擇其中一流程模板。啟動會議議題。結束登記：在議題登記后，沒有結束登記的議題，此時必需結束登記，這樣流程才能走到下一步。編輯正文：加入會議議題待審批的正文內容，可用進行編輯也可以采用文檔引入將已有的文檔直接引入到系統(tǒng)中來。添加附件：為待審批的會議議題添加附件會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第12頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第12頁。議題審核：會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第12頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第12頁。有些會議議題還需要經過審核流程，通過以后才能變成開會時正式討論的議題。會議管理會議室管理是從資源利用的維度進行資源的管理，而會議管理主要是從業(yè)務開展的維度來進行描述的。通過會議管理可以了解會議召開情況、會議的時間分布等情況。會議分為內部會議和外部會議。外部會議不需要審核，也不需要會議申請單。此時，需要用戶填寫會議時間、會議地點、邀請參與人員等基本屬性。系統(tǒng)將會以即時消息或郵件等方式通知與會人員。內部會議需要填寫會務申請單，需要提交審核，詳細的過程將在下面進行描述。會議顯示：進入會議顯示頁面，系統(tǒng)將以列表的形式顯示近期將要召開或已經召開的會議，主要顯示的項有：會議名稱、會議地點、會議時間、主辦單位、會議類型（內部或外部）、與會人數(shù)、會議是否通過審核等基本信息。每一顯示項都支持排序，列表通過背景顏色來區(qū)分內部外部會議、是否有領導參加、是否是多媒體會議等。可以對會議類型（比如只顯示內部會議）、是否通過審核等進行篩選。會議添加：添加一個內部會議時，需要填寫會議地點、會議名稱、會議內容簡述、會議開始時間、會議結束時間、會議主辦方、會議記錄者、與會人數(shù)、與會人員或部門、是否有領導參加、是否使用多媒體設備等基本屬性。在添加人員時，系統(tǒng)有人員日程沖突的檢查機制，系統(tǒng)會列出所有與會員人員的日程安排，并將提示時間沖突的用戶名稱。用戶可以根據與會人員的各自安排修改會議時間。如果選定的時間區(qū)間內所有的會議室都已被預訂時，系統(tǒng)將提示用戶需要修改會議時間或繼續(xù)預定。申請人添加完一個會議并確定無誤后，可以提交給會議審核人進行審核，會議申請?zhí)峤缓?，申請人將不能在對其修改，如需修改，申請人需要?lián)系會議審核人，由會議審核人進行修改。會議修改：會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第13頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第13頁。會議申請人添加一個會議后，還沒有提交審核時，會議申請人還可以對會議的信息進行修改，會議提交審核后，如果申請人還需要更改會議信息，需要聯(lián)系會議管理員，由會議管理員進行修改，審核通過的會議在修改后，系統(tǒng)將重新發(fā)送消息通知與會人員。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第13頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第13頁。會議刪除：與會議修改一樣，沒有提交審核的會議，會議申請者可以對會議記錄進行刪除，會議提交審核后，如果要刪除會議，則需聯(lián)系會議管理員，由會議管理員進行刪除，對審核通過的會議進行刪除，還需要發(fā)送消息通知與會人員。會議角色管理：會議管理系統(tǒng)中涉及到得角色有：會議的申請人：各部門負責申請會議室的人員，目前各部門只有一人。會議審核人：會議申請?zhí)峤缓螅袝h審核人來審核是否通過申請；會議審核人同時也是會議室和會務屬性的管理員。會務執(zhí)行人：根據會議申請單，為會議的召開做前期準備。普通用戶：內部用戶可以查看所以會議記錄，外部用戶根據其權限，只能查看與他相關的會議信息。會議申請：外部會議不需要申請，內部會議需要申請，用戶添加一個內部會議后需要提交會議申請，用例圖如下：會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第14頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第14頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第14頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第14頁。會議提交申請后，申請人就不能在對會議的信息進行修改和刪除，如需修改和刪除需要聯(lián)系會議管理員。由會議管理員進行處理。會議在申請過程中，申請人可以看到會議申請的狀態(tài)，比如：正在審核中，審核通過等。會議審核：會議提交申請后，由會議管理員進行集中的審核。會議管理員有會議修改、會議批準、會議取消的權限。審核的流程圖如下：會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第15頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第15頁。系統(tǒng)將按會議申請時間列出所有的會議申請，并根據是否有領導參加、是否使用多媒體等屬性進行高亮顯示。當管理員認為一個會議的申請可以通過時，通過點擊“批準”按鈕通過此次會議申請的批準。當申請會議出現(xiàn)沖突時，根據是否有領導參加，是否使用多媒體高亮顯示，由會議審核人人為的決定那個會議申請通過，或者通過線下處理，比如打電話協(xié)商。已批準的會議需要取消時，會議申請者須在會議召開前2個工作日與會議管理員聯(lián)系，由會議管理員將該會議取消，被取消的會議將在第一時間通知到會議管理員及該次會議的所有與會人員，取消會議的時間段將以空閑狀態(tài)存在。批準通過的會議將在第一時間以即時消息、短信或電子郵件等方式通知會議申請者和與會人員，系統(tǒng)支持能給不在組織機構的人員發(fā)信息，比如可以輸入手機號碼，或郵件。同時會務相關的內容如訂餐需求、住宿需求等也將通知相關的系統(tǒng)或負責人員。批準通過的會議還可以繼續(xù)修改會議屬性，被修改的會議狀態(tài)將重新變?yōu)闀h申請。批準不通過的會議也將在第一時間以最適合的方式通知會議申請者。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第15頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第15頁。會議通知：會議申請、會議批準、會議修改等信息都會在第一時間以即時消息、短信或電子郵件等方式通知會議申請者或與會人員。會議管理系統(tǒng)主要會與以下系統(tǒng)產生聯(lián)系：消息管理中心：會議申請、會議批準、會議通知都將以最適合的方式通知到相關人員（郵件，手機短信，及時消息）。日程管理系統(tǒng)：會議管理的界面呈現(xiàn)需要通過日程管理器傳遞日歷相關數(shù)據。內部辦公門戶網站：能夠將會議通告、會議紀要有選擇的或全部發(fā)布在辦公網站上。會議記錄：會議召開后，會議記錄者可以對會議進行記錄，每個會議只能有一個會議記錄者和一份會議記錄。會議記錄不屬于發(fā)布內容。只有申請人，處室領導，記錄人可以查看。會議記錄可以和象管理公文一樣，在系統(tǒng)中進行管理。在錄入會議記錄時，可以把會議的錄音、錄像等多媒體資料作為附件都統(tǒng)一管理起來。會議紀要（決議）：會議召開后，根據會議記錄，經常會通過會議紀要、會議決議、會議通告等信息給相關部門發(fā)文。會議查詢：系統(tǒng)提供多種會議查詢功能，用戶可以通過會議名稱、會議地點、開會時間、主辦單位等信息進行查詢。查詢結果將以列表的形式顯示，與會議顯示的列表一致。會議統(tǒng)計報表：會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第16頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第16頁。系統(tǒng)提供多種會議的統(tǒng)計報表。本項目中的主要統(tǒng)計報表有：針對某個會議室、某段時間內（某月、某年、自定義時間段）的會議統(tǒng)計。針對某個辦會人員，某段時間內（某月、某年、自定義時間段）的辦會情況統(tǒng)計。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第16頁。會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第16頁。1.8.1.2.4會務管理用戶在增加一個會議時，需要填寫會議申請單，一個會議申請單對應一個會議室。目前會議申請單的屬性包括：是否需要麥克，麥克數(shù)量；是否需要投影儀；是否需要簽到，簽到時間、地點；是否需要車證，車證文字；是否需要橫幅，橫幅文字；是否需要桌簽，桌簽內容；是否需要茶水；是否需要用餐，用餐類型，人數(shù)、其他要求；是否需要住宿，房間類型，房間數(shù)量、其它要求；備注。會議申請通過后，將根據會議申請人填寫的會務信息生成會議申請單，提交給會務執(zhí)行人，會務執(zhí)行人根據會議申請單做會議召開前的準備工作。參會報名：接收到會議通知的單位，可以通過系統(tǒng)的參會報名功能，將參加會議的人員的姓名、性別、職務、聯(lián)系電話等信息填報以后，匯總到一起發(fā)送給會議主辦部門。參會簽到管理：參會人員可以在網上進行會議登記和報到。會務人員可以在系統(tǒng)中直接錄入參會人員的報到情況。手工簽到管理：當會務管理人員不方便直接在系統(tǒng)中錄入參會人員的報到信息時，可以先打印出會議簽到表，由參會人員填寫以后，可以通過掃描、數(shù)碼照相等方式將簽到表變成電子文件，然后把數(shù)字化后的簽到表導入系統(tǒng)進行管理。1.8.1.2.5會議資源管理會議管理系統(tǒng)需求分析說明書概要全文共19頁，當前為第17頁。會議管理系統(tǒng)